Tools für die Cloud-Automatisierung werden von mehr und mehr Unternehmen angeboten, so auch von Microsoft: Power Automate ist das iPaaS Tool für Office365 aber auch viele weitere Anwendungen. Doch der junge Markt ist bereits hart umkämpft und so gibt es selbstverständlich noch mehr Tools, die als Power Automate Alternative angesehen werden können. Doch die Unterschiede erkennen und das beste Tool für sich selbst zu identifizieren kann schwierig sein. Die Websites der Anbieter:innen machen meist nur vage Marketing-Claims, die kaum hinter die Fassade blicken lassen. Wir stellen 3 Tools als Power Automate Alternative vor, die wir aus unserer Praxis als Automation-Agentur kennen und nutzen. So können wir euch zusätzlich zu den altbekannten Infos wertvolle Insides aus der Anwendung der Tools geben. Let’s go
Bevor wir mit den Power Automate Alternativen starten, gibts erstmal ein kurzes Intro zu Power Automate selbst: Was ist es und wieso sollten überhaupt Alternativen in Betracht gezogen werden?
Was ist Power Automate?
Power Automate ist das Cloud-Automatisierungs-Tool aus dem Hause Microsoft und dementsprechend spezialisiert auf die Office365 Umgebung. Früher hieß das Tool noch Microsoft Flow, wurde vor Kurzem dann jedoch umbenannt zu “Power Automate”. Jegliche Microsoft Anwendungen aber auch viele weitere, wie beispielsweise Twitter, GSuite oder Youtube, können in der Cloud intuitiv automatisiert werden. Was zunächst etwas limitierend klingt, ist jedoch genau das Gegenteil:
Eine Vielzahl von Mitarbeiter:innen in Unternehmen arbeiten hauptsächlich und tagtäglich mit den Microsoft Office Produkten. Genau deshalb ist dieses Tool so mächtig und für eine Vielzahl von Unternehmen und Branchen attraktiv. Der Fokus von Power Automate liegt dabei auf der einfachen Anwendbarkeit und dem selbstständigen Erstellen von Workflows durch die Mitarbeiter:innen selbst.
Nichtsdestotrotz sind auch hoch-komplexe Automatisierungen ohne Code möglich mit Bedingungen wie “For-Each”, “Do-While” oder “If-then-else”. Denn Power Automate ermöglicht es, für jede:n individuelle:n Benutzer:in persönliche Automatisierungen anzulegen. Dadurch entsteht ein maßgeschneidertes Automatisierungs-Erlebnis und Anpassungen an den eigenen Prozessen sollen leichter fallen.
Diese Strategie spiegelt sich auch in der Preisgestaltung von Power Automate wider: Denn das Bild der Pricing Page ist ein anderes als bei der Konkurrenz:
Bei Power Automate zahlst du nicht pro Prozess, Workflow oder Prozessschritte, sondern pro Benutzer:in. Für 15$ pro Person stehen uneingeschränkt viele aktive “Flows” (also Prozesse) zur Verfügung. Diese Preisgestaltung zeigt die Individualität der iPaaS Software.
Für 40$ pro Monat kann das Paket auch durch eine “beaufsichtigte RPA” erweitert werden, also die Gegen-Technologie zu iPaaS. Wo genau der Unterschied liegt, könnt ihr hier nachlesen.
Auch die Möglichkeit, für fünf Flows und unbegrenzt viele User:innen zu zahlen, gibt es bei Power Automate – für 500$. Das ist sicherlich eine große Hausnummer und besonders dann sinnvoll, wenn zahlreiche Benutzer*innen die immer gleichen automatisierten Prozesse benötigen.
Als eines der wenigen iPaaS-Tools bietet Power Automate eine Mobile App für iOS und Android, die es ermöglicht, alle aktiven Flows einzusehen und zu überwachen.
Um es den Benutzer:innen noch einfacher zu machen, gibt es tausende von Vorlagen, die sofort einsatzbereite Automatisierungen ermöglichen. Zusätzlich zur Microsoft Umgebung gibt es natürlich auch externe Apps, wie Facebook, Twitter oder Dropbox, die unterstützt werden.
Wenn ihr bei der Preisgestaltung schlucken musstet: Power Automat ist, bis auf die Premium Apps, in der Office365 Subscription enthalten. Das heißt, vielleicht habt ihr das Cloud-Automatisierungs-Tool bereits, ohne es zu wissen. Power Automate verbindet RPA mit Cloud-Automatisierung. Die meisten anderen Tools fokussieren sich auf eine der beiden Technologien.
Bei Power Automate können die Stärken auch ganz klar als Schwächen ausgelegt werden. Denn die Betonung der Individualität und der Anspruch, dass alle User:innen eigene Flows erstellen und nutzen können, setzt natürlich voraus, dass das entsprechende technische Verständnis vorhanden ist. Was bei manchen Mitarbeiter:innen kein Problem darstellt, kann bei anderen Unmut hervorrufen oder einfach dazu führen, dass das Tool nicht genutzt wird.
Dabei bietet Power Automate großartige Möglichkeiten, um kleine Arbeitsschritte zu automatisieren und sich so hunderte Klicks am Tag zu sparen.
Was für Individualpersonen ein großer Vorteil ist, kann für Unternehmen mit mittlerer Personalstärke schnell zur Herausforderung werden: Die Preisgestaltung von Power Automate. Hier bieten die Power Automate Alternativen andere Ansätze, mit denen Unternehmen häufig deutlich günstiger davonkommen. Wir denken, nur wenige KMUs sind bereit, 500$ pro Monat für (nur) 5 Prozess-Automatisierungen zu zahlen.
Selbstverständlich gibt es auch die Möglichkeit, entsprechende Integrationen von Dienstleister:innen aufsetzen zu lassen. Aber auch hier müssen die monatlichen Kosten von Power Automate zusätzlich zum Projektaufwand selbst getragen werden. Wenn die Wahl auf Dienstleister:innen fällt, empfehlen wir aus der Erfahrung andere, weitaus günstigere Tools.
Was Power Automate kann, kann Make schon lange: Die Office356 Anwendungen in der Cloud integrieren.
Make ist eine iPaaS-Software, die es ermöglicht, modulare automatisierte Workflows zu schaffen, die dir viel Arbeit abnehmen. Dabei unterstützt Make Hunderte verschiedene Apps, wie beispielsweise Stripe, Zoho oder Shopify. Über die JSON oder HTTP/SOAP Module ist außerdem eine Verknüpfung mit weiteren Web-Services möglich und eröffnet noch mehr Automatisierung.
Make selbst ist ein tschechisches Unternehmen, über das wir auch in vielen anderen Blogposts bereits geschrieben haben. Make überzeugt uns immer wieder durch die technische Finesse und die zahlreichen Möglichkeiten.
Der modulare Aufbau eines Workflows erlaubt es uns, einen Prozess von Beginn bis Ende zu bauen, immer den Überblick zu behalten, wo eine Abzweigung auftaucht und welche Anwendungen und Apps in diesem Prozess verwendet werden.
Die Preisgestaltung von Make ist bedeutend anders als bei Power Automate, aber ähnlich wie bei allen weiteren Power Automate Alternativen, die wir vorstellen werden:
Bei Make wird nicht pro Nutzer gezahlt, sondern für “Operations” und Data Transfer. Operations meint dabei einzelne Prozessschritte. Egal wie viele Benutzer:innen oder Apps: 1.000 solcher Operations gibt’s bei Make bis zu einem Datentransfer von 100MB gratis. Das ist in unseren Augen großartig, wenn du dich erst einmal damit vertraut machen möchtest und nicht genau weißt, ob Make das Tool deiner Wahl ist.
Von 9 bis 299$ gibt es dann in verschiedenen Abstufungen weitere kostenpflichtige Pakete. Was hierbei noch anzumerken ist, ist die Möglichkeit, jederzeit 10.000 Operations für 9$ pro Monat obendrauf zu buchen. Also wenn du im Standard Paket merkst, dass dir weitere Operations fehlen, du aber nicht 99$ für das Business Paket aufwenden möchtest, erweiterst du deine Operations einfach und kommst günstiger weg. Das ist bei Make so einmalig.
Make besticht durch seine technische Raffinesse. Hier wurde bei allen technischen Möglichkeiten mitgedacht. Der modulare Aufbau ermöglicht nicht nur ein leichtes Aufsetzen der Automatisierungen, sondern auch einen guten Überblick über den Prozess an sich. Zudem erlaubt diese Ansicht ein einfaches Austauschen einzelner Anwendungen und Module, falls doch mal etwas geändert werden soll. Zudem ist Make als tschechisches Unternehmen DSGVO-konform, ein Thema, dem sich viele Unternehmen ausgesetzt sehen.
Wir beraten dich gerne zu deiner individuellen Automatisierung und klären, ob Power Automte oder Make besser passt.
Zapier ist ebenfalls eine iPaaS Software, die auf den ersten Blick ähnlich wie Make wirkt. Auch hier können Cloud-Automatisierungen eigenständig implementiert werden und eine riesige Menge an Apps werden unterstützt: Zapier unterstützt über 2.500 Apps, von GSuite bis Trello. Bei Zapier erschaffst du so einen linearen Workflow, der wie folgt aussehen kann:
Im Gegensatz zu Make ist hier also nicht die modulare Sicht möglich, die sofort alle Verzweigungen im Prozess anzeigt. Das Setup der einzelnen Prozessschritte ist aber nicht minder einfach. Auch mehrstufige Workflows und bedingte Logik sind in den kostenpflichtigen Paketen von Zapier enthalten, sodass auch komplexe Prozesse automatisiert werden können.
Wie Make auch, bietet Zapier als Power Automate Alternative verschiedene Tarife für verschieden umfangreiche Pakete:
Auch hier gibt es ein Free Paket und vier weitere kostenpflichtige Varianten. Wenn du dich für die “free” Version entscheidest, ist jedoch anzumerken, dass die maximal 5 Zaps (Prozessschritte, bei Make “Operations”) nur sehr limitierte Automatisierungen zulassen. Denn diese 5 Zaps sind schon dann erreicht, wenn dein Prozess 6 verschiedene Verknüpfungen fordert. Das Limit ist also schnell aufgebraucht.
In den kostenpflichtigen Paketen stehen dann auch sogenannte Zapier Paths zur Verfügung. Das sind Funktionen, die auch komplexe Automatisierungen mittels “Wenn…, Dann…” Funktionen, die es so bspw. auch in Excel gibt, ermöglichen. Für uns sind diese Zapier Paths unabdingbar.
Kommst du in einem der Pläne an dein monatliches Limit, ermöglicht es dir auch Zapier nachzubuchen. Hier wird allerdings pro Zap (jeweils 2 Cent) abgerechnet. Wir empfehlen vorher aber immer, bestehende Zaps auf ihre Effizienz zu überprüfen. Häufig gibt es Einsparpotenziale bereits durch intelligentere Prozessabläufe.
Zapier macht durch die integrierte Code Ausführung vielfältige Automatisierungen möglich. Python oder .js ermöglichen es, zusätzlich zu den tausenden Anwendungen weitere Funktionen einzubauen. Apropros tausende Anwendungen: Zapier unterstütz in dieser Liste von Power Automate Alternative mit Abstand die meisten Anwendungen, was sicherlich eine der größten Stärken ist. Zudem erlaubt Zapier exzellentes Fehlertracking über Dummy-Daten, die dich sofort erkennen lassen, ob die Automatisierung funktionieren wird.
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N8n ist eine junge Automation Plattform, die gerade stark im Wachstum ist. Wir werfen hier zum besseren Vergleich insbesondere einen Blick auf n8n.cloud, dem Software-as-a-Service Tool. Zusätzlich dazu gibt es jedoch auch n8n, ein Workflow Automation Tool, das easy über den Quellcode via GitHub auf eigenen Servern zu hosten ist (was wir persönlich eine super Idee finden). Aktuell unterstützt n8n etwas mehr als 150 Apps, Tendenz steigend. Darunter sind die altbekannten wie Airtable, ActiveCampaign, Microsoft Office, GSuite oder Wordpress.
Bei der Darstellung des Workflows orientiert sich die Oberfläche von n8n an einem Flowchart, das man in dieser Ansicht so ähnlich von Tools wie Miro kennt. So ist sofort der Aufbau des Prozesses erkennbar und einzelne Schritte können modular verändert oder ausgetauscht werden, ohne dass alle anhängenden Schritte gelöscht werden müssen (looking at you Zapier). Das kennen wir so ähnlich von Make und sind seit jeher überzeugt von einer solchen Ansicht.
Ebenfalls ist das Kopieren und Einfügen von Templates denkbar simpel. Einfach auf der Website von n8n den ausgewählten Workflow über den dortigen Button kopieren und im n8n Editor mit STRG + V einfügen. Noch mit den eigenen Accounts konfigurieren und los geht’s.
Die Preisgestaltung von n8n ist denkbar simpel, neben dem free trial (30 Tage) gibt’s 3 Pakete: Start, Pro oder Power. Soweit nichts Neues. Allerdings gibt es hier keine dauerhafte free Version wie bei Zapier oder Make. Was ebenfalls bei Anmeldung auffällt ist, dass sofort nach den Kreditkarten Infos gefragt wird. Das stößt bei uns leider negativ auf. Hat man diese Hürde jedoch genommen, ergibt sich folgendes Bild:
Der günstigste Tarif mit 20€ pro Monat und 5000 monatliche workflow executions. Das heißt, wenn ein Workflow (egal wie viele Schritte) einmal durchläuft, springt der Counter auf 1. Diese Variante ist nicht zu verwechseln mit den Operations bei Make. Dort führt in der Regel ein Modul, also ein Schritt im Prozess, eine Operation aus, sodass ein einziger Workflow eine Vielzahl an Operations ausführen kann. Vergleichbar ist das n8n Modell eher mit Zapier, wo pro Zap, also ebenfalls pro Workflow berechnet wird. Im 20$ Starter Paket von Zapier sind ebenfalls 20 Zaps enthalten, bei n8n heißt das dann Active Workflow.
Bei Power Automate gibt es für 20€ pro Monat ungefähr 1,5 Benutzer:innen mit unbegrenzten Flows. Wie bei den vorherigen beiden Tools fällt der Vergleich von n8n als Power Automate Alternative bezüglich der Preisgestaltung eher schwer, ist dafür aber gut mit Make oder Zapier zu vollziehen. Hier nähert sich n8n eher dem Zapier als dem Make Pricing an.
n8n ist noch jung und macht trotzdem schon einiges richtig in unseren Augen. Wir lieben den modularen Aufbau der Oberfläche, den wir so auch von Make kennen. Mit diesem Aufbau wird n8n auch dem Anspruch, Automatisierung für alle einfach und zugänglich zu machen, auch ohne Programmierkenntnisse, gerecht. Es ist sofort erkennbar, welche Tools verwendet werden, welche Funktionen durchgeführt werden und was im Anschluss passiert. n8n ist zudem ein deutsches Unternehmen und genau wie Make unterliegt es somit der DSGVO. Was für die iPaaS Anbieter:innen selbst zu mehr Aufwand führt, ist unserer Ansicht nach aber gut und wichtig. Denn so können sich Nutzer:innen sicher sein, dass ihre Daten sicher sind und nicht bei der nächsten Entscheidung des EUGH ihre Tool-Auswahl revidieren müssen.
Des Weiteren sind wir besonders davon angetan, dass gesamte Prozesse als JSON Datei heruntergeladen werden können. So können Prozesse ganz einfach dupliziert oder als Template verwendet werden.
Automation Hero ist unter diesen Power Automate Alternativen die jüngste Automatisierungs-Plattform. Automation Hero hat es sich zum Ziel gesetzt, eine end-to-end Lösung zu schaffen, die alle aktuellen Technologien der Prozess-Automatisierung verbindet: RPA, KI, iBPMS und iPaaS. (Und was bitte ist das?)
Damit ist Power Automate in diesem Vergleich auch die einzige Power Automate Alternative, die ebenfalls iPaaS und RPA anbietet (zur Erinnerung, Power Automate bietet “betreute RPA” für einen monatlichen Aufpreis an).
Auch Automation Hero bietet das gewohnte Bild: 4 verschiedene Tarife mit unterschiedlichen Funktionalitäten sollen verschiedene Bedarfe abdecken. Hierbei gibt es jedoch im Vergleich zu Zapier und Make keine free Version. Doch die Preisgestaltung von Automation Hero unterscheidet sich auf den zweiten Blick stark von den anderen vorgestellten Power Automate Alternativen:
Jedes Paket kostet 65$ pro Developer, also die Personen, welche die Automatisierung aufsetzen und verwalten. Das klingt viel, sind aber je nach Unternehmen nur wenige Personen. Zudem kommt bei jedem Paket “pay per hour” hinzu. Das bedeutet, dass pro Stunde gezahlt wird, welche die Automatisierung läuft. Im Silver Paket beläuft sich dies auf 4.80$ bis zum Titanium Paket für 18$ pro Stunde. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit eine On Prem Lösung individuell anzufordern.
Enthalten sind bei allen Paketen persönliche Assistent:innen, welche die Automatisierung begleiten. Generell legt Automation Hero mehr Wert darauf, die Nutzer:innen nicht sich selbst zu überlassen, sondern durch den Support und Ansprechpartner:innen zu unterstützen.
Prozessentscheidungen anhand von KI trifft und damit die Herausforderungen der Prozessdefinition deutlich geringer werden.
Automation Hero hält was es verspricht: es ist eine all-in-one Plattform für verschiedenste Automatisierungs-Technologien, die aktuell zur Verfügung stehen. Somit kommen hier besonders solche Unternehmen auf ihre Kosten, die ihre IT-Infrastruktur nicht vollumfänglich auf Cloud-Anwendungen umstellen wollen oder können. Zudem eignet es sich hervorragend für Personen und Unternehmen, die einen intensiven Kund:innen-Support wünschen und mit der Automatisierung nicht allein gelassen werden möchten.
Power Automate ist in der Office365 Umgebung beheimatet und punktet genau hier. Wenn du bereits eine Office365 Subscription hast, empfehlen wir dir, dich einfach mal mit Power Automate zu befassen und auszuprobieren was möglich ist – du bezahlst ja sowieso schon dafür. Besonders für kleinere Automatisierungen lieben wir dieses iPaaS-Tool und nutzen es selbst sowohl in Kund:innenprojekten als auch intern.
Für umfassendere Projekte mit vielen verschiedenen Anwendungen und Prozessschritten empfehlen wir zumeist jedoch Zapier oder Make als Power Automate Alternative. Beide Tools bieten eine einfache und kalkulierbare Kostenstruktur, integrieren ebenfalls Office365 und noch viel mehr.
n8n ist ebenfalls dabei, den beiden Tools mächtig Konkurrenz zu machen, braucht aber wahrscheinlich noch etwas Zeit um der schieren Masse an unterstützten Apps, etwa bei Zapier, etwas entgegenzusetzen. Wir sind trotzdem begeistert vom Cloud-Tool und glauben, da kommt noch einiges auf uns zu.
Besonders Make punktet bei uns immer wieder mit dem modularen Aufbau und der technischen Reife. Mit unserem Affiliate Link erhältst du den ersten Monat for free sogar mit 10.000 operations anstelle von 1.000.
Automation Hero ist in dieser Liste sicherlich das Tool, dass sich besonders für große Unternehmen und Corporations eignet. Da das iPaaS Tool noch sehr jung ist, können wir keinerlei Projekterfahrung damit vorweisen, uns jedoch bereits selbst von der Performance überzeugen. Fürs erste wollen wir dem Tool noch etwas Zeit geben, um auszureifen. Eine wahre Power Automate Alternative ist es für uns noch nicht.
Am besten entscheidest du natürlich für dich selbst, welches Tool deinen Anforderungen gerecht wird. Eventuell zahlst du schon für Power Automate ohne es zu wissen oder du nutzt die free Versionen von Make und Zapier, um dir eine eigene Meinung zu bilden.
So oder so, eine nachhaltige und zielführende Automatisierung ist nichts, was an einem Nachmittag zusammengesteckt wird. Sie fordert eine eingehende Analyse der Prozesse und Tools, die meist viele weitere Ideen und Lösungen hervorbringen. Bei dieser Komplexität kann es sich lohnen, externe Expert:innen zu Rate zu ziehen (zudem können Programmier-Kenntnisse nicht schaden). Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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