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Bexio Integration: Wie du mehr aus deiner Buchhaltung rausholst

February 9, 2021
bexio Integration mit Zapier und Integromat

Die Schweizer Business Software bexio verspricht, die Administration für KMUs ganz einfach zu  machen. Von der Kontaktverwaltung, über Angebote, Rechnungen und Aufträge, bis hin zu Banking und Buchhaltung deckt die Software alles wichtige und vor allem Notwendige ab. (Sidenote: Funktionen, die nur in der Pro oder Pro+ Version von bexio enthalten sind, werden hier nicht thematisiert). Bexio ist zudem eine Cloud Software, die Datensicherheit durch Schweizer Rechenzentren verspricht. Ein Punkt der beim sensiblen Thema Buchhaltung besonders wichtig ist.

Doch neben den Grundfunktionen der Software sind noch viel mehr Möglichkeiten drin, nämlich indem bexio mit weiteren Anwendungen integriert wird. Was damit gemeint ist? Ganz einfach, wir verknüpfen bexio mit über Tausend weiteren Anwendungen wie Mails, GSuite, Office365, CRM-Systemen oder Shop-Systemen und holen so mehr aus deiner Buchhaltung raus.

Die Vorteile deiner bexio Integration:

Spare Zeit für administrative Aufgaben  

Gewinne Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten    

Erstelle leistungsstarke Customer Journeys  

Verbessere die Kund:innenenzufriedenheit durch nahtlose und weniger fehleranfällige Prozesse  

Schlanke und optimierte Geschäftsprozesse  

Enormes Wachstumspotenzial durch Skalierung

Innovation und nachhaltige Geschäftsprozesse

Bexio Funktionen im Überblick

Kontaktverwaltung: Sämtliche Kontakte liegen an einer zentralen Stelle vor und sind so schnell abrufbar und abänderbar. Alle weiteren Funktionen basieren auf diesen Daten und auch mit der mobilen App von bexio ist der Zugriff möglich. Zudem können Notizen für Kontakte erfasst werden oder Kategorien erleichtern die Organisation. Der Kontaktimport wird auch über Excel oder als CSV unterstützt.  

Angebote, Rechnungen und Aufträge: Die wohl grundlegenste Funktion von bexio ist das Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie Gutschriften mit Hilfe von Textbausteinen (falls gewünscht). Die so entstehenden PDF-Dokumente können in einem eigenen Design und in mehreren Sprachen erstellt werden. 

Buchhaltung: Für alle Buchungen in bexio wird ein Journal gepflegt, dass Übersichtlichkeit gewährt und ebenfalls eine Online Ablage für Belege ermöglicht. Neben Lieferantenrechnungen werden auch Buchungen deiner Rechnungen an Debitoren abgebildet. Natürlich alles gesetzeskonform. 

Banking: Integrierst du dein E-Banking mit bexio, hast du sofort Überblick über deinen Finanzstatus und offene oder bezahlte Rechnungen. Diese Daten werden automatisch aktualisiert und können ebenso aus bexio ans E-Banking übermittelt werden.  

Auf dem eigenen bexio App Marketplace werden die Funktionen von bexio zudem durch zahlreiche Anwendungen erweitert. So können beispielsweise Newsletter Marketing, Kund:innenumfragen, Spesenabrechnungen oder Shop Systemen wie shopware integriert werden. Aber moment, da geht doch noch mehr.

Mittels Zapier und Integromat sind wir in der Lage, die bexio Integration noch umfänglicher und somit noch effizienter abzubilden. Denn die zuvor dargestellten Funktionen von bexio sind zumeist tief mit weiteren Funktionen, Aufgaben und Abteilungen deines Unternehmens verbunden. Hierzu haben wir einige Beispiele ausgewählt, die verdeutlichen sollen, was möglich ist. Durch die bexio Integration mit weiteren Cloud Anwendungen eröffnen sich so völlig neue Möglichkeiten, um Zeit für andere Dinge zu gewinnen.

Möglichkeiten und Beispiele der bexio Integration

Zusätzlich zu diesen (wenigen) Beispielen, ist nahezu jede Integration mit Zapier oder Integromat denkbar. Gerne beraten wir dich hierzu in einem kostenfreien Gespräch.

E-Mail-Anhänge: Wichtige Dokumente für die Buchhaltung gehen häufig per Mail ein, etwa Rechnungen als Anhang. Diese Anhänge können ganz einfach automatisch in bexio hochgeladen werden und stehen so sofort zur Verfügung. Das geht über kleine Umwege auch dann, wenn der Beleg nicht als Anhang, sondern im E-Mail-Text vorliegt.  

Belege hochladen: Manchmal ist es notwendig, dass Belege nicht nur in bexio, sondern auch beispielsweise in Dropbox oder GoogleDrive vorliegen. Statt die Unterlagen separat an beiden Stellen hochzuladen, können die Dokumente problemlos in bexio hochgeladen und als neuer Beleg verwendet werden.

CRM mit bexio integrieren: Kund:innendaten liegen meist auch im CRM vor. Indem ein CRM wie beispielsweise Pipedrive mit bexio integriert wird, werden sämtliche Änderungen  oder Neuanlagen automatisch synchronisiert. Das Selbe geht natürlich auch mit Hubspot oder anderen CRM Softwares

Kontakte managen: Es ist über die API Schnittstelle von bexio möglich, Kontakte, wie beispielsweise Kund:innen oder Lieferant:innen, zu managen. Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können in einer Sammlung gebündelt werden und automatisiert erstellt, abgerufen oder aktualisiert werden.

Shop integrieren: Kauft eine Person in deinem Shop, beispielsweise Shopify, ein Produkt, wird nicht nur im Shop System ein neuer Kund:innenaccount angelegt. Dieser triggert ebenfalls automatisch eine neue Person in bexio.  

Newsletter Marketing: Über die bexio Integration mit Mailchimp, einem Newsletter Tool, können neue oder aktualisierte Personen aus bexio automatisiert in Mailchimp als Subscriber für eine Newsletter Liste hinzugefügt werden. So bleibt dein E-Mail-Marketing immer auf dem aktuellsten Stand und kein:e Kund:in erhält eine E-Mail, die eigentlich gar nicht für sie bestimmt ist.  

Mit der bexio Integration mehr Zeit gewinnen und Buchhaltung automatisieren  

Die bexio Integration ist komplett individuell möglich: ob vollumfänglich, teilweise standardisiert oder nur für dich. Die obigen Beispiele sollen lediglich einen Überblick geben, selbstverständlich schneiden wir die bexio Integration genau auf deine Bedürfnisse und Anwendungen zu. Dadurch sparst du Zeit, Aufwand und lästige Administration und kannst dich all den Aufgaben widmen, die du lieber tust als Buchhaltung.  

Möchtest du ebenfalls den nächsten Schritt gehen und dein Unternehmen zukunftsfähig aufstellen? Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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