Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist für viele Unternehmen ein integraler Bestandteil der Geschäftsprozesse und verdient daher höchste Priorität. Die richtige Integration und Einarbeitung der neuen Mitarbeiter*innen ist entscheidend, damit sie das Unternehmen sowie ihre Kolleg*innen kennenlernen können. So kann ein reibungsloser Start gewährleistet werden.
Dieser Onboarding-Prozess kann für HR-Teams jedoch auch zeitaufwendig sein – von der Erledigung des Papierkrams und der Einhaltung von Vorschriften bis hin zu Schulungen und anderen Onboarding-Aktivitäten. Durch den Einsatz automatisierter Onboarding-Verfahren und HR-Tools kann der Prozess aber effizienter gestaltet werden. Wir zeigen dir, wie du in 10 Schritten ein automatisiertes Onboarding-Verfahren einrichtest, das deinem HR-Team Zeit spart und das Onboarding-Erlebnis für deine neuen Mitarbeiter*innen verbessert.
Bevor du mit der Automatisierung deines Onboarding-Prozesses beginnst, solltest du zuerst deine Ziele und Vorstellungen definieren und aus denen eine abgerundete Onboarding-Strategie entwickeln. Das bedeutet, dass du zunächst klar festlegen solltest, was du mit deinem Onboarding-Programm erreichen möchtest und worauf du deinen Schwerpunkt legst. Das könnte eine schnellere Integration neuer Mitarbeiter*innen, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit oder eine Reduzierung der Fluktuation sein.
Nachdem du deine Ziele festgelegt hast, ist es wichtig, die Prozesse zu bestimmen, die automatisiert werden müssen oder die als manuelle Aufgaben belassen werden können. Du könntest z.B. Prozesse, bei denen menschliche Interaktionen unverzichtbar sind, wie die Vorstellung der Unternehmenskultur oder Feedbackgespräche, als manuelle Prozesse belassen, aber Aufgaben, die mit der Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten zusammenhängen, automatisieren. Dazu kann auch das Versenden von Willkommens-E-Mails oder die Organisation von Orientierungsveranstaltungen gehören.
Auf dem Markt stehen dir eine Vielzahl von HR-Tools und Software zur Verfügung, die dir helfen können, deinen Onboarding-Prozess zu automatisieren. Zu den beliebtesten Optionen gehören HR-Management-Software wie Personio, Pipedrive oder HubSpot, Vertragsmanagement-Tools wie Contractbook oder PandaDoc, und Zeiterfassungs-Tools wie HR Works oder Crewmeister. Diese Tools können dir helfen, den Papierkram zu automatisieren und Schulungen oder Aufgaben für deine Mitarbeiter*innen zu verwalten. Vergiss dabei natürlich nicht, dein HR-Team auch darin zu schulen, wie man diese HR-Tools und automatisierte Verfahren effektiv nutzt.
Hier findest du auch Blogbeiträge mit den Top 5 HR-Automatisierungs-Tools und den Top 5 Vertragsmanagement-Tools.
Pre-Boarding bezieht sich auf die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeitendens. Hier kannst du Aufgaben identifizieren, die vor dem Eintritt neuer Mitarbeiter*innen anfallen, die automatisiert werden können. Typische Aufgaben umfassen beispielsweise das Versenden von Willkommens-E-Mails und Information über den ersten Arbeitstag, Bereitstellung von Formularen zur Unterzeichnung, oder das Einrichten von IT-Zugängen.
Die Automatisierung von repetitiven Verwaltungsaufgaben kann ebenfalls den Betrieb eines Unternehmens erheblich effizienter gestalten und Mitarbeiter*innen entlasten. Hierbei profitieren Prozesse wie Dateneingabe und -pflege, Rechnungsstellung, Terminplanung und Dokumentenmanagement am meisten von der Automatisierung. Überlege dir hierbei, wie häufig gewisse Aufgaben ausgeführt werden, wie komplex sie sind, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen, und außerdem, wie fehleranfällig die manuelle Ausführung dieser Aufgaben sein kann.
Ein personalisiertes Onboarding ist nicht nur für einen zugeschnittenen Einstieg wichtig, es kann auch eine wesentliche Auswirkung auf das Engagement und die Bindung neuer Mitarbeiter*innen haben. An dieser Stelle kannst du personalisierte Willkommensnachrichten versenden, rollenbezogene Schulungen einplanen, Einführungsgespräche organisieren oder automatisierte, personalisierte Erinnerungen einrichten.
Die Integration automatisierter Schulungsmodule in den Onboarding-Prozess kann sicherstellen, dass neue Mitarbeiter*innen konsistente und rollenrelevante Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten erhalten. Nachdem du den Schulungsbedarf neuer Mitarbeiter*innen ermittelt hast, kannst du Lernmanagement-Systeme einsetzen, die automatisierte Schulungsmodule unterstützt, wie Moodle. Somit kannst du einfach automatisierte Zuweisungen und personalisierte Lernpfade erstellen.
Anschließend ist es auch wichtig, die Leistung des automatisierten Onboarding-Prozesses nach seiner Einführung zu beobachten und zu bewerten, um sicherzustellen, dass er optimal funktioniert. Dadurch kannst du im Nachhinein alle notwendigen Anpassungen vornehmen und den Prozess noch effizienter und effektiver gestalten. Nutze dazu Feedback-Umfragen und lege KPIs fest, wie Einarbeitungszeit oder Fluktuationsrate, um den Erfolg deines Onboarding-Prozesses zu messen.
Wenn du daraufhin feststellst, dass dein automatisierter Onboarding-Prozess nicht so funktioniert, wie du es dir gewünscht hast, musst du Anpassungen vornehmen. Hier hilft es, wieder einen Blick auf die anfänglichen Zielsetzungen und Onboarding-Strategie zu werden. Eine Änderung der automatisierten Abläufe oder ein Wechsel der HR-Tools könnten beispielsweise zu Erfolgen führen.
Schließlich solltest du nicht vergessen, dass dein automatisierter Onboarding-Prozess keine einmalige Implementierung ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wenn sich z.B. Gesetze und Vorschriften ändern, solltest du sicherstellen, dass dein Onboarding-Prozess weiterhin konform ist. Indem du deinen automatisierten Onboarding-Prozess ständig verbesserst und aktualisierst, kannst du gewährleisten, dass deine neuen Mitarbeiter*innen ein nahtloses Onboarding-Erlebnis haben.
Die Automatisierung deines Onboarding-Prozesses kommt sowohl deinen neuen Mitarbeiter*innen als auch deinem eigenen HR-Team zugute. Durch den Einsatz automatisierter Verfahren und HR-Tools können Papierkram und repetitive Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden, sodass sich dein HR-Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Gleichzeitig erleben neue Mitarbeiter*innen ein positives und nahtloses Onboarding, wodurch sie schneller und effektiver zum Unternehmenserfolg beitragen können. Mit den oben genannten 10 Schritten wird es dir hoffentlich leichter fallen, deinen Onboarding-Prozess zu organisieren, zu automatisieren und insgesamt effizienter zu gestalten.
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