Wenn du deine Arbeit alleine stemmst, ob als Freelancer:in oder selbstständig, ist es umso wichtiger, dass deine Zeit effizient genutzt wird. Du bist wahrscheinlich Marketing-, Vertriebs- und Accountingabteilung sowie Projektmanagement und Boss in einem, zahlreiche Freelancer Tools können dich dabei unterstützen und dir viele Teilaufgaben erleichtern. Für nahezu jeden kleinsten Schritt gibt es ein Tool, immer Neue kommen hinzu und deine Anforderungen ändern sich mit der Zeit.
Es ist nicht nur eine Herausforderung, den Überblick zu behalten, sondern auch nicht unnötig viel Zeit mit dem hin und herschieben von Daten zu vergeuden. Genau darum kann die Automatisierung von Prozessschritten für Freelancer:innen und Soloselbständige so unfassbar wertvoll sein. Denn du weißt wahrscheinlich mehr als alle anderen, dass Zeiteinsparung eigentlich Zeitgewinn bedeutet.
Die folgende Liste der Freelancer Tools kann dir sicherlich so oder so ähnlich bekannt vorkommen, denn alle Anwendungen sind sicherlich keine Geheimtipps mehr. Das Besondere hieran ist jedoch, dass sämtliche Tools hervorragend integrierbar sind und sich so optimal für eine schlanke, aber effektive Automatisierung eignen. Und solltest du doch mit dem Gedanken spielen, dein Business durch weitere Personen zu erweitern, sind alle Anwendungen zudem easy skalierbar.
Bevor wir mit den Freelancer Tools starten: Was ist das Besondere an dieser Liste? Ist das nicht der immergleiche Kaffee nochmal aufgekocht? Nicht ganz. Wie gesagt, die Tools an sich sind keine Geheimtipps mehr. Was diese Liste jedoch besonders macht: Alle sind durch Make integrierbar und lassen sich somit miteinander verknüpfen. Daten und Informationen werden ganz von selbst zwischen den Programmen ausgetauscht, sodass du nie wieder händisch Daten von A nach B übertragen musst. Klingt gut?
Was ist dieser Make? Make ist eine Software, die wie eine Plattform agiert. Sämtliche hier vorgestellte Freelancer Tools lassen sich auf dieser Plattform verknüpfen und tauschen somit die definierten Daten untereinander aus. Wenn du wissen möchtest, wie genau das funktioniert, haben wir hier einen ausführlicheren Blogpost dazu verfasst.
Kein Unternehmen kommt (in unseren Augen) mehr ohne die folgenden Dinge aus, egal welche Branche oder welche Ziele du verfolgst:
We said it before, auf dem deutschen Markt ist Lexoffice für die Buchhaltung unschlagbar. Da die Regularien zur Buchhaltung national stark variieren ist es in unseren Augen in dieser Kategorie besonders wichtig, keine Kompromisse einzugehen. Lexoffice besticht durch Preis und Performance. Klar, es bleibt dennoch Buchhaltung, aber mit einigen kleinen Tricks und Automatisierungen, verwendest du darauf nur noch wenig Zeit. Wie genau? Das haben wir dir hier zusammengefasst.
Zudem sind wir offizielle Lexoffice Integrationspartnerin, kontaktiere uns also auch gerne, falls du insbesondere zu Lexoffice Fragen oder Ideen hast.
Klar, irgendwo muss das Geld ja hin. Holvi und Penta sind konkurrenzfähige Online-Banking Modelle, die noch dazu bestechend günstig sind. Bei Holvi kanst du kostenfrei starten. Als reine Direkt-Banken steht natürlich auch die digitale Abwicklung deines Zahlungsverkehrs bei beiden Anbietern im Vordergrund, das heißt es fallen keine Gebühren für beleglose Zahlungen an, wie das nach wie vor bei vielen anderen Anbieter:innen der Fall ist. Deine Kreditkarte gibt’s natürlich gratis obendrauf, die du für nahezu alle Online-Käufe nutzen kannst.
Mails, Terminplaner, Cloud-Speicher, SharePoint, Teams... Office365 bietet alles, was für einen reibungslosen Ablauf deines Alltags nötig ist. Sicherlich müssen wir dir diese Tools nicht mehr schmackhaft machen. Aber warum eigentlich Office365 und nicht die GSuite? Grundsätzlich nehmen sich beide Anbieter:innen nicht viel, wir halten beides für gute Alternativen. Was uns jedoch von Office365 überzeugt, ist der SharePoint, das einfache Teilen von Passwörtern und MS Teams. Vielleicht mögen alle Aspekte für dich als Allein-Unternehmer:in weniger relevant sein, aber spätestens für virtuelle Meetings mit Kund:innen macht sich Teams bezahlt.
Sowohl Office 365 als auch GSuite bieten endlose Möglichkeiten zur Automatisierung, darum hier nur wenige Ideen:
Lasse dir eine Mail senden, wenn in einer bestimmten Facebook Gruppe etwas Neues gepostet wurde
Sende Mails für einen neuen Wordpress Blogpost, sozusagen als Newsletter
Scanne deine Mails nach E-Mails mit Rechnungen im Anhang oder im Text und lade diese automatisch in die Buchhaltung hoch
Erstelle automatisch To Dos aus deinen E-Mails
Füge neue Offic365 Kontakte automatisch zu deiner Newsletter Liste hinzu
Über den Cloud Speicher kannst du nicht nur deine Dateien speichern, sondern auch Kund:innen ganz easy zur Kollaboration einladen. Aber da erzählen wir dir sicher nichts Neues.
Wenn die Aufgaben so verschieden und zahlreich sind, ist es nötig, den Überblick zu behalten. Abhilfe schaffen Freelancer Tools wie Asana oder Trello, mit denen du Projekte und Aufgaben erstellst, nach Scrum Methoden arbeiten kannst oder auch einfach den terminlichen Überblick über verschiedene Aufgaben schaffen kannst.
Für eine Person ist Asana free völlig ausreichend und hilft dir, dich zu sortieren. Denn das Limit, die Nutzer:innenanzahl von 15 Personen, wirst du so schnell wahrscheinlich nicht überschreiten.
Natürlich gibt’s auch hierfür Ideen zur Automatisierung:
Erstelle automatisch Kalendertermine aus deinen Asana Aufgaben
Speichere abgeschlossene Asana Aufgaben in einem GoogleSheet oder Excel Tabelle (diese Funktionen gibt es in der free Version von Asana nämlich leider nicht)
Verknüpfe Asana mit deinem CRM (Hubspot) und erstelle neue Projekte in Asana aus neuen Leads in Hubspot
Dieses letzte Beispiel führt uns zur nächsten Kategorie: Customer Relationship Managemt
Hubspot ist in unseren Augen unschlagbar, wenn es um Vertrieb, Kund:innenmanagement und Marketing geht. Das Beste daran ist, dass Hubspot modular aufgebaut ist und sich so ganz nach deinen Bedürfnissen erweitern und aufbauen lässt. Herzstück ist jedoch das kostenfreie CRM-System, Funktionen wie CMS, Sales oder Service kommen dann ggf. obendrauf. Das macht dein CRM enorm skalierbar, je nach Anforderungen und Änderungen.
Die wahrscheinlich angenehmste Automatisierung zu Beginn: Neue Kontakte aus deinen Mails kannst du ganz easy in Hubspot integrieren. So musst du nicht mehr händisch sämtliche Daten in dein CRM übertragen. Du könntest die neuen Leads auch aus deinen Calendly Terminen erstellen. Oder neue Abonennt:innen aus MailChimp direkt in Hubspot erfassen. Das Prinzip ist immer das Gleiche: Nicht fünf mal die gleichen Daten in verschiedenen Tools eingeben müssen.
Solltest du mit dem Gedanken spielen, Newsletter Marketing zu nutzen (was wir wärmstens empfehlen können), dann ist es wichtig, dieses von Beginn an strukturiert aufzubauen. Überblick über neue Leads und Interessent:innen ist wichtig, um letztendlich neue Kund:innen zu erreichen. Das Freelancer Tool ActiveCampaign ist hierfür besonders geeignet, denn zusätzlich zu den integrierten Automatisierungen (Newsletter Marketing ist ja eigentlich immer ein automatisierter Prozess), kann es durch Make noch erweitert werden.
Die Beispiele für potenzielle Automatisierungen sind hier sehr ähnlich wie die fürs CRM: Egal über welchen Kanal neue Kund:innen bei dir reinlaufen, ob Facebook Lead Ads, per Mail, per Termin auf Calendly oder einem anderen Terminbuchungstool, du kannst sie automatisch für deinen Newsletter anmelden (vorausgesetzt du holst die Zustimmung ein, ist ja klar).
Aber auch Änderungen von Daten im CRM können mit ActiveCampaign synchronisiert werden und dir so winzige aber wichtige Arbeitsschritte abnehmen.
Müssen wir dazu überhaupt noch viel sagen? Wir hoffen, wir müssen niemanden mehr von einer eigenen Website und deren Wichtigkeit überzeugen. Wordpress ist ein CMS das nicht nur weit verbreitet ist (laut eigenen Angaben laufen 39% ALLER Websites über Wordpress), sondern zudem günstig, flexibel und für die allermeisten Unternehmer:innen völlig ausreichend. Es gibt unzählige Plugins zur Erweiterung deiner Website und mit einem visuellen Builder wie Elementor kannst du deine Website super easy selbst gestalten und mit Content füllen.
Ein Plugin, das zwar nichts mit Automatisierung zu tun, hat aber trotzdem total nützlich: RankMath für dein SEO. Dir wird sofort ein Score für alle Pages angezeigt, je nach Keyword. Wir selbst haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht und Ergebnisse erzielt, darum hier das Tool als kleiner Tipp.
Wofür der ganze Aufwand, wenn du deine Daten nicht anständig analysieren kannst? Mit Google als absolut dominierende Suchmaschine ist es für dich als Unternehmer:in wichtig, deine Daten zu kennen und zu verstehen, um sie dann für dich zu nutzen. Wann besuchen deine Kund:innen deine Website? Welche Page wird geklickt? Wie schnell brechen Besucher:innen wieder ab? Welche Site konvertiert gut? Wo ist Verbesserungspotenzial?
Google sammelt diese Daten sowieso für dich, warum dann nicht das Beste rausholen?
Ok, wir machen diesen Punkt kurz, weil er für dich als Einzelperson vielleicht weniger relevant ist und wir hier sowieso nichts neues erzählen: Für Kommunikation setzen wir auf Teams, aus den zuvor bei Office365 genannten Vorteilen mit dem SharePoint und einer großartigen Kollaboration. Für dich könnte dieses Tool eher relevant sein, um einfach mit Kund:innen (Video-)Calls zu vereinbaren. Dadurch, dass Teams auch einfach im Browser zu nutzen ist, müssen deine Kund:innen das Tool nicht extra für das Gespräch herunterladen. Sehr convenient!
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In dieser Kategorie gibt es gefühlt ständig neue Tools und wir müssen gestehen, wir haben ebenfalls schon einige ausprobiert. Mit Calendly sind wir lange gut gefahren und können es für alle Selbstständigen empfehlen, da es mit einem Account hervorragend funktioniert und sich deine Kund:innen ganz einfach und ohne viele Klicks einen Termin in deinem Kalender aussuchen können.
Kostenpunkt: Hast du nur einen Ereignistyp, ist das Tool free. Möchtest du verschiedene Arten, also etwa unterschiedliche Längen der Telefonate, kostet das Tool 8$ pro Monat.
Automatisieren können wir das Ganze natürlich auch. Vieles davon haben wir selbst bei uns implementiert und es nimmt uns unfassbar viel Arbeit ab. Beispielsweise erhalten Kund:innen kurz vor ihrem Termin eine E-Mail mit der Bitte, uns einige Fragen im Voraus zu beantworten. Dieser Fragebogen läuft über Wordpress und wird uns dann wieder automatisch zur Verfügung gestellt. So wird die Vorbereitung enorm erleichtert.
Aber auch nach dem Gespräch gibt es automatisierte E-Mails an unsere Kund:innen. Je nachdem, wie das Gespräch verlaufen ist und wie wir verblieben sind, haben wir hierfür unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten. Vielleicht hast du standardmäßig ein zweites Gespräch nachgeschaltet und kannst hierfür eine automatische Mail mit der Aufforderung zur Buchung senden.
Wie du dich auch entscheidest, in dieser Kategorie können wir einige Freelancer Tools empfehlen. Auf der Make Website kannst du zudem nachsehen, ob du das Tool easy automatisieren kannst.
Egal ob Projektarbeit oder nicht: Als Selbstständige:r und Freelancer:in ist es immer wichtig, deine Arbeitszeit im Blick zu haben. Harvest ist hierfür das Tool unserer Wahl. Das Time Tracking Tool ermöglicht es dir selbstverständlich auch, deine erfassten Zeiten in die Buchhaltung zu übertragen.
Solltest du nur zwei offene Projekte haben, gibt es sogar eine Free Version. Ansonsten zahlst du 12$ im Monat oder 10,80$, falls du jährlich zahlst. Harvest selbst wirbt mit zahlreichen Integrationen mit anderen Anwendungen wie etwa Slack, Asana oder Outlook.
So kannst du deine Projekte aus Asana auch automatisch in Harvest erstellen lassen (oder andersrum). Oder du lässt automatisch eine neue Zeiterfassung in Harvest erstellen, sobald ein Event in deinem Kalender startet.
Der Markt mit Cloud-Anwendungen wächst und wäscht. Dieser Blogpost ist nur ein winziger Ausschnitt und zeigt nur einige Beispiele für geeignete Freelancer Tools. Dennoch finden wir, dass die hier vorgestellten auch in Zukunft dich als Allein-Unternehmer:in großartig unterstützen können. Sie wachsen mit dir und deinem Unternehmen, sie lassen sich einfach bedienen und ermöglichen es dir durch Automatisierung mehr Zeit für die Aufgaben zu gewinnen, weshalb du wirklich selbstständig bist (Psst, dazu zählt bestimmt nicht Copy-Paste).
Nicht das passende für dich? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.
Wir beraten dich unabhängig und bieten dir gerne unsere Unterstützung an.
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