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CRM Beratung - unabhängig und in der Cloud

February 5, 2021
CRM Beratung unabhängig und cloudbasiert

Customer-Relationship-Management, kurz CRM, ist ein weitgreifender Begriff, zu dem es nicht nur einiges an Literatur, Strategien, CRM Beratung und Konzepte gibt, sondern auch viele Tools und Software, die dabei unterstützen können. Die Abkürzung CRM kann für eine Strategie, einen Prozess aber eben auch eine Technologie stehen. Gemeint sind Tools, die den gesamten Kund:innen Lifecycle abbilden und begleiten. Dabei geht es im Kern darum, ein exzellentes Kund:innenerlebnis und herausragende Customer Journeys zu schaffen. Ein sehr breiter Begriff, der zudem für viele Unternehmen unterschiedliche Dinge bedeuten kann.  

Fakt ist: Jedes Unternehmen kann von einem CRM profitieren und in unseren Augen ist es kaum mehr möglich, ohne CRM zu arbeiten. Denn egal, welche Branche, vielleicht sogar Nische, welches Produkt oder welche Dienstleistung, wie groß dein Unternehmen ist – an irgendeinem Punkt wirst du mit Kund:innen Kontakt haben. Und für genau diesen Kontakt, die Kommunikation aber auch die gezielte Ansprache ist ein CRM da.  

Wir möchten nicht mehr lange auf den Nutzen eines CRMs eingehen, viel mehr soll es hier um CRM Tools gehen – was es zu beachten gilt und wie das CRM auf dein Unternehmen zugeschnitten werden kann. 

Was ist ein CRM?

Ein CRM, oder auch eine CRM-Software, ist eine zentrale Stelle für alle Informationen rund um Kund:innen, Kontakte, Partner:innen, Lieferant:innen und Co: E-Mails, Gespräche, Unternehmensinformationen, persönliche Präferenzen und Kommunikation im Allgemeinen werden hier erfasst. Diese Daten werden dann strukturiert und verhelfen so zu einem Überblick über Personen und Unternehmen, die für dein Unternehmen wichtig sind. Dabei muss es nicht nur um Kund:innen gehen, die bereits einen Kauf getätigt haben. Auch Interessent:innen, sogenannte Leads, die etwa in deinem Newsletter registriert sind oder auf eine Social Ad von dir geklickt haben, können hier einfließen.  

Aber warum die ganze Mühe? 

Um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und zu behalten, ist es notwendig, dass Unternehmen ihre Kund:innen verstehen und Angebote individuell zuschneiden können, Ansprache und Kommunikation anpassen und den Kund:innen das Gefühl vermitteln, dass sie verstanden werden. Genau dabei können die oben genannten Daten helfen. Ein Beispiel: Ob deine Kund:innen bei einem Erstkontakt geduzt oder gesiezt werden möchten, ist eine sehr persönliche Präferenz. Wenn du jedoch aus vergangenen Kontakten, und sei es nur über eine Ad, in der du geduzt oder gesiezt hast, weißt, welche Präferenz die Kund:innen haben, kann die Kommunikation per E-Mail- oder Telefon darauf ausgerichtet sein. Auch deine Kolleg:innen können einen Blick ins CRM werfen und wissen sofort, ob geduzt oder gesiezt wird.  

Letzteres gilt übrigens auch für alle anderen erfassten Daten: Wenn alle Infos an einem zentralen Punkt, wie einem CRM, gesammelt werden, weiß das gesamte Team Bescheid und ist immer auf dem Neuesten Stand.  

Was macht ein CRM aus, was sollte ein CRM können? 

Der Markt für CRM-Systeme ist breit aufgestellt und es gibt eine Vielzahl von Anbieter:innen mit teilweise unterschiedlichem Fokus. Manche Tools fokussieren sich auf Agenturen, andere auf Logistik-Unternehmen, wieder andere auf Shops. Die Auswahl ist dabei so riesig, dass der Überblick schnell verloren gehen kann und du dich in einer “Entscheidungs-Lethargie” befindest: Die Auswahl ist schlicht so hoch, dass du am liebsten gar keine Entscheidung treffen möchtest. 

Folgende Punkte können dir dabei helfen, die Auswahl einzuschränken: 

Ein gutes CRM ist cloudbasiert 

Grundsätzlich können zwei Technologien unterschieden werden: Cloud und on-premise. Simpel gesagt: Ein Cloud-System musst du nicht, wie ein on-premise System, auf zahlreichen PCs, Laptops und Mobilgeräten installieren. Der Zugriff geschieht über den Browser. Was bedeutet das konkret? Sämtliche Daten werden automatisch synchronisiert und stehen zur selben Zeit allen Nutzer:innen zur Verfügung. Aber die Vorteile sind noch viel weitgreifender: 

  • Ein Cloud-CRM kann schnell bereitgestellt werden: Keine Installationsprozesse und keine Hardware nötig 
  • Updates werden automatisch für alle Nutzer:innen durchgeführt: keine Ausfallzeiten oder Upgrade-Kosten entstehen  
  • Der Zugriff geschieht orts- und zeitunabhängig: Vertriebsmitarbeiter:innen beispielsweise können noch schnell auf dem Weg zu Kund:innen die neuesten Daten einsehen und nach dem Meeting sofort aktualisieren 
  • Cloudbasierte CRM-Systeme sind häufig stark skalierbar und können so mit dem Unternehmen mitwachsen 
  • Kostenreduktion für Support, da lang geplante und aufwändige Updates der Vergangenheit angehören.  

Ein gutes CRM hat eine performante API 

Eine API ist eine Programmierschnittstelle, die von der Software bereitgestellt wird. Diese wird bereits bei der Entwicklung berücksichtigt und ist für spätere Prozesse maßgebend. Was genau eine API ist und was API-Integration bedeutet, kannst du hier nachlesen. Wichtig zu wissen ist: Eine API ermöglicht es uns, das CRM mit einer Vielzahl von anderen Tools zu verknüpfen, die ebenfalls eine API haben. Dabei wird der Austausch von Daten zwischen beiden Anwendungen durch die APIs ermöglicht. Aber warum ist das wichtig? 

Es ist unwahrscheinlich, dass ein CRM die einzige Software in deinem Unternehmen ist. Höchstwahrscheinlich kommen noch Mails, Buchhaltung, interne Kommunikation, SharePoints, eine Website und vieles mehr hinzu. Viele Daten werden jedoch in mehreren dieser Anwendungen benötigt oder verarbeitet.  

Ein simples Beispiel: 

Die Rechnungsadresse eines Unternehmens hat sich geändert. Dies wird dir per Mail von der dortigen Ansprechpartnerin mitgeteilt. Du öffnest das CRM und übernimmst diese neue Adresse. Natürlich muss diese Adresse aber auch der Buchhaltung mitgeteilt werden. Je nachdem wie dein Unternehmen strukturiert ist, schreibst du eine Mail an die Buchhaltung, sagst es der entsprechenden Person auf dem Flur oder per Telefon oder trägst die Infos einfach selbst in die Buchhaltungssoftware ein. Grob gezählt sind das fünf bis sechs kleine Schritte, die du vornehmen musst – vom Öffnen der Mail bis zur Aktualisierung der Buchhaltung. 

Aber was, wenn alle Schritte völlig automatisch ablaufen könnten? Guess what, genau das ist möglich: Wenn alle Programme, E-Mails (bspw. Office365 oder GMail), das CRM und die Buchhaltung (bspw. Lexoffice) eine API besitzen, können alle drei integriert, das heißt miteinander verknüpft werden. 

Geht in Zukunft eine Mail ein und die Anforderungen, wie etwa das Schlagword “Adressänderung” kommen darin vor, werden die Infos automatisch aus der E-Mail gezogen (egal ob in Textform oder als Datei-Anhang), von dort ins CRM und von dort weiter in die Buchhaltung übertragen. Du sparst dir vielleicht nur ein paar Minuten, aber das ist ein wiederkehrender Prozess, dessen Zeit sich auf Dauer aufsummiert.  

Du siehst, eine API kann maßgebend dafür sein, wie sich dein CRM in deine bestehende IT-Landschaft einfügt. Das solltest du bei einer etwaigen CRM Beratung berücksichtigen und gezielt erfragen.  

CRM Beratung – wo anfangen? 

Die vorangegangenen zwei Punkte sind wichtig zu kennen und bei einer CRM Beratung einzufordern. Denn so individuell deine Anforderungen sein mögen, von diesen zwei Faktoren – cloud-basiert und mit einer guten API ausgestattet – profitiert jedes Unternehmen.  

Alle weiteren Aspekte, die für dich und dein Unternehmen relevant sein könnten, bauen darauf auf. Folgende Fragen solltest du dir stellen: 

  • Was ist mein Kerngeschäft? 
  • Mit welchen Daten zu welchen Personen und Unternehmen arbeite ich am häufigsten? 
  • Welches Ziel möchte ich mit einem CRM verfolgen? Bessere Kommunikation, mehr Verkäufe, gezielteres Marketing, weniger Fehler? 
  • Welcher Unternehmensbereich soll besonders vom CRM profitieren? Vertrieb, Marketing, Personal, Logistik? 
  • Welche bestehende IT-Infrastruktur habe ich? Wie fügt sich das CRM dort ein? 
  • Soll ein bestehendes CRM ersetzt werden (Stichwort Datenmigration) oder ist es eine Neuanschaffung? 

Mit der Wahl eines geeigneten CRM-Tools ist es meist nicht getan. Im Gegenteil, danach fängt erst die eigentliche Arbeit an. Besonders, wenn mit bestehenden Daten umgegangen werden muss, ist die Einführung eines CRMs ein langer Prozess, der gut geplant werden sollte. Auch deshalb kann es wichtig sein, externe CRM Beratung einzuholen.  

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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