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API Integration: Definition, Funktion und Dienstleister

October 25, 2020
API Integration

API Integration (API=Schnittstelle) ist aktuell das Mittel der Wahl, wenn es um effiziente, zukunftsfähige Software geht. Unter dem Überbegriff API-Management wird das gesamte Feld zusammengefasst und wächst stetig weiter. Allerdings wirft die Szene gerne mit einer Vielzahl an Begriffen um sich, die es für Laien nur schwer macht, hinterherzukommen oder überhaupt alle Möglichkeiten zu begreifen.

API Integration ist dabei eigentlich nur ein Teil des Puzzles, das wir in diesem Blogpost versuchen wollen, für dich zu lösen. Wir erklären was eine API ist, was deren Integration ist, wie so etwas funktioniert und wer das Ganze umsetzt.

Begriffsdefinition API und API Integration

APIs, beziehungsweise Schnittstellen, werden von Programmen und Anwendungen bereitgestellt. Diese fallen aber nicht einfach vom Himmel, sondern bei der Entwicklung der Anwendungen wurde bereits eine solche Schnittstelle vorgesehen und programmiert.

APIs fungieren dabei als eine Art Dollmetscher. Denn zahlreiche Anwendungen sprechen ganz unterschiedliche Sprachen und verstehen sich untereinander nur schlecht. Wird eine API während der Entwicklung programmiert, können andere Anwendungen, die zwar nicht die gleiche Sprache sprechen aber ebenfalls eine API aufweisen, dort andocken. Die APIs vermitteln dann sozusagen zwischen beiden Anwendungen und erlauben einen (Daten-)Austausch. Wird dies erfolgreich umgesetzt, sprechen wir von API Integration. Und genau das ist das primäre Ziel solcher APIs:

Sie ermöglichen es, verschiedene Programme und Anwendungen miteinander zu verbinden und zueinander sprechen zu lassen.

Welche Bedeutung kommt der API Integration zu?

Der Hauptvorteil ist ganz klar Effizienz. Wird es Anwendungen durch API Integration ermöglicht, selbstständig Daten untereinander auszutauschen, muss diese Aufgabe nicht mehr von Menschen erledigt werden.

Ein Beispiel zur API Integration

Nach dem erfolgreichen Telefonat legst du die neue Kundin mit den relevanten Daten in deinem CRM-System, beispielsweise Hubspot, an. Kurz darauf erteilt die Kundin dir per Mail den Auftrag und bittet um die Zusendung der Rechnung. Du öffnest also deine Buchhaltungssoftware, beispielsweise Lexoffice, und gibst exakt die gleichen Daten, die du 10 Minuten zuvor im CRM-System eingegeben hast, erneut im Buchhaltungssystem ein.

Na klar, ein Mal pro Tag ist dieser Vorgang wahrscheinlich noch gut zu vertreten. Aber dieser (unnötige) Aufwand kann sich auf Dauer als ziemlich zeitfressend herausstellen. Zum Glück haben sowohl Hubspot als auch Lexoffice eine API. Durch die erfolgreiche API Integration werden beide Anwendungen verbunden und die Daten der Kundin, die für die Rechnungsstellung nötig sind, werden automatisch von Hubspot an Lexoffice übergeben. Das spart dir den manuellen Übertrag der Daten.

Dieses Beispiel ist noch sehr vereinfacht und beinhaltet nur zwei Anwendungen mit jeweils einer API. Doch zum einen gibt es verschiedene Formen solcher APIs und zum anderen beschränkt sich die Verbindung von Anwendungen nur selten auf lediglich zwei Apps. Wird eine Vielzahl von Anwendungen innerhalb eines Unternehmens verwendet und sollen alle untereinander integriert werden (also in der Lage sein, miteinander zu sprechen), gibt das schnell großes Chaos. Spätestens dann wird ein professionelles API-Management nötig.

Wer setzt API Integration um?

Daher empfiehlt es sich für die API Integration professionelle Hilfe, entweder In-House oder extern, zu Rate zu ziehen. Denn für eine erfolgreiche und langfristige API Integration sind zumeist Programmierkenntnisse notwendig. Genau hierbei unterstützen wir unsere Kund*innen. Wir legen den Fokus dabei ganz klar auf Cloud-Anwendungen. Warum?

Cloud-Anwendungen bieten besonders für KMUs und Startups entscheidende Vorteile: Sie sind zumeist kostengünstiger, enorm skalierfähig und flexibel an veränderte Anforderungen anpassbar. Im Optimalfall nutzt ein Unternehmen ausschließlich Cloud-Anwendungen, sodass die API Integration deutlich einfacher ist.

Uns ist es möglich, nahezu alle Cloud-Anwendungen miteinander zu verheiraten und ermöglichen es so, die Effizienz im Unternehmen durch eine Kostenersparnis bei zeitfressenden, wiederkehrenden Aufgaben zu erhöhen. Dieser Service beinhaltet selbstverständlich auch, dass wir über entsprechende Cloud-Anwendungen informieren und beraten. Keinesfalls ist es notwendig, dass unsere Kund*innen von Anfang an ausschließlich Cloud-Anwendungen nutzen, die geeignete APIs vorweisen.

Als professionelle Dienstleisterin für API Integration konnten wir in der Vergangenheit wiederholt Anwendungen miteinander verbinden, bei denen selbst wir zuvor skeptisch waren, ob dies gelingt. Aber glücklicherweise stellen immer mehr Programme und Anwendungen eine API zur Verfügung, an der dann “angedockt” werden kann.

Wenn du erfahren möchtest, ob sich deine Prozesse und Apps dazu eignen, mittels API Integration miteinander verknüpft zu werden, vereinbare gerne noch heute einen kostenfreien, unverbindlichen Beratungstermin oder sende uns eine Nachricht mit deinem Anliegen zu. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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