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Lexoffice automatisieren: Wie die Automatisierung von Lexoffice einfach und umfassend gelingt

August 10, 2021
Automatisierung von Lexoffice_imgblog

Lexoffice ist ein Programm zur automatischen Buchhaltung und Lohnabrechnung, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Unternehmenssoftware operiert in der Cloud und verfügt über eine sogenannte API-Schnittstelle. Genau darum ist lexoffice optimal geeignet für eine vollumfängliche, kostengünstige Automatisierung. Das bedeutet, dass lexoffice mit weiteren genutzten Anwendungen verbunden werden kann, die mit den gleichen Daten arbeiten. Das Ziel? Schlanke und effiziente Prozesse und stets aktuelle und richtige Daten.

Allerdings stellt die Software selbst dabei einige Hürden, die wir mithilfe von Integromat bewältigt haben. Somit ist lexoffice automatisieren nun komplett abbildbar und erleichtert dir die Buchhaltung und Lohnabrechnung um ein Vielfaches.

So läuft deine Buchhaltung völlig automatisch ab und du hast mehr Zeit für alles andere.

Lexoffice automatisieren: Dein Nutzen

Außer Lexoffice nutzt du ganz bestimmt noch weitere Software und Tools. Wenn du Lexoffice automatisierst, reduzierst du den Aufwand der Datenpflege und manueller Prozesse auf ein Minimum. So sparst du wertvolle Arbeitszeit für wiederkehrende, zeitraubende Aufgaben. Das ermöglicht es dir, dich mehr auf dein Kerngeschäft zu fokussieren, deine Produktivität zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren. Besonders die Buchhaltung ist eine unternehmerische Pflicht, die nur selten Spaß bedeutet. Lass dir diese lästige Arbeit von Automatisierung abnehmen und setze so Kapazitäten für die wirklich wichtigen Aufgaben frei. 

  • Administration einsparen
  • Mehr Wertschöpfung
  • Schlanke und optimierte Geschäftsprozesse
  • Innovation und Zukunftsfähigkeit
  • Wachstum durch Skalierung

Mithilfe der API Schnittstelle von Lexoffice ist eine Übergabe von Daten von Software zu Software nach festgelegten Abläufen möglich. So ist der Datenaustausch zwischen deinen verschiedenen Anwendungen problemlos möglich. Anwendungen, wie Google Drive, Dropbox, Gmail, OneDrive und eine Vielzahl mehr, werden unterstützt. Doch so schön das klingt, ganz so zufriedenstellend ist die Automatisierung von lexoffice zum jetzigen Zeitpunkt nicht.

Funktionen von Lexoffice 

Lexoffice selbst stellt eine API (Schnittstelle) zur Verfügung, die es uns ermöglicht, zahlreiche Anwendungen zu automatisieren:

Rechnungsstellung Durch die Verknüpfung mit anderen Projektmanagement Tools, deinem Webshop oder Vertriebssystem ist die Automatisierung deiner Rechnungen kein Problem mehr. So kannst du Rechnungen anlegen, abschließen oder auch korrigieren.  

Angebotserstellung Die Dauer deiner Angebotserstellung kann um ein Vielfaches verkürzt werden, wenn du dein CRM-System an lexoffice anbindest und somit Auftragsbestätigung, Rechnung oder auch Zahlstatus deiner Kund:innen automatisierst. Das Lesen, Anlegen und Abschließen von Angeboten ist inbegriffen. 

Synchronisation von Kontakten Doppelte Kontaktpflege ist zeitintensiv und nun auch überflüssig: Mit der Vernetzung mit deiner Branchensoftware musst du deine Adressdaten nur noch in einem Tool pflegen. Somit werden auch Fehler bei doppelter Kontaktpflege vermieden und deine Produktivität steigt.

Belegerstellung Die Erstellung deiner rechtskonformen Belege ist durch die Verknüpfung von lexoffice mit Applikationen, wie etwa deiner Projektmangagement-Software, ebenfalls automatisiert möglich.

Lexoffice automatisieren
Integromat

Lexoffice automatisieren: Das Problem dabei

Lexoffice wirbt auf seiner Webseite selbst mit der Automatisierung mittels Zapier. Zapier ist, einfach gesagt, ein Tool zur Verknüpfung und Integration von Webanwendungen. So wird eine Automatisierung von zahlreichen Web-Tools möglich und gewährleistet den vollautomatischen Ablauf von Software-übergreifenden Prozessen, ohne menschliches Zutun.  

Das Problem: Möchtest du lexoffice automatisieren und die zuvor aufgeführten Funktionen nutzen, umfasst die Automatisierung mittels Zapier nicht den Datei-Upload. Das heißt, du musst erst Rechnungen oder Dateien, etwa aus E-Mail-Anhängen, aus Google Drive oder Dropbox, händisch hochladen, damit lexoffice und Zapier diese im nächsten Schritt weiterverarbeiten. 

In unseren Augen entspricht das manuelle Hochladen von Dateien nicht der Grundidee der Automatisierung. 

Die Lösung zur Automatisierung von Lexoffice heißt Integromat

Wir streben bei all unseren Automatisierungs-Projekten eine langfristig zufriedenstellende Lösung für deine internen Prozessabläufe an. Der Schritt des Datei-Uploads kann ebenfalls problemlos automatisiert werden, indem die benötigte Datei einfach in den Integrationsprozess eingebunden wird. 

Darum haben wir die Automatisierung von lexoffice mit Hilfe von Integromat vollumfänglich abgebildet und standardisiert. Dies ermöglicht es, deine Dateien in die Prozesskette einzubinden. Integromat zieht sich die betreffenden Dateien aus Google-Drive, E-Mail-Anhängen, Dropbox und vielen weiteren Softwares eigenständig und initiiert anschließend den weiteren Automatisierungsprozess.  

Lexoffice automatisieren Zeit sparen
Lexoffice automatisieren Zeit sparen

Beispiele möglicher Automatisierungen von Lexoffice

E-Mail-Anhänge: Per Mail gehen wichtige Dokumente deiner Buchhaltung, beispielsweise Rechnungen als Anhang, ein. Automatisiere lexoffice und lasse ebendiese Anhänge ganz von selbst an lexoffice senden und in deinem Konto hochladen.

Belege hochladen: Über die Verbindung mit Dropbox oder GoogleDrive kannst du deine Dokumente problemlos in lexoffice hochladen und als neuen Beleg verwenden.

Dateien aus OneDrive übernehmen: Verknüpfe ausgewählte Ordner deines OneDrives und lasse neue Dateien stets automatisch in deinem Lexoffice-Konto erscheinen.

Kontakte managen: Es ist über die API Schnittstelle von Lexoffice möglich, auch deine Kontakte zu managen. Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können in einer Kontaktsammlung gebündelt werden und automatisiert erstellt, abgerufen oder aktualisiert werden. So müssen Daten nur an einer Stelle, beispielsweise deinem CRM, gepflegt werden und alle weiteren Anwendungen werden direkt synchronisiert.

Gutschriften erstellen: Verschiedene Arten von Gutschriften, etwa netto, brutto oder steuerfrei, können mit oder ohne Bezugnahme auf eine Rechnung automatisch erstellt werden. Sowohl der Teil- als auch der Gesamtbetrag einer Rechnung wird somit an deine Kund:innen zurück erstattet.

Änderungen von Daten in lexoffice: Über ein sogenanntes Ereignisabonnement ist es möglich, dass du Benachrichtigungen über Änderungen deiner Ressourcen erhältst, beispielsweise wenn sich ein Kontakt in lexoffice ändert. Somit wird die händische Datenabfrage überflüssig und du hast alle notwendigen Informationen stets zeitnah zur Verfügung. Das beste: diese Änderungen werden automatisch an alle verknüpften Programme weitergegeben.

Automatisiere auch du lexoffice um den größtmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen

Lexoffice automatisieren ist komplett individuell möglich, ob vollumfänglich, teilweise standardisiert oder nur für dich. Dies spart dir Arbeit, Arbeitszeit, Arbeitsaufwand und lässt dir mehr Freiraum, für all das, was du lieber tust als Buchhaltung.

Möchtest auch du den nächsten Schritt gehen, um dein Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen? Mache dich auf, dein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen und vereinbare noch heute einen Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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