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Hubspot Integration: CRM einbinden und Beispiele

February 19, 2021
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Wir hoffen, dass wir mit diesem Post niemanden mehr von einer CRM-Software überzeugen müssen. Falls wir es doch tun müssen, folgt gleich ein kurzer Absatz dazu. Viel mehr geht es hier jedoch um das CRM-System Hubspot, das durch seinen modularen Aufbau und das kompetitive Preismodell eine Option für viele Unternehmen, insbesondere KMUs, darstellt. Wird dann auch noch die Hubspot Integration vorangetrieben, kann das CRM in einer Vielzahl von Prozessen echten Mehrwert schaffen und weitere Anwendungen und Tools unterstützen. Aber fangen wir von Vorne an.

Wie gesagt erklären wir nochmal kurz, welche Vorteile ein CRM mit sich bringt. Im Anschluss stellen wir Hubspot vor. Obwohl Hubspot vier Hauptfunktionen abdeckt, Marketing, CRM & Sales, Customer Service und CMS, fokussieren wir uns hier besonders aufs CRM. Anhand von konkreten Beispielen werden dann die Möglichkeiten der Hubspot Integration aufgezeigt. Damit möchten wir verdeutlichen, dass solche Automatisierungen für jedes Unternehmen, gleich welcher Größe, Branche oder weiteren Anwendungen, von Vorteil sein können.

Wieso ein CRM?

Die gesamte Verwaltung von Kund:innen, Lieferant:innen und nahezu allen erdenklichen Stakeholdern in einem CRM schafft Übersicht und Struktur. Dabei können unfassbar viele Informationen gesammelt werden: Notizen, letzte Kommunikation, Bestellungen, Statistiken... Alles an einem Ort und alles dafür gemacht, um die Beziehungen zu wichtigen Unternehmen und Personen erfolgreich zu gestalten.

Dabei hilft eine CRM-Software nicht nur, bestehende Kund:innen zu pflegen, sondern auch neue Zielgruppen anzusprechen, Qualitätsmanagement durchzuführen oder proaktiv erfolgreiche Beziehungen zu gestalten. Wir beobachten allzu häufig, dass die Nutzung eines CRMs nicht exklusiv dem Vertriebs-Team inne ist. Meist ist ein CRM, zumindest in Teilen, auch in anderen Abteilungen wertvoll und wird mindestens für die Datenabfrage verwendet.

Reporting, visualisierte Daten für einen optimalen Überblick, Service und Support, vereinfachte Zusammenarbeit und einzigartige Customer Journeys lassen sich mit einem CRM realisieren. Aber gerade weil ein CRM meist das Herzstück vieler Prozesse ist, spielt die Integration mit weiteren Anwendungen eine bedeutende Rolle.

Hubspots Funktionen und wieso wir das CRM lieben

Kurz gesagt: Hubspot ist modular aufgebaut und genau das lieben wir. Aber was genau bedeutet das? Wir meinen hiermit nicht die altbekannten verschiedenen Preispakete der Software, die je nach Umfang und Funktionen hinzu gebucht werden können. Hubspots Grundfunktion ist die CRM Plattform. Diese gibt's in einer free Version und natürlich auch in verschiedenen kostenpflichtigen Paketen. Aufbauend auf diesem CRM gibt es aber auch noch weitere "Hubs" (so nennt Hubspot die Funktionalitäten): Customer Service, CMS, Marketing und Sales. Diese können individuell aufs CRM on-top zugebucht werden. So können Unternehmen ihr CRM an die eigenen Bedürfnisse anpassen und zahlen nur für die Funktionen, die sie auch wirklich nutzen.

Ein netter Nebeneffekt davon ist, dass das CRM durch das flexible zu- und abbuchen von Funktionen enorm skalierbar ist. Wächst dein Unternehmen, dann wächst dein CRM einfach mit. Zudem ist Hubspot cloud-basiert. Dadurch braucht es keine lokale Installation oder regelmäßige Updates - alles geschieht im Browser. Das macht Hubspot eine ideale Software für Cloud-Automation. Wir zeigen Beispiele, wie die Hubspot Integration gelingt und Mehrwert schafft.

Wie die API Integration Hubspot gelingt

Hubspot ist nicht nur cloudbasiert, sondern wird außerdem von Integromat unterstützt. Integromat ist eine Integrations-Plattform, die es uns ermöglicht, Hunderte von Tools und Apps zu verbinden. Hierbei werden unterschiedliche Funktionen zur Verfügung gestellt, die Tools zueinander sprechen lassen und so automatisch Daten austauscht. Das funktioniert dadurch, dass die verwendeten Tools cloudbasiert sind und eine API-Schnittstelle (Was ist eine API?) zur Verfügung stellen.

Wie genau Integromat funktioniert, haben wir in diesem Blogpost ausführlich zusammengefasst. Du kannst aber auch direkt heute mit Integromat starten.

Hubspot anbinden: Beispiele und Nutzen

Dein CRM im Allgemeinen und Hubspot im Speziellen sind wahrscheinlich nicht alleine stehend. Wir wetten, du nutzt mindestens noch ein E-Mail- und Buchhaltungs-Tool. Vielleicht auch ein Tool fürs Newsletter Marketing und einen Kalender für wichtige Termine. Anhand von Beispielen zeigen wir Möglichkeiten, die für ganz unterschiedliche Unternehmen und Prozesse passend sind.

Beispiele für die Hubspot Integration

In nahezu jedem Projekt automatisieren wir in irgendeiner Form E-Mails. Denn nichts ist wohl mehr Zeitverschwendung als die immer gleichen E-Mail Texte zu immer gleichen Zeitpunkten zu versenden.

Die wahrscheinlich angenehmste Automatisierung zu Beginn: Neue Kontakte aus deinen Mails kannst du ganz easy in Hubspot integrieren. So musst du nicht mehr händisch sämtliche Daten in dein CRM übertragen. 

Nutzt du für dein Aufgaben- und Projektmanagement intern ein Tool wie Asana oder ClickUp, kannst du Hubspot ganz einfach damit verbinden. So können beispielsweise neue Aufgaben oder Projekte automatisch angelegt, sobald ein neuer Kontakt in Hubspot angelegt wird.

Die Daten von Kontakten können durch eine Hubspot Integration mit sozialen Netzwerken aber auch mit Daten angereichert werden. So können durch die Verbindung mit beispielsweise Linkedin Informationen zu Kontakten zu einem Unternehmen in Hubspot hinzugefügt werden.

Vielleicht verwendest du für deine Online-Terminvereinbarung ein Tool wie Calendly oder Harmonizely. Bucht sich jemand hierüber einen Termin bei dir, können die Kontaktangaben ganz einfach ins Hubspot CRM integriert werden. So geht kein Lead mehr verloren.

Je nach Kund:innenstatus ist es auch möglich, dass Kontakte aus Hubspot und deren Informationen automatisch in dein Newsletter-Tool, etwa ActiveCampaign übertragen werden. So können ganz individuelle Mailing Listen entstehen, die sich an die Phase des Leads anpassen.

Falls du auf deiner Wordpress Website oder über Typeform Formulare abbildest und so Interessent:innen und potenzielle Kund:innen befragst, können die Antworten und Einträge mit Hubspot integriert werden. So weißt du bescheid, wie du die Customer Journey an die individuellen Bedürfnisse deiner Leads anpassen kannst.  

Hubspot Schnittstelle: Nutzen einer Integration

Die obigen Beispiele sind denkbar simpel. Nahezu alle erfordern lediglich einen zweischrittigen Prozess in Integromat. Auf dieser Ebene spart die Hubspot Integration viele kleine Klicks am Tag, die einfach nur daraus bestehen, die gleichen Daten von A nach B zu schieben. Das ist eine wichtige Aufgabe, um sicherzustellen, dass das gesamte Team immer auf dem neuesten Stand ist und die Kund:innendaten nicht verloren gehen. Nichtsdestotrotz ist das Kopieren und Einfügen eine stupide und wiederkehrende Aufgabe. Genau deshalb ist deren Automatisierung so gewinnbringend:

Statt viele Minuten am Tag mit dem verschieben von Daten zu verbringen, haben du und dein Team mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Aufgaben.

Natürlich sind auch viel komplexere Hubspot Integrationen denkbar und möglich. Meistens besteht ein Ökosystem aus zahlreichen Anwendungen, in das sich Hubspot eingliedert. So kann beispielsweise ein umfassendes Reporting zu definierten Zeitpunkten ausgegeben und visuell ansprechend gestaltet werden, um so das Team über den aktuellen Stand der Projekte zu informieren. Aber auch ein umfassendes Customer-Onboarding, vom Erstkontakt bis zum Projektauftrag, kann automatisiert werden.

Die Möglichkeiten hierbei sind wirklich zahlreich und tragen dazu bei, dass Arbeitszeit für Dinge genutzt wird, die Mehrwert bringen. Das kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen. Ob auch deine Prozesse und Tools integrierbar sind, finden wir gerne gemeinsam heraus. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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