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Cloud Integration: Was ist das und was meinen iPaaS, SaaS und BPA?

January 29, 2021
Cloud Integration iPaaS BPA und SaaS

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA... Puh, schwer bei diesen ganzen Begriffen den Überblick zu behalten. Sie werden aktuell häufig (und immer häufiger) im Kontext der Automatisierung verwendet und es ist manchmal schwer, eine klare Abgrenzung und Unterscheidung zu treffen. Wir haben bereits Blogposts zu den Begriffen iPaaS, SaaS und BPA verfasst, nichtsdestotrotz greifen wir sie hier nochmal kurz auf, um den Unterschied zu verdeutlichen. 

Aber fangen wir an mit der Cloud Integration, denn das ist der zentrale Überbegriff, in dem wir alle anderen Technologien in diesem Blogpost einbetten. 

Was meint Cloud Integration? 

Integration meint, dass Daten, Anwendungen oder Software nicht alleine für sich stehen, sondern mit anderen Daten, Anwendungen oder Software verbunden und somit integriert werden. Hierbei ist das Stichwort insbesondere der Austausch von Daten, denn das ist die “Währung” für alle Anwendungen und Tools.  

Der Zusatz Cloud impliziert, dass wir hierbei von einer Integration sprechen, die Daten und Informationen in der Cloud übergibt und integriert. Cloud-Technologien sind aktuell der heiße Trend und ist überall zu erkennen. Cloud Anwendungen ergänzen oder ersetzen die zuvor verbreiteten lokalen Datenspeicher und Datencenter.  

Der Vorteil: Informationen, die in der Cloud gespeichert werden, können zeit- und ortsunabhängig abgerufen werden, stehen immer in Echtzeit zur Verfügung, ermöglichen so ein hohes Maß an Kollaboration und benötigen keine aufwändigen Installationen oder Voraussetzungen der genutzten Endgeräte. 

Vorteile von Cloud Integration 

Die Vorteile der Cloud Integration hängen eng mit den Vorteilen von Cloud Anwendungen an sich zusammen. Denn Daten und Informationen, die in der Cloud integriert werden,  

Stehen in Echtzeit zur Verfügung 

Können von nahezu überall zugegriffen werden 

Verringern potenzielle Fehlerquellen durch eine mehrfache Eingabe der gleichen Daten 

Bedürfen weniger Installations- und Wartungsaufwand 

Können Geschäftsprozesse optimieren 

Um diese Vorteile zu verdeutlichen, eignet sich ein Beispiel, das wir so oder so ähnlich aus unserem Alltag als Automatisierungs-Agentur gut kennen: 

Die zentralen Daten, um die es hierbei gehen soll, sind die Daten einer Großkundin. Das können einfachste Informationen sein, wie etwa die Anschrift. Diese Anschrift wird in zahlreichen aber gänzlich unterschiedlichen Prozessen im Unternehmen benötigt: Zum einen für eine korrekte Rechnungsstellung in der Buchhaltung. Zum anderen im CRM-System, wo alle Daten der Großkundin ebenfalls abgespeichert sind. Aber auch im Vertrieb ist die Anschrift von Bedeutung, wenn etwa Mitarbeiter:innen zum Verkaufsgespräch vor Ort fahren.  

Nun teilt die Kundin mit, dass sich nach einem Umzug die Anschrift des Unternehmens geändert hat. Diese Information erreicht dich per E-Mail. Es gibt jetzt zwei Optionen: 

  1. Die E-Mail wird an alle betroffenen Abteilungen weitergeleitet, Buchhaltung, Vertrieb, Kund:innenservice, Marketing... Alle Personen öffnen ihr entsprechendes Programm, CRM, Buchhaltungssoftware, Marketing-Tools (wie etwa Newsletter-Marketing) und ändern die dort bereits abgespeicherten Daten der Kundin ab. Das bedeutet, dass in mehreren Anwendungen verschiedene Personen genau das Gleiche tun: Eine Adresse ändern. 
  1. Es gibt aber auch eine Alternative: Indem du deine Anwendungen verbindest, also integrierst, wird die E-Mail der Kundin, beziehungsweise vielmehr die darin vorhandenen Informationen über die Adressänderung, automatisch an alle betroffenen Anwendungen weiteregegeben: CRM, Buchhaltung, Marketing, ERP. Hierfür bedarf es keinerlei Klicks, denn die Cloud Integration erkennt einen Auslöser (Trigger), nämlich Adressänderung, und startet so automatisch den Prozess. 

Was bei einem einzelnen Vorgang wenig beeindruckend klingt, gewinnt an Wirkung, wenn ein solcher Prozess mehrmals täglich oder wöchentlich geschieht. Denn es gibt eine Vielzahl von Daten, die in verschiedenen Anwendungen vorliegen und stets korrekt sein sollten. Sind diese Anwendungen Cloud-Anwendungen, sind sie zur Cloud Integration geeignet.  

Die Cloud Integration geschieht aber nicht einfach so. Hierfür gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Anwendungen, die dies ermöglichen und umsetzen. Solche Tools ermöglichen es uns meist auf einer zentralen Plattform, die relevanten genutzten Cloud Applikationen miteinander zu verknüpfen und klare Regeln zu definieren, wann, wie, wo, wie viele Daten übergeben werden sollen und was damit passiert.  

iPaaS, SaaS, BPA, ABC – wer blickt da noch durch? 

Um die Cloud Integration zu realisieren, gibt es verschiedene Anwendungen und Technologien, die manchmal synonym verwendet werden.  

Eine erste Abgrenzung zwischen iPaaS und BPA haben wir hier vorgenommen.

Den Begriff SaaS erläutern wir hier ausführlicher.

Hier nochmal die Kurzfassung: 

SaaS

Meint sowohl eine Software, die cloud-basiert ist, als aber auch ein gesamtes Geschäftsmodell

SaaS-Tools zeichnen sich dadurch aus, dass sie cloudbasiert sind und häufig über ein Abo-Modell mit verschiedenen Paketen individuell an die Anforderungen angepasst werden können

Der Vorteil eines SaaS Tools liegt insbesondere darin, dass keine aufwändigen Installationen vor Ort erfolgen, sondern die Anwendungen im Browser genutzt werden können

SaaS Tools gibt es für nahezu alle Unternehmensbereiche: Projektmanagement, HR, ERP, Marketing, Buchhaltung, Aufgabenmanagement, Kommunikation und viele mehr

iPaaS

Integrationplatform as a Service (iPaaS) bieten eine zentrale Konsole zur Verwaltung, Steuerung und Integration Cloud-basierter Anwendungen.

IPaaS ist eine Technologie, die Cloud Integration verwirklichen kann, indem sie Anwendungen verknüpft

IPaaS ist stark skalierbar, dadurch dass sie zum einen mit SaaS Tools funktioniert, die häufig ein leichtes Upgrade ermöglichen und die darin abgebildeten Prozesse unabhängig von der übergebenen Datenmenge stabil laufen

Prozesse werden definiert, abgebildet und so ebenfalls optimiert

BPA

BPA (Business Process Automation) ist eine Erweiterung von iPaaS. IPaaS hat klassisch keine Nachrichtenbasierte Middleware. Häufig benötigen Firmen diese Middleware jedoch, um Webdienste oder auch das JSON-Format (JavaScript Object Notation) in Prozessen nutzen zu können.

Auch wenn mittlerweile viele iPaaS Anbieter (wie etwa Zapier oder Integromat) entsprechende Funktionen anbieten, hat iPaaS an sich keine anwendungsbasierte Middleware.

Der Übergang von iPaaS zu BPA ist fließend und beide Begriffe werden häufig für das Gleiche verwendet

Kurz gesagt: Cloud-BPA ist eine iPaaS, die zusätzlich jedoch über eine optische Oberfläche und komplexe, cloudbasierte Middleware-Systeme verfügt.

Cloud Integration kann nicht ohne SaaS, iPaaS und BPA 

Cloud Integration ist vielmehr ein Überbegriff, der zahlreiche Technologien beinhaltet, wie etwa SaaS, iPaaS und BPA und diese auch zwingend benötigt. Cloud Integration ist ein Konzept, dass durch entsprechende Technologien möglich gemacht wird. 

Alle Begriffe teilen jedoch die Gemeinsamkeit, dass sie cloudbasiert sind und somit ein enormes Potenzial für Wachstum und Skalierung bieten. Zudem sind sie häufig günstiger in der Implementierung und Wartung, da geänderte Anforderungen einfach umzusetzen sind. 

Als unabhängige Automatisierungs-Agentur setzen wir Cloud Integration um, ganz nach deinen Anforderungen. Dabei greifen wir auf eine Vielzahl von SaaS Tools und iPaas (streng genommen eigentlich BPA) Software zurück. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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