Prozess-Automatisierung ist eine Technologie, die noch jung und für Viele nur schwer greifbar ist. Da ist es umso besser, wenn Technologien und Anbieter:innen von unabhängigen Instanzen verglichen und bewertet werden. Einer dieser Vergleiche wird von Gartner durchgeführt. Ein Unternehmen, das Marktforschungsergebnisse und Analysen über die Entwicklung der IT-Branche veröffentlicht. So auch (wie immer) geschehen im Gartner iPaaS Software Review 2022. Dieser präsentiert die vermeintlichen Marktführer:innen für Integration Platform as a Service (kurz iPaaS). Allerdings mit dem netten Zusatz davor: "Enterprise". Und genau das ist das Problem.
Wir haben einen Blick auf den Gartner iPaaS Review geworfen und müssen feststellen, dass der Report für einen Großteil der Unternehmen, die überlegen ihre Prozesse zu automatisieren, nicht viele Erkenntnisse bringen wird. Die vorgestellten “Gewinner:innen” der Analyse sind zumeist teuer, sperrig und kaum anwendbar von einer Vielzahl von Unternehmen. Aber worauf bauen wir diese Meinung auf? Was empfehlen wir stattdessen? Und was ist überhaupt iPaaS?
Gartner selbst definiert Integration Platform as a Service (kurz: iPaaS) auf ihrer Website als einen Verbund von Cloud-Anwendungen, welche die Entwicklung, Ausführung und Steuerung von Integration Flows ermöglichen. Zudem können beliebige Kombinationen von “on premises” (also standortbasierten) und cloud-basierten Prozessen, Diensten, Anwendungen und Daten einzelner aber auch mehrerer Unternehmen verbunden werden.
Der Vorteil von iPaaS liegt in der Steigerung der Effizienz, der hohen Skalierfähigkeit solcher Integrationen und der Strukturierung und Optimierung von Prozessen. Wie kommt das zu Stande? Bevor Prozesse automatisiert werden (egal ob über iPaaS oder RPA), sollten sie analysiert und gegebenenfalls optimiert werden. Die Automatisierung bietet deshalb meist einen guten Zeitpunkt, um mal einen genaueren Blick auf die unternehmensinternen Abläufe und deren Effizienz zu werfen. Denn es macht wenig Sinn, ineffiziente Prozesse zu integrieren.
Allein die Optimierung steigert demnach meist schon die Effizienz von Prozessabläufen. Durch deren Automatisierung wird zudem noch weitere Zeit eingespart, was nicht nur die Effizienz der Prozesse steigert, sondern es auch den Mitarbeiter*innen ermöglicht, ihre Arbeitszeit für wertvollere Tätigkeiten aufzubringen.
Nicht zuletzt ist der riesige Vorteil von iPaaS deren Skalierfähigkeit: Da die Anwendungen Cloud-basiert sind, wachsen sie optimal mit dem Unternehmen oder dem Prozess mit. Einmal erfolgreich implementiert, kann eine Cloud-Automatisierung die entsprechenden Workflows über lange Zeit tragen.
Verwirrt von all diesen Begriffen? Hier gibt’s nochmal einen Vergleich
Obwohl der Markt noch relativ jung ist, gibt es bereits viele bedeutende Player. Einige von ihnen sind namhafte Unternehmen wie SAP oder Microsoft, andere sind noch jünger und kleiner, wie etwa Zapier oder Make. Der Markt ist fragmentiert und verschiedene Unternehmen setzen unterschiedliche Schwerpunkte.
Gartner gibt im eigenen “Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service” einen Überblick über den Markt und teilt diesen auf in Leader, Challenger, Niche Players und Visionaries.
Sieger ist dieses Jahr, wie auch letztes Jahr Informatica, gefolgt von Boomi, SAP, Workato, TIBCO und Celigo. Bis auf Workato haben alle diese iPaaS Softwares eins gemeinsam: Sie sind komplex, können nur mit hohem Aufwand angewendet werden und richten sich zumeist vor allem an Konzerne und große Unternehmen. Darum auch der Zusatz "Enterprise" im Gartner iPaaS Review 2022.
In diesem magischen Viereck finden sich fast ausschließlich Anbieter:innen, die eine professionelle Implementierung benötigen, teure Individualentwicklungen anbieten und in unseren Augen abschreckend auf KMUs wirken. Besonders SAP ist wahrscheinlich der Inbegriff eines geschlossenen Systems, das nur sehr schwer mit anderen Anwendungen außerhalb der SAP-Umgebung zu verbinden ist und sich auf Konzerne spezialisiert hat. Auch wenn SAP das selbst erkannt hat und sich nach und nach öffnet.
Es grenzt an Sarkasmus, kleinen und mittelgroßen Unternehmen (die ja immerhin 99,5% der Unternehmenslandschaft in Deutschland ausmachen) zu erzählen, sie sollten doch einfach bei SAP anklopfen, um ihre Prozesse zu optimieren und automatisieren, um somit wettbewerbsfähig aufgestellt zu sein.
Bis auf wenige Ausnahmen spiegelt Gartners “Magic” iPaaS Quadrant das große Problem der Branche wider: Teure und sperrige Software-Lösungen, die für den Großteil der Unternehmen überhaupt nicht in Frage kommen, werden als DIE Lösung und Technologie der Zukunft verkauft. Das ist in unseren Augen einfach realtitätsfremd. Sorry, not sorry.
Alle genannten Unternehmen und Automation-Anbieter:innen haben ihre Daseinsberechtigung, aber sie stellen schlichtweg nicht die volle Bandbreite an benötigten Lösungen für Unternehmen dar.
Wir haben es an vielen Stellen bereits erwähnt und bleiben dabei: iPaaS ist die bessere Lösung als RPA.
RPA (robotergestützte Prozessautomatisierung) ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die ebendiese modelliert, indem sie menschliche Aktionen emuliert. Jedoch fehlt der RPA die Flexibilität und besonders eins: Schnittstellen. Das führt dazu, dass mit einer RPA häufig auch Eigenentwicklungen nötig werden, die teuer und aufwändig sind. Um viele Anwendungen und Programme erfolgreich und langfristig miteinander zu verbinden, bedarf es Schnittstellen (auch APIs genannt), die es uns ermöglichen, Anwendungen “miteinander sprechen zu lassen”.
Die API-Integration stellt die bevorzugte Lösung für KMUs dar, weil sie flexibel, individuell und einfach in der Anwendung ist, ohne dabei komplexe Prozesse zu vernachlässigen. Noch dazu wird sie dem fortlaufenden Trend gerecht, dass immer mehr Unternehmen und Anwendungen in die Cloud umziehen. Ein solches Cloud-Automation Tool, das mit APIs arbeitet, ist Make.
Make verbindet Hunderte von Cloud-Anwendungen, wie beispielsweise Microsoft365, GSuite, das Projektmanagement-Tool Asana, Apple iOS, Android oder das CRM-System Hubspot. Dies geschieht über eine modulare Oberfläche, mit Hilfe derer Auslöser eines automatisierten Prozesses standardmäßig definiert werden und so eine Kettenreaktion auslösen. Die entsprechenden Funktionen können individuell konfiguriert werden, sodass ein modularer und einfacher Prozessablauf (oder auch Workflow) entsteht:
Die Kosten für Make (neben der Free Version) starten bei 9$ pro Monat. Wir empfehlen zumeist das Standard Paket für 29$ pro Monat. Nach der Analyse und Aufnahme der Prozesse, können diese sofort in der Plattform von Make gebaut werden.
Diese Vorgehensweise ist insbesondere für KMUs so vielversprechend, da sie einfacher, günstiger und flexibler ist, als alle der genannten “Leader” im Gartner iPaaS Report. Zudem kann Make mit etwas Übung auch ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse verwendet werden.
Ein weiterer Bonus: Als tschechisches Unternehmen operiert Make DSGVO konform. Ein Thema, das für viele Unternehmen viel Mühe und Aufwand bedeutet. Wird ein Tool verwendet, das dieses Kriterium abdeckt, bedeutet das weniger Ärger im Nachhinein.
Gartner selbst stellt den Report als Meinung und nicht als Fakten dar. Keine Hersteller:innen oder Produkte sollen bevorzugt werden, Anwender:innen sollen sich selbst ein Bild machen und nicht zwingend die bestplatziertesten Systeme verwenden. Der Report soll lediglich Forschungsergebnisse und keine Empfehlung darlegen.
Nichtsdestotrotz sind Unternehmen und Entscheider:innen während der Suche nach geeigneten Technologien und Tools auf solche Vergleiche und unabhängige Tests angewiesen. Es ist schade, dass im Gartner iPaaS Report nicht die ganze Bandbreite an Technologien und Anwendungen wiedergegeben wird. Insbesondere die Darstellung der Hersteller:innen im “Magic Quadrant” impliziert in unseren Augen eine Rangliste und könnte deshalb von Vielen als Empfehlung gelesen werden. Zudem ist ebendieses Magic Quadrant an vielen Stellen im Internet einsehbar, nicht aber der gesamte Report. Dieser kostet nämlich 1.995$.
Wir möchten mit diesem Blogpost darauf aufmerksam machen und zeigen, dass es besonders für KMUs, die häufig nicht die gleichen finanziellen Mittel wie Konzerne haben, bereits heute geeignete Lösungen gibt, die oftmals einfach zu wenig Gehör finden.
Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein. Zudem kosten diese einen Bruchteil der im Gartner iPaaS Report vorgestellten Lösungen.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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