Effizienter arbeiten durch Automatisierung - 2 Tipps & Tricks

Wo Sie mit dem Automatisieren beginnen sollten….

Die Chancen stehen gut, dass Sie etwas automatisiert haben, ohne esüberhaupt zu merken.

Erhalten Sie eine automatische E-Mail, bevor ein Kalenderereignis beginnen?Das ist Automatisierung. Doch Automatisierung bedeutet nicht nur,Benachrichtigungen zu erhalten. Automatisieren bedeutet lästige Routineaufgabenloszuwerden, effizienter zu arbeiten und viel Zeit einzusparen.

Was bringt Automatisierung?

Aufgaben, die häufig oder nach einem festen Zeitplan erledigt werden müssen, eignen sich perfekt für die Automatisierung. Sie müssen täglich weniger Zeit für sich wiederholende Arbeiten aufwenden, die schnell lästig werden können. Dabei geht es nicht darum, hier und da ein paar Minuten einzusparen. Es geht darum, wie sich diese Zeit auf lange Sicht summiert. 15 eingesparte Minuten pro Arbeitstag, über 252 durchschnittliche Arbeitstage in einem Jahr, entsprechen etwa 3.000 eingesparten Minuten. Das sind mehr als 60 Stunden.  Wir sehen in den nächsten Jahren den Umbruch in der Automatisierung von Dienstleistungsprozessen. (Quelle Gartner)

Was eignet sich für Automatisierung?

Nahezu jede wiederkehrende Routineaufgabe kann automatisiert werden – selbst, wenn es sich nur um eine jährliche Aufgabe handelt. Automatisieren kann bei einfachen Dingen, wie dem Übertragen von Kalender-Ereignissen, dem Planen von Besprechungen oder dem Ausfüllen von Tabellen beginnen. Sie können aber auch Ihre gesamte Buchhaltung automatisieren. Vor allem die Aufgaben, wo Sie Papier nutzen lassen sich automatisieren.

Seien wir ehrlich: copy-and-pasting ist zeitaufwändig und furchtbarlangweilig. Genauso wie andere manuelle Methoden zum Verschieben von Daten, wiedas Exportieren von CSV-Dateien aus einer Anwendung und das anschließende Importierenin eine andere. Und wenn Sie den Prozess im Laufe eines Tages oder einer Wochemehrmals wiederholen müssen, wird er schnell unüberschaubar. Aufgaben, beidenen Daten zwischen Anwendungen verschoben werden müssen, eignen sich perfektfür die Automatisierung. So können Sie beispielsweise neue Leads in Ihrem CRMerstellen, wenn jemand ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt oder eineE-Mail-Marketingkampagne abonniert.

Was kann automatisiert werden

Nur weil etwas automatisiert werdenkann, heißt das noch lange nicht, dass es auch automatisiert werden sollte. Esist wichtig zwischen hochwertigen und geringwertigen Aufgaben zu unterscheiden.

Geringwertige Aufgaben sind solche, die nur minimale Auswirkungen auf Ihre Kunden haben – Dinge, die im Hintergrund Ihres Unternehmens passieren und nicht wichtig sind. Es sind auch Aufgaben, die von niemandem verlangen, etwas zu entscheiden. Sie müssen einfach erledigt werden: Die Erfassung von Transaktionen in Ihren Buchhaltungsbüchern, Mitarbeiter ihre Steuerformulare ausfüllen lassen, Versenden von Rechnungen oder die Bearbeitung von Zahlungen. Geringwertige Aufgaben eignen sich perfekt für die Automatisierung. In der Regel kann eine Software die Aufgabe schneller, billiger und genauer erledigen.

Was Sie nicht automatisieren sollten

Neben dem wiederlehrenden Ablauf ist es wichtig, sich zu fragen, ob eineAufgabe wirklich einen Menschen braucht, der sie löst. Erfordert sieKreativität, Problemlösungsfähigkeiten oder emotionale Intelligenz? Wenn ja,sollten Sie sie vielleicht nicht automatisieren.

Hochwertige Aufgaben sind solche, diefür die Erbringung Ihrer Dienstleistung von zentraler Bedeutung sind. Es handeltsich um Aufgaben, die sich direkt auf Ihre Kunden, die Beziehung, die Sie zuihnen haben, und die Qualität der von Ihnen erbrachten Dienstleistungauswirken. Es können auch Aufgaben sein, bei denen eine Entscheidung von einemMenschen getroffen werden muss: Bestimmen der Strategie, Erstellen eineskundenspezifischen Produkts, Design-Arbeiten, Verkaufsgespräche oder Meetings.Hier bauen Sie Beziehungen zu Ihren Kunden auf und erhalten Feedback zu IhremService – das ist für entscheidend für Ihren Erfolg. Automatisierung sollte hiermit äußerster Vorsicht angegangen werden.

Sie können aber um diese hochwertigen Aufgaben herum automatisieren, damit sie leichter zu erfüllen sind. Ein Beispiel: Treffen Sie sich persönlich mit Ihren Kunden, um Projekte zu planen. Aber verwenden Sie ein automatisches Terminplanungs-Tool, um die Zeit zu reduzieren, die Sie damit verbringen, per E-Mail hin und her zu schreiben, um das Meeting tatsächlich in die Wege zu leiten. Hier zu bietet sich bspw. Cloud-BPA hervorragend an.

Fazit: Aufgaben Automatisieren oder nicht?

Wenn Sie eine Aufgabe automatisieren möchten, gibt es zwei einfache Fragen, die Sie sich stellen können, um zu entscheiden, ob Sie automatisieren sollen oder nicht.

Tipps & Tricks zum herausfinden, was automatisiert werden kann.

1. Was ist der Wert der Aufgabe oder findet diese Aufgabe papierhaft statt?

2. Muss jemand (ein Mensch) eine kreative Entscheidung treffen, um dies zu erreichen? Komplexität lässt sich regelbasiert automatisieren.

Zusammengefasst: Identifizieren Sie Aufgaben, von denen Sie sich wünschen, dass Sie sie nicht machen müssten. Sie automatisieren Aufgaben, die sie von dem fernhalten, was sie gerne tun würden. Wenn Sie sich nun Fragen, wie gehen ich mit welchen Tools die Automatisierung meiner Prozesse an, dann helfen wir Ihnen gerne! Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

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