Wenn du jemals im Vertrieb gearbeitet hast, weißt du wahrscheinlich, wie langwierig und wiederkehrend einige Aufgaben und Prozesse sind:
E-Mail: Versenden von Erinnerungen, Beantworten von Mitteilungen
Dateneingabe: Ausfüllen von Informationen im CRM-System des Unternehmens
Prospektion: Finden von Leads über verschiedene Kanäle
Recherche: Versorgung von Leads mit wertvollen Informationen vor dem Verkauf
Dokumente: Entwerfen von Angeboten, Verträgen und anderen Präsentationen
Dabei sollte doch der Kern des Vertriebs eigentlich das Verkaufen und nicht die Administration sein. Gleichzeitig basiert guter Verkauf auf den oben genannten Punkten und von richtigen und qualifizierten Daten: sowohl Sales Mitarbeiter:innen als auch Kund:innen müssen ausreichend Informationen vorliegen, um gut verkaufen oder kaufen zu können. Dennoch sollte sich der Vertrieb nicht länger mit der Datenpflege als mit dem Verkaufen an sich beschäftigen. Möchtest du den Vertrieb optimieren, ist es also unumgänglich die bestehenden Prozesse mal genauer unter die Lupe zu nehmen und dich zu fragen:
Müssen diese wiederkehrenden Aufgaben denn zwingend von meinen Mitarbeiter:innen ausgeführt werden?
Die Antwort lautet: Nein. Denn möchtest du den Vertrieb optimieren, kann genau hier Automatisierung die Lösung sein. Wie genau? Das zeigen wir in diesem Blogpost anhand von konkreten Beispielen, die dir eine Idee geben sollen, welches Potenzial du vielleicht aktuell liegen lässt und wie viel mehr Zeit dein Team mit Sales anstatt Administration aufwenden könnten, wenn die zugrundeliegenden Prozesse und Aufgaben automatisiert werden.
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Vertriebsautomatisierung ist nichts anderes als die Mechanisierung von langweiligen, alltäglichen Aufgaben. Sie ist der nächste Schritt nach der Digitalisierung, denn mittels Software werden Vertriebsprozesse integriert. So nutzt du beispielsweise jeden Tag verschiedene Anwendungen für die oben genannten Aufgaben: E-Mails (bspw. in Outlook oder GMail), ein CRM System und eventuell noch eine Datenbank. Ganz bestimmt teilt sich auch deine Buchhaltungssoftware einige gleichen Daten mit dem CRM. Doch statt die gleichen Informationen in allen Tools einzugeben oder lange nach Informationen zu suchen, können diese Datenflüsse völlig automatisch ablaufen.
So können sich Vertriebsmitarbeiter:innen auf andere wichtige Aufgaben und Ziele im Zusammenhang mit dem Verkauf konzentrieren. Die untenstehenden Beispiele verdeutlichen dies. Automatisierung eignet sich so gut für den Vertrieb, da Prozesse häufig linear und wiederkehrend verlaufen:
Reduziere Fehler durch automatische Synchronisation zwischen Tools
Verbessere die Produktivität durch Erinnerungsfunktionen
Verkürze Kundenreaktionszeiten (z. B. mit Chatbots)
Erhöhe die Verkaufsgeschwindigkeit
Aber wie kannst du wiederkehrende Vertriebsaufgaben automatisieren und so den Vertrieb optimieren? Die Automatisierung von Vertriebsprozessen ist kein neues Konzept. Firmen wie Oracle helfen Unternehmen schon seit Jahrzehnten, Vertriebsprozesse zu rationalisieren. Allerdings sind ihre Lösungen eher auf große Unternehmen ausgerichtet und nicht immer zugänglich für die Millionen von Unternehmen, die zwar sehr erfolgreich sind, aber nicht in dieser Größenordnung operieren.
Glücklicherweise stehen Unternehmen heute Optionen zur Verfügung, die leistungsfähig, erschwinglich und technisch nicht annähernd so anspruchsvoll sind wie die Lösungen der etablierten Branchenakteure. Diese Optionen beruhen auf der Cloud-Automatisierung, die verschiedene Cloud-Software über Programmierschnittstellen, sogenannte APIs, miteinander verbindet. Somit sind wir in der Lage, Daten über verschiedene Anwendungen hinweg auszutauschen und definierte Vertriebsprozesse automatisch ablaufen zu lassen.
Über entsprechende Tools, wie Zapier oder Make, steht uns eine Plattform zur Verfügung, die verschiedenste Anwendungen zu einem Workflow verbindet. So können beispielsweise CRM (Pipedrive, Hubspot, Salesforce, Zoho uvm.), E-Mails (Outlook, G-Mail etc.), Buchhaltung (lexoffice, bexio, sevDesk, Fastbill, Easybill o.ä.), Newsletter-Marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, sendinblue uvm.) oder deine Website (WordPress, Webflow) inklusive Formulare (Typeform, Jotform o.ä.) miteinander verbunden werden. Insgesamt sind wir in der Lage, über 3.000 Cloud-Anwendungen miteinander zu verbinden und so mehr aus deinem Vertrieb rauszuholen.
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Lass uns das oben erklärte Prinzip anhand konkreter Beispiele verdeutlichen. Die hier genannten Prozesse sind nur beispielhaft und können natürlich nicht eins zu eins auf jedes Unternehmen übertragen werden. Dennoch können diese Denkanstöße helfen, um dir Ideen für dein eigenes Unternehmen zu geben.
Der Großteil an Informationen, der in ein CRM System eingefügt wird, sind im Grunde Copy und Paste Eingaben. So werden beispielsweise Informationen aus sozialen Medien hinzugefügt, um ein möglichst umfassendes Profil deiner Kund:innen zu erhalten: Stadt und Bundesland, frühere Unternehmen oder auch gemeinsame Verbindungen. Wie kann hierbei Automatisierung den Vertrieb optimieren? Indem genau solche Dateneingaben ersetzt werden durch eine automatische Datenabfrage.
So werden Informationen, beispielsweise aus Linkedin, automatisch ins CRM zum zugehörigen Kontakt hinzugefügt. Ganz ohne manuelles Kopieren und Einfügen. Auf diese Weise werden deine Leads gepflegt und du sparst wertvolle Zeit, die du zur weiteren Verbesserung deines Verkaufsprozesses nutzen kannst.
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Verträge, Angebote, Marketing-Materialien, Präsentationen, Rechnungen, Broschüren: Alles Unterlagen die im Laufe eines Vertriebsprozesses an deine Kund:innen gesendet werden können und meist individuell zusammengestellt werden. Diese Dokumente sind notwendig, doch sollte sich dein Team nicht auf die Beziehung zu Kund:innen statt die Erstellung von Dokumenten fokussieren?
Genau hier setzt die Vertriebsautomatisierung an und kann genau solche Dokumente automatisch erstellen. So kann beispielsweise eine Rechnung oder eine Vertragsvorlage aus den Informationen des CRMs oder der Datenbank erzeugt werden. Auch können automatisch Produktkataloge auf Grundlage eines Templates erzeugt werden, die den aktuellen Bestand darstellen.
Ist der Vertriebsprozess noch nicht abgeschlossen, ist Timing enorm wichtig. Darum sind schnelle Antworten auf Anfragen der erste Schritt für eine erfolgreiche Lead-Generierung. Ein mittlerweile bewährtes Tool hierfür sind Chatbots. Entgegen der Annahme, dass diese unpersönlich und viel zu allgemein sind, können sie eine großartige Hilfe sein, um Anfragen im ersten Schritt zu sortieren. So können erste Informationen automatisch zur Verfügung gestellt werden, Beschwerden oder Fragen bearbeitet werden oder ein Kontakt mit deinem Team hergestellt werden.
Doch seien wir ehrlich: der Großteil der Kommunikation mit deinen Kund:innen findet höchstwahrscheinlich per E-Mail statt. Zum Glück gibt es hierfür auch zahlreiche Möglichkeiten der Automatisierung, die somit deinen Vertrieb optimieren. So können beispielsweise automatische E-Mails zu definierten Zeitpunkten an die Leads gesendet werden – abhängig davon, welchen Status sie aktuell in deinem CRM System haben. Hat sich ein Lead schon länger nicht mehr gemeldet? Reminder E-Mails können auf eine höfliche aber unaufdringliche Weise nochmal an das Angebot erinnern.
Auch können Informationen deiner Kund:innen, die notwendig sind, um ein individuelles Angebot zu unterbreiten, automatisiert abgefragt und weiterverarbeitet werden. Über ein Web-Formular beispielsweise beantworten die Kund:innen Fragen oder stellen wichtige Dokumente zur Verfügung, welche dann aufqualifiziert und deinem Vertriebs-Team zur Verfügung gestellt werden. Oder sie werden direkt für die Angebotserstellung weiterverarbeitet.
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Es sollte niemals passieren, ist aber sicher schon mal passiert: Ein Anruf oder Termin wurde vergessen. Wenn immer mehr Meetings und Termine vereinbart werden, steigt natürlich auch die Wahrscheinlichkeit diese zu vergessen. Doch im Vertrieb kann das ausschlaggebend sein. Präsentationen, Verkaufsgespräche, Follow-ups oder Teambesprechungen können den Kalender schnell füllen. Genau hier hilft (na klar) Automatisierung: Egal über welchen Kalender oder Kanal Termine eingetragen werden, durch die Synchronisierung von Tools oder automatische Erinnerungen kann Struktur und Organisation geschaffen werden.
Es ist geschafft, ein Prospect wurde zum Lead wurde zu einem:r Käufer:in. Doch nach Kauf- oder Projektabschluss sollte der Sales Funnel nicht enden. Durch eine strukturierte Nachsorge kann nicht nur das Qualitätsmanagement profitieren, sondern auch eine langfristige Beziehung zu Kund:innen aufgebaut werden. So können auch hier wieder automatisch versendete E-Mails helfen und deinen Vertrieb optimieren. Denn je nachdem, wie lange der letzte Kontakt her ist, befinden sich deine Kund:innen in einem anderen Stadium. Nach wenigen Wochen kann eine erste E-Mail nach der Zufriedenheit fragen. Stimmt alles, gibt es Mängel oder Komplikationen?
Nach einigen weiteren Wochen oder Monaten kann die Bitte um eine Bewertung auf den gängigen Portalen helfen, dass einerseits deine Reputation profitiert aber auch nochmal an dich und dein Unternehmen erinnern. Nach einigen weiteren Monaten kann nochmals nach der Zufriedenheit und eventuellem Interesse an weiteren Gesprächen gefragt werden.
Wir lieben Automatisierung. Aber wir wissen auch um deren Grenzen. Denn zum einen baut eine erfolgreiche Automatisierung auf guten, stabilen Prozessen auf, die zuvor definiert und gegebenenfalls standardisiert werden müssen. Zum anderen gibt es Aufgaben im Vertrieb, die einfach Menschen und deren Aufmerksamkeit benötigen. Darum gibt es einige Regeln, die wir dir mitgeben möchten:
Nicht Übertreiben: Automatisierungen können individualisiert werden, aber immer nur zu einem gewissen Grad. Am persönlichsten ist nach wie vor die menschliche Interaktion.
Testen, Testen, Testen: Genauso wie es niemand mag, eine E-Mail mit “Hallo {{Vorname}}” oder dem falschen Namen zu erhalten, mag es niemand eine generische, automatische E-Mail zu erhalten, die überhaupt nicht auf die eigene Anfrage passt. Probiere also aus, was am Besten für dich passt.
Wertschätzung für Menschen: Bedeutende Schritte wie Verhandlungen oder Problemlösungen erfordern menschliche Interaktion und sind eine gute Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen. Deine Vertriebsmitarbeiter:innen sind nicht einfach nur ein Kostenfaktor, sie sind auch ein großer Mehrwert.
Eine gute Faustregel ist, mit etwas Leichtem anzufangen; wenn es funktioniert, kannst du den nächsten Schritt gehen. Auf diese Weise kann Automatisierung viel Zeit und Ressourcen freisetzen für menschliche Interaktion, Beziehungen und Wertschöpfung. Denn Vertrieb optimieren und automatisieren heißt nicht, Menschen überflüssig zu machen, sondern sie zu befähigen.
Wenn du neugierig geworden bist und erfahren möchtest, ob sich auch deine Prozesse und Tools für eine Vertriebsautomatisierung eignen, kontaktiere uns gerne. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.
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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
