Tipps und Beispiele

Automatisierung: 8 Beispiele für KMUs und digitale Dienstleister:innen

May 25, 2021
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Automatisierung kann als nächster Schritt nach der Digitalisierung betrachtet werden. Und das längst nicht nur für die Industrie und Produktion. Im Gegenteil, besonders Dienstleister:innen und KMUs profitieren von automatisierten Prozessen. Grundvoraussetzung dafür ist, dass die angestrebten Abläufe bereits digital ablaufen und standardisiert werden können. Sind diese Bedingungen erfüllt, gibt es eine Bandbreite an möglichen Einsatzgebieten. Darum sind Automatisierung Beispiele auch breit gefächert und individuell und flexibel anpassbar.  

So ist Automatisierung im Marketing kein Geheimtipp mehr. Wir erhalten ständig automatisch versendete E-Mails, etwa als Newsletter. Oder auch in der Logistik erhalten wir häufig automatisierte E-Mails, die uns über den Stand unserer Bestellung informieren. Doch hier können sich weitere Gebiete einreihen: Vertrieb, Administration, Controlling, Buchhaltung, Kommunikation oder auch das Onboarding sind durch Automatisierung erweiterbar. Die folgenden 8 Automatisierung Beispiele aus einigen unserer vergangenen Projekte sollen eine Idee geben, was alles denkbar und umsetzbar ist.  

Was wird unter Prozess Automatisierung verstanden?

Laufen digitale Prozesse eigenständig und ohne (viel) menschliche Interaktion ab, dann sprechen wir von Prozess Automatisierung. Das gelingt sehr vereinfacht ausgedrückt dadurch, dass Daten von Software zu Software übergeben werden. Diese Datenflüsse werden durch Bedingungen und vordefinierte Auslöser in Form gebracht und laufen so wiederkehrend, stabil und schnell ab. Möglich ist dies über Programmierschnittstellen, sogenannte APIs. Diese werden von der Software zur Verfügung gestellt. Ein Tool zur Automatisierung kann dann die Daten, die an dieser Schnittstelle ankommen, mit einer weiteren Anwendung verbinden. So entstehen automatisierte Workflows.

Alles was es hierzu braucht, sind Automatisierungsplattformen. Diese bieten eine Oberfläche, auf der Apps und Tools “zusammengesteckt” werden können. Hierbei werden Aktionen, Auslöser, Filter und Bedingungen definiert. So wird sichergestellt, dass der Prozess wirklich das macht, was du möchtest. Das Beste daran: Diese Plattformen meist nur wenig bis gar keine Programmierkenntnisse. Tools wie Integromat oder Zapier möchten Automatisierung für die breite Masse ermöglichen und setzen daher eher auf intuitive Oberflächen als auf komplizierten Code.  

Du möchtest dir das mal anschauen? Hier geht’s zu Integromat.

Was du dir unter solchen automatischen Datenflüssen vorstellen kannst, klären wir in den folgenden 8 Automatisierung Beispielen:

Was kann man automatisieren?

  1. Angebotserstellung
  1. Dokumente generieren und bereitstellen
  1. CRM - Kommunikation
  1. Reportings
  1. E-Commerce Datenübergabe
  1. Datenbanken
  1. Gesprächsvorbereitung
  1. Buchhaltung

Automatisierung Beispiel #1: Angebotserstellung flexibel und individuell – dennoch standardisiert automatisieren

Das erste Beispiel für Automatisierung schafft direkt Standardisierung, wo du sie vielleicht nicht erwarten würdest. Und zwar bei der Angebotserstellung. Für Dienstleistungen ist dieser Prozess meist sehr zeitaufwändig. Zunächst müssen die Anforderungen der Kund:innen aufgenommen werden, eventuell nochmal Rücksprache gehalten werden, Zeiten geschätzt oder Preislisten durchgewühlt werden. Alles damit am Ende ein zugeschnittenes Angebot herauskommt. Es geht aber auch einfacher:  

Viele Angebote setzen sich aus wiederkehrenden Bausteinen zusammen. Werden diese Bausteine mit zugehöriger Bepreisung definiert, dann gleicht ein Angebot viel mehr der Zusammensetzung der geeigneten Bausteine. So geschehen für ein Kundenunternehmen aus der Finanzbranche. Hier wird über ein Formular (in Wordpress) von den Berater:innen ausgefüllt, welche Leistungen die Kund:innen wünschen. Wird dieses Formular abgeschickt startet der Prozess: Die angewählten Felder sind mit Textbausteinen sowie Preisen verknüpft. Diese werden der Auswahl aus dem Formular zugeordnet.

Außerdem wird das Angebot mit den relevanten Informationen zu Unternehmen und Personen befüllt. Im Anschluss wird das Dokument entweder den Berater:innen zur Bearbeitung geschickt. Oder es wird direkt zur digitalen Signatur vorbereitet. Hierfür erhalten die wesentlichen Personen eine E-Mail mit der Bitte zur Signatur. Diese kann digital erfolgen und ein rechtswirksames Angebot wurde in wenigen Minuten erstellt.  

Kommunikation auf Basis des CRMs automatisieren und so deinen Vertrieb unterstützen

In einem langen Sales Funnel ist Kommunikation alles. Wenn bis zum erfolgreichen Vertragsabschluss viel Rücksprache mit deinen Interessent:innen nötig ist, ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Noch dazu, wenn verschiedene Teammitglieder in Kontakt treten können. Hier eine E-Mail, da eine Datenabfrage, zwischendurch ein Info-Telefonat. Im schlimmsten Fall geht eine Person vergessen oder verloren und hört nie wieder etwas von dir.  

Darum ist das nächste Automatisierung Beispiel ein Muss, wenn du ein CRM nutzt, auf das viele deiner Mitarbeiter:innen zugreifen: Denn die Kommunikation zu Beginn deines Vertriebs ist häufig sehr wiederkehrend. Anhand von verschiedenen Stati, die deinen Kund:innen im CRM zugewiesen werden, werden unterschiedliche E-Mails (oder auch Slack-Nachrichten, SMS oder Ähnliches) versendet. Interagiert ein Lead damit, etwa indem ein Formular ausgefüllt wird, dann wird auch dieses Update mit dem CRM synchronisiert.  

So werden Standard-E-Mails automatisch erzeugt und versendet, deine Mitarbeiter:innen sehen im CRM immer den aktuellen Status und können anhand dessen die individuelle Kommunikation perfekt zuschneiden. So erhältst du alle notwendigen Informationen und deine Kund:innen haben ein einmaliges und personalisiertes Onboarding Erlebnis.

Reportings nach festgelegten Zeiten automatisch generieren

Besonders wenn du auf Projektbasis arbeitest, weißt du wahrscheinlich, wie viel Zeit in notwendige Reportings fließen kann. Alle Daten müssen gesammelt werden, vielleicht wurde irgendwo eine Dateneingabe vergessen und das Ganze muss natürlich nicht nur gut aussehen, sondern auch seinen Zweck erfüllen. Nichts ist wohl ärgerlicher als ein mühsam erstelltes Reporting, das sich am Ende niemand ansieht.  

Diese Herausforderung haben wir für ein Kundenunternehmen für Organisationsentwicklung gelöst. Wir haben das bestehende Projektmanagementtool so integriert, dass jeden Freitag automatisch ein Reporting erstellt wird, dass zeitgleich im Intranet kommuniziert wird. Dafür sammeln wir die existierenden Daten aus dem PM, strukturieren diese, berechnen definierte KPIs in einem Google Sheet und lassen dieses GoogleSheet im Anschluss in Form von Grafiken und Tabellen ausgeben.  

Dieses Reporting zeigt der Geschäftsführung, wo die aktuellen Projekte stehen und dem Team, welche Projekte aktuell wie gut laufen. Der gesamte Ablauf dauert nur wenige Sekunden. Dieses Automatisierung Beispiel zeigt perfekt, wie viel Zeit durch gut durchdachte Integrationen jede Woche gespart werden kann.

Wichtige Dokumente automatisch für die digitale Signatur bereitstellen

Neben den im ersten Automatisierung Beispiel erwähnten Angeboten gibt es noch deutlich mehr Dokumente in deinem Unternehmen, die wiederkehrend signiert werden müssen. Bestes Beispiel sind die Unterlagen für neue Mitarbeiter:innen. Neben einem Arbeitsvertrag können noch zahlreiche weitere Unterlagen nötig sein: Personalfragebogen, Einwilligungen, Aufklärungsblätter, Datenschutzvereinbarungen, Home-Office Policies und und und. So kann es durchaus passieren, dass eine Person bis zu 10 Dokumente signieren muss.  

Häufig ist die einzige Anpassung jedoch das Einfügen des Namens, Datums und eventuell weiterer Stammdaten wie Adresse oder Geburtsdatum. Darum eignet sich dieser Prozess ebenfalls perfekt für die Automatisierung. Genau das setzen wir aktuell für ein Kundenunternehmen um. Mit dem Ausfüllen eines digitalen Personalfragebogens erhalten wir alle relevanten Daten. Zum einen erzeugt sich daraus ein Dokument für die Personalabteilung, zum anderen werden die relevanten Daten zwischengespeichert.

Hiermit werden im nächsten Schritt die notwendigen Unterlagen befüllt und an eine Software für digitale Signaturen übergeben. Dort können sowohl die berechtigten Personen auf Arbeitgeberseite als auch die Arbeitnehmer:innen unterschreiben. Im Anschluss werden die Daten überall dort wieder gelöscht, wo sie nicht mehr gespeichert werden sollen.  

Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen ist ein universeller Prozess, der fast alle Unternehmen betrifft. Es gibt wiederkehrende Dokumente, die für alle Teammitglieder gleich sind und zu festen Zeitpunkten vorliegen müssen. Darum ist der Prozess perfekt als Automatisierung Beispiel. Wenn du mehr wissen möchtest, erhältst du hier mehr Infos zum automatisierten Onboarding.

Automatische Datenübergabe aus deinem Online-Shop ans CRM

Der E-Commerce boomt. Nicht erst seit Corona. Software wie Shopify oder WooCommerce (Tools) erleichtern es zudem auch KMUs ohne Kapazität für eine individuelle Shop-Lösung ihren eigenen Store zu betreiben. Diese Tools kommen häufig auch mit einer Schnittstelle. Genau diese benötigen wir fürs nächste Automatisierung Beispiel.

Wahrscheinlich möchtest du nämlich wichtige Infos aus deinem Shop mit deinem CRM synchronisieren: Rechnungen, Produkte, Kund:innen, Lieferant:innen, Gutschriften oder Bestellungen. Das muss nicht händisch geschehen. Indem du deine Shop-Software mit deinem CRM integrierst, läuft all das in Zukunft automatisch ab.  

Dieses Beispiel zeigt auch, wie flexibel Cloud-Automatisierung ist: So können wir eine Vielzahl von Shop-Tools wie Shopify, WooCommerce oder Magento mit einer weiteren Vielzahl von CRMs, beispielsweise Pipedrive, Hubspot, Zoho oder Salesforce verbinden. So schaffst du dir selbst die IT-Infrastruktur, die zu deinem Unternehmen passt. Nicht andersrum.  

Automatisierte Datenbanken als Kern deiner IT

Datenbanken. Das böse Wort mit D. Zumindest für Manche. Sie können schnell so komplex werden, dass nur noch wenige Personen überhaupt verstehen, was da vor sich geht. Ganz zu schweigen, dass die Usability häufig darunter leidet. So können zwar zahlreiche Funktionen abgebildet, aber genau diese auch nur noch von Wenigen überblickt werden. Wenn dein Unternehmen aber mit einer zentralen Datenbank arbeitet, sollte diese nicht nur ihren Zweck erfüllen, sondern auch nutzbar sein.

Und genau das bietet Airtable. Airtable ist eine Mischung aus Datenbank und Tabellenkalkulation und kann auch komplexe Abhängigkeiten abbilden. Noch dazu bietet Airtable integrierte Automatisierungen, wie automatische E-Mails oder Kalendereinträge. Mit Integromat oder Zapier können noch deutlich mehr Aktionen abgebildet werden. Das Beste an Airtable: Jede einzelne Zelle kann individuell angesteuert werden und gleichzeitig als Auslöser für einen Prozess gelten.

So kann über Buttons beispielsweise das Versenden einer automatisch generierten E-Mail ausgelöst werden. Oder ein anderer Button erzeugt automatisch ein Angebot, das signierbereit versendet wird. Oder ein Kalenderereignis wird automatisch erzeugt. So kannst du über Airtable verschiedenste Funktionen wie Projektmanagement, CRM, Kontaktpflege, Angebotserstellung oder Lagermanagement abbilden.  

Was uns zudem überzeugt ist die einfache Oberfläche von Airtable: Diese ist intuitiv und verständlich. So braucht es keinen drei-tägigen Kurs für dein Team, um überhaupt in der Lage zu sein durch die Datenbank zu navigieren mit der ständigen Angst, die komplette Datenbank zu zerschießen. Aus diesem Grund kommt Airtable auch in nahezu jedem unserer Projekte zum Einsatz.

Automatisierte Gesprächsvorbereitung für Coaches

Zugegeben, dieses nächste Automatisierung Beispiel ist ziemlich individuell. Aber genau darum geht es uns: wir möchten zeigen, dass für nahezu jeden Prozess eine Automatisierung unterstützen kann. So auch bei einer Kundin, die Einzel-Coachings über ihre Webseite anbietet. Dort können sich die Coachees direkt einen Termin bei ihrem präferierten Coach buchen.  

Für die Vorbereitung auf das Erstgespräch werden einige Fragen und Aufgaben gestellt. Hierfür ist es notwendig, dass die Coachees eine ziemlich lange Ton-Aufnahme von sich selbst machen. Ziemlich lang bedeutet ca. eine Stunde. Diese Informationen sind wertvoll für die Gesprächsvorbereitung des Coachs. Statt aber die ganze Tonaufnahme anzuhören, zu pausieren, Notizen zu machen, zurückzuspulen und somit das Doppelte an Zeit nur für die Vorbereitung aufzubringen, verkürzt die Automatisierung diesen Prozess.

Im Anschluss an die Tonaufnahme wird die Audio-Datei nämlich nicht einfach per E-Mail versendet. Im Zwischenschritt wird die Aufnahme zunächst automatisch transkribiert. Dieses Transkript gemeinsam mit der Originalaufnahme wird den Coaches dann zur Verfügung gestellt. So kann die Gesprächsvorbereitung zielführend und effizient ablaufen.

Automatisierte Buchhaltung

Für die Buchhaltung gibt es wirklich zahlreiche Automatisierung Beispiele. Ob automatische Datenübergabe, automatisch erzeugte Rechnungen, Gutschriften oder Kontaktsynchronisierung mit deinem CRM, die Buchhaltung birgt viel Potenzial. Das Beste ist, dass die Buchhaltung häufig stark standardisiert und wiederkehrend ist. So ist es kein Wunder, dass dieser Prozess einer der am meisten nachgefragten bei uns ist. Wir haben zur automatisierten Buchhaltung schon einen ausführlichen Blogpost hier geschrieben.  

Denkbar ist die Integration von verschiedenen Anwendungen: lexoffice, bexio, fastbill, easybill oder auch sevDesk können allesamt angebunden werden. Alles natürlich völlig rechtskonform.

Automatisierung Beispiele sind vielfältig und individuell

Bei den vorangegangenen Automatisierung Beispielen geht es eigentlich immer um die Verbindung von Software, die du heute bereits nutzt. Genau das ist auch der Kern der Prozess Automatisierung. So schaffen wir Datenflüsse, die wichtige Informationen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstellen. Und die Möglichkeiten dafür sind wirklich vielfältig. Von sehr speziell und nur für deine Branche einsetzbar bis hin zu universal und für jedes Unternehmen von Bedeutung. Der Kern sind Schnittstellen und Cloud-Anwendungen.

Wenn du in dieser Liste von Automatisierung Beispielen nichts gefunden hast, was auf dein Unternehmen zutrifft, dann keine Sorge. Wir sind optimistisch, dass wir auch für dich Potenziale erkennen und du deine Prozesse mit Automatisierung unterstützen kannst. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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