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Was ist Zapier und wie funktioniert es?

March 25, 2020
Was ist Zapier

Sie möchten redundante Arbeitsschritte auslagern, damit sich Ihre Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen fokussieren können? Sie möchten Customer Journeys genial gestalten oder haben bereits mit dem Gedanken gespielt, Ihre Unternehmensprozesse mit Hilfe digitaler Technologien effizienter zu gestalten? Genau hierfür eignet sich die Prozess-Automatisierung als Sparing-Partner. Mittlerweile gibt es einige etablierte Anbieter von Automatisierungs-Software, einer davon ist Zapier. Doch was ist Zapier? Wie funktioniert die Anwendung überhaupt?

Und was ist Ihr Nutzen daran?

Wo kann Zapier betriebswirtschaftlich eingeordnet werden?

Zapier lässt sich betriebswirtschaftlich als Software der BPA kategorisieren. Ein Teil der BPA sind  bspw. auch die RPA Software-Lösungen. Zapier und weitere Tools wie Integromat oder Power Automate lassen sich als Cloud-BPA beschreiben.

Sebastian Heye, Gießen 2020

Was genau bedeutet das?

BPA, also Business Process Automation, meint die Automatisierung von Workflows im Unternehmen. So werden komplexe Geschäftsprozesse unterstützt und vereinfacht, die menschliche Interaktion wird verringert und Arbeitszeit wird für andere Aufgaben freigesetzt. In diesen Bereich der digitalen Transformationen fallen zahlreiche Technologien wie etwa RPA (Robotic Process Automation) oder iPaaS (mehr dazu hier). Damit Automatisierung möglich wird, bedarf es entsprechender Software und Tools. Genau hier kommt Zapier ins Spiel.

Warum sollte ich Zapier nutzen? Kosten senken & Mitarbeiter entlasten.

Durch unseren Arbeitsalltag ziehen sich zahlreiche repetitive Abläufe – die meisten davon sind kosten- und zeitintensiv und das, obwohl sie in der Regel gar nicht direkt mit unserer eigenen Arbeit in Verbindung stehen. Gleichwohl sind sie für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung.

DieseAbläufe finden sich so gut wie in jedem Unternehmen – ob groß oder klein. DennBuchhaltung, Marketing, Kundenservice und Produktherstellung sind in jedemArbeitsalltag wiederkehrende Prozesse. Um dieses Arbeitsvolumen zu reduzierenund dabei Zeit und Geld zu sparen, gibt es Cloud-Prozessautomatisierung, alsoSoftwarelösungen, um all diese redundanten und doch wichtigen Schritte zuautomatisieren. Eine dieser Lösungen ist Zapier.

 Zeit und Geld zu sparen. Mitarbeiter entlassen und Aufgaben automatisieren.
Zeit und Geld sparen.

Wir beraten Sie gerne zu Ihrer individuellen Zapier-Automatisierung, Möglichkeiten, Potenzialen und Visionen. Rufen Sie uns an, schreiben Sie eine Mail oder vereinbaren Sie jetzt gleich einen Termin zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit Zapier.

Also, was ist Zapier genau und was steckt dahinter?

Bei Zapier handelt es sich um ein Online-Tool, das es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu  verknüpfen, Daten zu übertragen und so Prozessautomatisierung zu realisieren. Dies geschieht, indem es die Aktionen der meisten in Ihrem Unternehmen genutzten Apps und Software automatisiert miteinander verknüpft und synchronisiert, sodass wiederkehrende Prozesse automatisch ausgeführt werden können. Zur Durchführung braucht es sogenannte „Zaps“, automatisierte Workflows zwischen Ihren Web-Anwendungen, die zwei oder mehr Apps miteinander verbinden. Zaps setzen sich aus zwei Elementen zusammen: einem Trigger (= Auslöser) und den darauffolgenden automatisierten Aktionen. Der Trigger sorgt also als erstes Ereignis dafür, dass der Zap in Bewegung gesetzt und die eingerichtete Aktion gestartet wird.

Fü reine effektive Nutzung von Zapier empfiehlt es sich, zunächst alle Unternehmensprozesse zu identifizieren und darauf aufbauend Zaps zu kreieren, durch welche die Abläufe koordiniert werden. Auch wenn diese ersten Schritte zunächst aufwändig und umständlich klingen, kann Ihr Unternehmen durch die Automatisierung von Routinearbeiten auf Langzeitsicht Zeit und Kosten sparen, Geschäftsprozesse optimieren und Fehlerquoten minimieren. Zudem erreichen Sie durch die Prozessautomatisierung sowohl für Mitarbeiter als auch für Kundenmehr Transparenz und Qualität.

Wie kann ich Zapier verwenden?

Zapier bietet eine kostenlose Version an, in der Zaps erstellt werden können. Diese Möglichkeit empfehlen wir, um sich mit der Anwendung auseinander zu setzen und vertraut zu machen. Doch obwohl die Oberfläche sehr einfach und benutzerfreundlich gehalten ist, werden Sie wahrscheinlich schnell an Ihre Grenzen kommen. Woran liegt das?

Besonders bei komplexen Prozessen, in denen mehr als nur zwei oder drei Anwendungen miteinander verknüpft werden sollen, braucht es einiges an Know-How zu Zapier und den verschiedenen Möglichkeiten. Denn davon gibt es zahlreiche. Nicht nur die Trigger, auch die darauffolgenden Aktionen sind vielfältig.

Vielleicht passiert es auch, dass Sie das Programm, welches Sie verwenden und mit Zapier anbinden möchten, nicht in der Auswahl von tausenden Apps finden. Denn Zapier unterstützt nur Cloud-basierte Software. Sollte dies der Fall sein, Sie streben jedoch eine Automatisierung an, kann eine IT-Beratung zu alternativen Anwendungen zielführend sein.

Des Weiteren merken Sie eventuell während der Erstellung, dass Ihr Prozess an einigen Stellen redundant oder ineffizient ist. Genau aus diesem Grund nehmen wir vor der Automatisierung eine Prozessanalyse vor. Denn nur optimierte, effiziente Prozesse sind es auch wert, automatisiert zu werden und so nachhaltig Ihr Unternehmen zu unterstützen.

Gerne helfen wir bei der Entwicklung Ihrer Prozessautomatisierung,  damit Sie, wenn zukünftig die Frage aufkommt "Was ist Zapier?", genau wissen, worum es geht. Rufen Sie uns an, schreiben Sie eine Mail oder vereinbaren Sie jetzt gleich einen Termin zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit Zapier.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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