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Automatisierte Buchhaltung: Vorteile und Beispiele

April 20, 2021
automatisierte Buchhaltung Vorteile und Beispiele

Automatisierte Buchhaltung: Die Chancen stehen hoch, dass du diesen Begriff schon gehört hast, sonst wärst du nicht hier gelandet. Vielleicht hast du schon Erfahrungen damit gemacht, vielleicht fragst du dich einfach, wie du sie nutzen kannst und davon profitierst. Automatisierte Buchhaltung meint dabei Prozesse, die notwendig für die Buchhaltung sind, jedoch statt von Menschen von Automatisierungen übernommen werden. Allerdings ist der Begriff auch etwas missverständlich, denn Buchhaltungsautomatisierung kann auch die teilweise Integration einzelner Aufgaben sein.  

Lass uns das mal in die richtige Perspektive setzen:

Einige der grundlegenden Aufgaben von Buchhalter:innen sind etwa:  

Organisieren und Aktualisieren von Buchhaltungsunterlagen nach Bedarf

Vorbereiten und Analysieren von Berichten über Transaktionen

Prognostizieren von Einnahmen und Analysieren von Gewinnmargen

Überwachen der Hauptbuchabstimmung und des Hauptbuchs

Verwalten der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Regelmäßige Überwachung der buchhalterischen Aktivitäten

Aber, wie viele dieser Aufgaben erfordern tatsächlich menschlichen Input?  

Welche sind eher fehleranfällig, obwohl sie fehlerfrei sein sollten?

Wie viele könnten durch Automatisierung erledigt werden?  

Was ist mit den unzähligen Teilaufgaben, die in jedem dieser Hauptarbeitsbereiche anfallen?

Automatisierte Buchhaltung rationalisiert im Grunde die Arbeit in der Buchhaltung. So können sich deine Mitarbeiter:innen auf wertvolle Tätigkeiten konzentrieren, statt auf manuelle Routineaufgaben. In diesem Post zeigen wir darum, wie automatisierte Buchhaltung im Unternehmensalltag helfen kann.  

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4 Vorteile automatisierter Buchhaltung

Buchhaltung automatisieren bringt für Buchhalter:innen und Geschäftsinhaber:innen zahlreiche Vorteile. Hier sind die wichtigsten davon:

1. Fehlerfreie Prozesse

Selbst der gründlichste, akribischste Profi kann ein Detail übersehen. Ein falscher Betrag oder eine fehlende Dezimalstelle kann auch den Besten von uns passieren. Die Wahrscheinlichkeit solcher kleinen Fehler steigt besonders dann, wenn wichtige Daten von A nach B und C kopiert werden und aus einer Vielzahl von Rechnungen und Dokumenten die richtigen herausgesucht werden müssen.  Genau hier hilft eine automatisierte Buchhaltung: Korrekte Daten über alle Prozesse, Abteilungen und Anwendungen hinweg, sind unerlässlich. Bei einem so exakten Vorgang wie der Buchhaltung sogar noch wichtiger. Die Automatisierung kann das liefern.  

2. Schnellerer Turnaround  

Unter den offensichtlichsten Vorteilen der Automatisierung steht die Zeitersparnis an erster Stelle: je weniger Zeit du dank der Automatisierung für Buchhaltung aufbringen musst, desto mehr Zeit hast du an anderer Stelle:  Strategieentwicklung, Business Development, langfristige Planung.  

3. Mehr Überblick

Statt Dokumente in einem unaufgeräumten Ordner oder einer Datenbank zu suchen, können Belege, Rechnungen und Nachweise automatisch strukturiert abgespeichert werden. So musst du dich nie wieder durch digitale Papierstapel wühlen.  

4. Umfassende Analytik

Reportings und Auswertungen sind enorm wichtig. Eine strategische Rolle der Buchhaltung kann entscheidende Vorteile für die langfristige (Finanz-)Planung bringen. Dafür ist allerdings die Aufbereitung und Qualität der Daten und Berichte entscheidend.  

Automatisierung hilft, die mühsame Sammlung und Zusammenstellung von Daten zu vermeiden. Indem du die richtigen Apps miteinander verbindest, kannst du automatisch KPIs und Zahlen in Berichte, Diagramme und Dashboards verpacken.

Wie du mit automatisierter Buchhaltung anfängst

Abhängig von verschiedenen Faktoren, wie etwa der aktuell genutzten Software, den Unternehmensprozessen, deinen Anforderungen und natürlich deinem Budget, gibt es zwei Wege, die zu einer automatisierten Buchhaltung führen.  

1. Integrierte Automatisierungsfunktionen in deiner Buchhaltungssoftware

Automatisierung ist ein Begriff, mit dem auch viele Anbieter:innen von Buchhaltungssoftwares werben. Das kommt daher, dass diese Anwendungen größtenteils über einige integrierte Automatisierungsfunktionen verfügen.  

Anwendungen wie lexoffice, Fastbill oder sevDesk bieten Funktionen, die etwa dein Online-Banking mit einem automatischen Zahlungsabgleich integrieren und so Teile der Buchhaltung automatisieren. Vieles davon ist sehr praktisch, kommt allerdings auch schnell an seine Grenzen, besonders wenn komplexere Arbeitsabläufe automatisiert werden sollen.  

2. Umfassende Automatisierungsplattformen

Automatisierungsplattformen wie Integromat oder Zapier ermöglichen es, Hunderte und Tausende verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden und bieten so mehr Flexibilität und Skalierung. So werden die Prozesse an deine Bedürfnisse angepasst, und nicht umgekehrt. Konkret bedeutet das, dass deine Buchhaltungssoftware mit weiteren Anwendungen, wie etwa E-Mails, CRM, Cloud-Speicher oder ERP verbunden wird und so Daten automatisch übergeben werden.  

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Welche Buchhaltungsaufgaben können automatisiert werden?

Die Buchhaltung hat nicht nur vielfältige Aufgaben, sondern auch viele Verantwortlichkeiten, die manchmal überwältigend sein können. Um den Überblick zu behalten, kann Automatisierung bei einigen von ihnen helfen und dich so befähigen, eine strategischere Rolle einzunehmen.  

Hier sind ein paar Beispiele von Aufgaben, die automatisierbar sind.

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Im Wesentlichen geht es bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung um:  

Nachverfolgung ausstehender Zahlungen

die relevanten Stakeholder auf dem Laufenden zu halten

Alle daran zu erinnern, pünktlich zu zahlen  

Diese Aufgaben sind perfekt für die Automatisierung, da sie auf klaren Bedingungen beruhen und nicht viel Interpretation oder menschlichen Input erfordern.

Beispiele für Automatisierung sind beispielsweise:

Kreditorenbuchhaltung:  

Extrahieren von Daten aus Rechnungen

Speichern dieser Daten in einer Datenbank oder einem Spreadsheet

Weiterleitung von Informationen an relevante Beteiligte zur Freigabe

Verarbeitung von Zahlungen

Debitorenbuchhaltung:

Automatisches Versenden der ersten Rechnung

Versenden von Zahlungserinnerungen an Kund:innen

Einzahlung des Geldes direkt auf Ihr Bankkonto

Spesenmanagement

Mitarbeiter:innen und Kolleg:innenen hinterherzulaufen, um Belege zu sammeln, macht nur wenig Spaß. Es gibt Spesenmanagement-Tools, wie Expensify, die es einfacher machen, Ausgaben zu sammeln, weiterzuleiten und zu verwalten. Darin können Teammitglieder einfach ein Foto ihres Beleges machen. Das Tool extrahiert dann die Daten und leitet sie an deine Buchhaltungssoftware weiter.  

Buchhaltung, Steuern und monatlicher Finanzabschluss

Bei der korrekten Buchung von Belegen, kann es zu verschiedenen Herausforderungen kommen:

Identifizieren und Korrigieren von Fehlern

Übertragen von Daten aus einer App in eine andere

Fehlende Rechnungen und Quittungen wiederfinden

Entfernen von doppelten Dokumenten und Posten  

Identifizierung unbekannter Zahlungen  

Hierfür gibt es häufig bereits native Funktionen deiner Buchhaltungssoftware, die dich dabei unterstützt. Diese können jedoch durch eine automatisierte Buchhaltung erweitert werden: So können relevante Belege automatisch aus deinem E-Mail-Postfach im korrekten Ordner abgelegt werden und von dort weiter in die Buchhaltungssoftware übergeben werden.  

Berichtswesen und Cashflow-Prognosen

Das sekundäre Ziel der Buchhaltung ist, Einblicke zu liefern und so strategische Geschäftsentscheidungen voranzutreiben. Hierfür ist es enorm wichtig, Daten zu sammeln, aufzuarbeiten und zu präsentieren. Finanzinformationen sollen klar und prägnant vorliegen, aber das kann sehr zeitaufwändig sein. Die Bündelung großer Datenmengen zu Berichten erfordert Zeit, eine Ressource, die die meisten Buchhaltungsteams nur schlecht entbehren können.

Allerdings sind die erforderlichen Daten meistens schon längst vorhanden: In der Buchhaltungssoftware. Sie müssen lediglich abgerufen und strukturiert werden. Genau das kann durch die Verbindung verschiedener Anwendungen geschehen. So können beispielsweise automatisch relevante KPIs auf einem Dashboard gepostet werden.  

Moderne Buchhaltungssoftwares bieten auch Berichtsfunktionen, um Trends und Herausforderungen und sogar Ergebnisse zu prognostizieren.  

Fazit

Der Übergang zur automatisierten Buchhaltung kann als nächster Schritt nach der Digitalisierung gesehen werden, ähnlich wie der von Papier zu Excel. Die manuellen, wiederkehrenden Schritte der Buchhaltung können so automatisiert werden und die Buchhaltung befähigen, eine strategischere Rolle einzunehmen: Expert:innen werden benötigt, um Daten zu analysieren, zu interpretieren und Erkenntnisse aus ihnen zu gewinnen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Genau das fördert eine automatisierte Buchhaltung.

Warum solltest du also nicht die existierende Technologie nutzen, um die Arbeit einfacher und effektiver zu machen?

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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