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Power Automate Alternative: 3 Tools, die mithalten

4.12.2020
Power Automate Alternative: 3 Tools, die mithalten

Power Automate Alternative: 3 Tools, die mithalten
Power Automate Alternative: 3 Tools, die mithalten

Tools f√ľr die Cloud-Automatisierung werden von mehr und mehr Unternehmen angeboten, so auch von Microsoft: Power Automate ist das iPaaS Tool f√ľr Office365 aber auch viele weitere Anwendungen. Doch der junge Markt ist bereits hart umk√§mpft und so gibt es selbstverst√§ndlich noch mehr Tools, die als Power Automate Alternative angesehen werden k√∂nnen. Doch die Unterschiede erkennen und das beste Tool f√ľr sich selbst zu identifizieren kann schwierig sein. Die Websites der Anbieter:innen machen meist nur vage Marketing-Claims, die kaum hinter die Fassade blicken lassen. Wir stellen 3 Tools als Power Automate Alternative vor, die wir aus unserer Praxis als Automation-Agentur kennen und nutzen. So k√∂nnen wir euch zus√§tzlich zu den altbekannten Infos wertvolle Insides aus der Anwendung der Tools geben. Let‚Äôs go

TL;TR Power Automate Alternative: Make

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Bevor wir mit den Power Automate Alternativen starten, gibts erstmal ein kurzes Intro zu Power Automate selbst: Was ist es und wieso sollten √ľberhaupt Alternativen in Betracht gezogen werden?

Was ist Power Automate?

Power Automate ist das Cloud-Automatisierungs-Tool aus dem Hause Microsoft und dementsprechend spezialisiert auf die Office365 Umgebung. Fr√ľher hie√ü das Tool noch Microsoft Flow, wurde vor Kurzem dann jedoch umbenannt zu ‚ÄúPower Automate‚ÄĚ. Jegliche Microsoft Anwendungen aber auch viele weitere, wie beispielsweise Twitter, GSuite oder Youtube, k√∂nnen in der Cloud intuitiv automatisiert werden. Was zun√§chst etwas limitierend klingt, ist jedoch genau das Gegenteil:

Eine Vielzahl von Mitarbeiter:innen in Unternehmen arbeiten haupts√§chlich und tagt√§glich mit den Microsoft Office Produkten. Genau deshalb ist dieses Tool so m√§chtig und f√ľr eine Vielzahl von Unternehmen und Branchen attraktiv. Der Fokus von Power Automate liegt dabei auf der einfachen Anwendbarkeit und dem selbstst√§ndigen Erstellen von Workflows durch die Mitarbeiter:innen selbst.

Nichtsdestotrotz sind auch hoch-komplexe Automatisierungen ohne Code m√∂glich mit Bedingungen wie ‚ÄúFor-Each‚ÄĚ, ‚ÄúDo-While‚ÄĚ oder ‚ÄúIf-then-else‚ÄĚ. Denn Power Automate erm√∂glicht es, f√ľr jede:n individuelle:n Benutzer:in pers√∂nliche Automatisierungen anzulegen. Dadurch entsteht ein ma√ügeschneidertes Automatisierungs-Erlebnis und Anpassungen an den eigenen Prozessen sollen leichter fallen.

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Preisgestaltung von Power Automate

Diese Strategie spiegelt sich auch in der Preisgestaltung von Power Automate wider: Denn das Bild der Pricing Page ist ein anderes als bei der Konkurrenz:

Zapier-Alternative-Power-Automate-Alternative

Bei Power Automate zahlst du nicht pro Prozess, Workflow oder Prozessschritte, sondern pro Benutzer:in. F√ľr 15$ pro Person stehen uneingeschr√§nkt viele aktive ‚ÄúFlows‚ÄĚ (also Prozesse) zur Verf√ľgung. Diese Preisgestaltung zeigt die Individualit√§t der iPaaS Software.

F√ľr 40$ pro Monat kann das Paket auch durch eine ‚Äúbeaufsichtigte RPA‚ÄĚ erweitert werden, also die Gegen-Technologie zu iPaaS. Wo genau der Unterschied liegt, k√∂nnt ihr hier nachlesen.

Auch die M√∂glichkeit, f√ľr f√ľnf Flows und unbegrenzt viele User:innen zu zahlen, gibt es bei Power Automate ‚Äď f√ľr 500$. Das ist sicherlich eine gro√üe Hausnummer und besonders dann sinnvoll, wenn zahlreiche Benutzer*innen die immer gleichen automatisierten Prozesse ben√∂tigen.

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Stärken von Power Automate

Als eines der wenigen¬†iPaaS-Tools bietet Power¬†Automate¬†eine Mobile App f√ľr iOS und Android, die es erm√∂glicht, alle aktiven¬†Flows¬†einzusehen und zu √ľberwachen.

Um es den Benutzer:innen noch einfacher zu machen, gibt es tausende von Vorlagen, die sofort einsatzbereite Automatisierungen erm√∂glichen. Zus√§tzlich zur Microsoft Umgebung gibt es nat√ľrlich auch externe Apps, wie Facebook, Twitter oder Dropbox, die unterst√ľtzt werden.

Wenn ihr bei der Preisgestaltung schlucken musstet: Power Automat ist, bis auf die Premium Apps, in der Office365 Subscription enthalten. Das heißt, vielleicht habt ihr das Cloud-Automatisierungs-Tool bereits, ohne es zu wissen. Power Automate verbindet RPA mit Cloud-Automatisierung. Die meisten anderen Tools fokussieren sich auf eine der beiden Technologien.

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Warum √ľberhaupt eine Power Automate Alternative?

Bei Power Automate k√∂nnen die St√§rken auch ganz klar als Schw√§chen ausgelegt werden. Denn die Betonung der Individualit√§t und der Anspruch, dass alle User:innen eigene Flows erstellen und nutzen k√∂nnen, setzt nat√ľrlich voraus, dass das entsprechende technische Verst√§ndnis vorhanden ist. Was bei manchen Mitarbeiter:innen kein Problem darstellt, kann bei anderen Unmut hervorrufen oder einfach dazu f√ľhren, dass das Tool nicht genutzt wird.

Dabei bietet Power Automate großartige Möglichkeiten, um kleine Arbeitsschritte zu automatisieren und sich so hunderte Klicks am Tag zu sparen.

Was f√ľr Individualpersonen ein gro√üer Vorteil ist, kann f√ľr Unternehmen mit mittlerer Personalst√§rke schnell zur¬†Herausforderung werden: Die Preisgestaltung von Power¬†Automate. Hier bieten die Power¬†Automate¬†Alternativen andere Ans√§tze, mit denen Unternehmen h√§ufig deutlich g√ľnstiger¬†davonkommen. Wir denken, nur wenige¬†KMUs¬†sind bereit, 500$ pro Monat f√ľr (nur) 5 Prozess-Automatisierungen zu zahlen.

Selbstverst√§ndlich gibt es auch die M√∂glichkeit, entsprechende Integrationen von Dienstleister:innen aufsetzen zu lassen. Aber auch hier m√ľssen die monatlichen Kosten von Power Automate zus√§tzlich zum Projektaufwand selbst getragen werden. Wenn die Wahl auf Dienstleister:innen f√§llt, empfehlen wir aus der Erfahrung andere, weitaus g√ľnstigere Tools.

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Power Automate Alternative #1: Make

Was Power Automate kann, kann Make schon lange: Die Office356 Anwendungen in der Cloud integrieren.

Make¬†ist eine iPaaS-Software, die es erm√∂glicht, modulare automatisierte Workflows zu schaffen, die dir viel Arbeit abnehmen. Dabei unterst√ľtzt¬†Make Hunderte verschiedene Apps, wie beispielsweise¬†Stripe,¬†Zoho¬†oder¬†Shopify.¬†√úber die JSON oder HTTP/SOAP Module ist au√üerdem eine Verkn√ľpfung mit weiteren Web-Services m√∂glich und er√∂ffnet noch mehr Automatisierung.

Make selbst ist ein tschechisches Unternehmen, √ľber das wir auch in vielen anderen Blogposts bereits geschrieben haben.¬†Make √ľberzeugt uns immer wieder durch die technische Finesse und die zahlreichen M√∂glichkeiten.

Power Automate Alternative: Integromat

Der modulare Aufbau eines Workflows erlaubt es uns, einen Prozess von Beginn bis Ende zu bauen, immer den √úberblick zu behalten, wo eine Abzweigung auftaucht und welche Anwendungen und Apps in diesem Prozess verwendet werden.

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Die Preisgestaltung von Make

Die Preisgestaltung von Make ist bedeutend anders als bei Power Automate, aber ähnlich wie bei allen weiteren Power Automate Alternativen, die wir vorstellen werden:

Zapier Preisalternative-Integromat-pricing
Quelle: Make.com

Bei Make wird nicht pro Nutzer gezahlt, sondern f√ľr ‚ÄúOperations‚ÄĚ und Data Transfer. Operations meint dabei einzelne Prozessschritte. Egal wie viele Benutzer:innen oder Apps: 1.000 solcher Operations gibt‚Äôs bei Make bis zu einem Datentransfer von 100MB gratis. Das ist in unseren Augen gro√üartig, wenn du dich erst einmal damit vertraut machen m√∂chtest und nicht genau wei√üt, ob Make das Tool deiner Wahl ist.

Von 9 bis 299$ gibt es dann in verschiedenen Abstufungen weitere kostenpflichtige Pakete. Was hierbei noch anzumerken ist, ist die M√∂glichkeit, jederzeit 10.000¬†Operations¬†f√ľr 9$ pro Monat obendrauf zu buchen. Also wenn du im Standard Paket merkst, dass dir weitere¬†Operations¬†fehlen, du aber nicht 99$ f√ľr das Business Paket aufwenden m√∂chtest, erweiterst du deine¬†Operations¬†einfach und kommst g√ľnstiger weg. Das ist bei¬†Make so einmalig.

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Stärken von Make

Make besticht durch seine technische Raffinesse. Hier wurde bei allen technischen M√∂glichkeiten mitgedacht. Der modulare Aufbau erm√∂glicht nicht nur ein leichtes Aufsetzen der Automatisierungen, sondern auch einen guten √úberblick √ľber den Prozess an sich. Zudem erlaubt diese Ansicht ein einfaches Austauschen einzelner Anwendungen und Module, falls doch mal etwas ge√§ndert werden soll. Zudem ist¬†Make als tschechisches Unternehmen DSGVO-konform, ein Thema, dem sich viele Unternehmen ausgesetzt sehen.

Wir beraten dich gerne zu deiner individuellen Automatisierung und klären, ob Power Automte oder Make besser passt.

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Power Automate Alternative #2: Zapier

Zapier ist ebenfalls eine iPaaS Software, die auf den ersten Blick √§hnlich wie Make wirkt. Auch hier k√∂nnen Cloud-Automatisierungen eigenst√§ndig implementiert werden und eine riesige Menge an Apps werden unterst√ľtzt: Zapier unterst√ľtzt √ľber 2.500 Apps, von GSuite bis Trello. Bei Zapier erschaffst du so einen linearen Workflow, der wie folgt aussehen kann:

Power Automate Alternative Zapier

Im Gegensatz zu Make ist hier also nicht die modulare Sicht möglich, die sofort alle Verzweigungen im Prozess anzeigt. Das Setup der einzelnen Prozessschritte ist aber nicht minder einfach. Auch mehrstufige Workflows und bedingte Logik sind in den kostenpflichtigen Paketen von Zapier enthalten, sodass auch komplexe Prozesse automatisiert werden können.

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Preisgestaltung von Zapier

Wie¬†Make auch, bietet¬†Zapier¬†als Power¬†Automate¬†Alternative verschiedene Tarife f√ľr verschieden umfangreiche Pakete:

Power Automate Alternative: Zapier Preise
Quelle: Zapier.com

Auch hier gibt es ein Free Paket und¬†vier¬†weitere kostenpflichtige Varianten. Wenn du dich f√ľr¬†die¬†‚Äúfree‚ÄĚ Version¬†entscheidest, ist jedoch anzumerken, dass die maximal 5¬†Zaps¬†(Prozessschritte, bei¬†Make ‚ÄúOperations‚ÄĚ) nur sehr limitierte Automatisierungen zulassen. Denn diese 5¬†Zaps¬†sind schon dann erreicht, wenn dein Prozess 6 verschiedene Verkn√ľpfungen fordert. Das¬†Limit ist also schnell¬†aufgebraucht.

In den kostenpflichtigen Paketen stehen dann auch sogenannte¬†Zapier¬†Paths¬†zur Verf√ľgung. Das sind Funktionen, die auch komplexe Automatisierungen mittels ‚ÄúWenn‚Ķ, Dann‚Ķ‚ÄĚ Funktionen, die es so bspw. auch in Excel gibt, erm√∂glichen.¬†F√ľr uns sind diese¬†Zapier¬†Paths¬†unabdingbar.

Kommst du in einem der Pl√§ne an dein monatliches Limit, erm√∂glicht es dir auch¬†Zapier¬†nachzubuchen. Hier wird allerdings pro¬†Zap¬†(jeweils 2 Cent) abgerechnet. Wir empfehlen vorher aber immer, bestehende¬†Zaps¬†auf ihre Effizienz zu √ľberpr√ľfen. H√§ufig gibt es Einsparpotenziale bereits durch intelligentere Prozessabl√§ufe.

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Stärken von Zapier als Power Automate Alternative

Zapier macht durch die integrierte Code Ausf√ľhrung vielf√§ltige Automatisierungen m√∂glich. Python oder .js erm√∂glichen es, zus√§tzlich zu den tausenden Anwendungen weitere Funktionen einzubauen. Apropros tausende Anwendungen: Zapier unterst√ľtz in dieser Liste von Power Automate Alternative mit Abstand die meisten Anwendungen, was sicherlich eine der gr√∂√üten St√§rken ist. Zudem erlaubt Zapier exzellentes Fehlertracking √ľber Dummy-Daten, die dich sofort erkennen lassen, ob die Automatisierung funktionieren wird.

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Power Automate Alternative #3: n8n

N8n ist eine junge Automation Plattform, die gerade stark im Wachstum ist.¬†Wir werfen hier¬†zum besseren Vergleich¬†insbesondere einen Blick auf n8n.cloud, dem Software-as-a-Service Tool. Zus√§tzlich dazu gibt es jedoch auch n8n, ein Workflow Automation Tool, das easy √ľber den Quellcode via GitHub auf eigenen Servern zu hosten ist (was wir pers√∂nlich eine super Idee finden).¬†Aktuell unterst√ľtzt n8n etwas mehr als 150 Apps,¬†Tendenz steigend. Darunter sind die altbekannten wie¬†Airtable,¬†ActiveCampaign, Microsoft Office,¬†GSuite¬†oder¬†Wordpress.¬†¬†

Bei der Darstellung des Workflows orientiert sich die Oberfl√§che von n8n an einem Flowchart, das man in dieser Ansicht so √§hnlich von Tools wie Miro kennt. So ist sofort der Aufbau des Prozesses erkennbar und einzelne Schritte k√∂nnen modular ver√§ndert oder ausgetauscht werden, ohne dass alle anh√§ngenden Schritte gel√∂scht werden m√ľssen (looking at you Zapier). Das kennen wir so √§hnlich von Make und sind seit jeher √ľberzeugt von einer solchen Ansicht. ¬†

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Ebenfalls ist das Kopieren und Einf√ľgen von Templates denkbar simpel. Einfach auf der Website von n8n den ausgew√§hlten Workflow √ľber den dortigen Button kopieren und im n8n Editor mit STRG + V einf√ľgen. Noch mit den eigenen Accounts konfigurieren und los geht‚Äôs.

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Preisgestaltung von n8n

Die Preisgestaltung von n8n ist denkbar simpel, neben dem free trial (30 Tage) gibt‚Äôs 3 Pakete: Start, Pro oder Power. Soweit nichts Neues. Allerdings gibt es hier keine dauerhafte free Version wie bei Zapier oder Make. Was ebenfalls bei Anmeldung auff√§llt ist, dass sofort nach den Kreditkarten Infos gefragt wird. Das st√∂√üt bei uns leider negativ auf. Hat man diese H√ľrde jedoch genommen, ergibt sich folgendes Bild:

Power-Automate-Alternative-n8n-Pricing
Quelle: n8n.cloud

Der g√ľnstigste Tarif mit 20‚ā¨ pro Monat und 5000 monatliche¬†workflow¬†executions. Das hei√üt, wenn ein Workflow (egal wie viele Schritte) einmal durchl√§uft, springt der Counter auf 1.¬†Diese Variante ist nicht zu verwechseln mit den¬†Operations¬†bei¬†Make. Dort f√ľhrt in der Regel ein Modul, also ein Schritt im Prozess, eine Operation aus, sodass¬†ein einziger Workflow eine Vielzahl an¬†Operations¬†ausf√ľhren kann. Vergleichbar ist das n8n Modell eher mit¬†Zapier, wo pro¬†Zap, also ebenfalls pro Workflow berechnet wird. Im¬†20$ Starter Paket von¬†Zapier¬†sind ebenfalls 20¬†Zaps¬†enthalten, bei n8n hei√üt das dann¬†Active¬†Workflow.¬†¬†

Bei Power Automate gibt es f√ľr 20‚ā¨ pro Monat ungef√§hr 1,5 Benutzer:innen mit unbegrenzten Flows. Wie bei den vorherigen beiden Tools f√§llt der Vergleich von n8n als Power Automate Alternative bez√ľglich der Preisgestaltung eher schwer, ist daf√ľr aber gut mit Make oder Zapier zu vollziehen. Hier n√§hert sich n8n eher dem Zapier als dem Make Pricing an.

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Stärken von n8n

n8n ist noch jung und macht trotzdem schon einiges richtig in unseren Augen. Wir lieben den modularen Aufbau der Oberfl√§che, den wir so auch von Make kennen. Mit diesem Aufbau wird n8n auch dem Anspruch, Automatisierung f√ľr alle einfach und zug√§nglich zu machen, auch ohne Programmierkenntnisse, gerecht. Es ist sofort erkennbar, welche Tools verwendet werden, welche Funktionen durchgef√ľhrt werden und was im Anschluss passiert. n8n ist zudem ein deutsches Unternehmen und genau wie Make unterliegt es somit der DSGVO. Was f√ľr die iPaaS Anbieter:innen selbst zu mehr Aufwand f√ľhrt, ist unserer Ansicht nach aber gut und wichtig. Denn so k√∂nnen sich Nutzer:innen sicher sein, dass ihre Daten sicher sind und nicht bei der n√§chsten Entscheidung des EUGH ihre Tool-Auswahl revidieren m√ľssen. ¬†

Des Weiteren sind wir besonders davon angetan, dass gesamte Prozesse als JSON Datei heruntergeladen werden können. So können Prozesse ganz einfach dupliziert oder als Template verwendet werden.  

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Power Automate Alternative #4: Automation Hero

Automation Hero ist unter diesen Power Automate Alternativen die j√ľngste Automatisierungs-Plattform. Automation Hero hat es sich zum Ziel gesetzt, eine end-to-end L√∂sung zu schaffen, die alle aktuellen Technologien der Prozess-Automatisierung verbindet: RPA, KI, iBPMS und iPaaS. (Und was bitte ist das?)

Damit ist Power¬†Automate¬†in diesem Vergleich auch die einzige Power¬†Automate¬†Alternative, die ebenfalls iPaaS und RPA anbietet (zur Erinnerung, Power¬†Automate¬†bietet ‚Äúbetreute RPA‚ÄĚ f√ľr einen monatlichen Aufpreis an).

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Preisgestaltung von Automation Hero

Auch Automation Hero bietet das gewohnte Bild: 4 verschiedene Tarife mit unterschiedlichen Funktionalitäten sollen verschiedene Bedarfe abdecken. Hierbei gibt es jedoch im Vergleich zu Zapier und Make keine free Version. Doch die Preisgestaltung von Automation Hero unterscheidet sich auf den zweiten Blick stark von den anderen vorgestellten Power Automate Alternativen:

Power-Automate-Alternative-Automation-Hero-Pricing
Quelle: Automationhero.ai

Jedes Paket kostet 65$ pro¬†Developer, also die Personen, welche die Automatisierung aufsetzen und verwalten.¬†Das klingt viel, sind aber je nach Unternehmen nur wenige Personen.¬†Zudem kommt bei jedem Paket¬†‚Äúpay¬†per¬†hour‚Ä̬†hinzu. Das¬†bedeutet, dass pro Stunde gezahlt wird, welche die Automatisierung l√§uft.¬†Im¬†Silver¬†Paket bel√§uft sich dies auf 4.80$ bis zum Titanium Paket f√ľr 18$ pro Stunde. Selbstverst√§ndlich besteht auch die M√∂glichkeit eine¬†On¬†Prem L√∂sung individuell¬†anzufordern.

Enthalten sind bei allen Paketen pers√∂nliche Assistent:innen, welche die Automatisierung begleiten. Generell legt Automation Hero mehr Wert darauf, die Nutzer:innen nicht sich selbst zu √ľberlassen, sondern durch den Support und Ansprechpartner:innen zu unterst√ľtzen.

Prozessentscheidungen anhand von KI trifft und damit die Herausforderungen der Prozessdefinition deutlich geringer werden.

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Stärken von Automation Hero

Automation Hero h√§lt was es verspricht: es ist eine all-in-one Plattform f√ľr verschiedenste Automatisierungs-Technologien, die aktuell zur Verf√ľgung stehen. Somit kommen hier besonders solche Unternehmen auf ihre Kosten, die ihre IT-Infrastruktur nicht vollumf√§nglich auf Cloud-Anwendungen umstellen wollen oder k√∂nnen. Zudem eignet es sich hervorragend f√ľr Personen und Unternehmen, die einen intensiven Kund:innen-Support w√ľnschen und mit der Automatisierung nicht allein gelassen werden m√∂chten.

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Fazit: Power Automate oder doch eine Alternative?

Power Automate ist in der Office365 Umgebung beheimatet und punktet genau hier. Wenn du bereits eine Office365 Subscription hast, empfehlen wir dir, dich einfach mal mit Power Automate zu befassen und auszuprobieren was m√∂glich ist ‚Äď du bezahlst ja sowieso schon daf√ľr. Besonders f√ľr kleinere Automatisierungen lieben wir dieses iPaaS-Tool und nutzen es selbst sowohl in Kund:innenprojekten als auch intern.

F√ľr umfassendere Projekte mit vielen verschiedenen Anwendungen und Prozessschritten empfehlen wir zumeist jedoch Zapier oder Make als Power Automate Alternative. Beide Tools bieten eine einfache und kalkulierbare Kostenstruktur, integrieren ebenfalls Office365 und noch viel mehr.

n8n ist ebenfalls dabei, den beiden Tools m√§chtig Konkurrenz zu machen, braucht aber wahrscheinlich noch etwas Zeit um der schieren Masse an unterst√ľtzten Apps, etwa bei Zapier, etwas entgegenzusetzen. Wir sind trotzdem begeistert vom Cloud-Tool und glauben, da kommt noch einiges auf uns zu.

Besonders Make punktet bei uns immer wieder mit dem modularen Aufbau und der technischen Reife. Mit unserem Affiliate Link erhältst du den ersten Monat for free sogar mit 10.000 operations anstelle von 1.000.

Automation Hero ist in dieser Liste sicherlich das Tool, dass sich besonders f√ľr gro√üe Unternehmen und Corporations eignet. Da das iPaaS Tool noch sehr jung ist, k√∂nnen wir keinerlei Projekterfahrung damit vorweisen, uns jedoch bereits selbst von der Performance¬†√ľberzeugen. F√ľrs erste wollen wir dem Tool noch etwas Zeit geben, um auszureifen. Eine wahre Power¬†Automate¬†Alternative ist es f√ľr uns noch nicht.

Am¬†besten¬†entscheidest du nat√ľrlich f√ľr dich selbst, welches Tool deinen Anforderungen gerecht wird. Eventuell zahlst du schon f√ľr Power¬†Automate¬†ohne es zu wissen oder du nutzt die¬†free¬†Versionen von¬†Make und¬†Zapier, um dir eine eigene Meinung zu bilden.

So oder so, eine nachhaltige und zielf√ľhrende Automatisierung ist nichts, was an einem Nachmittag zusammengesteckt wird. Sie fordert eine eingehende Analyse der Prozesse und Tools, die meist viele weitere Ideen und L√∂sungen hervorbringen. Bei dieser Komplexit√§t kann es sich lohnen, externe Expert:innen zu Rate zu ziehen (zudem k√∂nnen Programmier-Kenntnisse nicht schaden). Wir unterst√ľtzen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, M√∂glichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
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02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC ‚Äď who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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