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Ganz bestimmt nutzt auch euer Unternehmen zahlreiche Softwareanwendungen und Apps für die verschiedensten Prozesse und Aufgaben. E-Mails, na klar, sicherlich auch ein ERP System oder ähnliches, vielleicht einen internen Messenger Dienst wie Teams oder Slack, ein Buchhaltungstool... Es gibt unzählige Anwendungen, die Unternehmen in ihrem Tagesgeschäft unterstützen. Das kann jedoch nicht nur zu einem unüberblickbaren Geflecht führen, sondern auch viel Aufwand bedeuten, wenn die gleichen Informationen oder Daten in mehreren Tools erfasst werden müssen.
Ein Stichwort, das bei der Organisation und Optimierung von solchen Prozessen ins Spiel kommt, ist Automatisierung:
Prozesse optimieren, somit Zeit sparen und die Produktivität erhöhen, lästige Aufgaben auslagern, Customer Journeys perfektionieren oder Geschäftsprozesse eigenständig ablaufen lassen: All das kann Automatisierung – Make.com im Speziellen. Integro... was?
Make.com ist eine sogenannte iPaaS Anwendung, die es ermöglicht, Anwendungen, Apps und Prozessschritte miteinander zu verknüpfen und so nahtlos und im Hintergrund ablaufen zu lassen. Diese noch junge Technologie spart jede Woche wertvolle Stunden, die stattdessen für Wertschöpfung genutzt werden können. Wir erklären, wie das funktioniert.
Make.com ist ein tschechisches Unternehmen, das effiziente Datenflüsse schafft und so die Unternehmensprozesse vereinfacht, optimiert und integriert. Und das alles ohne Code. Was kann man sich darunter vorstellen? Am einfachsten ist das mit einem Beispiel zu verstehen:
E-Mails von Kund:innen gehen ein, die wichtige Informationen und Dateianhänge über das aktuelle Projekt enthalten. Anstatt diese E-Mail manuell zu öffnen, zu lesen, die Dateianhänge herunterzuladen, das CRM-System zu öffnen und sowohl den Inhalt der E-Mail als auch die Dateien hochzuladen geht das alles mittels Make.com automatisch: Wir verknüpfen das E-Mail Programm mit dem CRM-System, wählen einen Auslöser (“Trigger”) aus, beispielsweise wenn das Wort Projekt auftaucht, und die Informationen werden automatisch zwischen den Anwendungen ausgetauscht und an der richtigen Stelle hochgeladen.
Was wie ein kleiner Schritt klingt, hat einen großen Impact: Zahlreiche solcher kleineren aber auch größeren und komplexeren Prozesse spielen sich täglich vermehrt ab und kosten Zeit – wenn auch nur wenige Sekunden oder Minuten. Mit deren Automatisierung fallen solche Tätigkeiten komplett weg. Das bedeutet: Mehr Zeit für wertschaffende Aufgaben, Kund:innenkommunikation, Vertrieb, Projektmanagement, Entwicklung... was auch immer wichtiger erscheint.
Das alles ist möglich mit Make.com als Plattform. Make.com unterstützt hunderte von Cloud-Anwendungen, wie beispielsweise ActiveCampaign, Outlook, GSuite, Asana, Plutio, Wordpress, Dropbox, Facebook oder LinkedIn.
Make.com ist eine iPaaS Anwendung, kurz für Integration Plattform as a Service. Es bietet also eine Plattform mit einer visuellen Oberfläche, auf der Integrationen von verschiedenen Anwendungen einfach und ohne Code abgebildet werden können.
Das ganze funktioniert mittels APIs. Was sind APIs, also Programmierschnittstellen? Das erklären wir in diesem Blogpost ausführlich. Vereinfacht ausgedrückt ermöglichen APIs verschiedenen Softwares und Tools miteinander zu kommunizieren und so Daten und Informationen auszutauschen. Aber keine Sorge, Make.com hat diese APIs vereinfacht und in der einfachen Oberfläche über "Module", also kleine Icons, die für verschiedene Anwendungen und Prozessschritte stehen, abgebildet. Der Prozess, der dann in Make.com “gebaut” wird, sieht meistens wie folgt aus:
Ein Auslöser, oder auch Trigger genannt, wird festgelegt. Im vorherigen Beispiel: Eine E-Mail, etwa in Outlook, mit dem Keyword “Projekt”. Make.com scannt in wiederkehrenden Zeitintervallen die entsprechende Anwendung Outlook nach genau diesem Trigger. Wird dieser erkannt, startet der Prozess: Die E-Mail wird ausgelesen und aufgesplittet in Kund:innendaten, Inhalt der E-Mail und Dateianhänge. Dann wird das CRM-System, beispielsweise Hubspot, angezapft. Dieses wird nach den entsprechenden Kund:innen durchsucht und der E-Mail-Inhalt plus Anhang werden hinterlegt.
Das stellt einen sehr einfachen und kurzen Prozess dar. Selbstverständlich sind solche Workflows auch für deutlich komplexere und vielschrittigere Prozesse möglich. Dieser Prozess, Make.com nennt das "Scenario", läuft ein mal angeschaltet rund um die Uhr und startet sobald der Trigger erfasst wird.
Make.com nutzt einige Begrifflichkeiten, die immer wieder auftauchen und anfangs für Verwirrung sorgen können. Aber keine Sorge, dahinter verbirgt sich nichts Kompliziertes.
Szenario: Wie oben bereits gesagt, ist das der Begriff für einen gesamten Prozess, der in Make.com abgebildet wird.
Trigger: Der Auslöser dieses Prozesses, der vordefiniert wird.
Module: Ein Schritt, eine App, Geräte oder Dienste im Prozess (Scenario), die Daten und Informationen aussenden und empfangen.
Router: Ein Router trennt den Prozess in verschiedene Pfade auf. Mit einem vorgeschalteten Filter, durchläuft der Prozess dann unterschiedliche Pfade, je nach Anforderungen.
Iterator: Ein Iterator Modul zerlegt eine Gruppe von Elementen in kleinere Teile. Beispielseise wird eine Tabelle mit vielen Spalten durch dieses Modul in die einzelnen Spalten aufgeteilt und diese können so zur Weiterverarbeitung genutzt werden.
iPaaS: Integration Plattform as a Service
Die Preisgestaltung von Make.com richtet sich auch nach den Anforderungen:
Die kostenlose Version bietet schon einiges und eignet sich hervorragend für den Einstieg. 1000 “Operations”, also einzelne Prozessschritte, sind enthalten und es gibt keine Limitierung an Applikationen. Übersetzt heißt das: du kommst ganz schön weit damit. Dein komplexer Prozess aus 15 Schritten ist automatisierbar und demnach optimierbar.
Egal bei welchem Paket: Wenn du dein Limit erreichst, kannst du jederzeit für 9$ weitere 10.000 Prozessschritte dazu buchen. Das ist extrem flexibel und kostengünstig.
Technisch gesprochen sind das die Vorteile von Make.com:
Aber sicherlich interessiert dich mehr dein Nutzen daraus:
Prozesse in Make.com können unterschiedlich komplex und dementsprechend umfassend sein. Ein simpler, 2-stufiger Prozess kann in etwa so aussehen:
Hier werden über einen Webhook Daten aus unserer Website generiert und diese anschließend per E-Mail versendet. Simpel und noch sehr verständlich. Ein Prozess kann aber auch schnell so aussehen:
Kurz gesagt werden in diesem Beispiel automatisierte E-Mails nach vordefinierten Bedingungen und Zeitpunkten versendet. Der Router (an 3. Stelle) spaltet den Prozess in vier Zweige mit einem vorgeschalteten Filter. Je nachdem, welche Kriterien die ankommenden Daten erfüllen, wird der richtige Pfad ausgewählt.
Make.com eignet sich hervorragend um Prozesse und Workflows zu optimieren und die Produktivität im Allgemeinen zu erhöhen. Obwohl Make eine einfach zu bedienende Oberfläche hat und gerne verspricht auch ohne Coding-Skills auszukommen, sind komplexe und vielschrittige Abläufe in unseren Augen nur mit Erfahrung und Programmier-Kenntnissen umzusetzen. Darum unterstützen wir dich dabei, herauszufinden, ob sich Make für dich eignet und wie wir in deinem Unternehmen mehr aus den Prozessen rausholen können. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
Als offizieller Make-Partner helfen wir dir gerne weiter! Buche jetzt einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und lass uns über deine Fragen und Ziele mit Make reden.
