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Freelancer Tools: 12 Tools für Selbstständige, die einen entscheidenden Vorteil haben

January 12, 2021
Freelancer Tools

Wenn du deine Arbeit alleine stemmst, ob als Freelancer:in oder selbstständig, ist es umso wichtiger, dass deine Zeit effizient genutzt wird. Du bist wahrscheinlich Marketing-, Vertriebs- und Accountingabteilung sowie Projektmanagement und Boss in einem, zahlreiche Freelancer Tools können dich dabei unterstützen und dir viele Teilaufgaben erleichtern. Für nahezu jeden kleinsten Schritt gibt es ein Tool, immer Neue kommen hinzu und deine Anforderungen ändern sich mit der Zeit.  

Es ist nicht nur eine Herausforderung, den Überblick zu behalten, sondern auch nicht unnötig viel Zeit mit dem hin und herschieben von Daten zu vergeuden. Genau darum kann die Automatisierung von Prozessschritten für Freelancer:innen und Soloselbständige so unfassbar wertvoll sein. Denn du weißt wahrscheinlich mehr als alle anderen, dass Zeiteinsparung eigentlich Zeitgewinn bedeutet.  

Die folgende Liste der Freelancer Tools kann dir sicherlich so oder so ähnlich bekannt vorkommen, denn alle Anwendungen sind sicherlich keine Geheimtipps mehr. Das Besondere hieran ist jedoch, dass sämtliche Tools hervorragend integrierbar sind und sich so optimal für eine schlanke, aber effektive Automatisierung eignen. Und solltest du doch mit dem Gedanken spielen, dein Business durch weitere Personen zu erweitern, sind alle Anwendungen zudem easy skalierbar.  

Warum überhaupt diese Liste?

Bevor wir mit den Freelancer Tools starten: Was ist das Besondere an dieser Liste? Ist das nicht der immergleiche Kaffee nochmal aufgekocht? Nicht ganz. Wie gesagt, die Tools an sich sind keine Geheimtipps mehr. Was diese Liste jedoch besonders macht: Alle sind durch Integromat integrierbar und lassen sich somit miteinander verknüpfen. Daten und Informationen werden ganz von selbst zwischen den Programmen ausgetauscht, sodass du nie wieder händisch Daten von A nach B übertragen musst. Klingt gut?

Was ist dieser Integromat? Integromat ist eine Software, die wie eine Plattform agiert. Sämtliche hier vorgestellte Freelancer Tools lassen sich auf dieser Plattform verknüpfen und tauschen somit die definierten Daten untereinander aus. Wenn du wissen möchtest, wie genau das funktioniert, haben wir hier einen ausführlicheren Blogpost dazu verfasst.

Freelancer Tools fürs Backoffice: Das Herz deines Unternehmens 

Kein Unternehmen kommt (in unseren Augen) mehr ohne die folgenden Dinge aus, egal welche Branche oder welche Ziele du verfolgst: 

Buchhaltung: Lexoffice 

We said it before, auf dem deutschen Markt ist Lexoffice für die Buchhaltung unschlagbar. Da die Regularien zur Buchhaltung national stark variieren ist es in unseren Augen in dieser Kategorie besonders wichtig, keine Kompromisse einzugehen. Lexoffice besticht durch Preis und Performance. Klar, es bleibt dennoch Buchhaltung, aber mit einigen kleinen Tricks und Automatisierungen, verwendest du darauf nur noch wenig Zeit. Wie genau? Das haben wir dir hier zusammengefasst. 

Zudem sind wir offizielle Lexoffice Integrationspartnerin, kontaktiere uns also auch gerne, falls du insbesondere zu Lexoffice Fragen oder Ideen hast. 

Dein Unternehmenskonto bei Penta oder Holvi 

Klar, irgendwo muss das Geld ja hin. Holvi und Penta sind konkurrenzfähige Online-Banking Modelle, die noch dazu bestechend günstig sind. Bei Holvi kanst du kostenfrei starten. Als reine Direkt-Banken steht natürlich auch die digitale Abwicklung deines Zahlungsverkehrs bei beiden Anbietern im Vordergrund, das heißt es fallen keine Gebühren für beleglose Zahlungen an, wie das nach wie vor bei vielen anderen Anbieter:innen der Fall ist. Deine Kreditkarte gibt’s natürlich gratis obendrauf, die du für nahezu alle Online-Käufe nutzen kannst.

All-in-one: Office365 für viele Freelancer Tools in Einem

Mails, Terminplaner, Cloud-Speicher, SharePoint, Teams... Office365 bietet alles, was für einen reibungslosen Ablauf deines Alltags nötig ist. Sicherlich müssen wir dir diese Tools nicht mehr schmackhaft machen. Aber warum eigentlich Office365 und nicht die GSuite? Grundsätzlich nehmen sich beide Anbieter:innen nicht viel, wir halten beides für gute Alternativen. Was uns jedoch von Office365 überzeugt, ist der SharePoint, das einfache Teilen von Passwörtern und MS Teams. Vielleicht mögen alle Aspekte für dich als Allein-Unternehmer:in weniger relevant sein, aber spätestens für virtuelle Meetings mit Kund:innen macht sich Teams bezahlt. 

Sowohl Office 365 als auch GSuite bieten endlose Möglichkeiten zur Automatisierung, darum hier nur wenige Ideen: 

Lasse dir eine Mail senden, wenn in einer bestimmten Facebook Gruppe etwas Neues gepostet wurde 

Sende Mails für einen neuen Wordpress Blogpost, sozusagen als Newsletter 

Scanne deine Mails nach E-Mails mit Rechnungen im Anhang oder im Text und lade diese automatisch in die Buchhaltung hoch 

Erstelle automatisch To Dos aus deinen E-Mails 

Füge neue Offic365 Kontakte automatisch zu deiner Newsletter Liste hinzu 

Über den Cloud Speicher kannst du nicht nur deine Dateien speichern, sondern auch Kund:innen ganz easy zur Kollaboration einladen. Aber da erzählen wir dir sicher nichts Neues.

Aufgaben- oder Projektmanagement: Asana oder Trello 

Wenn die Aufgaben so verschieden und zahlreich sind, ist es nötig, den Überblick zu behalten. Abhilfe schaffen Freelancer Tools wie Asana oder Trello, mit denen du Projekte und Aufgaben erstellst, nach Scrum Methoden arbeiten kannst oder auch einfach den terminlichen Überblick über verschiedene Aufgaben schaffen kannst. 

Für eine Person ist Asana free völlig ausreichend und hilft dir, dich zu sortieren. Denn das Limit, die Nutzer:innenanzahl von 15 Personen, wirst du so schnell wahrscheinlich nicht überschreiten.  

Natürlich gibt’s auch hierfür Ideen zur Automatisierung: 

Erstelle automatisch Kalendertermine aus deinen Asana Aufgaben 

Speichere abgeschlossene Asana Aufgaben in einem GoogleSheet oder Excel Tabelle (diese Funktionen gibt es in der free Version von Asana nämlich leider nicht) 

Verknüpfe Asana mit deinem CRM (Hubspot) und erstelle neue Projekte in Asana aus neuen Leads in Hubspot 

Dieses letzte Beispiel führt uns zur nächsten Kategorie: Customer Relationship Managemt 

Marketing & CRM: Hubspot für deinen Kund:innenstamm 

Hubspot ist in unseren Augen unschlagbar, wenn es um Vertrieb, Kund:innenmanagement und Marketing geht. Das Beste daran ist, dass Hubspot modular aufgebaut ist und sich so ganz nach deinen Bedürfnissen erweitern und aufbauen lässt. Herzstück ist jedoch das kostenfreie CRM-System, Funktionen wie CMS, Sales oder Service kommen dann ggf. obendrauf. Das macht dein CRM enorm skalierbar, je nach Anforderungen und Änderungen.  

Die wahrscheinlich angenehmste Automatisierung zu Beginn: Neue Kontakte aus deinen Mails kannst du ganz easy in Hubspot integrieren. So musst du nicht mehr händisch sämtliche Daten in dein CRM übertragen. Du könntest die neuen Leads auch aus deinen Calendly Terminen erstellen. Oder neue Abonennt:innen aus MailChimp direkt in Hubspot erfassen. Das Prinzip ist immer das Gleiche: Nicht fünf mal die gleichen Daten in verschiedenen Tools eingeben müssen. 

ActiveCampaign für Newsletter Marketing und automatisierte Mails 

Solltest du mit dem Gedanken spielen, Newsletter Marketing zu nutzen (was wir wärmstens empfehlen können), dann ist es wichtig, dieses von Beginn an strukturiert aufzubauen. Überblick über neue Leads und Interessent:innen ist wichtig, um letztendlich neue Kund:innen zu erreichen. Das Freelancer Tool ActiveCampaign ist hierfür besonders geeignet, denn zusätzlich zu den integrierten Automatisierungen (Newsletter Marketing ist ja eigentlich immer ein automatisierter Prozess), kann es durch Integromat noch erweitert werden.

Die Beispiele für potenzielle Automatisierungen sind hier sehr ähnlich wie die fürs CRM: Egal über welchen Kanal neue Kund:innen bei dir reinlaufen, ob Facebook Lead Ads, per Mail, per Termin auf Calendly oder einem anderen Terminbuchungstool, du kannst sie automatisch für deinen Newsletter anmelden (vorausgesetzt du holst die Zustimmung ein, ist ja klar).  

Aber auch Änderungen von Daten im CRM können mit ActiveCampaign synchronisiert werden und dir so winzige aber wichtige Arbeitsschritte abnehmen.  

Deine Unternehmenswebsite mit Wordpress 

Müssen wir dazu überhaupt noch viel sagen? Wir hoffen, wir müssen niemanden mehr von einer eigenen Website und deren Wichtigkeit überzeugen. Wordpress ist ein CMS das nicht nur weit verbreitet ist (laut eigenen Angaben laufen 39% ALLER Websites über Wordpress), sondern zudem günstig, flexibel und für die allermeisten Unternehmer:innen völlig ausreichend. Es gibt unzählige Plugins zur Erweiterung deiner Website und mit einem visuellen Builder wie Elementor kannst du deine Website super easy selbst gestalten und mit Content füllen.  

RankMath fürs SEO 

Ein Plugin, das zwar nichts mit Automatisierung zu tun, hat aber trotzdem total nützlich: RankMath für dein SEO. Dir wird sofort ein Score für alle Pages angezeigt, je nach Keyword. Wir selbst haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht und Ergebnisse erzielt, darum hier das Tool als kleiner Tipp. 

Deine Zahlen immer im Blick mit Google Analytics, Ads und der Search Console 

Wofür der ganze Aufwand, wenn du deine Daten nicht anständig analysieren kannst? Mit Google als absolut dominierende Suchmaschine ist es für dich als Unternehmer:in wichtig, deine Daten zu kennen und zu verstehen, um sie dann für dich zu nutzen. Wann besuchen deine Kund:innen deine Website? Welche Page wird geklickt? Wie schnell brechen Besucher:innen wieder ab? Welche Site konvertiert gut? Wo ist Verbesserungspotenzial? 

Google sammelt diese Daten sowieso für dich, warum dann nicht das Beste rausholen? 

Kommunikation weniger mit Kolleg:innen, sondern vor allem mit Kund:innen in Teams 

Ok, wir machen diesen Punkt kurz, weil er für dich als Einzelperson vielleicht weniger relevant ist und wir hier sowieso nichts neues erzählen: Für Kommunikation setzen wir auf Teams, aus den zuvor bei Office365 genannten Vorteilen mit dem SharePoint und einer großartigen Kollaboration. Für dich könnte dieses Tool eher relevant sein, um einfach mit Kund:innen (Video-)Calls zu vereinbaren. Dadurch, dass Teams auch einfach im Browser zu nutzen ist, müssen deine Kund:innen das Tool nicht extra für das Gespräch herunterladen. Sehr convenient! 

Jetzt mehr über Freelancer Tools erfahren

Terminvereinbarung: Acuity Scheduling, zoom.ai, Calendly

In dieser Kategorie gibt es gefühlt ständig neue Tools und wir müssen gestehen, wir haben ebenfalls schon einige ausprobiert. Mit Calendly sind wir lange gut gefahren und können es für alle Selbstständigen empfehlen, da es mit einem Account hervorragend funktioniert und sich deine Kund:innen ganz einfach und ohne viele Klicks einen Termin in deinem Kalender aussuchen können. 

Kostenpunkt: Hast du nur einen Ereignistyp, ist das Tool free. Möchtest du verschiedene Arten, also etwa unterschiedliche Längen der Telefonate, kostet das Tool 8$ pro Monat.  

Automatisieren können wir das Ganze natürlich auch. Vieles davon haben wir selbst bei uns implementiert und es nimmt uns unfassbar viel Arbeit ab. Beispielsweise erhalten Kund:innen kurz vor ihrem Termin eine E-Mail mit der Bitte, uns einige Fragen im Voraus zu beantworten. Dieser Fragebogen läuft über Wordpress und wird uns dann wieder automatisch zur Verfügung gestellt. So wird die Vorbereitung enorm erleichtert. 

Aber auch nach dem Gespräch gibt es automatisierte E-Mails an unsere Kund:innen. Je nachdem, wie das Gespräch verlaufen ist und wie wir verblieben sind, haben wir hierfür unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten. Vielleicht hast du standardmäßig ein zweites Gespräch nachgeschaltet und kannst hierfür eine automatische Mail mit der Aufforderung zur Buchung senden. 

Wie du dich auch entscheidest, in dieser Kategorie können wir einige Freelancer Tools empfehlen. Auf der Integromat Website kannst du zudem nachsehen, ob du das Tool easy automatisieren kannst.

TimeTracking: Harvest 

Egal ob Projektarbeit oder nicht: Als Selbstständige:r und Freelancer:in ist es immer wichtig, deine Arbeitszeit im Blick zu haben. Harvest ist hierfür das Tool unserer Wahl. Das Time Tracking Tool ermöglicht es dir selbstverständlich auch, deine erfassten Zeiten in die Buchhaltung zu übertragen.  

Solltest du nur zwei offene Projekte haben, gibt es sogar eine Free Version. Ansonsten zahlst du 12$ im Monat oder 10,80$, falls du jährlich zahlst. Harvest selbst wirbt mit zahlreichen Integrationen mit anderen Anwendungen wie etwa Slack, Asana oder Outlook. 

So kannst du deine Projekte aus Asana auch automatisch in Harvest erstellen lassen (oder andersrum). Oder du lässt automatisch eine neue Zeiterfassung in Harvest erstellen, sobald ein Event in deinem Kalender startet.  

Jetzt modulare Freelancer Tools wählen und von Automatisierung profitieren

Der Markt mit Cloud-Anwendungen wächst und wäscht. Dieser Blogpost ist nur ein winziger Ausschnitt und zeigt nur einige Beispiele für geeignete Freelancer Tools. Dennoch finden wir, dass die hier vorgestellten auch in Zukunft dich als Allein-Unternehmer:in großartig unterstützen können. Sie wachsen mit dir und deinem Unternehmen, sie lassen sich einfach bedienen und ermöglichen es dir durch Automatisierung mehr Zeit für die Aufgaben zu gewinnen, weshalb du wirklich selbstständig bist (Psst, dazu zählt bestimmt nicht Copy-Paste).

Nicht das passende für dich? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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