Der Begriff der Digitalisierung ist allgegenwärtig und für viele bereits ein inhaltsleerer Begriff geworden, der seit Jahren und Jahrzehnten diskutiert, umgesetzt und eingefordert wird. Nicht zuletzt durch die Nennung in so vielen verschiedenen Kontexten ist der Begriff verwässert und nicht wirklich greifbar. Hinzu gesellt sich seit einigen Jahren der Begriff der Automatisierung. Ein weiterer Trend, der viel verspricht, viel diskutiert wird und häufig im Zusammenhang mit Digitalisierung erwähnt wird. Doch wo genau liegt der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung? Und wie hängen beide Begriffe zusammen? Eine kurze Erklärung und Abgrenzung beider Begriffe soll Klarheit schaffen.
Digitalisierung = Prozesse und Aufgaben digital unterstützen
Automatisierung = Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch ablaufen lassen
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Der Branchenverband Bitkom hat beispielsweise festgestellt, dass in Unternehmen gänzlich unterschiedliche Dinge unter dem Deckmantel der Digitalisierung verstanden werden: Sowohl die Digitalisierung von Papierakten, die allgemeine Unterstützung von betrieblichen Geschäftsprozessen, die elektronische Buchführung und Belegerfassung als aber auch die Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen wurden im Rahmen der Umfrage genannt.
Insbesondere letzteres zählt, wie die Benennung vermuten lässt, vielmehr zur Automatisierung als zur Digitalisierung.
Der Begriff Digitalisierung hat mehrere Bedeutungen und ist nicht ganz klar abzugrenzen.
Sowohl die digitale Umwandlung von analogen Dokumenten und Prozessen (ganz klassisch: Das Scannen einer Personalakte, um sie digital abrufbar zu machen oder das Einscannen einer Lieferantenrechnung) als auch der gesamte Megatrend, mit dem der Wandel hin zu einer digitaleren Wirtschaft gemeint ist, können hierunter verstanden werden.
Wir beziehen uns im Folgenden auf Ersteres.
Etwas allgemeiner lässt sich sagen, dass Prozesse, die früher analog, etwa auf Papier, abliefen und heute computergestützt, also digital, ablaufen, erfolgreich digitalisiert wurden.
Ein Beispiel aus unserer Praxis als Digitalisierungsagentur: Die zuvor papierhaft durchgeführte Abfrage von Schulungsteilnehmer:innen digitalisierten wir für unseren Kunden und überführten sie in ein Online Formular. So werden die Formulare nicht mehr per Stift auf Papier ausgefüllt, anschließend abgetippt und digital weiterverarbeitet, sondern werden direkt online ausgefüllt und für die Weiterverwendung genutzt.
Dies spart den zeitaufwändigen Schritt der digitalen Erfassung der Fragebögen.
Der Begriff Automatisierung meint die Übertragung von Prozessfunktionen und ganzen Prozessabläufen vom Menschen auf technische Systeme. Hierfür reicht es meist nicht aus, dass die nötigen Dokumente digital bereitstehen (dies ist jedoch die Grundvoraussetzung für Automatisierung).
Durch entsprechende Technologien und Tools, wie etwa Zapier oder Make, müssen die Prozesse und Daten ausgelesen und übernommen werden.
Wurde ein Prozess vorher händisch vom Team bearbeitet (sowohl analog als auch digital) und wird nun ohne weiteres menschliches Zutun eigenständig vom PC erledigt, wurde er erfolgreich automatisiert.
Ein Beispiel aus unserer Praxis als Automatisierungsanbieter: Für unsere Kundin konnten wir die Ausgabe von wöchentlichen Projektreportings automatisieren.
Die Mitarbeiter:innen, die am Projekt arbeiten, buchen nur noch über einen Kommentar ihre entsprechenden Zeiten auf das jeweilige Projekt im Projektmanagementtool.
Der aufbereitete Wochenreport wird im Anschluss automatisch generiert und ermöglicht allen Personen einen optimalen Überblick über Verlauf und Stand des Projekts.
Die Projektmanager*innen müssen sich mit der zeitaufwendigen Erstellung nicht mehr auseinandersetzen.
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Abschließend ist festzuhalten, dass Automatisierung nur aufbauend auf der Digitalisierung stattfinden kann. Sie kann sozusagen als nächster Schritt im technologischen und digitalen Wandel unserer Zeit angesehen werden.
Während die Digitalisierung meist darauf abzielt, Arbeiten digital zu unterstützen, kann durch die Automatisierung ein eigenständiger Ablauf ebendieser Arbeiten möglich sein.
Beides, Digitalisierung und Automatisierung, kann von externen Expert*innen begleitet werden. Egal an welchem Punkt ihrer Reise Unternehmen stehen, kann die professionelle Hilfe zu schnelleren und vor allem nachhaltigeren Lösungen führen.
Während die Digitalisierung der eigenen Prozesse und Arbeitsschritte meist unumkehrbar ist und sich schnell in Unternehmen etabliert, kann es bei der Automatisierung passieren, dass sich die Lösung mangels effizienter Umsetzung nicht durchsetzt.
So werden Projekte angestoßen, jedoch nie fertig gestellt oder nach Abschluss nicht weiterverfolgt.
Eine zielführende Automatisierung von Prozessen ist individuell aufs Unternehmen zugeschnitten, hat die langfristige Entwicklung ebendieser im Blick und lässt sich modular durch weitere Prozessschritte und Tools erweitern.
Wie so etwas aussehen kann, zeigt ein Screenshot eines Prozesses in Make.
ist eine Automatisierungs-Software, die eine Oberfläche bietet, auf der digitale Tools miteinander verbunden werden und somit Prozesse automatisiert. Die Daten werden von Anwendung zu Anwendung weitergegeben und ermöglichen einen automatisierten Datenfluss.
In diesem Beispiel werden Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisiert in die Buchhaltungssoftware Lexoffice übertragen.
Sobald eine E-Mail in einem definierten Postfach eingeht, wird diese zunächst nach Anhängen abgeprüft. Liegt die Rechnung als Datei-Anhang, etwa als PDF, vor, wird dieser in OneDrive übertragen und von dort in Lexoffice hochgeladen (oberer Pfad).
Liegt die Rechnung nicht als E-Mail-Anhang, sondern nur in Textform, vor, wird zunächst eine PDF-Datei aus der E-Mail generiert.
Dann folgen die gleichen Schritte wie zuvor: Die Rechnung wird in OneDrive übertragen und schlussendlich in Lexoffice hochgeladen, wo sie zur Verbuchung vorliegt (unterer Pfad).
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Dieses Beispiel verdeutlicht, wie wichtig die exakte Definition eines Prozesses ist. Nur dann können sowohl Digitalisierung als auch Automatisierung erfolgreich und langfristig implementiert werden. Ein Projekt sollte darum immer mit einer Bestandsaufnahme und Prozessdefinition beginnen und erst anschließend die Umsetzung thematisieren.
Als Automatisierungsagentur ist es für uns unverzichtbar, die vorherige Digitalisierung und Prozessdefinition in unsere Dienstleistung einzubinden. So individuell wie jegliche Unternehmensprozesse ist auch die jeweilige Automatisierungslösung.
Sprechen Sie uns gerne an und erfahren in einem kostenlosen Beratungsgespräch, wo Sie stehen und wie wir gemeinsam Ihren Weg der Digitalisierung und Automatisierung gestalten können. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.
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