Prozess-Automatisierung, darunter auch iPaaS, ist eine Technologie, die noch jung und für viele nur schwer greifbar ist. Da ist es umso besser, wenn Technologien und Anbieter:innen von unabhängigen Instanzen verglichen und bewertet werden. Viele der oft vorgestellten Lösungen sind jedoch nur für Großunternehmen wirklich umsetzbar. Aber wie sieht das Panorama für kleine und mittlere Unternehmen aus?
Integration Platform as a Service (kurz: iPaaS) ist ein Verbund von Cloud-Anwendungen, welche die Entwicklung, Ausführung und Steuerung von Integration Flows ermöglichen. Zudem können beliebige Kombinationen von “on premises” (also standortbasierten) und cloud-basierten Prozessen, Diensten, Anwendungen und Daten einzelner aber auch mehrerer Unternehmen verbunden werden.
Heutzutage brauchen Unternehmen eine tiefergehende Datenintegration, und aus diesem Bedarf heraus wurde iPaaS entwickelt. Obwohl es noch eine relativ neue Technologie darstellt, hat sie sich schon für eine ganze Reihe an Integrationsanwendungen etabliert, wie zum Beispiel IoT Netzwerke, Microservices oder automatisierte API-Generierung. Wie schon der Name sagt, werden die Integrationen als Service gehandelt, weshalb Unternehmen auch keine zusätzliche Hardware anschaffen müssen, um von iPaaS zu profitieren.
Generell vereint eine iPaaS-Plattform folgende Eigenschaften:
iPaaS kann den Alltag für Unternehmen deutlich vereinfachen und bringt einige Vorteile mit sich:
Einfachheit & Tempo: Dank APIs wird die Geschwindigkeit der Softwareintegrationen verbessert.
Flexibilität: Jede Cloud- und lokale Anwendung kann integriert sowie die Daten zwischen den Apps synchronisiert werden.
Skalierung: Da die Anwendungen Cloud-basiert sind, wachsen sie optimal mit dem Unternehmen oder dem Prozess mit. Einmal erfolgreich implementiert, kann eine Cloud-Automatisierung die entsprechenden Workflows über lange Zeit tragen.
Kostenmanagement: Die Kosten für iPaaS sind besser vorhersehbar und übersichtlicher als ein in-house oder externes Development für Integrationen.
Sicherheit & Datenschutz: iPaaS-Plattformen können Sicherheitsvorkehrungen wie OpenID Connect oder Active Directory einrichten sowie Zugang und Benutzung tracken. Außerdem können sie dabei helfen GDPR konform zu arbeiten und andere Compliance Standards einzuhalten.
Vereinfachtes Programmieren: Viele iPaaS-Plattformen bieten bereits fertiggebaute Integrationen für Apps wie Microsoft SQL Server oder MongoDB an, und stellen Skripts oder visuelle Code Editors bereit die Benutzer modifizieren können.
Der Vorteil von iPaaS liegt in der Steigerung der Effizienz, der hohen Skalierfähigkeit solcher Integrationen und der Strukturierung und Optimierung von Prozessen. Wie kommt das zu Stande? Bevor Prozesse automatisiert werden (egal ob über iPaaS oder RPA), sollten sie analysiert und gegebenenfalls optimiert werden. Die Automatisierung bietet deshalb meist einen guten Zeitpunkt, um mal einen genaueren Blick auf die unternehmensinternen Abläufe und deren Effizienz zu werfen. Denn es macht wenig Sinn, ineffiziente Prozesse zu integrieren.
Da iPaaS noch eine relativ neue Technologie ist, gibt es eben auch noch ein paar Schwachstellen:
Unterschiedliche und inkonsistente Merkmale: Bei den auf dem Markt verfügbaren Produkten gibt es teilweise sehr große Unterschiede.
Sicherheit: iPaaS bietet nur dann ein sicheres Umfeld für Daten, wenn es von Experten eingerichtet wird, die wissen, wie man Sicherheitsmaßnahmen wie API logging anwendet.
Limitationen: Die iPaaS Infrastruktur ist begrenzt, weshalb manche Plattformen nur begrenzte Performance oder Skalierung anbieten um so allen Nutzern eine angemessene Infrastruktur-Kapazität zu sichern.
Obwohl der Markt noch relativ jung ist, gibt es bereits viele bedeutende Player. Einige von ihnen sind namhafte Unternehmen wie SAP oder Microsoft, andere sind noch jünger und kleiner, wie etwa Zapier oder Make. Der Markt ist fragmentiert und verschiedene Unternehmen setzen unterschiedliche Schwerpunkte.
Bis auf Workato haben alle der Spitzenreiter eins gemeinsam: Sie sind komplex, können nur mit hohem Aufwand angewendet werden und richten sich zumeist vor allem an Konzerne und große Unternehmen. Es sind geschlossene Systeme, die nur sehr schwer mit anderen Anwendungen zu verbinden sind und sich auf Konzerne spezialisiert haben.
Doch auch für kleine und mittelgroße Unternehmen, die ja immerhin 99,3% der Unternehmenslandschaft in Deutschland ausmachen, gibt es bereits passende iPaas Lösungen. Eine davon ist Make: mit etwas Übung kann die Plattform auch ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse verwendet werden.
Make verbindet Hunderte von Cloud-Anwendungen, wie beispielsweise Microsoft 365, Google Workspace, das Projektmanagement-Tool Asana, Apple iOS, Android oder das CRM-System HubSpot. Dies geschieht über eine modulare Oberfläche, mit Hilfe derer Auslöser eines automatisierten Prozesses standardmäßig definiert werden und so eine Kettenreaktion auslösen. Die entsprechenden Funktionen können individuell konfiguriert werden, sodass ein modularer und einfacher Prozessablauf (oder auch Workflow) entsteht:
Die Kosten für Make (neben der kostenfreien Version) starten bei 9 $ pro Monat und sind somit deutlich realistischer für Selbstständige und Kleinunternehmen.
iPaaS ist die bessere Lösung als RPA und zeichnet sich als zukunftsfähige Technologie ab.
RPA (robotergestützte Prozessautomatisierung) ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die ebendiese modelliert, indem sie menschliche Aktionen emuliert. Jedoch fehlt der RPA die Flexibilität und besonders eins: Schnittstellen. Das führt dazu, dass mit einer RPA häufig auch Eigenentwicklungen nötig werden, die teuer und aufwändig sind. Um viele Anwendungen und Programme erfolgreich und langfristig miteinander zu verbinden, bedarf es Schnittstellen (auch APIs genannt), die es ermöglichen, Anwendungen “miteinander sprechen zu lassen”.
Die API-Integration stellt die bevorzugte Lösung für KMUs dar, weil sie flexibel, individuell und einfach in der Anwendung ist, ohne dabei komplexe Prozesse zu vernachlässigen. Noch dazu wird sie dem fortlaufenden Trend gerecht, dass immer mehr Unternehmen und Anwendungen in die Cloud umziehen. Generell ist es empfehlenswert, verschiedene iPaaS-Lösungen auszuprobieren und Kosten abzuwiegen, um zu sehen welche Plattform am besten die Bedürfnisse des Unternehmens abdeckt.
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