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End-to-end Geschäftsprozesse automatisieren

November 5, 2020
end-to-end Geschäftsprozesse automatisieren

In immer härter umkämpften, globalisierten Märkten stellen Kund*innen meist eine knappe Ressource dar. Um mehr Kund*innen zu gewinnen, unternehmen Organisationen zahlreiche Anstrengungen. Die Hinterfragung von operativen Abläufen und Schaffung exzellente Customer Journeys laufen meist auf ein Keyword hinaus: Prozesse. Oder spezieller: end-to-end Geschäftsprozesse. Diese gilt es im eigenen Unternehmen zu verstehen und effizient zu gestalten, um den wachsenden Anforderungen am Markt gerecht zu bleiben oder zu werden.

Das Geschäftsprozess-Management ist ein Teilgebiet der BWL für sich, hat aber zumeist globale Bedeutung für das gesamte Unternehmen. Die Optimierung von Prozessen ist keine neue Disziplin und wird seit Jahrzehnten als vielversprechendes Mittel für die Steigerung der Produktivität und Rentabilität genutzt. Aber in unseren Augen ist die einfache Analyse und Optimierung nicht ausreichend: die Digitalisierung und nicht zuletzt die Automatisierung von Geschäftsprozessen sollte unbedingt eingeschlossen werden, um tatsächlich alle angepriesenen Vorteile des Geschäftsprozess-Managements zu realisieren.

Denn wenn Prozesse sowieso schon überarbeitet und aufgegliedert sowie Verantwortlichkeiten verteilt werden, ist dies der perfekte Zeitpunkt über die anschließende Automatisierung nachzudenken.

Nicht zuletzt aus diesem Grund schließen wir die Prozessanalyse in all unsern Projekten ein, denn Automatisierung und effiziente Geschäftsprozesse gehen Hand in Hand.

Vor diesem Hintergrund klären wir, was end-to-end Geschäftsprozesse überhaupt sind, deren Bedeutung für Unternehmen und erläutern an einem eigenen Beispielprozess, wie die iPaaS Anwendung Integromat bei der Integration und Automatisierung helfen kann.

Definition: Was sind end-to-end Geschäftsprozesse

End-to-end Geschäftsprozesse meinen nichts anderes als einen Prozess im Unternehmen, der bei den Kund*innen beginnt oder von ihnen ausgelöst wird und auch ebendort wieder endet. Dazwischen stehen zahlreiche Teilprozesse, die sich zeitlich aneinanderreihen und meist das gesamte Unternehmen mit verschiedensten Abteilungen und Positionen durchziehen. 

Und wo Prozesse sind, ist meist auch Raum für deren Analyse und Optimierung. Im Falle der end-to-end Geschäftsprozesse kann eine Optimierung zahlreiche positive Auswirkungen haben, da sie meist so allumfassend und vielschichtig sind: 

  • Eine Steigerung der Qualität 
  • Senkung der variablen und/oder Fixkosten 
  • Beschleunigung von Prozessen 
  • Rentabilitäts- und Produktivitätssteigerung 

Analyse und Optimierung von end-to-end Geschäftsprozessen

Um Geschäftsprozesse herum hat sich mittlerweile ein ganzes Feld an betriebswirtschaftlichen Teilgebieten gebildet, nicht zuletzt das Geschäftsprozess-Management. In unseren Augen wird das Gebiet der Prozessoptimierung häufig zu sehr verkompliziert und mit Begriffen gespickt, die das Verständnis nicht unbedingt steigern. Nichtsdestotrotz ist die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen eine hervorragende Möglichkeit, um mal im Unternehmen aufzuräumen und schlussendlich einen schlanken, effizienten und automatisierten Prozess herauszuschälen. 

Im ersten Schritt ist es zumeist sinnvoll, einen Prozess zu visualisieren. Hierfür gibt es zahlreiche Methoden, wie etwa BPMN, die darauf abzielen einen Prozess, dessen Zuständigkeiten, zeitliche Abfolgen und Verantwortlichkeiten darzustellen. Wir erleben zudem häufig, dass insbesondere große und komplexe Prozesse kaum mehr von einer einzelnen Person im Unternehmen überblickt werden.  

Bei der Analyse sind folgende Fragen meist hilfreich: 

  • Wie ist der Prozess aufgebaut und welche einzelnen Schritte sind notwendig? 
  • Welche Mitarbeiter*innen führen den Prozess aus? 
  • Kann und wird eine Messung der Prozessleistung durchgeführt? 
  • Wer trägt die Verantwortlichkeit für den Prozess und dessen Ergebnisse? (Ownership) 
  • Werden die Prozesse technologisch unterstütz oder ist dies gewünscht? 

Bei den end-to-end Geschäftsprozessen gibt es zu Beginn meist sogenannte “Touch Points” also Berührungspunkte mit den potenziellen Kund*innen. Diese können ganz unterschiedlich ausfallen: Vielleicht hat die Person eine Impression einer Google Ad oder Facebook Ad deines Unternehmens erhalten oder sie erfährt von Bekannten und Freunden vom Unternehmen. All diese Touch Points gilt es so gut wie möglich zu kontrollieren und somit zu gewährleisten, dass Kund*innen einen bestmöglichen Eindruck vom Unternehmen gewinnen. 

End-to-end bedeutet aber auch, dass der Prozess wieder bei den Kund*innen endet. Im nachfolgenden Beispiel bedeutet das: Nach Projektabschluss erhalten Kund*innen neben der Projektübergabe immer auch die Bitte, den Prozess zu bewerten um so weitere Verbesserungen realisieren zu können.

Effiziente und optimierte Prozesse sind in unseren Augen nicht nur unablässig, sondern auch der erste Schritt für deren technologische Umsetzung und Automatisierung. Anstatt nur einzelne Teilschritte des Prozesses meist alleinstehend in einzelnen Abteilungen technologisch zu unterstützen, bietet Integromat die Möglichkeit, den gesamten Prozess über alle Abteilungen hinweg zu integrieren. 

Exkurs: Was ist Integromat, erklärt an einem Beispiel

Integromat ist ein sogenanntes iPaaS-Tool. Dabei hat Integromat die Funktion einer Plattform, auf der einzelne Cloud-Anwendungen und Tools miteinander verknüpft werden können. Wir definieren für den Prozess einen Auslöser (auch "Trigger" genannt). Beispielsweise geht eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang ein. Integromat scannt das verknüpfte E-Mail Konto standardmäßig nach ebendiesem Auslöser.

Geht im nächsten Schritt eine solche E-Mail ein, kann die Rechnung im Anhang der E-Mail automatisch ins Buchhaltungssystem, wie etwa Lexoffice, übertragen werden. Integromat führt somit eine einfache Copy und Paste Aufgabe automatisiert aus, indem Microsoft 365 und Lexoffice miteinander verbunden werden.

Eine genauere Erklärung zu Integromat haben wir hier erstellt.

Automatisierung eines Geschäftsprozesses: ein Beispiel

Wir haben im eigenen Unternehmen einen end-to-end Geschäftsprozess so implementiert, dass wir von Beginn an Integromat als unterstützendes Tool nutzen und so eine optimierte Customer Journey schaffen. 

Der Prozess startet bei der konkreten Kund*innenanfrage, die entweder per Telefon, E-Mail oder unser Website-Formular kommen kann. Anschließend erhalten alle eine automatisierte E-Mail mit der Bitte, einen telefonischen Termin zu vereinbaren. Die Terminbuchung erfolgt über ein Cloud-Tool, dass nicht nur automatisch mit dem eigenen Kalender der entsprechenden Mitarbeiter*innen synchronisiert wird, sondern es uns auch ermöglicht im Anschluss weitere E-Mails zu versenden. 

Nach Terminbuchung erfolgt eine erneute automatische E-Mail mit vorbereitenden Fragen für das telefonische Gespräch. In diesem klären wir die Vorstellungen, den Grund für die Kontaktaufnahme und mögliche Umsetzungsmöglichkeiten in einem gemeinsamen Projekt. 

Entsteht aus diesem ersten Gespräch eine Zusammenarbeit und wird ein Projekt eröffnet, ermöglicht es uns Integromat über die Anbindung verschiedener Cloud-Tools wie Airtable, Plutio, Microsoft 365, die wir nutzen, einen effizienten Projektablauf zu schaffen. In diesem können wir uns primär auf unsere Haupttätigkeiten konzentrieren, die erfolgreiche Umsetzung der Kund*innenbedürfnisse. Weniger Zeit hingegen müssen wir für E-Mails schreiben, Dokumente und Dateien übermitteln oder im schlimmsten Falle Copy und Paste Aufgaben aufbringen. 

Die alleinige Analyse und Optimierung von end-to-end Geschäftsprozessen ist schon ein richtiger Schritt in die richtige Richtung, aber in unseren Augen ist die anschließende technische Einbindung des Prozesses ein bedeutender Schritt, der gerne noch ausgelassen wird. Wird ein Prozess sowieso schon umgekrempelt, optimiert und vereinfacht, sollte es die logische Konsequenz sein, diesen im gleichen Zug zu digitalisieren und automatisieren. 

Integromat eignet sich darum so besonders gut dafür, da die modulare Ansicht zugleich einen Überblick über den Prozess schafft. Diese sieht (beispielhaft) so aus:

Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung
End to End Geschäftsprozesse mit Integromat automatisieren

Spätestens wenn Teilschritte auf dieser Oberfläche automatisiert werden sollen, fallen schnell Schwachstellen oder gar redundante Schleifen innerhalb eines Prozesses auf. Diese gilt es dann zu beseitigen. Die Vorteile daraus sind quasi selbsterklärend: 

  • Zeitersparnis der Mitarbeiter*innen durch die Abgabe redundanter, manueller Prozessschritte 
  • Verbessere Kund*innenerfahrungen und Customer Journeys 
  • Produktivitätssteigerung durch die gesamte Organisation hinweg 
  • Ressourceneinsparung 
  • Klare Verantwortlichkeiten 

Fazit: End-to-end Geschäftsprozesse automatisieren als Mittel zum Erfolg

Vereinfachte end-to-end Geschäftsprozesse bieten zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen. Diese sollten aber bei deren Analyse und Optimierung nicht stopp machen, sondern auch deren Digitalisierung und Automatisierung als Teil des Geschäftsprozess-Managements betrachten. Das Cloud-Tool Integromat eignet sich durch seinen modularen Aufbau und die einfache Integration zahlreicher Cloud-Anwendungen hervorragend hierfür. Schwachstellen des Prozesses können erkannt und behoben werden und die Automatisierung übernimmt redundante Arbeiten und Teilschritte, sodass die Mitarbeiter*innen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben. 

Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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