Unternehmen jeder Art müssen eine erstaunliche Menge an Informationen verwalten, was ohne die richtigen Werkzeuge schnell entmutigend werden kann. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Softwarelösungen, die diesen Prozess rationalisieren, die Sicherheit verbessern und die Produktivität steigern sollen. In diesem Beitrag stellen wir dir die besten Dokumentenmanagementsysteme für das Jahr 2023 vor. Wir nehmen drei große Unternehmen unter die Lupe - Contractbook Docuware, Docusign und Typeform-, um mehr über ihre Funktionen und Vorteile zu erfahren und um herauszufinden, inwiefern sie für dein Unternehmen den entscheidenden Unterschied ausmachen können. Wenn du diese Systeme verstehst, egal ob du ein kleines Startup oder ein großes Unternehmen bist, könnte das deinen Umgang mit Dokumenten revolutionieren. Lasst uns die Party starten!
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein System, das dazu dient, Dokumente zu verfolgen, zu verwalten und zu speichern und den Papierverbrauch zu reduzieren. Die meisten DMS-Systeme sind auch in der Lage, die verschiedenen Versionen der Dokumente, die von verschiedenen Nutzern erstellt und geändert wurden, zu speichern (Historienverfolgung).
Im Falle von digitalen Dokumenten werden diese Systeme oft als Digital Document Management Systems (DDMS) bezeichnet.
1. Speicherung von Dokumenten: Das DMS fungiert als zentraler Speicher für alle digitalen Dateien und Dokumente und macht sie für die Nutzer/innen in einem Unternehmen leicht zugänglich.
2. Versionskontrolle: Das DMS hilft dabei, alle Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden, nachzuverfolgen, wer diese Änderungen vorgenommen hat und wann diese Änderungen vorgenommen wurden, was eine einfache Versionskontrolle ermöglicht.
3. Zugriffskontrolle: DMS ermöglicht eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen, sie bearbeiten oder weitergeben können.
4. Suche und Abruf: Mit dem DMS können die Nutzer/innen anhand verschiedener Kriterien wie Dokumentenname, Erstellungsdatum, Schlüsselwörter usw. nach Dokumenten suchen.
5. Kollaboration: DMS können auch Tools für die Zusammenarbeit bereitstellen, die es mehreren Nutzern ermöglichen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, was die Produktivität und Effizienz erhöht.
6. Audit Trail: DMS bietet einen Prüfpfad, der festhält, wer ein Dokument eingesehen oder geändert hat, und erhöht so die Sicherheit und Verantwortlichkeit.
7. Sicherung und Wiederherstellung: DMS enthalten oft Disaster-Recovery-Funktionen, um Dokumente zu sichern und im Falle eines Datenverlustes wiederherzustellen.
8. Integration: Ein DMS kann oft mit anderer Software wie CRM- oder ERP-Systemen, E-Mail-Clients oder Office-Suiten integriert werden, um den Arbeitsablauf zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Erfahre mehr über die Fähigkeiten und einzigartigen Funktionen der führenden Anbieter, die den Umgang mit Dokumenten in Unternehmen im Jahr 2023 revolutionieren werden.
Lerne Docuware kennen, den Digital Document Dynamo, eine führende Lösung in der Welt der Dokumentenmanagementsysteme. Sie zeichnet sich durch eine umfassende digitale Dokumentenkontrolle für Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Branchen aus. Docuware zeichnet sich durch eine Vielzahl von Funktionen aus - von der digitalen Dokumentenerfassung und -indizierung bis hin zu sicheren Speicher-, Abruf- und Freigabefunktionen. Es sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Teams und optimiert die Geschäftsabläufe wie nie zuvor. Docuware lässt sich nahtlos in bestehende Systeme wie ERP- und CRM-Plattformen integrieren und ist damit eine vielseitige Wahl für alle Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse optimieren, die Sicherheit erhöhen und die Produktivität steigern wollen. Docuware ist ein echter Wendepunkt im Bereich der digitalen Dokumentenverwaltung.
Mit Contractbook, dem All-in-One Contract Conductor, stellen wir dir eine leistungsstarke Lösung für das Vertragsmanagement vor. Contractbook wurde speziell entwickelt, um jeden Schritt des Vertragslebenszyklus zu rationalisieren. Von der Erstellung, Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Speicherung und Analyse - Contractbook hat alles im Griff. Eines der herausragenden Merkmale von Contractbook ist die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, wodurch du mehr Zeit hast und die Möglichkeit menschlicher Fehler verringert wird. Auch bei der Zusammenarbeit ist Contractbook hervorragend, denn es ermöglicht mehreren Nutzern, gleichzeitig an einem Vertrag zu arbeiten. Mit seinen robusten Sicherheitsmaßnahmen kannst du sicher sein, dass deine sensiblen Verträge in sicheren Händen sind. Egal, ob du ein kleines oder ein großes Unternehmen bist, Contractbook kann deine Vertragsabwicklung revolutionieren und deine betriebliche Effizienz erheblich steigern.
Wusstest du, dass wir offizielle Partner von Contractbook sind? Hier ist ein toller Blogbeitrag, indem du mehr erfährst!
DocuSign, der digitale Unterschriftensouverän, ist bekannt für seine sicheren und rechtskonformen E-Signatur-Funktionen. DocuSign rationalisiert den Prozess der Dokumentenunterzeichnung und ermöglicht es Unternehmen, Vereinbarungen von praktisch überall und zu jeder Zeit zu versenden, zu unterzeichnen und zu verwalten. Bei dieser Plattform geht es jedoch nicht nur um Unterschriften, sondern um die Verwaltung des gesamten Prozesses der Dokumentengenehmigung und -vereinbarung. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche, der robusten Sicherheit und der nahtlosen Integrationsmöglichkeiten vertrauen Millionen von Unternehmen weltweit auf DocuSign. Wenn deine Abläufe eine sichere, schnelle und effiziente Unterzeichnung von Dokumenten erfordern, ist DocuSign das Tool deiner Wahl.
Typeform, der Innovator für interaktive Eingaben, revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen und Privatpersonen Informationen sammeln und austauschen. Typeform verwandelt die traditionelle formularbasierte Informationserfassung in eine interaktive und ansprechende Erfahrung. Es eignet sich perfekt für Umfragen, Quizze, Feedback-Formulare und sogar für komplexere Aufgaben wie die Erfassung von Zahlungen oder die Registrierung von Veranstaltungsteilnehmern. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche, den anpassbaren Vorlagen und den verschiedenen Fragetypen kann Typeform deinen Datenerfassungsprozess erheblich verbessern. Egal, ob du die Kundenbindung verbessern, aufschlussreiches Feedback einholen oder die Datenerfassung rationalisieren willst, Typeform ist eine einzigartig vielseitige Lösung.
Die Kunst des effizienten Dokumentenmanagements ist zum Greifen nah. Die robusten Funktionen von Contractbook, Docuware, DocuSign und Typeform zeigen, welche dynamischen Lösungen es gibt. Jedes Tool bietet mit seinen einzigartigen Funktionen - sei es Vertragsmanagement, Dokumentenkontrolle, sichere digitale Signaturen oder interaktive Informationserfassung - einen Weg zu mehr Produktivität und optimierten Abläufen. Diese branchenführenden Plattformen haben die Macht, deine Dokumentenmanagementprozesse zu revolutionieren. Du hast die Wahl: Nutze die Chance und ergreife die Zukunft der effizienten Dokumentenverwaltung.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
