Effizienter arbeiten durch Automatisierung - 2 Tipps & Tricks

February 26, 2021

Wo Sie mit dem Automatisieren beginnen sollten….

Die Chancen stehen gut, dass Sie etwas automatisiert haben, ohne esüberhaupt zu merken.

Erhalten Sie eine automatische E-Mail, bevor ein Kalenderereignis beginnen?Das ist Automatisierung. Doch Automatisierung bedeutet nicht nur,Benachrichtigungen zu erhalten. Automatisieren bedeutet lästige Routineaufgabenloszuwerden, effizienter zu arbeiten und viel Zeit einzusparen.

Effizienter arbeiten und Prozesse Automatisieren
Was bringt Automatisierung? Welche arbeiten können automatisiert werden? Wie kann ich effizienter arbeiten durch Automatisierung? 2 Tipps & Tricks für Firmen.

Was bringt Automatisierung?

Aufgaben, die häufig oder nach einem festen Zeitplan erledigt werden müssen, eignen sich perfekt für die Automatisierung. Sie müssen täglich weniger Zeit für sich wiederholende Arbeiten aufwenden, die schnell lästig werden können. Dabei geht es nicht darum, hier und da ein paar Minuten einzusparen. Es geht darum, wie sich diese Zeit auf lange Sicht summiert. 15 eingesparte Minuten pro Arbeitstag, über 252 durchschnittliche Arbeitstage in einem Jahr, entsprechen etwa 3.000 eingesparten Minuten. Das sind mehr als 60 Stunden. Wir sehen in den nächsten Jahren den Umbruch in der Automatisierung von Dienstleistungsprozessen. (Quelle Gartner)

Was eignet sich für Automatisierung?

Nahezu jede wiederkehrende Routineaufgabe kann automatisiert werden – selbst, wenn es sich nur um eine jährliche Aufgabe handelt. Automatisieren kann bei einfachen Dingen, wie dem Übertragen von Kalender-Ereignissen, dem Planen von Besprechungen oder dem Ausfüllen von Tabellen beginnen. Sie können aber auch Ihre gesamte Buchhaltung automatisieren. Vor allem die Aufgaben, wo Sie Papier nutzen lassen sich automatisieren.

Seien wir ehrlich: copy-and-pasting ist zeitaufwändig und furchtbarlangweilig. Genauso wie andere manuelle Methoden zum Verschieben von Daten, wiedas Exportieren von CSV-Dateien aus einer Anwendung und das anschließende Importierenin eine andere. Und wenn Sie den Prozess im Laufe eines Tages oder einer Wochemehrmals wiederholen müssen, wird er schnell unüberschaubar. Aufgaben, beidenen Daten zwischen Anwendungen verschoben werden müssen, eignen sich perfektfür die Automatisierung. So können Sie beispielsweise neue Leads in Ihrem CRMerstellen, wenn jemand ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt oder eineE-Mail-Marketingkampagne abonniert.

Was kann automatisiert werden

Nur weil etwas automatisiert werdenkann, heißt das noch lange nicht, dass es auch automatisiert werden sollte. Esist wichtig zwischen hochwertigen und geringwertigen Aufgaben zu unterscheiden.

Geringwertige Aufgaben sind solche, die nur minimale Auswirkungen auf Ihre Kunden haben – Dinge, die im Hintergrund Ihres Unternehmens passieren und nicht wichtig sind. Es sind auch Aufgaben, die von niemandem verlangen, etwas zu entscheiden. Sie müssen einfach erledigt werden: Die Erfassung von Transaktionen in Ihren Buchhaltungsbüchern, Mitarbeiter ihre Steuerformulare ausfüllen lassen, Versenden von Rechnungen oder die Bearbeitung von Zahlungen. Geringwertige Aufgaben eignen sich perfekt für die Automatisierung. In der Regel kann eine Software die Aufgabe schneller, billiger und genauer erledigen.

Was Sie nicht automatisieren sollten

Neben dem wiederlehrenden Ablauf ist es wichtig, sich zu fragen, ob eineAufgabe wirklich einen Menschen braucht, der sie löst. Erfordert sieKreativität, Problemlösungsfähigkeiten oder emotionale Intelligenz? Wenn ja,sollten Sie sie vielleicht nicht automatisieren.

Hochwertige Aufgaben sind solche, diefür die Erbringung Ihrer Dienstleistung von zentraler Bedeutung sind. Es handeltsich um Aufgaben, die sich direkt auf Ihre Kunden, die Beziehung, die Sie zuihnen haben, und die Qualität der von Ihnen erbrachten Dienstleistungauswirken. Es können auch Aufgaben sein, bei denen eine Entscheidung von einemMenschen getroffen werden muss: Bestimmen der Strategie, Erstellen eineskundenspezifischen Produkts, Design-Arbeiten, Verkaufsgespräche oder Meetings.Hier bauen Sie Beziehungen zu Ihren Kunden auf und erhalten Feedback zu IhremService – das ist für entscheidend für Ihren Erfolg. Automatisierung sollte hiermit äußerster Vorsicht angegangen werden.

Sie können aber um diese hochwertigen Aufgaben herum automatisieren, damit sie leichter zu erfüllen sind. Ein Beispiel: Treffen Sie sich persönlich mit Ihren Kunden, um Projekte zu planen. Aber verwenden Sie ein automatisches Terminplanungs-Tool, um die Zeit zu reduzieren, die Sie damit verbringen, per E-Mail hin und her zu schreiben, um das Meeting tatsächlich in die Wege zu leiten. Hier zu bietet sich bspw. Cloud-BPA hervorragend an.

Effizienter Arbeiten durch Automatisierung
Effizienter arbeiten durch Automatisierung

Fazit: Aufgaben Automatisieren oder nicht?

Wenn Sie eine Aufgabe automatisieren möchten, gibt es zwei einfache Fragen, die Sie sich stellen können, um zu entscheiden, ob Sie automatisieren sollen oder nicht.

Tipps & Tricks zum herausfinden, was automatisiert werden kann.

1. Was ist der Wert der Aufgabe oder findet diese Aufgabe papierhaft statt?

2. Muss jemand (ein Mensch) eine kreative Entscheidung treffen, um dies zu erreichen? Komplexität lässt sich regelbasiert automatisieren.

Zusammengefasst: Identifizieren Sie Aufgaben, von denen Sie sich wünschen, dass Sie sie nicht machen müssten. Sie automatisieren Aufgaben, die sie von dem fernhalten, was sie gerne tun würden. Wenn Sie sich nun Fragen, wie gehen ich mit welchen Tools die Automatisierung meiner Prozesse an, dann helfen wir Ihnen gerne! Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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