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CRM mit Rechnungserstellung: Wie du CRM und Buchhaltung verbindest

April 1, 2021
CRM mit Rechnungserstellung CRM und Buchhaltung

Deine Rechnungserstellung und Buchhaltung basieren höchstwahrscheinlich auf den Daten und Informationen aus deinem CRM. Dennoch sind diese beiden Bereiche meist getrennt, was dazu führt, dass die immer gleichen Informationen an verschiedenen Stellen eingefügt werden müssen. Doch ein CRM mit Rechnungserstellung ist nicht nur selten, sondern kann auch schnell teuer werden. Höchstwahrscheinlich nutzt du auch für CRM und Buchhaltung bereits separate Anwendungen, die nur noch schwer zu ersetzen sind. Wie wäre es also stattdessen, die beiden Anwendungen miteinander zu verknüpfen und so dein CRM mit Rechnungserstellung zu ergänzen?

Genau das kann nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Angebote oder Auswertungen hilfreich sein. Was haben all diese Dokumente gemeinsam? Sie sind PDF-Dateien, die CRM und Buchhaltung betreffen und meist standardisiert sind. Möchtest du ein solches PDF automatisch erzeugen, etwa für Rechnungen, Auswertungen oder Qualitätsanalysen, und diese im Anschluss anderen Personen zur Verfügung stellen, bringt eine Verbindung von CRM und Buchhaltung große Vorteile. Wir erklären’s anhand von 3 Beispielen und zahlreichen Tools, die dafür möglich sind.

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Warum solltest du dein CRM mit Rechnungserstellung ergänzen?

Rechnungen, Angebote oder Auswertungen enthalten die immer gleichen Informationen und müssen meist als PDF-Datei vorliegen – der Kern sind Kundeninformationen und Stammdaten aus dem CRM: Wie lautet die Anschrift des Unternehmens, wer ist Verantwortliche:r, welche Leistungen werden abgerechnet? Statt diese wiederkehrenden Daten händisch von CRM zu Buchhaltung zu kopieren, können wir solche Datenflüsse automatisieren und automatisch PDFs erstellen lassen. Das spart dir eine Menge Zeit und reduziert Fehler.

Beispiel 1: CRM mit Rechnungserstellung verbinden und so Rechnungen automatisieren

Wie oben bereits erwähnt, basieren dein CRM und deine Buchhaltung auf den gleichen Daten. Und es ist wichtig, dass diese richtig und stets aktualisiert sind. Allein für diese Datenpflege macht es bereits Sinn, dein CRM mit deiner Buchhaltungssoftware zu integrieren. Indem wir beide Tools verknüpfen, stellen wir sicher, dass alle Informationen stets aktuell und richtig sind. Aber dadurch hast du noch keine automatischen Rechnungserstellungen.

Hierfür müssen wir die relevanten Informationen aus deinem CRM und eventuell weiteren Tools, vielleicht deinem Webshop, Kundenportal oder Projektmanagement (unten mehr dazu) in deine Buchhaltungssoftware übertragen. Auf dieser Basis sowie einem vorgefertigten Template erzeugen wir dann automatisch Rechnungen, welche die richtigen Angaben zu Kund:innen, Leistungsumfang, Services oder Produkten und Rechnungssumme enthalten. Diese werden dann im Anschluss automatisch versendet.

Welche Tools braucht es hierfür?

Zunächst benötigst du ein Buchhaltungstool, wer hätte es gedacht. Wichtig ist hierbei, dass diese Anwendung cloudbasiert ist, beispielsweise Lexoffice, bexio, Easybill, Fastbill oder sevDesk, aber auch viele weitere Tools kommen in Frage. Dieses kann dann mit deinem CRM verbunden werden. Auch hier ist das Stichwort Cloud-Tool: Pipedrive, Hubspot, Salesforce, 1CRM, FreshSales und viele mehr sind denkbar. Integrieren wir diese beiden Tools mit einer sogenannten iPaaS Software, etwa Integromat oder Zapier, ergänzen wir dein CRM mit Rechnungserstellung und sparen dir eine Menge händischer Arbeit.

Beispiel 2: Kostenstrukturen mit Buchhaltung integrieren

Wir haben es oben kurz erwähnt: Für dein CRM mit Rechnungserstellung ist es natürlich notwendig, dass die Informationen zu Projekten und Aufträgen auch aus anderen Datenquellen zur Verfügung stehen. Beispielsweise aus deinem Projektmanagementtool wie Plutio, Monday, Asana oder Trello. Eben alle Cloud-Tools, die dir dabei helfen, den Überblick nicht zu verlieren. Aus diesen Anwendungen erhalten wir die Informationen zum Leistungsumfang, abgerechneten Stunden inklusive Beschreibung oder auch den Leistungszeitraum. Diese Infos werden an deine Buchhaltung übergeben und fließen in die Rechnungsstellung ein. So verbinden wir nicht nur CRM und Buchhaltung, sondern auch dein Projektmanagement.

Übrigens: Auch ohne Buchhaltung können wir auf dieser Grundlage wertvolle Automatisierungen realisieren: so können beispielsweise Reportings und Auswertungen nach einem vordefinierten Zeitplan erstellt werden und dir einen Überblick über deine Projekte ermöglichen. Hierfür kommen die Daten entweder aus dem Projektmanagement oder der Finanzbuchhaltung. Diese müssen nur noch gebündelt und eingefügt werden. Auch dies können wir automatisieren: So entstehen wöchentlich, monatlich oder ganz individuell Reportings, die den aktuellen Stand wiedergeben, ohne dich viel Zeit in der Erstellung zu kosten.  

Wie schon zuvor ist es für diese Automatisierung lediglich notwendig, dass du Cloud-Tools verwendest. Diese automatisieren wir im Anschluss über Integromat oder Zapier und lassen so die verschiedenen Anwendungen automatisch Daten austauschen und ergänzen dein CRM mit Rechnungserstellung.

CRM und Buchhaltung integrieren heißt Zeit sparen

Die vorangegangenen Beispiele sind wirklich simpel, aber genau darum haben wir sie angebracht: Es braucht nicht viel, um dein CRM mit Rechnungserstellung zu erweitern. Diese Anwendungsbeispiele sollen dir verdeutlichen, dass es dafür jedoch keine große Magie braucht und du erst recht nicht deine bereits verwendete Software ersetzen musst. Die Lösung gelingt vielmehr über Programmierschnittstellen, sogenannte APIs, die es uns ermöglichen, Daten zwischen Anwendungen auszutauschen.

Einmal automatisiert, können dir dein CRM und Buchhaltung viel Zeit und händische Arbeit einsparen. Und seien wir ehrlich, wer mag es schon, Daten von der einen Anwendung in die Nächste zu kopieren? Genau solche Copy und Paste Aufgaben bieten sich ideal für Automatisierungen an.

Du bist neugierig geworden und möchtest gerne mehr erfahren? Oder du fragst dich, ob auch deine Tools und Prozesse geeignet sind, um automatisiert abzulaufen? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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