PDF-Workflow-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Software-Tools und Technologien zur Automatisierung der Erstellung, Verwaltung und Verarbeitung von PDF-Dateien auf systematische und effiziente Weise. Die PDF-Automatisierung kann zur Rationalisierung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, z. B. bei der Rechnungsverarbeitung, der Vertragsverwaltung und der Prüfung und Genehmigung von Dokumenten. In diesem Blog-Beitrag wird erläutert, was PDF-Automatisierung ist, wie man sie durchführt, welche Vorteile sie bietet und welche Tools für die PDF-Automatisierung zur Verfügung stehen.
Die PDF-Automatisierung umfasst den Einsatz von Software-Tools, die eine Reihe von Aufgaben wie die Erstellung von PDF-Dokumenten, die Extraktion von Daten aus PDF-Dateien und die Konvertierung von PDFs in andere Formate übernehmen können. Die Software-Tools können in andere Geschäftsanwendungen wie Enterprise Content Management-Systeme (ECM) und Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) integriert werden, um eine nahtlose End-to-End-Lösung für die PDF-Workflow-Automatisierung zu bieten.
Um die Automatisierung von PDF-Workflows in deinem Unternehmen zu implementieren, musst du einige Schritte befolgen. Identifiziere zunächst die Dokumentenmanagement-Aufgaben, die automatisiert werden können. Dazu können Aufgaben wie Dokumentenerfassung, Datenextraktion, Dokumentenkonvertierung, Verwaltung digitaler Signaturen sowie Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit gehören. Dann wähle die richtigen PDF-Automatisierungswerkzeuge aus, die diese Aufgaben übernehmen können.
Verschiedene Werkzeuge können dich bei der Automatisierung von PDF-Workflows unterstützen. Adobe Acrobat zum Beispiel ist eines der beliebtesten Werkzeuge für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von PDF-Dateien. Es verfügt über eine Vielzahl von Funktionen zur Automatisierung verschiedener Aufgaben, wie z. B. Stapelverarbeitung, Datenextraktion und Verwaltung digitaler Signaturen. Ein weiteres Tool, mit dem du PDF-Workflows automatisieren kannst, ist Nitro PDF. Es verfügt über Funktionen wie OCR, Dokumentenvergleich und Stapelverarbeitung, mit denen du Zeit sparen und deine Arbeitsabläufe rationalisieren kannst.
Die PDF-Automatisierung bietet Unternehmen mehrere Vorteile. Zu diesen Vorteilen gehört eine verbesserte Effizienz, die durch gestraffte Dokumentenmanagementprozesse erreicht wird, die Fehler reduzieren und Zeit sparen. Dies wiederum führt zu einer höheren Produktivität. Darüber hinaus kann die Automatisierung zur Kostensenkung beitragen, indem sie den Bedarf an manueller Arbeit minimiert und kostspielige Fehler vermeidet. Darüber hinaus können PDF-Automatisierungswerkzeuge die Zusammenarbeit verbessern, indem sie eine Plattform für die gemeinsame Arbeit von Teams an Dokumenten bereitstellen, was eine schnellere Rückmeldung und rationalisierte Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse ermöglicht. Schließlich können PDF-Automatisierungswerkzeuge die Sicherheit erhöhen, indem sie Funktionen wie Kennwortschutz, digitale Signaturen und Verschlüsselung bereitstellen, um sensible Informationen zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern.
Es gibt mehrere Tools, die Unternehmen zur Automatisierung von PDF-Workflows einsetzen können. Einige dieser Werkzeuge sind:
Adobe Acrobat: Adobe Acrobat ist eines der beliebtesten Werkzeuge für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von PDF-Dateien. Es verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, mit denen sich verschiedene Aufgaben automatisieren lassen, z. B. Stapelverarbeitung, Datenextraktion und Verwaltung digitaler Signaturen.
Nitro PDF: Nitro PDF ist ein weiteres Tool, mit dem du PDF-Workflows automatisieren kannst. Es verfügt über Funktionen wie OCR, Dokumentenvergleich und Stapelverarbeitung, mit denen du Zeit sparen und deine Arbeitsabläufe rationalisieren kannst.
Docparser: Docparser ist eine cloudbasierte Software zur PDF-Datenextraktion, die Unternehmen bei der Extraktion von Daten aus PDF-Dateien und der Automatisierung von Dateneingabeprozessen unterstützt. Sie kann Daten aus Rechnungen, Bestellungen und anderen Dokumenttypen extrahieren.
Smallpdf: Smallpdf ist ein Online-Tool zur PDF-Bearbeitung, das Unternehmen bei einer Vielzahl von Aufgaben unterstützt, z. B. bei der Konvertierung von PDFs in andere Formate, der Komprimierung von PDFs und der Zusammenführung von PDFs.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die PDF-Automatisierung eine leistungsstarke Technologie ist, die Unternehmen aller Größenordnungen zahlreiche Vorteile bietet. Durch die Automatisierung von Dokumentenverwaltungsprozessen können Unternehmen Zeit sparen, die Effizienz steigern, Kosten senken, die Zusammenarbeit verbessern und die Sicherheit erhöhen. Mit den richtigen Werkzeugen und der Integration in andere Geschäftsanwendungen kann die PDF-Automatisierung zu einem integralen Bestandteil des Arbeitsablaufs eines Unternehmens werden und es dabei unterstützen, seine Ziele schneller und effektiver zu erreichen. Durch den Einsatz von PDF-Automatisierung können Unternehmen in der heutigen schnelllebigen und digital geprägten Geschäftswelt wettbewerbsfähig bleiben. Egal, ob du ein kleines oder ein großes Unternehmen führst, es ist an der Zeit, die Möglichkeiten der PDF-Automatisierung zu erkunden und dein Dokumentenmanagement auf die nächste Stufe zu heben.
Möchtest du mehr über PDF-Automatisierung erfahren? Kontaktiere uns noch heute und automatisiere dein Leben!
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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