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HR-Automatisierung: Das musst du wissen!

9.6.2022
2022 Wie kann ich meine Personalabteilung digitalisieren?
HR-Digitalisierung ist ein Konzept, bei dem die Personalabteilung eines Unternehmens automatisiert und digitalisiert wird. Die Automatisierung der Personalabteilung bringt viele Vorteile mit sich.

Wie der Name schon sagt, ist die HR-Digitalisierung ein Konzept, das die Automatisierung und Digitalisierung der Personalabteilung eines Unternehmens beinhaltet. Dabei geht es vor allem darum, Zeitressourcen und Mitarbeiterkapazitäten zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Was ist HR-Automatisierung?

2022 Wie kann ich meine Personalabteilung digitalisieren?

Bei der Personalautomatisierung wird Software eingesetzt, die zeitaufwändige, monotone und sich wiederholende Aufgaben automatisiert. Die Automatisierung kann mit Hilfe von Software und modernen Technologien wie RPA (Robotic Process Automation) oder iPaaS (integration Platform as a Service) wie Make sowohl für einfache als auch für komplexe Aufgaben durchgeführt werden.
Bevor wir weitermachen, werfen wir einen Blick auf die Arten der Automatisierung.

Arten der Automatisierung

Automatisierungswerkzeuge ermöglichen die Automatisierung von Aufgaben und Aktivitäten. Jedes Unternehmen hat viele verschiedene Bereiche, und für jede Aufgabe gibt es ein bestimmtes Automatisierungswerkzeug oder einen bestimmten Prozess.

  • Integration Plattform als Service

Es handelt sich um eine Plattform, die Cloud-Dienste umfasst. Diese Art der Automatisierung spielt eine Rolle bei integrativen Aufgaben und datengesteuerten Szenarien. Außerdem funktioniert sie bei der Systemintegration und der hybriden Integration. Das Beste daran ist, dass die Integration nahtlos erfolgt. iPaaS ersetzt die alltäglichen, zeitraubenden Aufgaben durch Cloud-Integrationsdienste, die die Effizienz steigern und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern.

  • RobotergestĂĽtzte Prozessautomatisierung

Robotic Process Automation bedeutet nicht, dass Menschen durch Roboter ersetzt werden. Sie entlastet die Beschäftigten, indem sie die langweiligen, mühsamen Aufgaben effizient erledigt, die sonst die Effizienz der Beschäftigten verringern würden.

  • Digitale Prozessautomatisierung

DPA bietet Lösungen an, die eine Brücke zwischen den Systemen und den Nutzern schlagen und gleichzeitig die Möglichkeit bieten, die manuellen Geschäftsaufgaben zu erledigen. DPA legt großen Wert darauf, erst zu digitalisieren und dann zu automatisieren. Bspw. durch Einführung von Standardsoftware, diese deckt aber zumeist nicht alle wünsche des Kunden ab.

  • Intelligente Prozessautomatisierung

IPA ist eine Verschmelzung verschiedener Software und Technologien wie RPA, DPA und KI. Die Kombination all dieser Technologien führt zu einer stärkeren Automatisierung, und es können mehr Fähigkeiten freigesetzt werden.

Die verschiedenen Automatisierungsstufen

Wenn wir ĂĽber die Digitalisierung des Personalwesens sprechen, dann gibt es viele verschiedene Stufen davon.

Die unterste Stufe

Auf dieser Stufe gibt es wenig bis gar keine Automatisierung im Personalwesen. Alles geschieht hier auf manueller Basis, und die Gefahr von Fehlern und mangelnder Genauigkeit ist groĂź.

Die zweite Stufe

Auf dieser Stufe gibt es einen gewissen Grad an Automatisierung, der aufgabenbezogen ist. So werden z.B. die Gehaltsabrechnungen automatisch erstellt und die restlichen Daten automatisch verschickt.

Die dritte Stufe

Hier kommen die automatisierten Self-Services ins Spiel, die es den Beschäftigten ermöglichen, selbstständig Informationen zu sammeln und diese zu übermitteln. Dies ermöglicht eine schnelle Problemlösung.

Die höchste Ebene

Wie der Name schon sagt, ist hier der gesamte Prozess automatisiert. Auf dieser Stufe gibt es die Integration verschiedener Software, die dann dafür sorgt, dass kein menschliches Eingreifen für den Auslöser nötig ist und der Prozess von alleine läuft, ohne dass eine Überwachung nötig ist.

Hier wird das Personal komplett von den sich wiederholenden Aufgaben entlastet.

Welche ist die richtige Automatisierungstechnologie?

In Anbetracht der riesigen Auswahl an Software und Technologien, die auf dem Markt erhältlich sind, sollten sich das Unternehmen und die Personalabteilung darüber im Klaren sein, welchen Prozess sie automatisieren müssen. Erst dann kann eine Entscheidung darüber getroffen werden, welche Automatisierungstechnologie erforderlich ist.

Außerdem hängt der Einsatz der richtigen Technologie auch davon ab, welchen Automatisierungsgrad das Unternehmen anstrebt, wie wir bereits erwähnt haben.

Digitalisierung in der HR-Welt

  • Automatisierung des Onboardings

Das Onboarding von Mitarbeitern ist sehr wichtig für das Unternehmen, aber das ist etwas, das sehr regelmäßig passiert, weil die Personalabteilung ständig neue Mitarbeiter einstellt. Der gesamte Onboarding-Prozess ist jedoch repetitiv und zeitaufwändig und kann leicht automatisiert werden. Mit Hilfe von Software und Plattformen wie Persionio, Factorical, oder einem eigenen Airtable, Slack und Make.com (formerly Integromat) kann eine Menge automatisiert werden, um die lästigen Tätigkeiten zu reduzieren.

  • Automatisierung des Rekrutierungsprozesses

Die Rekrutierung mag einfach klingen, da es einen Pool von arbeitswilligen Bewerbern gibt, aber die Suche nach technischen Talenten kann schwierig und teuer sein. In diesem Fall wird die Automatisierung den Prozess erleichtern. Recruitment as a Service (RaaS) kann technische Mitarbeiter/innen anziehen, oder der Webflow von Flexiple kann zur Automatisierung des Rekrutierungsprozesses genutzt werden.

  • Automatisierung des Annahme- und Ablehnungsprozesses

Personalverantwortliche mĂĽssen haufenweise Bewerbungen durchgehen, um die Kandidaten in die engere Wahl zu nehmen. Dies kann jedoch vermieden werden, wenn die Personalabteilung digitalisiert wird und die Automatisierung stattfindet. Mit der Airtable-Datenbank kann die Automatisierung ĂĽber das NLC-Automatisierungstool Make.com erstellt werden.

2022 Wie kann ich meine Personalabteilung digitalisieren?

HR-Digitalisierungsanbieter: notwendig oder nicht?

In Anbetracht des Automatisierungsgrades in der Geschäftswelt solltest du dich nicht fragen, ob du eine HR-Digitalisierung brauchst oder nicht, sondern vielmehr darüber nachdenken, wann du sie durchführen solltest, damit es nicht zu spät ist. Wann immer du das vorhast, Wemakefuture ist dein Ansprechpartner. Wir haben führende Softwareanbieter mit an Bord, die dir helfen, die besten Automatisierungsdienste anzubieten.

Worauf wartest du also noch? Hol dir jetzt eine kostenfreie Automatisierungsberatung bei uns!

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
‍
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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