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Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen kann für HR-Teams ein langwieriger Prozess sein. Vom Papierkram und der Einhaltung von Vorschriften bis hin zu Schulungen und Onboarding-Aktivitäten kann der Prozess Wochen oder sogar Monate dauern. Durch den Einsatz automatisierter Onboarding-Verfahren und HR-Tools kann der Prozess jedoch effizienter gestaltet werden. In diesem Leitfaden zeigen wir dir in 10 Schritten, wie du ein automatisiertes Onboarding-Verfahren einrichtest, das deinem HR-Team Zeit spart und das Onboarding-Erlebnis für deine neuen Mitarbeiter*innen verbessert.
Lass uns in diese Schritte eintauchen und dein Onboarding auf die nächste Stufe bringen!
Bevor du mit der Automatisierung deines Onboarding-Prozesses beginnst, solltest du deine Ziele und Vorstellungen definieren. Das bedeutet, dass du festlegen musst, welche Aufgaben und Aktivitäten automatisiert werden müssen und was als manuelle Prozesse belassen werden kann. Du könntest z.B. den Papierkram und die Einhaltung von Vorschriften automatisieren, aber die Schulung und das Onboarding als manuelle Prozesse belassen.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, warum eine automatisierte Eingliederung wichtig ist, findest du hier einen Blogbeitrag dazu.
Nachdem du deine Ziele festgelegt hast, ist es wichtig, die Prozesse zu bestimmen, die automatisiert werden müssen. Das kann Papierkram und Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften umfassen, wie z.B. I-9 Formulare und Hintergrundüberprüfungen. Hinzu kommen Aktivitäten im Zusammenhang mit der Schulung und dem Onboarding, wie z. B. das Versenden von Willkommens-E-Mails und die Organisation von Orientierungsveranstaltungen.
Es gibt eine Vielzahl von HR-Tools und Software, die dir helfen können, deinen Onboarding-Prozess zu automatisieren. Zu den beliebtesten Optionen gehören HR-Management-Software wie Pipedrive, PandaDoc und Podio. Diese Tools können dir helfen, den Papierkram zu automatisieren und Informationen und Schulungen für deine Mitarbeiter zu verwalten.
Wenn du dich für die richtigen HR-Tools entschieden hast, kannst du damit beginnen, automatisierte Abläufe zu erstellen. Die Einrichtung automatischer E-Mail-Benachrichtigungen für Papierkram und Compliance-Verpflichtungen kann sehr hilfreich sein, ebenso wie automatisierte Schulungen und Onboarding-Aktivitäten.
Teste deine Abläufe, bevor du sie in Betrieb nimmst. Das Versenden von Test-E-Mails oder das Durchführen von Test-Orientierungssitzungen kann sehr hilfreich sein und Fehler vermeiden.
Vergiss nicht, dein HR-Team darin zu schulen, wie man die HR-Tools und automatisierten Verfahren effektiv nutzt. Lerne, wie du Mitarbeiter*inneninformationen einträgst, Orientierungssitzungen planst und automatisierte E-Mails versendest.
Wenn deine automatisierten Abläufe getestet und dein HR-Team geschult wurde und alles in Ordnung ist, kannst du deinen automatisierten Onboarding-Prozess einführen. Wenn es Probleme gibt oder etwas nicht richtig funktioniert, korrigiere die Fehler entsprechend, um einen reibungslosen Übergang in die neue Rolle im Unternehmen zu gewährleisten!
Es ist notwendig, die Leistung des automatisierten Onboarding-Prozesses nach seiner Einführung zu bewerten, um sicherzustellen, dass er optimal funktioniert. Wenn du die Leistung des automatisierten Onboarding-Prozesses regelmäßig bewertest, kannst du alle notwendigen Anpassungen vornehmen und den Prozess noch effizienter und effektiver gestalten.
Wenn du feststellst, dass dein automatisierter Onboarding-Prozess nicht so funktioniert, wie du es dir gewünscht hast, musst du Anpassungen vornehmen. Eine Änderung der automatisierten Abläufe oder die Wahl anderer HR-Tools könnte zum Beispiel eine große Verbesserung darstellen.
Vergiss nicht, dass dein automatisierter Onboarding-Prozess keine einmalige Implementierung ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wenn sich z. B. Gesetze und Vorschriften ändern, solltest du sicherstellen, dass dein Onboarding-Prozess weiterhin konform ist. Indem du deinen automatisierten Onboarding-Prozess ständig verbesserst und aktualisierst, kannst du sicherstellen, dass deine neuen Mitarbeiter*innen ein nahtloses Onboarding-Erlebnis haben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung deines Onboarding-Prozesses sowohl deinem HR-Team als auch deinen neuen Mitarbeiter*innen zugutekommt. Wenn du die oben genannten 10 Schritte befolgst, kannst du den Prozess organisieren und ein effizientes und effektives Onboarding-Erlebnis schaffen. Mit automatisierten Verfahren und HR-Tools können Papierkram und Compliance-Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden, so dass sich die Mitglieder des HR-Teams auf wichtigere Aufgaben wie Schulungen und Onboarding-Aktivitäten konzentrieren können. Und schließlich werden neue Mitarbeiter*innen eine positivere Erfahrung beim Onboarding machen und schneller einen Beitrag zu deinem Unternehmen leisten können.
Vereinbarest du einen Termin mit uns für einen automatisierten Onboarding-Prozess!
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
Arrange a free cloud integration consultation now
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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