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SevDesk Integration: Wie du mehr aus deiner Buchhaltung rausholst

February 23, 2021
sevDesk integration

Die Buchhaltungssoftware sevDesk verspricht, die Buchhaltung für Unternehmer:innen zu erleichtern: Übersichtliche Belegverwaltung, orts- und zeitunabhängige Buchhaltung und das alles digital, statt viel Papierchaos. Von der Rechnungserstellung über die Belegdigitalisierung, Auswertungen wie GuV oder UStVa bis hin zur Angebotserstellung: das Programm deckt alles wichtige und vor allem Notwendige datenschutzkonform ab. Zudem ist sevDesk cloudbasiert. Ein Punkt, der bei der sevDesk Integration besondere Bedeutung erhält.  

Denn neben den Grundfunktionen der Buchhaltungssoftware, können die Möglichkeiten noch weitreichend ergänzt werden, indem sevDesk mit anderen Tools integriert wird. Was das heißt? Ganz einfach: Durch die Verknüpfung von sevDesk mit Hunderten und Tausenden anderen Anwendungen, beispielsweise GSuite, Mails, CRM-Systeme, Office365 oder Shop-Systeme, holen wir mehr aus deiner Buchhaltung raus.

Die Vorteile unserer sevDeskIntegration:

Spare Zeit für Buchhaltung und Administration  

Gewinne Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten    

Erstelle leistungsstarke Customer Journeys  

Verbessere die Kund:innenenzufriedenheit durch nahtlose und weniger fehleranfällige Prozesse  

Schlanke und optimierte Geschäftsprozesse  

Enormes Wachstumspotenzial durch Skalierung

Innovation und nachhaltige Geschäftsprozesse

Die Funktionen von SevDesk im Überblick

Kontaktmanagement: Sämtliche Kontakte, Organisationen und Personen liegen zentral in sevDesk vor und sind so schnell abrufbar und abänderbar. Kategorien erleichtern die Organisation und der Kontaktimport wird ebenfalls als CSV-Datei unterstützt. Über die mobile App kannst du deine Kontakte auch unterwegs einsehen und ergänzen.

Angebote, Rechnungen und Aufträge: Rechtssichere Angebote und Rechnungen sind die wohl wichtigste Funktion von sevDesk. So ist nicht nur die Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie Gutschriften schnell und einfach möglich, sondern durch alle notwendigen Pflichtangaben auch rechtskonform.

Belege digitalisieren: Durch die eigene sevScan App können Rechnungen, die nicht digital vorliegen, einfach abfotografiert und eingescannt werden. So werden die Informationen ausgelesen und deiner Buchhaltung hinzugefügt. Noch dazu schlägt sevDesk automatisch eine Buchungskategorie für den Beleg vor.

Umsatzsteuer-Voranmeldung: Auf Basis der eigenen Einnahmen und Ausgaben kannst du ganz einfach die Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt übermitteln. Umsatzsteuersätze werden sofort in der Anwendung unterschieden aber auch eine schnelle Korrektur ist möglich. So gewinnst du mehr Zeit für dein Business.  

Online Banking: Integrierst du dein E-Banking von über 3.000 Banken, hast du sofort Überblick über deine Buchungen aus deinem Bankonto.

Über die eigenen sevDesk Integrationen kannst du noch weitere Funktionen hinzufügen. So bietet sevDesk selbst eine Erweiterung mit beispielsweise Salesforce, Penta, PayPal, oder awork an. Außerdem bietet sevDesk selbst eine API-Schnittstelle (Was ist eine API-Schnittstelle?). Und genau das ist der Grund, warum die sevDesk Integration noch deutlich umfassender gelingen kann.

Über Zapier und Integromat kann sevDesk noch deutlich weitgehender integriert werden und so deine Buchhaltung und alle damit verbundenen Prozesse effizienter abbilden. Denn die oben genannten Funktionen von sevDesk sind zwar enorm wichtig, häufig jedoch nicht alleinstehend. Die Buchhaltung ist an vielen Punkten mit anderen Prozessen und Abteilungen im Unternehmen verbunden. Genau darum kann eine umfassende sevDesk Integration mit weiteren Cloud Anwendungen völlig neue Möglichkeiten eröffnen, um Zeit für andere Dinge zu gewinnen. Wir zeigen einige Beispiele, die verdeutlichen, was möglich ist.

Möglichkeiten und Beispiele der sevDesk Integration

Zusätzlich zu diesen paar Beispielen, ist nahezu jede Automatisierung mit Zapier oder Integromat denkbar. Gerne finden wir gemeinsam heraus, welche Möglichkeiten sich für deine Prozesse ergeben:

E-Mail-Anhänge automatisieren: Zahlreiche Dokumente, die wichtig für deine Buchhaltung sind, gehen häufig per Mail ein, so zum Beispiel Rechnungen als E-Mail-Anhang. Statt diese Anhänge händisch herunterzuladen und in sevDesk wieder hochzuladen, können sie ganz einfach automatisch nach sevDesk verschoben werden und stehen so sofort zur Verfügung. Das ist natürlich ebenfalls möglich, wenn der Beleg nicht als Anhang selbst, sondern im E-Mail-Text vorliegt.  

Belege hochladen: Manchmal ist es notwendig, dass Belege neben sevDesk auch in Cloud-Speicherorten wie beispielsweise Dropbox oder GoogleDrive vorliegen. Statt die Dokumente aber separat an beiden Stellen hochzuladen, können die Anlagen automatisch von Cloud-Speicherort nach sevDesk synchronisiert werden (oder andersrum). Das spart ein paar Klicks pro Woche und somit wertvolle Zeit.

CRM mit sevDesk integrieren: Es ist wichtig, dass Kund:innendaten korrekt in Buchhaltung sowie im CRM vorliegen. Indem ein CRM wie beispielsweise Hubspot mit sevDesk integriert wird, stehen alle Änderungen oder Neuanlagen von Kontakten zeitgleich an beiden Stellen zur Verfügung. Natürlich sind hierfür auch andere CRM-Systeme wie etwa Pipedrive geeignet.  

Shop integrieren: Falls du einen Shop, etwa in Shopify, hast, ist die sevDesk Integration besonders sinnvoll: kauft beispielsweise eine Person ein Produkt in deinem Shop, wird nicht nur in Shopify ein neuer Kund:innenaccount angelegt, sondern auch automatisch ein neuer Kontakt in sevDesk erstellt.  

Newsletter Marketing: Über die sevDesk Integration mit Newsletter-Tools, wie etwa Mailchimp, können neue oder aktualisierte Personen aus sevDesk automatisiert in Mailchimp als Subscriber für eine Newsletter Liste hinzugefügt werden. So bleibt dein E-Mail-Marketing immer auf dem aktuellsten Stand und kein:e Kund:in erhält eine E-Mail, die eigentlich gar nicht für sie bestimmt ist.  

Mit der sevDesk Integration mehr Zeit gewinnen und Buchhaltung automatisieren  

Die oben genannten Beispiele sollen lediglich einen Denkanstoß geben, was möglich ist. Die meisten davon sind kleine, zweischrittige Prozesse, die lediglich zwei oder drei Anwendungen verbinden. Selbstverständlich ist auch eine deutlich umfassendere sevDesk Integration möglich. Wir passen die Automatisierung genau an deine Bedürfnisse, Anwendungen und Prozesse an, um das Optimum rauszuholen. So sparst du Zeit und Aufwand für lästige Administration und kannst dich all den Aufgaben widmen, die du lieber tust als Buchhaltung.  

Möchtest du ebenfalls den nächsten Schritt gehen und dein Unternehmen zukunftsfähig aufstellen? Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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