Tipps und Beispiele

ClickUp Guide 2023 - 8 Tipps und Schritte

19.9.2022
ClickUp guide 2023 - 8 Tipps und Schritte

ClickUp ist ein großartiges Tool für die Verwaltung von Teamprojekten oder für deine persönlichen To-Do-Listen. Der Einstieg ist kinderleicht und die Plattform bietet viele tolle Funktionen, die dich persönlich und beruflich weiterbringen. Die Flexibilität dieses Tools hilft bei der Erstellung spezifischer Arbeitsabläufe, die in jeder einzelnen Situation am besten funktionieren. Im folgenden Beitrag zeigt dir Wemakefuture, wie du das Beste aus ClickUp herausholen kannst.

Wofür wird ClickUp verwendet?

  • Prozessmanagement  
  • Aufgabenmanagement  
  • Zeitmanagement  
  • Integrationen von Drittanbieter-Apps  
  • Vollständige Anpassung des Arbeitsbereichs  
  • Teamzusammenarbeit und Berichte  
8 Tipps für die Nutzung von ClickUp

1. Bei ClickUp anmelden

Mit vielen benutzerfreundlichen Optionen ist es sehr einfach, dein ClickUp-Konto einzurichten und mit der Arbeit zu beginnen. Das Attraktivste an der Preisgestaltung von ClickUp ist das kostenlose Angebot, das bis zu 100 MB Speicherplatz genutzt werden kann. Auch wenn du ein Upgrade benötigst, sind die Kosten für neue Pläne angemessen. Du kannst zwischen Unlimited (5 $/Benutzer pro Monat), Business (9 $/Benutzer pro Monat) und Enterprise (individueller Preis) wählen.  

Du kannst dir sogar die ClickUp Desktop App herunterladen, um deine Arbeit schneller und übersichtlicher zu gestalten!

ClickUp Preise 2023

2. Lege die Struktur für dein ClickUp fest

ClickUp verwendet eine Hierarchie von Ansichten, um die Projekte deines Unternehmens zu ordnen. Das sind die Ebenen dieser Hierarchie:  

  • Arbeitsbereich: Die oberste Ebene der ClickUp-Hierarchie, die alle Spaces und alles, was sich in ihnen befindet, sowie alle Personen innerhalb einer Organisation umfasst.  
  • Space: Die zweite Ebene der ClickUp-Hierarchie, in der sich die Ordner und Listen befinden  
  • Ordner: Ein optionaler Teil der ClickUp-Hierarchie in Spaces, in dem du deine Aufgabenlisten anordnen kannst  
  • Liste: Ein Ort, an dem Aktivitäten, die sich in einem Space befinden müssen, aber auch in Ordnern sein können, aufbewahrt werden  
  • Aufgabe: Der Status wird verwendet, um Aufgaben zu verfolgen, die von offen bis erledigt gehen. Sie werden in Listen aufbewahrt.  
  • Unteraufgabe: Eine zusätzliche Ebene, die es ermöglicht, Aufgaben mit genauen definierten Komponenten zu versehen.  

Du kannst jede Aufgabe separat bearbeiten.  

3. Richte Spaces für deine Teams ein

In diesen Spaces arbeiten die Abteilungen deines Unternehmens selbstständig. In allen Bereichen arbeitet das gleiche Team. Dein Team kann eine beliebige Anzahl von Positionen haben. Du kannst separate Bereiche für Marketing, Softwareentwicklung und Qualitätssicherung haben, wenn du ClickUp zur Verwaltung deines gesamten Unternehmens verwendest.

4. Richte Ordner für jedes Projekt ein

Die Projekte, die du vorantreiben willst, sollten den verschiedenen Ordnern hinzugefügt werden, die du entsprechend der dem Unternehmen zugewiesenen Aufgaben erstellst. Eine weitere Möglichkeit ist, festzulegen, wer für die Erledigung der Arbeit zuständig ist.  

Du kannst eine Aufgabe mit zusätzlichen Statuskennzeichen versehen, z. B. "Konzept", "Test" oder "Veröffentlicht", oder du kannst ihr eine Farbe geben, um anzuzeigen, ob sie abgeschlossen oder in Arbeit ist. Daneben ist auch eine Farbcodierung eine Option. Du kannst sogar Avatare anstelle von Farben verwenden. So kann jedes Mitglied den Fortschritt der Aufgabe überprüfen, ohne das zugewiesene Teammitglied zu fragen.  

5. Verwalte deine Aufgaben

Mit der Aufgabenlistenfunktion von ClickUp, die zu den verfügbaren Tools gehört, ist es möglich, unseren Arbeitsablauf leichter zu verfolgen. Die Listen können Beschreibungen, Anhänge sowie Start- und Enddaten enthalten. Obwohl die Aufgaben, die sie beaufsichtigen, Beauftragte haben, tun sie das nicht. Die drei Ansichten für Listen sind "Zeit", "Liste" und "Board".  

6. Bearbeite das Dashboard nach Belieben

Mit ClickUp hast du Zugriff auf mehr als 15 leistungsstarke Perspektiven. So kannst du deine eigenen Ansichten entwerfen, darunter Listenansichten, Tabellenansichten, Kastenansichten, Kalenderansichten und mehr. Das macht das Programm benutzerfreundlich, weil es den Anforderungen aller Nutzer gerecht wird. Die Screenshots unten sind zwar im dunklen Modus, aber es gibt auch einen hellen Standardmodus.  

ClickUp Dashboard

7. Stürze dich mit deinem Team effektiv in die Arbeit

Nach der Einrichtung deines Clickups wird der Arbeitsablauf einfacher und viel schneller. Die Mitarbeiter/innen haben vollen Einblick in die Bearbeitungen der Teammitglieder und können dem Whiteboard auf verschiedene Arten Inhalte hinzufügen, z. B. Zeichnungen, Rich Text, Formen, Beschriftungen, Bilder und andere Mediendateien.  

8. Automatisiere deine Arbeit mit ClickUp

Mit ClickUp kannst du deine alltäglichen Aufgaben ganz einfach automatisieren. Nutze vorgefertigte Automatisierungsrezepte oder passe sie an deine Bedürfnisse an, damit sich deine Mitarbeiter/innen auf das Wesentliche konzentrieren können.  

Mit zusätzlichen Integrationen, die jeden Monat aktualisiert werden, arbeitet ClickUp Automations mit anderen Apps wie Zapier zusammen, um alles in einen einzigen, gemeinsamen Prozess zu integrieren.  

ClickUp Website

Weißt du jetzt Bescheid über ClickUp?

Jetzt kannst du sehen, wie diese eine Software viele andere ersetzen und eine Menge leisten kann. Es gibt Formulare, mit denen du deinen Kunden einfach ermöglichen kannst, Fehlerberichte in dein Projektmanagement-Tool einzugeben. Oder, mit Hilfe einer neuen Funktion, kannst du jetzt deine gesamte E-Mail-Korrespondenz in den Dienst integrieren. Wenn du dich mit den Funktionen nicht auskennst, hat ClickUp ein Hilfe-Center mit verschiedenen Anleitungen. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt; ClickUp wird zweifelsohne jede digitale Aktivität einfacher machen.  

Um unser Unternehmen effektiver zu führen, nutzen auch wir das ClickUp-Tool. Wenn du also zusätzliche Hilfe oder Anleitungen benötigst, zögere nicht, dich mit Wemakefuture in Verbindung zu setzen!

ClickUp guide 2023 - 8 Tipps und Schritte
ClickUp guide 2023 - 8 Tipps und Schritte

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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