Deine Rechnungserstellung und Buchhaltung basieren höchstwahrscheinlich auf den Daten und Informationen aus deinem CRM. Dennoch sind diese beiden Bereiche meist getrennt, was dazu führt, dass die immer gleichen Informationen an verschiedenen Stellen eingefügt werden müssen. Doch ein CRM mit Rechnungserstellung ist nicht nur selten, sondern kann auch schnell teuer werden. Höchstwahrscheinlich nutzt du auch für CRM und Buchhaltung bereits separate Anwendungen, die nur noch schwer zu ersetzen sind. Wie wäre es also stattdessen, die beiden Anwendungen miteinander zu verknüpfen und so dein CRM mit Rechnungserstellung zu ergänzen?
Genau das kann nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Angebote oder Auswertungen hilfreich sein. Was haben all diese Dokumente gemeinsam? Sie sind PDF-Dateien, die CRM und Buchhaltung betreffen und meist standardisiert sind. Möchtest du ein solches PDF automatisch erzeugen, etwa für Rechnungen, Auswertungen oder Qualitätsanalysen, und diese im Anschluss anderen Personen zur Verfügung stellen, bringt eine Verbindung von CRM und Buchhaltung große Vorteile. Wir erklären’s anhand von 3 Beispielen und zahlreichen Tools, die dafür möglich sind.
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Rechnungen, Angebote oder Auswertungen enthalten die immer gleichen Informationen und müssen meist als PDF-Datei vorliegen – der Kern sind Kundeninformationen und Stammdaten aus dem CRM: Wie lautet die Anschrift des Unternehmens, wer ist Verantwortliche:r, welche Leistungen werden abgerechnet? Statt diese wiederkehrenden Daten händisch von CRM zu Buchhaltung zu kopieren, können wir solche Datenflüsse automatisieren und automatisch PDFs erstellen lassen. Das spart dir eine Menge Zeit und reduziert Fehler.
Wie oben bereits erwähnt, basieren dein CRM und deine Buchhaltung auf den gleichen Daten. Und es ist wichtig, dass diese richtig und stets aktualisiert sind. Allein für diese Datenpflege macht es bereits Sinn, dein CRM mit deiner Buchhaltungssoftware zu integrieren. Indem wir beide Tools verknüpfen, stellen wir sicher, dass alle Informationen stets aktuell und richtig sind. Aber dadurch hast du noch keine automatischen Rechnungserstellungen.
Hierfür müssen wir die relevanten Informationen aus deinem CRM und eventuell weiteren Tools, vielleicht deinem Webshop, Kundenportal oder Projektmanagement (unten mehr dazu) in deine Buchhaltungssoftware übertragen. Auf dieser Basis sowie einem vorgefertigten Template erzeugen wir dann automatisch Rechnungen, welche die richtigen Angaben zu Kund:innen, Leistungsumfang, Services oder Produkten und Rechnungssumme enthalten. Diese werden dann im Anschluss automatisch versendet.
Die erste und einfachste Möglichkeit, deine Buchhaltung zu rationalisieren, ist die Verwendung einer Buchhaltungs-App. Dadurch bist du in der Lage Einnahmen, Ausgaben, Rechnungsstatus sowie monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Steuern zu Verwalten. Besorge dir ein cloudbasiertes Tool mit einer API für dein CRM-, ERP- und Buchhaltungssystem wie beispielsweise Hubspot, Pipedrive, oder Lexoffice. Mit diesem Buchhaltungsautomatisierungstool kannst du Zeit und Geld sparen, indem du deine Aufgaben automatisierst.
Mach dich mit dem Tool vertraut, das du ausgewählt hast, und beginne damit, die Anforderungen auszufüllen. Es ist wichtig, die derzeitigen Content-Management-Verfahren, Inhaltstypen und die Informationsarchitektur eines Unternehmens zu untersuchen, die CMS-Ziele und Content-Management-Anforderungen zu definieren und den Umfang der Lösung zu beschreiben (z. B. anpassbare Inhaltsvorlagen, KI-basierte Inhaltspersonalisierung, eingebaute SEO-Tools, mehrsprachige Unterstützung).
Die Integration deiner Buchhaltungssoftware mit deinem CRM ist der einfachste Ansatz, um festzustellen, woher dein Geld kommt. Es vereinfacht die Verwaltung; wenn deine Systeme miteinander synchronisiert sind, kannst du die Einnahmen besser verfolgen und das Risiko von Fehlern verringern.
Bevor du das System einrichtest, führe eine Testbuchhaltung oder Rechnungsschreibung/-zahlung durch. Auf diese Weise kannst du dich leicht mit dem System vertraut machen und mögliche Fehler erkennen, die dir Kopfschmerzen bereiten würden.
Dank der intelligenten Systeme musst du dir keine Sorgen mehr machen, alles im Kopf behalten zu müssen, denn das machen sie für dich. Du kannst ganz einfach Warnmeldungen für Zahlungen, Überweisungen oder finanzielle Fristen einrichten. Es ist immer gut, ein Miro oder BPMN zu erstellen, um den Prozess aufzuzeichnen und abzubilden, bevor wir ihn konstruieren.
Die Verknüpfung der Konten deiner Zahlungsanbieter mit deinem Buchhaltungsprogramm ist eine nützliche Technik, um deine Einkommenstransaktionen zu automatisieren. Wenn du zum Beispiel PayPal nutzt, um Kredit- und Debitkarten- oder Scheckzahlungen zu akzeptieren, kannst du die Einnahmen automatisch verfolgen, indem du diese Anwendungen über eine integrierte Schnittstelle verknüpfst. Du kannst auch andere Zahlungsmethoden wie Stripe oder KonfiPay verwenden.
Eine weitere nützliche Methode, um die Buchhaltung zu rationalisieren und zu vereinfachen, ist die Verknüpfung deiner Unternehmenskonten - Debitkarte, Kreditkarte und Bankkonto - mit deinem Buchhaltungstool, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen. So kannst du jede Transaktion auf deinen Konten nachverfolgen, vom Einkauf von Büromaterial bis zum Kundenessen.
Wenn du deine Kreditkarte oder dein Bankkonto verknüpft hast, sollten sie einfließen, aber wenn du das nicht getan hast oder wenn du eine genauere Überwachung für jede Art von Ausgaben möchtest, kannst du deine Gebühren hinzufügen und hast einen klaren Überblick über dein Geld.
Make ist eine Automatisierungswebsite, auf der du alle deine Werkzeuge an einem Ort speichern und nutzen kannst. Neben seiner Effizienz bietet es gut durchdachte Dienste für jeden, ohne dass du programmieren musst.
Make ermöglicht es Menschen, Teams und Organisationen in allen Branchen, leistungsstarke individuelle Lösungen zu erstellen, mit denen sie ihr Geschäft schneller als bisher ausbauen können.
Mit Make optimierst du deine Website kontinuierlich. Überprüfe die Unterschiede zwischen verschiedenen Überarbeitungen einer Seite. Dein gewähltes System wird den Fortschritt verfolgen und die beste Wahl präsentieren. Eine Testabrechnung kann dir helfen, die Grundlagen zu beherrschen.
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Das war's, wir sind bereit! Das war doch nicht schwer, oder? Und du musstest nicht einmal programmieren lernen. Es ist einfach, leicht und effektiv.
Wir haben es oben kurz erwähnt: Für dein CRM mit Rechnungserstellung ist es natürlich notwendig, dass die Informationen zu Projekten und Aufträgen auch aus anderen Datenquellen zur Verfügung stehen. Beispielsweise aus deinem Projektmanagementtool wie Plutio, Monday, Asana oder Trello. Eben alle Cloud-Tools, die dir dabei helfen, den Überblick nicht zu verlieren. Aus diesen Anwendungen erhalten wir die Informationen zum Leistungsumfang, abgerechneten Stunden inklusive Beschreibung oder auch den Leistungszeitraum. Diese Infos werden an deine Buchhaltung übergeben und fließen in die Rechnungsstellung ein. So verbinden wir nicht nur CRM und Buchhaltung, sondern auch dein Projektmanagement.
Übrigens: Auch ohne Buchhaltung können wir auf dieser Grundlage wertvolle Automatisierungen realisieren: so können beispielsweise Reportings und Auswertungen nach einem vordefinierten Zeitplan erstellt werden und dir einen Überblick über deine Projekte ermöglichen. Hierfür kommen die Daten entweder aus dem Projektmanagement oder der Finanzbuchhaltung. Diese müssen nur noch gebündelt und eingefügt werden. Auch dies können wir automatisieren: So entstehen wöchentlich, monatlich oder ganz individuell Reportings, die den aktuellen Stand wiedergeben, ohne dich viel Zeit in der Erstellung zu kosten.
Wie schon zuvor ist es für diese Automatisierung lediglich notwendig, dass du Cloud-Tools verwendest. Diese automatisieren wir im Anschluss über Make oder Zapier und lassen so die verschiedenen Anwendungen automatisch Daten austauschen und ergänzen dein CRM mit Rechnungserstellung.
Wenn du deine Abläufe mit einer Lohnbuchhaltungsanwendung automatisierst, verringert sich die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und du kannst beruhigt sein. Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Funktion bestimmter Buchhaltungssoftwaresysteme, aber auch andere Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme wie ADP oder SurePayroll können diese Arbeit übernehmen. Die Funktionen zur Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfassen die Arbeitsstunden der Beschäftigten, berechnen ihre Vergütung, berechnen die Lohnsteuerbeträge und erstellen die Gehaltsabrechnungen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung dir wertvolle Zeit spart.
Wenn du mehr über die automatisierte Buchhaltung erfahren möchtest und dir nicht sicher bist, welches System du für dein Unternehmen verwenden sollst, zögere nicht, Wemakefuture zu kontaktieren, und wir kümmern uns um alles für dich!
Erfahre, welche Tools wir empfehlen: https://www.wemakefuture.com/tools
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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