Wenn du jemals im Vertrieb gearbeitet hast, weißt du wahrscheinlich, wie langwierig und wiederkehrend einige Aufgaben und Prozesse sind: das Versenden von E-Mails, die Dateneingabe in CRM-Systemen, das Entwerfen von Angeboten oder die Versorgung von Leads mit Informationen vor dem Verkauf.
Dabei sollte doch der Kern des Vertriebs eigentlich das Verkaufen und nicht die Verwaltung sein. Gleichzeitig basiert guter Verkauf auf den oben genannten Punkten und auf korrekten und qualifizierten Daten: Sowohl Sales-Mitarbeiter*innen als auch Kund*innen müssen über ausreichend Informationen verfügen, um gut verkaufen oder kaufen zu können. Dennoch darf die Datenpflege nicht mehr Zeit beanspruchen als der Verkauf selbst. Zur Optimierung des Vertriebs ist es daher unumgänglich, die bestehenden Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen und sich zu fragen:
Müssen diese wiederkehrenden Aufgaben zwingend von meinen Mitarbeiter*innen ausgeführt werden?
Die Antwort lautet: Nein. Möchtest du den Vertrieb optimieren, kann genau hier Automatisierung die Lösung sein. In diesem Blogpost zeigen wir anhand von fünf konkreten Beispielen, wie dies genau geht und wie viel Potenzial du möglicherweise aktuell ungenutzt lässt.
Vertriebsautomatisierung ist nichts anderes als die Mechanisierung von langwierigen, alltäglichen Aufgaben. Sie bildet den nächsten Schritt nach der Digitalisierung, indem sie Vertriebsprozesse mittels Software verknüpft. So nutzt du beispielsweise jeden Tag verschiedene Tools für den Vertrieb wie E-Mail-Programme, CRM-Systeme und Datenbanken. Oftmals teilen auch Buchhaltungssoftware Daten mit dem CRM. Doch statt die gleichen Informationen manuell in mehrere Tools einzugeben oder lange zu suchen, können diese Datenflüsse auch automatisch gesteuert werden.
So können sich Vertriebsmitarbeiter*innen auf andere wichtige Aufgaben und Ziele im Zusammenhang mit dem Verkauf konzentrieren. Automatisierung eignet sich auf gut für den Vertrieb, da diese Prozesse häufig linear und wiederkehrend verlaufen.
Dies zieht auch mehrere Vorteile mit sich:
Aber wie kannst du wiederkehrende Vertriebsaufgaben automatisieren und so den Vertrieb optimieren? Glücklicherweise stehen Unternehmen heute eine Vielzahl von Optionen zur Verfügung, die leistungsfähig, erschwinglich und technisch nicht zu anspruchsvoll sind. Diese Optionen beruhen auf der Cloud-Automatisierung, die verschiedene Cloud-Software über Programmierschnittstellen, sogenannte APIs, miteinander verbindet. Somit bist du in der Lage, Daten über verschiedene Anwendungen hinweg auszutauschen und festgelegte Vertriebsprozesse automatisch ablaufen zu lassen.
Über entsprechende Tools, wie Zapier oder Make, steht dir eine Plattform zur Verfügung, die verschiedenste Anwendungen zu einem Workflow verbindet. So können beispielsweise CRM-Systeme (Pipedrive, HubSpot), E-Mail-Programme (Outlook, Gmail), Buchhaltungssoftware (lexoffice, sevDesk), Newsletter-Marketing-Tools (Brevo, Mailchimp) oder deine Website (WordPress, Webflow) inklusive Formulare (Typeform, Jotform) miteinander verbunden werden.
In diesen Blogbeiträgen erfährst du mehr über Zapier und mehr über Make.
Anhand fünf konkreter Beispiele verdeutlichen wir nun, wie du genau deinen Vertrieb durch Automatisierung optimieren kannst. Die hier genannten Prozesse sind nur beispielhaft und können natürlich nicht eins zu eins auf jedes Unternehmen übertragen werden. Dennoch können diese Denkanstöße helfen, um dir Ideen für dein eigenes Unternehmen zu geben.
Im Wesentlichen handelt es sich bei den Informationen, die in ein CRM-System eingetragen werden, größtenteils um Copy-und-Paste-Eingaben. So werden beispielsweise Informationen aus sozialen Medien hinzugefügt, um ein möglichst umfassendes Profil deiner Kund*innen zu erhalten: Stadt und Bundesland, frühere Unternehmen oder auch gemeinsame Verbindungen. Hierbei kann Automatisierung den Vertrieb optimiere, indem genau solche Dateneingaben durch eine automatische Datenabfrage ersetzt werden.
So werden Informationen, z. B. aus LinkedIn, automatisch ins CRM zum zugehörigen Kontakt hinzugefügt – ganz ohne manuelles Kopieren und Einfügen. Auf diese Weise werden deine Leads gepflegt und du sparst wertvolle Zeit, die du zur weiteren Verbesserung deines Verkaufsprozesses nutzen kannst.
Verträge, Angebote, Marketing-Materialien, Präsentationen, Rechnungen, Broschüren: Alles Unterlagen die im Laufe eines Vertriebsprozesses an deine Kund*innen gesendet werden können und meist individuell zusammengestellt werden. Diese Dokumente sind notwendig, doch sollte sich dein Team nicht auf die Pflege der Beziehung zu Kund*innen konzentrieren, anstatt nur auf die Erstellung von Dokumenten?
Genau hier setzt die Vertriebsautomatisierung an und kann genau solche Dokumente automatisch erstellen. Zum Beispiel kann eine Rechnung oder eine Vertragsvorlage aus den Informationen im CRM oder der Datenbank generiert werden. Auch Produktkataloge können automatisch auf Basis einer Vorlage erstellt werden, die den aktuellen Bestand darstellen.
Wenn der Verkaufsprozess noch nicht abgeschlossen ist, ist das Timing enorm wichtig. Deshalb sind schnelle Antworten auf Anfragen der erste Schritt für eine erfolgreiche Lead-Generierung. Ein mittlerweile bewährtes Tool hierfür sind Chatbots. Entgegen der Annahme, dass diese unpersönlich und viel zu allgemein sind, können sie eine großartige Hilfe sein, um Anfragen im ersten Schritt zu sortieren. So können erste Informationen automatisch zur Verfügung gestellt, Beschwerden oder Fragen bearbeitet oder der Kontakt zu deinem Team hergestellt werden.
Der Großteil der Kommunikation mit Kund*innen findet jedoch höchstwahrscheinlich per E-Mail statt. Zum Glück gibt es auch hierfür zahlreiche Möglichkeiten der Automatisierung. Beispielsweise können automatische E-Mails zu definierten Zeitpunkten an deine Leads gesendet werden – abhängig davon, welchen Status sie aktuell in deinem CRM-System haben. Hat sich ein Lead schon länger nicht mehr gemeldet? Erinnerungs-E-Mails können auf eine höfliche und unaufdringliche Weise noch einmal an das Angebot erinnern.
Auch Kund*innendaten, die für individuelle Angebote erforderlich sind, können automatisch erfasst und verarbeitet werden. Über ein Web-Formular beantworten Kund*innen beispielsweise Fragen oder laden Dokumente hoch, die daraufhin aufbereitet, deinem Vertriebsteam bereitgestellt oder direkt für die Angebotserstellung genutzt werden.
Es sollte nie passieren, ist aber sicher schon vorgekommen: Ein Anruf oder ein Termin wurde vergessen. Je mehr Meetings und Termine vereinbart werden, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie vergessen werden. Im Vertrieb kann das aber entscheidend sein. Präsentationen, Verkaufsgespräche, Follow-Ups oder Teambesprechungen können den Kalender schnell füllen. Hier hilft (natürlich) die Automatisierung: Egal über welchen Kalender oder Kanal Termine eingetragen werden, durch die Synchronisation von Tools oder automatische Erinnerungen kann Struktur und Organisation geschaffen werden.
Es ist geschehen, ein*e Interessent*in wurde zu einem Lead wurde zu einem*r Käufer*in. Doch nach Kauf- oder Projektabschluss sollte der Sales-Funnel nicht enden. Durch eine strukturierte Nachsorge kann nicht nur das Qualitätsmanagement profitieren, sondern auch eine langfristige Beziehung zu Kund*innen aufgebaut werden. Auch hier können automatisch versendete E-Mails helfen, denn je nachdem, wie lange der letzte Kontakt zurückliegt, befinden sich deine Kund*innen in einem anderen Stadium. Nach ein paar Wochen kann eine erste E-Mail nach der Zufriedenheit fragen. Stimmt alles, gibt es Mängel oder Komplikationen?
Nach ein paar weiteren Wochen oder Monaten kann die Bitte um eine Bewertung auf den gängigen Portalen helfen, deinen Ruf zu verbessern, aber auch noch einmal an dich und dein Unternehmen zu erinnern. Nach einigen weiteren Monaten kann erneut nach der Zufriedenheit und dem möglichen Interesse an weiteren Gesprächen gefragt werden.
Obwohl wir die Automatisierung lieben, kennen wir auch ihre Grenzen. Denn zum einen baut eine erfolgreiche Automatisierung nur auf guten, stabilen Prozessen auf, die vorher definiert und gegebenenfalls standardisiert werden müssen. Zum anderen gibt es Aufgaben im Vertrieb, die schlichtweg Menschen und deren Aufmerksamkeit erfordern. Deshalb haben wir einige Regeln, die wir dir gerne mit auf den Weg geben möchten:
Eine gute Faustregel ist, mit etwas Leichtem anzufangen – wenn es funktioniert, kannst du den nächsten Schritt gehen. Auf diese Weise kann Automatisierung viel Zeit und Ressourcen freisetzen für menschliche Interaktion, Beziehungen und Wertschöpfung. Denn Vertrieb optimieren und automatisieren heißt nicht, Menschen überflüssig zu machen, sondern sie zu befähigen.
Wenn du neugierig geworden bist und erfahren möchtest, ob sich auch deine Prozesse und Tools für eine Vertriebsautomatisierung eignen, kontaktiere uns gerne.
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