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MOCO Integration: Agentursoftware mit deinen Tools verbinden

September 16, 2021

MOCO ist eine Cloud Software, die Projektverwaltung und & Businesszahlen vereinfacht. Sie wurde gezielt für Agenturen und andere projektbasierte Dienstleister:inen entwickelt und bietet Projektcontrolling, Zeiterfassung, Abrechnung, Kundenakquise, Kapazitätsplanung, Ausgabenmanagement sowie Personal- und Kontaktverwaltung an. Das soll den Agenturen mehr Zeit geben, sich auf die Projekte an sich und ihr Business zu konzentrieren.

Das klingt grundsätzlich nach einer All-in-one Software. Ganz so einfach ist es aber nicht, denn verschiedene Unternehmen haben verschiedene Bedürfnisse.

Taskmanagement und Collaboration bildet MOCO beispielsweise nicht ab. Dafür aber viele andere Applikationen umso besser: Monday, Trello, Asana, Clickup oder auch Jira. Diese sind darauf spezialisiert, Aufgaben zu definieren, zu verteilen, Meilensteine zu setzen und so gesamte Projekte zu strukturieren.

Auch Marketing oder Buchhaltung ist nicht Teil von MOCO. Newsletter Tools können aber mit MOCO bzw. der Kontaktverwaltung integriert werden.

Wir stellen hier Beispiele vor und geben einen Einblick wie das Technische im Hintergrund funktioniert (Spoiler: es ist gar nicht so kompliziert)

Integration: MOCO & Trello

Starten wir mit einer sehr einfachen aber dennoch essenziellen MOCO Integration:

Neben der Browser-Extension, die MOCO zur Zeiterfassung auf Aufgaben in Trello selbst anbietet, sind beispielsweise auch folgende Workflows möglich:

  • Lasse dir automatisch ein Trello Board anhand einer Vorlage erstellen, wenn du in MOCO ein Projekt erstellst. Über verschiedene Tags in MOCO kannst du zusätzlich bestimmen, welche Vorlage erstellt werden soll.
  • Analog kannst du automatisch neue Aufgaben bzw. Cards in Trello anhand von MOCO Leistungen erstellen lassen. Das geht genauso auch andersrum.

Für diese simplen MOCO Integrationen ist es übrigens egal, ob du Trello, Asana, Clickup, Jira, awork oder ein anderes PM-Tool nutzt. Sie alle können mit MOCO angebunden werden und deinen Arbeitsalltag einfacher machen.  

Aber wie genau funktioniert die MOCO Integration?

MOCO Integration bedeutet API-Integration

Der Schlüssel zur MOCO Integration heißt API-Integration. Denn sowohl MOCO als auch alle anderen Softwares, die wir hier erwähnen, verfügen über eine sogenannte API, eine Application Programming Interface. Das ist eine Schnittstelle, die von der Software zur Verfügung gestellt wird und es so möglich macht, dass andere Anwendungen an dieser Schnittstelle sozusagen “andocken” können. Werden zwei dieser APIs erfolgreich verbunden, sprechen wir von API-Integration. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, gibt es hier einen Blogpost zur API-Integration.

Das klingt ziemlich technisch und normalerweise benötigt die API-Integration einiges an Programmieraufwand und technischem Wissen. Aber nur theoretisch. Denn es gibt längst Anwendungen, die genau das machen: APIs miteinander verknüpfen, ohne dass du programmieren musst.  

Diese Plattformen erlauben es dir, die Tools, die du täglich nutzt, einfach miteinander zu verknüpfen: MOCO, Asana, lexoffice, Slack und Tausende mehr. Über eine grafische Oberfläche wählst du die Auslöser aus und definierst was danach passieren soll, also zum Beispiel: “Wenn ein neues Projekt in MOCO angelegt wird, dann lege automatisch auch ein neues Board in Trello an”.  

So entstehen automatische Datenflüsse und die MOCO Integration gelingt auch ohne technisches Hintergrundwissen. Die Plattformen, die das am besten machen, sind Zapier  und Integromat. Sie unterstützen hunderte und tausende Apps, die mit wenigen Klicks integriert werden: so auch MOCO. Darüber werden all die Beispiele in diesem Blogpost möglich.

Integration: MOCO & Slack

Für die interne Kommunikation nutzt du höchstwahrscheinlich auch eine Anwendung: Slack, Teams oder auch Google Hangouts. Es kann wichtig sein, dein Team oder Kolleg:innen über gewisse Ereignisse in MOCO zu informieren.

Dass kann beispielsweise folgendermaßen geschehen:

  • Du kannst Personen in Slack darüber benachrichtigen, wenn sie in MOCO einem Projekt zugewiesen wurden.
  • Oder du kannst dein Team in einem Channel darüber informieren, wenn in MOCO ein Lead gewonnen wurde.

So kannst du Personen in Slack darüber benachrichtigen, wenn sie in MOCO einem Projekt zugewiesen wurden. Oder du kannst dein Team in einem Channel darüber informieren, wenn in MOCO ein Lead gewonnen wurde.  

Integration: MOCO & ActiveCampaign

E-Mail-Marketing sollte so persönlich wie möglich sein, ohne dass es zu viel Mehraufwand verursacht. Das ist kein Geheimnis. Wenn du deine Kontakte und Leads in MOCO pflegst, inklusive verschiedener Stati, Akquise-Stufen und Lables, dann kannstu du diese Informationen ganz einfach an ActiveCampaign übergeben: Übertrage nicht nur die Kontaktdaten automatisch an ActiveCampaign, sobald ein neuer Lead in MOCO angelegt wurde, sondern reichere diesen noch mit wertvollen Informationen an.

Du kannst deine Leads je nach Status oder auch Tag verschiedenen Kampagnen und Mailing-Listen zuordnen. So erhalten sie immer nur relevante Mails und du stellst die nötige Personalisierung sicher, ohne viel Zeit für die Segmentierung aufzuwenden.

Die gleiche MOCO Integration ist natürlich auch mit Anwendungen wie Mailchimp, Sendinblue oder FreshMail möglich.  

Integration: MOCO & Calendly

Es kann sein, dass sich interessierte Kund:innen über deine Webseite oder andere Touchpoints einen Termin mit dir buchen können - über Calendly. Bei der Terminbuchung geben sie bereits relevante Daten an: Name, E-Mail-Adresse, eventuell auch Präferenzen oder Interessen. Statt diese ungenutzt zu lassen, kannst du sie automatisch mit dem Zeitpunkt der Terminbuchung an MOCO übergeben.  

So hast du den neuen Lead direkt erfasst und vergisst sicher nicht, vor oder nach dem Telefontermin wichtige Eckpunkte zu dokumentieren. Dank dieser MOCO Integration verpasst du also sicher keinen Lead mehr.  

MOCO Integration dank Integromat und Zapier

Die Stärke von MOCO liegt darin, sich auf das zu spezialisieren, was die Software gut kann: Überblick über Projekte, Pipelines, Abrechnungen und Forecasts zu schaffen. Moco möchte keine All-in-one Software sein und das ist in unseren Augen auch gut so.  

Statt aber ein Meer aus verschiedenen, alleinstehenden Anwendungen für jegliche Teilaufgaben wie Marketing, Aufgabenmanagement, Terminbuchungen, Buchhaltung und Kommunikation zu überblicken, verbinde lieber all diese Funktionen miteinander.

Denn dank der Moco Integration trägst du dazu bei, dass Moco wirklich der Dreh und Angelpunkt für alle relevanten Prozesse bleibt. Alle anderen Tools sind daran angebunden und synchronisieren sich mit Moco, damit die Daten stets aktuell und übersichtlich bleiben. Wenn du neugierig geworden bist, kannst du hier mit Integromat kostenlos starten.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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