Knowledge

Wie automatisierte Prozesse dir helfen, deine Ziele zu erreichen

May 18, 2021
automatisierte-Prozesse-imgblog

Automatisierte Prozesse begleiten uns längst schon in unserem Alltag: Automatische Antwort-E-Mails auf eine Anfrage, Erinnerungs-Mails an deinen morgigen Termin oder die automatische Sendungsverfolgung eines Pakets. Allerdings gibt es starke Ungleichheiten, in welchen Bereichen Automatisierung bereits genutzt wird und vorangeschritten ist und wo noch nicht. So sind automatisierte E-Mails längst üblich. Wir wundern uns häufig schon, wenn wir auf eine Anfrage keine generierte Antwort erhalten. Das macht sich zum Beispiel das E-Mail-Marketing zu Nutze.  

In anderen Bereichen hingegen sieht es noch trist aus. Obwohl auch hier automatisierte Prozesse helfen können, die verschiedensten Ziele zu erreichen. Ziele wie beispielsweise:

  • Umsatz steigern
  • Produktivität steigern
  • Unternehmenswachstum realisieren
  • Qualität erhöhen
  • Langfristige Stabilität gewinnen

Wie das? Automatisierte Prozesse geben im Unternehmen meist eine ganze Reihe von Denkanstößen. Was häufig mit einer kleinen Idee beginnt, schwappt schnell auf andere Prozesse über und auf ein Mal kann überall mehr Potenzial für Automatisierung erkannt werden. Außerdem schaffen automatisierte Prozesse gleichbleibende Qualität, laufen stabil unabhängig von der verarbeiteten Datenmenge und beschleunigen Prozesse häufig um ein Vielfaches. Aber nochmal kurz von Vorne. Bevor wir klären, wie du automatisierte Prozesse für dich nutzen kannst, klären wir zunächst, wann Automatisierung überhaupt Sinn macht.

Automatisierte Prozesse dank wiederkehrender Aufgaben

Automatisierung soll gut überlegt und geplant sein. Einfach los legen funktioniert häufig nicht, da während der Implementierung Schwachstellen von Prozessen auftauchen können oder noch viel mehr Fragen aufkommen. Darum gibt es drei Kriterien, die Hinweise darauf geben können, wann automatisierte Prozesse dein Unternehmen bereichern können und wann eher nicht. Natürlich kannst du die auch einfach ignorieren und für den Spaß an der Sache ausprobieren, was du automatisieren kannst.

1. Der Prozess ist wiederkehrend: entweder häufig oder nach einem Zeitplan

Der Punkt ist quasi selbsterklärend. Ein Prozess oder eine Aufgabe, die du noch nie ausgeführt hast und dir wahrscheinlich auch nie wieder begegnen wird, ist nicht für die Automatisierung gedacht. Außerdem macht es Sinn, dass du den Prozess schon ein paar Mal ausgeführt hast oder sehr gut kennst, damit du um die Schwachstellen aber auch Tücken weißt.  

2. Der Prozess ist langweilig oder wenig komplex

Bei diesem Punkt ist deutlich mehr Interpretationsfreiraum gegeben als beim vorherigen. Denn ab wann eine Aufgabe oder ein Prozess langweilig ist, ist sicherlich auch subjektiv. Automatisierte Prozesse sollen jedoch Arbeit abnehmen, darum ist es ein gutes Mittel, dich zu fragen “Wäre ich froh, wenn ich diese Aufgabe nicht mehr tun muss?”. Ist die Antwort ja, ist das ein guter Indikator.  

3. Für den Prozess können Standards definiert werden

Dieser Punkt erfordert mehr Vorarbeit als die anderen beiden. Denn häufig scheint ein Prozess überhaupt nicht standardisierbar, beispielsweise wenn er von vielen verschiedenen Personen durchgeführt wird und jede anders vorgeht. Aber ein näherer Blick kann sich lohnen, häufig können Standards definiert werden, welche die absolute Grundvoraussetzung für Automatisierung sind. Dennoch empfiehlt es sich, dass du dir hierfür Zeit nimmst und alle beteiligten Personen ins Boot holst.  

Finde dein Automatisierungs-Tool

Du hast alle drei Kriterien abgehakt, bist motiviert und überzeugt, dass Automatisierung genau das Richtige für dich ist und fragst dich jetzt, wo du überhaupt anfangen sollst? Jetzt kannst du die Suche nach Lösungen starten. Und die kann wirklich lang sein. Obwohl Prozessautomatisierung noch eine Nische ist, gibt es bereits zahlreiche Tools und Software, die dich dabei unterstützen. Da ist es schwer als Neuling durchzublicken. Aber auch hier gibt es wieder eine Voraussetzung, die du erfüllen musst, um automatisierte Prozesse für deine Ziele zu nutzen.

Schritt 1: Digitalisierung

Da ist es, das Buzzword schlechthin: Digitalisierung. Wir können es selbst kaum noch hören, darum an dieser Stelle nur ganz kurz: Deine Prozesse müssen digitalisiert sein, um automatisiert werden zu können. Punkt. Da geht kein Weg dran vorbei. Zwar kann ein Prozess von analogen Schritten ausgelöst werden, beispielsweise durch das Einscannen eines Dokuments. Aber spätestens ab dann, solltest du alle Schritte digitalisieren. Gemeinsam mit der zuvor genannten Standardisierung sind das die beiden Grundfeiler der Automatisierung.

Schritt 2: Bestandsaufnahme deiner Software

Okay, du hast den Prozess digitalisiert. Höchstwahrscheinlich nutzt du dafür Software. Und wahrscheinlich nicht nur eine. So können E-Mails beteiligt sein, eine Datenbank, vielleicht ein CRM oder ERP und viele mehr. Am besten führst du dir vor Augen, welche Tools du für den definierten Prozess nutzt. Und jetzt wird’s ein bisschen technisch: Im Idealfall haben all deine Tools eine Schnittstelle und sind cloudbasiert.  

Ersteres kannst du herausfinden, indem du einfach mal den Namen der Software und “API” googelst. Wenn keine passenden Ergebnisse kommen, hat die Software wahrscheinlich keine Schnittstelle oder schlechtes SEO.

Zweiteres ist höchstwahrscheinlich der Fall, wenn du die Anwendung in deinem Browser nutzt oder nutzen kannst. Beispielsweise kann Outlook über Microsoft356 auch im Browser genutzt werden, ebenso wie Teams. Oder Gmail. Im Zweifelsfall hilft auch hier eine kurze Google-Suche.

Schritt 3: Automatisierungs-Tool für automatisierte Prozesse auswählen

Wenn deine genutzte Software cloudbasiert ist und eine API-Schnittstelle (Was genau ist das?) vorweist, dann ist dieser Schritt ziemlich einfach: Wir sprechen dann von Cloud-Automatisierung und in diesem Bereich gibt es besonders zwei große Automatisierungs-Tools: Zapier und Integromat. Die bieten beide eine Oberfläche, auf der die Anwendungen miteinander verknüpft werden. Das beste: Du kannst es auch selbst ausprobieren, ohne dass du dafür Programmierer:in sein musst. Beide Tools bieten eine Free-Version an, mit der du schon mal reinschnuppern kannst. (Psst, hier gibt’s unseren Affiliate Link für deinen Integromat-Account). Du möchtest wissen, wo der Unterschied zwischen diesen beiden Anwendungen liegt? Hier haben wir die beiden mal verglichen.

Wenn du viel oder ausschließlich in der Microsoft-Cloud unterwegs bist, lohnt sich ebenfalls ein Blick auf Power Automate. Und wenn du auf Open-Source stehst oder deine Anwendung selbst hosten möchtest, empfehlen wir n8n.  

Aber was, wenn meine Software nicht die Kriterien erfüllt? Wenn sie keine Schnittstelle hat oder nicht cloudbasiert ist?

Option 1 (Überraschung): Du hältst Ausschau nach einer anderen Software. Das kann aber mitunter ein ziemlich großer Aufwand sein, je nachdem wie viele Daten dort vorliegen oder wie stark die Software mit anderen vernetzt ist.

Option 2: Du gibst viel Geld für eine Custom-Automatisierung aus. Das müssen wir leider so offen hier schreiben. Es ist nämlich durchaus möglich, auch on-premise Software zu automatisieren. Für deine automatisierten Prozesse heißt das jedoch, dass die Entwicklung deutlich teurer ist, da es fast immer eine Individualentwicklung ist. Und, dass die Automatisierung regelmäßig angepasst werden muss. Wir empfehlen daher häufiger Option 1. Diese ist nämlich auch langfristig stabil und wächst mit deinem Unternehmen und Prozessen.

Wann machen automatisierte Prozesse keinen Sinn?

Es gibt vor allem zwei Bereiche, für die Automatisierung wenig Sinn macht oder der Aufwand den Nutzen übersteigt.  

  1. Es braucht viele Entscheidungen über den gesamten Prozess

Wenn an einer Stelle Entscheidungen getroffen werden müssen, dann ist das noch häufig abbildbar. Wenn dein gesamter Prozess jedoch von Entscheidungen geprägt ist, dann braucht es Menschen. Vielleicht wären auch diese Entscheidungen automatisierbar, aber hier stellt sich schnell die Frage nach dem Nutzen. Wenn die Entwicklung mehrere Wochen braucht für eine Entscheidung, die wenige Sekunden oder Minuten benötigt, sind automatisierte Prozesse eher nicht die Lösung.

  1. Die Daten liegen in unterschiedlicher Qualität vor

Was meinen wir damit? Entweder gibt eine Anwendung im Prozess die nötigen Daten nur in schlechter Qualität aus. Das kann durchaus vorkommen. Dann hat die Software zwar eine Schnittstelle, aber die verarbeiteten Daten werden nur unzureichend bereitgestellt. Hier lohnt sich häufig ein näherer Blick, ob es eine Lösung gibt.  

Es kann aber auch sein, dass die Daten nicht standardisiert aufbereitet werden können. Hierzu ein Beispiel: Ein Kunde von uns stellt Zertifikate aus, auf die sich Personen bewerben müssen. Hierfür müssen wiederum andere Zertifikate und Nachweise eingereicht werden. Die können sich aber stark unterscheiden. Je nach ausstellender Stelle kann ein Nachweis anerkannt werden oder auch nicht. Für diese Prüfung benötigen die Mitarbeiter:innen nur wenige Minuten. Die Automatisierung hingegen ist kaum möglich, da tausende verschiedene Dokumente möglich wären und das menschliche Auge schneller erkennt, um welche Art von Nachweis es sich hierbei handelt.  

Trotz dieser zwei Punkte heißt das nicht, dass Automatisierung überhaupt nicht möglich ist. Im letzten Beispiel etwa setzen wir mit unserer Automatisierung im nachfolgenden Schritt an: bei Eignung wird das Zertifikat automatisch generiert, versendet und veröffentlicht. Der Startpunkt eines Prozesses kann also jederzeit menschliche Interaktion sein, um dann einen automatisierten Prozess auszulösen.

Es lohnt sich also, die eigenen Abläufe mal genauer unter die Lupe zu nehmen. Wenn der Prozess wiederkehrend, langweilig, standardisierbar und digitalisiert ist, stehen die Chancen gut, dass er automatisiert werden kann.

Diese Automatisierung kann dann nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehlerquellen reduzieren, die Prozessqualität verbessern, dein Unternehmen auch in starken Wachstumsphasen stützen und dabei stabil ablaufen, unabhängig von der verfügbaren Ressource Zeit. Falls du unsicher bist, ob sich deine Prozesse eignen, kontaktiere uns gern. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Jetzt Automatisierungs-Beratung vereinbaren

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

Arrange a free cloud integration consultation now

What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

Arrange a free cloud integration consultation now

To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

Arrange a free cloud integration consultation now

Automatisierungsberatung. Automate. Improve. Succeed.

Wir beraten dich unabhängig und bieten unsere Expertise an.
wemakefuture abonnieren
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Featured

Kategorien

Automatisierungsberatung. Automate. Improve. Succeed.

Wir beraten dich unabhängig und bieten unsere Expertise an.