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Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?

June 28, 2020

Der Begriff der Digitalisierung ist allgegenwärtig und für viele bereits ein inhaltsleerer Begriff geworden, der seit Jahren und Jahrzehnten diskutiert, umgesetzt und eingefordert wird. Nicht zuletzt durch die Nennung in so vielen verschiedenen Kontexten ist der Begriff verwässert und nicht wirklich greifbar. Hinzu gesellt sich seit einigen Jahren der Begriff der Automatisierung. Ein weiterer Trend, der viel verspricht, viel diskutiert wird und häufig im Zusammenhang mit Digitalisierung erwähnt wird. Doch wo genau liegt der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung? Und wie hängen beide Begriffe zusammen? Eine kurze Erklärung und Abgrenzung beider Begriffe soll Klarheit schaffen.  

Digitalisierung = Prozesse und Aufgaben digital unterstützen 

Automatisierung = Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen lassen 

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Der Branchenverband Bitkom hat beispielsweise festgestellt, dass in Unternehmen gänzlich unterschiedliche Dinge unter dem Deckmantel der Digitalisierung verstanden werden: Sowohl die Digitalisierung von Papierakten, die allgemeine Unterstützung von betrieblichen Geschäftsprozessen, die elektronische Buchführung und Belegerfassung als aber auch die Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen wurden im Rahmen der Umfrage genannt.

Insbesondere letzteres zählt, wie die Benennung vermuten lässt, vielmehr zur Automatisierung als zur Digitalisierung.  

Was bedeutet Digitalisierung?

Der Begriff Digitalisierung hat mehrere Bedeutungen und ist nicht ganz klar abzugrenzen.

Sowohl die digitale Umwandlung von analogen Dokumenten und Prozessen (ganz klassisch: Das Scannen einer Personalakte, um sie digital abrufbar zu machen oder das Einscannen einer Lieferantenrechnung) als auch der gesamte Megatrend, mit dem der Wandel hin zu einer digitaleren Wirtschaft gemeint ist, können hierunter verstanden werden.

Wir beziehen uns im Folgenden auf Ersteres. 

Etwas allgemeiner lässt sich sagen, dass Prozesse, die früher analog, etwa auf Papier, abliefen und heute computergestützt, also digital, ablaufen, erfolgreich digitalisiert wurden.  

Ein Beispiel aus unserer Praxis als Digitalisierungsagentur:  Die zuvor papierhaft durchgeführte Abfrage von Schulungsteilnehmer:innen digitalisierten wir für unseren Kunden und überführten sie in ein Online Formular. So werden die Formulare nicht mehr per Stift auf Papier ausgefüllt, anschließend abgetippt und digital weiterverarbeitet, sondern werden direkt online ausgefüllt und für die Weiterverwendung genutzt.

Dies spart den zeitaufwändigen Schritt der digitalen Erfassung der Fragebögen.  

Was bedeutet Automatisierung?

Der Begriff Automatisierung meint die Übertragung von Prozessfunktionen und ganzen Prozessabläufen vom Menschen auf technische Systeme. Hierfür reicht es meist nicht aus, dass die nötigen Dokumente digital bereitstehen (dies ist jedoch die Grundvoraussetzung für Automatisierung). 

Durch entsprechende Technologien und Tools, wie etwa Zapier oder Integromat, müssen die Prozesse und Daten ausgelesen und übernommen werden. 

Wurde ein Prozess vorher händisch vom Team bearbeitet (sowohl analog als auch digital) und wird nun ohne weiteres menschliches Zutun eigenständig vom PC erledigt, wurde er erfolgreich automatisiert. 

Ein Beispiel aus unserer Praxis als Automatisierungsanbieter: Für unsere Kundin konnten wir die Ausgabe von wöchentlichen Projektreportings automatisieren.

Die Mitarbeiter:innen, die am Projekt arbeiten, buchen nur noch über einen Kommentar ihre entsprechenden Zeiten auf das jeweilige Projekt im Projektmanagementtool. 

Der aufbereitete Wochenreport wird im Anschluss automatisch generiert und ermöglicht allen Personen einen optimalen Überblick über Verlauf und Stand des Projekts.

Die Projektmanager*innen müssen sich mit der zeitaufwendigen Erstellung nicht mehr auseinandersetzen. 


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Automatisierung nicht ohne Digitalisierung

Abschließend ist festzuhalten, dass Automatisierung nur aufbauend auf der Digitalisierung stattfinden kann. Sie kann sozusagen als nächster Schritt im technologischen und digitalen Wandel unserer Zeit angesehen werden. 

Während die Digitalisierung meist darauf abzielt, Arbeiten digital zu unterstützen, kann durch die Automatisierung ein eigenständiger Ablauf ebendieser Arbeiten möglich sein.  

Beides, Digitalisierung und Automatisierung, kann von externen Expert*innen begleitet werden. Egal an welchem Punkt ihrer Reise Unternehmen stehen, kann die professionelle Hilfe zu schnelleren und vor allem nachhaltigeren Lösungen führen. 

Während die Digitalisierung der eigenen Prozesse und Arbeitsschritte meist unumkehrbar ist und sich schnell in Unternehmen etabliert, kann es bei der Automatisierung passieren, dass sich die Lösung mangels effizienter Umsetzung nicht durchsetzt.

So werden Projekte angestoßen, jedoch nie fertig gestellt oder nach Abschluss nicht weiterverfolgt.  

Verdeutlichung: Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung

Eine zielführende Automatisierung von Prozessen ist individuell aufs Unternehmen zugeschnitten, hat die langfristige Entwicklung ebendieser im Blick und lässt sich modular durch weitere Prozessschritte und Tools erweitern.

Wie so etwas aussehen kann, zeigt ein Screenshot eines Prozesses in Integromat.

Integromat ist eine Automatisierungs-Software, die eine Oberfläche bietet, auf der digitale Tools miteinander verbunden werden und somit Prozesse automatisiert. Die Daten werden von Anwendung zu Anwendung weitergegeben und ermöglichen einen automatisierten Datenfluss. 

Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung

 

In diesem Beispiel werden Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisiert in die Buchhaltungssoftware Lexoffice übertragen.

Sobald eine E-Mail in einem definierten Postfach eingeht, wird diese zunächst nach Anhängen abgeprüft. Liegt die Rechnung als Datei-Anhang, etwa als PDF, vor, wird dieser in OneDrive übertragen und von dort in Lexoffice hochgeladen (oberer Pfad). 

Liegt die Rechnung nicht als E-Mail-Anhang, sondern nur in Textform, vor, wird zunächst eine PDF-Datei aus der E-Mail generiert.

Dann folgen die gleichen Schritte wie zuvor: Die Rechnung wird in OneDrive übertragen und schlussendlich in Lexoffice hochgeladen, wo sie zur Verbuchung vorliegt (unterer Pfad).


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Dieses Beispiel verdeutlicht, wie wichtig die exakte Definition eines Prozesses ist. Nur dann können sowohl Digitalisierung als auch Automatisierung erfolgreich und langfristig implementiert werden. Ein Projekt sollte darum immer mit einer Bestandsaufnahme und Prozessdefinition beginnen und erst anschließend die Umsetzung thematisieren.  

Als Automatisierungsagentur ist es für uns unverzichtbar, die vorherige Digitalisierung und Prozessdefinition in unsere Dienstleistung einzubinden. So individuell wie jegliche Unternehmensprozesse ist auch die jeweilige Automatisierungslösung.  

Sprechen Sie uns gerne an und erfahren in einem kostenlosen Beratungsgespräch, wo Sie stehen und wie wir gemeinsam Ihren Weg der Digitalisierung und Automatisierung gestalten können. 

Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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