Ganz bestimmt nutzt auch euer Unternehmen zahlreiche Softwareanwendungen und Apps für die verschiedensten Prozesse und Aufgaben. E-Mails, na klar, sicherlich auch ein ERP System oder ähnliches, vielleicht einen internen Messenger Dienst wie Teams oder Slack, ein Buchhaltungstool... Es gibt unzählige Anwendungen, die Unternehmen in ihrem Tagesgeschäft unterstützen. Das kann jedoch nicht nur zu einem unüberblickbaren Geflecht führen, sondern auch viel Aufwand bedeuten, wenn die gleichen Informationen oder Daten in mehreren Tools erfasst werden müssen.

Ein Stichwort, das bei der Organisation und Optimierung von solchen Prozessen ins Spiel kommt, ist Automatisierung:

Prozesse optimieren, somit Zeit sparen und die Produktivität erhöhen, lästige Aufgaben auslagern, Customer Journeys perfektionieren oder Geschäftsprozesse eigenständig ablaufen lassen: All das kann Automatisierung – Make.com im Speziellen. Integro... was?

Make.com ist eine sogenannte iPaaS Anwendung, die es ermöglicht, Anwendungen, Apps und Prozessschritte miteinander zu verknüpfen und so nahtlos und im Hintergrund ablaufen zu lassen. Diese noch junge Technologie spart jede Woche wertvolle Stunden, die stattdessen für Wertschöpfung genutzt werden können. Wir erklären, wie das funktioniert.

Was ist Make.com (formerly Integromat)? 

Make.com ist ein tschechisches Unternehmen, das effiziente Datenflüsse schafft und so die Unternehmensprozesse vereinfacht, optimiert und integriert. Und das alles ohne Code. Was kann man sich darunter vorstellen? Am einfachsten ist das mit einem Beispiel zu verstehen: 

E-Mails von Kund:innen gehen ein, die wichtige Informationen und Dateianhänge über das aktuelle Projekt enthalten. Anstatt diese E-Mail manuell zu öffnen, zu lesen, die Dateianhänge herunterzuladen, das CRM-System zu öffnen und sowohl den Inhalt der E-Mail als auch die Dateien hochzuladen geht das alles mittels Make.com automatisch: Wir verknüpfen das E-Mail Programm mit dem CRM-System, wählen einen Auslöser (“Trigger”) aus, beispielsweise wenn das Wort Projekt auftaucht, und die Informationen werden automatisch zwischen den Anwendungen ausgetauscht und an der richtigen Stelle hochgeladen. 

Was wie ein kleiner Schritt klingt, hat einen großen Impact: Zahlreiche solcher kleineren aber auch größeren und komplexeren Prozesse spielen sich täglich vermehrt ab und kosten Zeit – wenn auch nur wenige Sekunden oder Minuten. Mit deren Automatisierung fallen solche Tätigkeiten komplett weg. Das bedeutet: Mehr Zeit für wertschaffende Aufgaben, Kund:innenkommunikation, Vertrieb, Projektmanagement, Entwicklung... was auch immer wichtiger erscheint. 

Das alles ist möglich mit Make.com als Plattform. Make.com unterstützt hunderte von Cloud-Anwendungen, wie beispielsweise ActiveCampaign, Outlook, GSuite, Asana, Plutio, Wordpress, Dropbox, Facebook oder LinkedIn. 

Wie funktioniert Make.com? 

Make.com ist eine iPaaS Anwendung, kurz für Integration Plattform as a Service. Es bietet also eine Plattform mit einer visuellen Oberfläche, auf der Integrationen von verschiedenen Anwendungen einfach und ohne Code abgebildet werden können.

Das ganze funktioniert mittels APIs. Was sind APIs, also Programmierschnittstellen? Das erklären wir in diesem Blogpost ausführlich. Vereinfacht ausgedrückt ermöglichen APIs verschiedenen Softwares und Tools miteinander zu kommunizieren und so Daten und Informationen auszutauschen. Aber keine Sorge, Make.com hat diese APIs vereinfacht und in der einfachen Oberfläche über "Module", also kleine Icons, die für verschiedene Anwendungen und Prozessschritte stehen, abgebildet. Der Prozess, der dann in Make.com “gebaut” wird, sieht meistens wie folgt aus:  

Ein Auslöser, oder auch Trigger genannt, wird festgelegt. Im vorherigen Beispiel: Eine E-Mail, etwa in Outlook, mit dem Keyword “Projekt”. Make.com scannt in wiederkehrenden Zeitintervallen die entsprechende Anwendung Outlook nach genau diesem Trigger. Wird dieser erkannt, startet der Prozess: Die E-Mail wird ausgelesen und aufgesplittet in Kund:innendaten, Inhalt der E-Mail und Dateianhänge. Dann wird das CRM-System, beispielsweise Hubspot, angezapft. Dieses wird nach den entsprechenden Kund:innen durchsucht und der E-Mail-Inhalt plus Anhang werden hinterlegt. 

Das stellt einen sehr einfachen und kurzen Prozess dar. Selbstverständlich sind solche Workflows auch für deutlich komplexere und vielschrittigere Prozesse möglich. Dieser Prozess, Make.com nennt das "Scenario", läuft ein mal angeschaltet rund um die Uhr und startet sobald der Trigger erfasst wird.

Welche Begriffe muss ich kennen?

Make.com nutzt einige Begrifflichkeiten, die immer wieder auftauchen und anfangs für Verwirrung sorgen können. Aber keine Sorge, dahinter verbirgt sich nichts Kompliziertes.

Szenario: Wie oben bereits gesagt, ist das der Begriff für einen gesamten Prozess, der in Make.com abgebildet wird.

Trigger: Der Auslöser dieses Prozesses, der vordefiniert wird.

Module: Ein Schritt, eine App, Geräte oder Dienste im Prozess (Scenario), die Daten und Informationen aussenden und empfangen.

Router: Ein Router trennt den Prozess in verschiedene Pfade auf. Mit einem vorgeschalteten Filter, durchläuft der Prozess dann unterschiedliche Pfade, je nach Anforderungen.

Iterator: Ein Iterator Modul zerlegt eine Gruppe von Elementen in kleinere Teile. Beispielseise wird eine Tabelle mit vielen Spalten durch dieses Modul in die einzelnen Spalten aufgeteilt und diese können so zur Weiterverarbeitung genutzt werden.

iPaaS: Integration Plattform as a Service

Was kostet Make.com (formerly Integromat)?

Die Preisgestaltung von Make.com richtet sich auch nach den Anforderungen:  

Die kostenlose Version bietet schon einiges und eignet sich hervorragend für den Einstieg. 1000 “Operations”, also einzelne Prozessschritte, sind enthalten und es gibt keine Limitierung an Applikationen. Übersetzt heißt das: du kommst ganz schön weit damit. Dein komplexer Prozess aus 15 Schritten ist automatisierbar und demnach optimierbar.  

Egal bei welchem Paket: Wenn du dein Limit erreichst, kannst du jederzeit für 9$ weitere 10.000 Prozessschritte dazu buchen. Das ist extrem flexibel und kostengünstig.  

Was sind die Vorteile von Make.com? 

Technisch gesprochen sind das die Vorteile von Make.com:

• Modularität – Make.com's Oberfläche zeichnet sich durch einen Drag-and-Drop Prozess aus, der intuitiv zusammengebaut wird. Auch nachträglich noch Prozesse umstellen ist somit kein Problem.
• DSGVO – GDPR Make.com – Europäisches Unternehmen, welches viel Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt. Warum das so wichtig ist, liest du hier. 
• Möglichkeiten – du hast unzählige technische Möglichkeiten, Daten zu formatieren und komplexe Unternehmensprozesse abzubilden.
• Data Storage – du kannst Ergebnisse und Daten für weitere Prozesse speichern und weiterverwenden.

Aber sicherlich interessiert dich mehr dein Nutzen daraus: 

• Die große Vielzahl an unterstützen Apps macht Make.com für fast alle Unternehmen jeglicher Branche und Größe attraktiv. Wir unterstützen unsere Kund:innen natürlich dabei, sollte doch ein Wechsel zu einer anderen Anwendung gewünscht sein. 
• Zeitersparnis: Wie im kleinen Beispiel oben erwähnt übernimmt die iPaaS Anwendung kleine Zeitfresser in allen Bereichen. Administration, Sales, Marketing, Buchhaltung... überall lassen sich ein paar Minuten einsparen. Und dadurch kommt ganz schön was zusammen. 
• Produktivitätssteigerung: Aus dieser Zeitersparnis ergeben sich auch weniger Unterbrechungen der eigenen Arbeit und mehr Zeit für Aufgaben, die Wert schaffen. So kann über das gesamte Unternehmen hinweg die Produktivität gesteigert werden.  
• Sicherheit: Make.com unterliegt als tschechisches Unternehmen der europäischen DSGVO und ist somit Datenschutzkonform. Darauf legen wir besonders viel Wert, auch wenn dieser Punkt häufig wenig Beachtung findet. 

Beispiele für Make.com (vormals Integromat) Scenarios

Prozesse in Make.com können unterschiedlich komplex und dementsprechend umfassend sein. Ein simpler, 2-stufiger Prozess kann in etwa so aussehen:

Hier werden über einen Webhook Daten aus unserer Website generiert und diese anschließend per E-Mail versendet. Simpel und noch sehr verständlich. Ein Prozess kann aber auch schnell so aussehen:

Kurz gesagt werden in diesem Beispiel automatisierte E-Mails nach vordefinierten Bedingungen und Zeitpunkten versendet. Der Router (an 3. Stelle) spaltet den Prozess in vier Zweige mit einem vorgeschalteten Filter. Je nachdem, welche Kriterien die ankommenden Daten erfüllen, wird der richtige Pfad ausgewählt.

Make.com performt am Besten mit Programmier-Kenntnissen

Make.com eignet sich hervorragend um Prozesse und Workflows zu optimieren und die Produktivität im Allgemeinen zu erhöhen. Obwohl Make eine einfach zu bedienende Oberfläche hat und gerne verspricht auch ohne Coding-Skills auszukommen, sind komplexe und vielschrittige Abläufe in unseren Augen nur mit Erfahrung und Programmier-Kenntnissen umzusetzen. Darum unterstützen wir dich dabei, herauszufinden, ob sich Make für dich eignet und wie wir in deinem Unternehmen mehr aus den Prozessen rausholen können. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Als offizieller Make-Partner helfen wir dir gerne weiter! Buche jetzt einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und lass uns über deine Fragen und Ziele mit Make reden.