Kundenonboarding automatisieren - 2 Beispiele wie Sie Ihre Customer Journey erfolgreich gestalten

June 4, 2020
Kundenonboarding automatisieren
Kundenonboarding automatisieren

Intuitive und digitalisierte Interaktionen mit Ihren zukünftigen Kund*innen erleichtern das Kundenonboarding, schaffen einen positiven Start für die gemeinsame Beziehung und legen den Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit. Meist ist dies für Ihre Kundschaft der erste Berührungspunkt mit Ihrem Unternehmen und ist als first impression wegweisend. Deshalb sollte auf diese Phase der Customer Journey besonders viel Wert gelegt werden. Vom Kundenonboarding über das Stammdatenmanagement bis hin zum Qualitätsmanagement unterstützt Sie die Automatisierung dabei, den Überblick über jegliche relevanten Daten zu behalten und diese gewinnbringend einzusetzen. Wir zeigen Ihnen zwei Möglichkeiten, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen Ihr Kundenonboarding verbessert und die Customer Journey erfolgreich gestaltet. So wird Ihnen Arbeit abgenommen und die Beziehung zu Ihren Kund*innen nachhaltig gestärkt.

Kundenonboarding bei individuellen Dienstleistungen

Dienstleister oder auch Agenturen sehen sich häufig individuellen Anfragen und Bedürfnissen von Kund*innen gegenüber, die schon vor der eigentlichen Auftragsvergabe komplexe Prozesse erfordern. An diesem Punkt beginnt die Customer Journey gerade erst. Die Kund*innenbeziehung kann ab dem Moment der Kontaktaufnahme automatisiert unterstützt und gestärkt werden.

Datenpflege

Im Kund*innenonboardingwird die individuelle Anfrage der Kund*innen und die relevanten Kund*innendatenaufgenommen, diese müssen abrufbereit zur Verfügung stehen und ggf. wird einerster Gesprächstermin vereinbart. Über den gesamten Verlauf werden weitereKund*innendaten gesammelt und gebündelt. Dieser Prozess wird immer wiederinitiiert und meist von Mitarbeiter*innen oder den Kund*innen selbst händischgepflegt.

All diese Schritte können komplett automatisiert werden. Online Formulare ermöglichen Ihren potenziellen Kund*innen eine intuitive Eingabe der Daten, welche automatisch weiterverarbeitet werden. Relevante Daten werden automatisiert gebündelt und stehen stets zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung. Durch die Ablage in der Cloud können Sie individuell entscheiden, welche Schritte Sie mit Ihren Auftraggeber*innen teilen möchten, an welcher Stelle Sie selbst oder die Hilfe Ihrer Kund*innen gefragt sind. Dies spart Personalressourcen und vermeidet eine Unterbrechung der Kernaufgaben durch wiederkehrende Datenpflege.

Kommunikation

Im nächsten Schritt kann die Kund*innenkommunikation automatisiert werden. Werden weitere Unterlagen, wie etwa Bilder oder Texte, benötigt, können Ihre Auftraggeber*innen daran erinnert werden, diese hochzuladen. Einladungen zu Telefonaten oder Videokonferenzen können automatisiert versendet werden und die Teilhabe am Projektverlauf kann über Projektmanagement-Tools, wie bspw. Asana, ermöglicht werden.

Hierdurch wird die Kund*innenbeziehung gestärkt und der*die Kund*in wird von Beginn an in den Prozess und Verlauf einbezogen. So können auch Probleme oder Missverständnisse frühzeitig erkannt und gelöst werden, damit ein erfolgreicher Abschluss und eine langfristige Kund*innenbeziehung geschaffen werden. Böse Überraschungen nach Fertigstellung des Projekts werden erfolgreich vermieden.

Qualitätsmanagement& Customer Journey

Automatisierung kann weiterhin auch für das Qualitätsmanagement eingesetzt werden. Tätigen Kund*innen einen Kauf, erhalten Sie meist heute schon eine automatisierte Bestellbestätigung und Versandbenachrichtigung. Doch zur Stärkung der Kund*innenbindung und zur Gestaltung der Customer Journey reicht dies meist nicht aus.

Durch getaktete E-Mail-Benachrichtigungen wird der Kauf begleitet. Nach zwei Wochen kann etwa nach einem Feedback zur Bestellung und Verbesserungsmöglichkeiten gefragt werden. Nach sechs Wochen wird nach Qualitätsmängeln oder weiteren Beschwerden gefragt. Abschließend wird nach einem halben Jahr um eine Produkterfahrung und eine positive Bewertung auf den entsprechenden Portalen gebeten. Hierdurch wird die Customer Journey positiv und proaktiv gestaltet, ohne dass sie Arbeitszeit bindet.

Die Vorteile des automatisierten Kundenonboardings

Kundenonboarding, Qualitätsmanagement, Customer Journeys – Sie alle sind Teil einer engen und erfolgreichen Kund*innenbeziehung. Erleben diese das bestmögliche Einkaufserlebnis bei Ihnen, stehen die Chancen gut, dass sie Ihnen treu bleiben und zu Stammkund*innen werden. Doch in Zeiten sinkender Kund*innenloyalität und steigenden Wettbewerbs braucht es innovative und zukunftsweisende Methoden, um einen Wettbewerbsvorteil zu erreichen.

Die Möglichkeit der Automatisierung wird dabei noch von zu wenigen Unternehmen am Markt berücksichtigt und doch birgt sie enorme Potenziale - Massive Zeiteinsparungen, vereinfachte Prozessabläufe, Identifikation von Fehlerquellen bei ständiger Unterstützung im Tagesgeschäft. Dafür bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, die Arbeitslast wird verringert und Überforderung wird vermieden.

Möchten auch Sie den nächsten Schritt gehen, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen? Machen Sie sich auf, Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen und vereinbaren Sie noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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