Du bist in den Tiefen der Cloud-Automatisierung angelangt und völlig überwältigt, von den verschiedenen Begriffen, Tools und Anwendungsmöglichkeiten? Du ließt überall nur den Namen Zapier, Zaps, Workflows und Integrations und weißt überhaupt nicht mehr, was du denken sollst? Feel you. Erfahre was das beste Tool 2022 ist!
Zapier ist ein mächtiges Automatisierungs-Tool, das es ermöglicht unzählige (über 2.000 an der Zahl) Anwendungen ohne tiefgreifende Programmier-Kenntnisse zu verbinden und so völlig automatisierte Workflows zu schaffen. Das spart Zeit, erhöht die Produktivität und nimmt dir leidige, repetitive Arbeitsabläufe ab. Als Zapier Experte in Deutschland machen wir das Ganze dann doch mit tiefgreifenden Programmier-Kenntnissen, um das volle Potenzial Zapiers auszuschöpfen.
Das war zu schnell?
Also, Zapier bietet Automatisierungen von Apps an, die du in der (zugegeben optisch sehr ansprechenden) Oberfläche von Zapier miteinander verbindest. Stell dir das ganze wie einen Prozess vor, den du von Start bis Ende definierst, mit ganz vielen “Wenn…, dann…” Entscheidungen. Das ist dann ein Workflow. Zapier zeichnet sich dabei besonders durch die zahlreichen Apps aus (Stand jetzt: über 2.000), die integriert werden können. Die einfache Benutzer*innen-Oberfläche ermöglicht einen einfachen Einstieg in die Welt der Automatisierung und spart so Mühe und Zeit.
Mit sogenannten Zaps, also einzelnen Prozessschritten in der Automatisierung, können verschiedene Apps verbunden werden und somit Workflows individuell und effizient ablaufen lassen. Das Ganze spart einfach enorm viel Zeit und Aufwand und nimmt häufig genau jene Arbeiten ab, die zugegebenermaßen niemand gerne macht.
Aber: Zapier ist nicht allein auf dem Automatisierungs-Markt und darum wollen wir euch hiermit einige Alternativen vorstellen und abwägen, wo Vor- und Nachteile der einzelnen Tools liegen. Es gibt einige (kostenlose) Zapier-Alternativen, die zwar nicht so bekannt sind, aber dennoch eine Reihe beeindruckender Funktionen bieten. Los geht’s.
Vorab: Wenn du dich tiefgehender mit Zapier beschäftigen möchtest, haben wir hier bereits einen ausführlicheren Blogpost dazu. Zapier gibt es sowohl in einer free als auch in einigen Premium Versionen.
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen (obwohl nicht alle kostenlos sind):
Verbinde über 2.000 Apps (kostenlos und Premium)
Benutzerfreundlicher Workflow-Editor zum Erstellen von Workflows / Zaps (kostenlos)
Integrierte Zapier-Apps (kostenlos)
Mehrstufige Workflows und bedingte Logik (Premium)
Tools für die Zusammenarbeit für Organisationen und Teams (Premium)
Umfangreicher Support (kostenlos)
Zapier bietet fünf Pläne für Einzelpersonen und Unternehmen, Profis und Einsteiger, große und kleine Teams. Mit der “free” Version kannst du direkt rein starten, aber wie du eventuell direkt erkennst, kommst du damit nicht sehr weit. Maximal 5 Zaps (also Prozesschritte) sind drin. Das ist extrem wenig und das Limit ist schnell erreicht.
Unserer Erfahrung nach ist der Professional Plan für die meisten Kund*innen nötig. Hierbei gibt’s auch sogenannte Zapier Paths, die enorm wichtig für performante und nachhaltige Automatisierungen sind. Stell dir diese Zapier Paths wie “Wenn…, Dann…” Funktionen vor, die es so auch in Excel gibt. Besonders bei Automatisierungen, die Bedingungen enthalten, ist diese Funktion unentbehrlich.
Außerdem gibt’s im Professional Plan Unlimited Zaps. Was sagt uns das? Wir rechnen das so:
Pro Zap haben Kund*innen (erfahrungsgemäß) eine Zeitersparnis von ca. 16 Cent pro Minute. Das heißt, der Professional Plan spart dir ca. 520€ an Mitarbeiterkosten und Zeit, das entspricht etwa einem Stundenlohn von 20€ Brutto aus Arbeitgebersicht. Und das ist nur die Kostenseite.
Die so gewonnene Zeit können Mitarbeiter*innen nämlich für andere, hoffentlich wertvollere, Aufgaben nutzen.
Sicher, auch bei 2.000 Zaps ist es realistisch, dass du irgendwann das Limit erreichst. Aber Zaps sind nachbuchbar (für 2 Cent flat pro Zap). Manchmal sind die einzelnen Zaps auch durch intelligentere Automatisierungen zu reduzieren.
Zapier Pros
Code Ausführung – Hell Yeah! Du kannst Python oder .js? Dann automatisiere deine Tools mit etwas Code noch besser
Fehlertracking – Das Fehlertracking und die Beispiele helfen ungemein. Man bekommt “Dummy”, Daten um Zaps anzulegen und kann somit sofort erkennen, ob die Integration funktionieren wird.
UX und Design – Das ist bekanntlich Geschmackssache, aber wir finden Zapier ist sexy
Replay – hat etwas nicht geklappt, einfach nochmal starten.
Premium Apps
Anzahl der Apps – über 2.000 plus viele versteckte Beta-App
Zapier Cons
Hupsi, ich möchte doch eine andere App als Trigger auswählen – ist leider nicht drin. Einmal deine Zaps angelegt, kannst du nichts mehr umstellen, ohne alles zu löschen. Das ist richtig aufwendig und nervenzehrend. Also einfach eine App “tauschen” geht nicht.
API Anbindung – hier wird oftmals halbherzig integriert und viel auf Marketing geachtet. Häufig erleben wir, dass eine “APP” auf Zapier ist, aber beim genauen Hinschauen fehlen 90% der Funktionen.
Übersicht, wenn es komplex wird – In Zapier gehen maximal 3 Pfade in einem Pfad, einfacher gesagt, du kannst deine Wenn-Dann Funktion maximal zwei mal verschachteln. Und du musst jedes mal in die “Schachtel” reinschauen, das wird schnell unübersichtlich
Zapier vom Profi umsetzen lassen: Wir beraten dich gerne zu deiner individuellen Automatisierung mit Zapier. Egal ob Geschäftsprozesse oder Kundenreisen, wir helfen weiter in einem 30 minütigen, kostenfreien Beratungsgespräch.
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Hach, unser alter Freund Make. Was wäre ein Blogpost über Zapier Alternativen ohne Make? Also, hier die Facts:
Make ist auf den ersten Blick sicherlich sehr ähnlich wie Zapier. Auch Make lässt dich Anwendungen in einer einfachen Oberfläche miteinander verknüpfen und so ganze Prozesse aufbauen. Über die JSON oder HTTP/SOAP Module ist außerdem eine Verknüpfung mit weiteren Web-Services möglich und eröffnet noch mehr Automatisierung.
Einen ausführlichen Vergleich zwischen Zapier und Make haben wir bereits hier vorgenommen, auch nochmal bildlich untermalt. Solltet ihr also momentan abwägen, ob Zapier oder Make das Richtige für euch ist, schaut gerne mal rein.
Hier gibt’s deshalb zu Make nur nochmal die Kurzfassung:
Auf den ersten Blick zeigt sich ein sehr ähnliches Bild wie bei Zapier. Auch Make bietet eine free und weitere Premium Versions mit unterschiedlichen monatlichen Kosten an.
Doch dann wird’s auch schon unterschiedlicher:
Bei Make bekommst du mehr für dein Geld: die free Version ermöglicht 1.000 Prozessschritte (Make nennt das Operations), zur Erinnerung: bei Zapier erhälst du für 0€ 100 Prozessschritte (Zaps). Zudem gibt’s keine Limitierung an Applikationen, sodass du selbst deinen 28-stufigen Prozess direkt zum Testen automatisieren kannst. Hier hat Make also die Nase vorn.
Was wir mindestens genauso impressive finden: Erreichst du bei Make mal dein Limit, kannst du einfach um 10.000 Operations für 9$ updaten. Da hat jemand mitgedacht.
Make Pros
Modularität – schiebe deinen Prozess zusammen und baue intuitiver deine Prozesse. Einfach einen Prozess umstellen, das geht.
Ausführung – du sieht richtig, was unter der Haube passiert, welche Daten wohin gehen
DSGVO – GDPR Make – Europäisches Unternehmen, welches viel Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt. Warum das so wichtig ist, liest du hier.
Möglichkeiten – du hast viel mehr technische Möglichkeiten, Daten zu formatieren und komplexe Unternehmensprozesse abzubilden
Data Storage – speichere Ergebnisse und Daten für weitere Prozesse
Make Cons
Keine Codeausführung – Wie gerne würden wir eine Liste erweitern .append() tja. Das geht nicht. Schade! Nur mit den Tools, Text Parsern und Flow Controls lassen sich Listen erstellen, jedoch wirkliche For-Loops (wie in Python) sind nicht möglich.
Komplexität und Dokumentation – Make kann viel, ist aber auf den ersten Blick zu komplex, noch schlimmer: die Dokumentation ist grausig. Sichtbar wird dies unter den Dokumentationen, hier fragt Make, war der Post hilfreich? Leider sieht es häufig so aus:
Die User bewerten Make als wenig gut dokumentiert.
Zeitaufwand – wir stecken mehr Zeit in Kundenprojekte mit Make, da diese mehr Tests und mehr Fehlerfixxes benötigen als Zapier.
Überraschung: Als Make Partner bieten wir auch für diese Zapier Alternative die volle Breite der Cloud-Automatisierungs-Services an. Wir beraten dich gerne zu deiner individuellen Automatisierung und klären, ob Zapier oder Make besser passt. Jetzt einen Termin zum 30 minütigen, kostenfreien Beratungsgespräch ausmachen.
N8N wirbt mit dem Slogan “Automate without limits” und stellt somit einen hohen Anspruch an den eigenen Dienst. Auch hier dreht sich alles um die Integration von Cloud-Anwendungen. n8n nennt die Prozesse entstehenden Workflows und von Marketingverkäufen über E-Commerce bis hin zu Geschäftsprozessen ist mit dieser Zapier Alternative einiges automatisierbar.
Sucht man durch die Liste von unterstützten Apps fällt schnell auf, dass bei einigen Anwendungen noch “coming soon” steht, so beispielsweise bei 1SaaS, FluentCRM, Salesforce, Instagram oder OneDrive. In unseren Augen sind das doch sehr wichtige und häufig verwendete Anwendungen, was also direkt auf das Nachteile-Konto einzahlt. Aber zunächst zur Preisgestaltung
Auch bei N8N erhaltet ihr sogar eine "Opensource"(fair Code) Usage kostenfrei. N8N ist quasi die Opensource Zapier alternative. Es zeigt sich aber das bewährte Bild: Eine Free Version und 3 verschiedene Premium Versionen. Mit 5000 workflow executions eröffnet sich ein ähnliches Problem wie bei Zapier: Die Free Version kommt enorm schnell an ihr Limit, wenn du kein Entwickler bist, und macht nur Sinn, wenn du selbst einen Docker und eine Instanz hosten möchtet. Der nächste Schritt, also Startup, ist mit 20$ pro Monat dann direkt deutlich teurer als die Free Version (zum Vergleich: Make bietet für 9$ und Zapier für 19,99$ die Einsteiger Pakete an). Dafür ist das teuerste Paket aber wieder vergleichsweise günstig. Bleibt allerdings die Frage, wie viele Kunden davon überhaupt Gebrauch machen.
Da wir n8n für unsere Kund*innen anbieten, liegen uns hierzu gute Erfahrungswerte vor und wir können eine klare Empfehlung abgeben, welches Paket sinnvoll erscheint. Tatsächlich das eigene Hosting!
Was uns hierbei jedoch Bauchschmerzen bereitet, sind die paid Cloudpläne, da der mehrwert im Vergleich zum durch wemakefuture betreutend selbst hosten, für einige Kunden an ihre Grenzen recht schnell kommt.
N8N Pros
Benutzerfreundlichkeit – Die Einrichtung von N8N ist mit einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche extrem schnell. Hierfür sind keinerlei Programmierkenntnisse nötig
Über alle Pläne hinweg bietet N8N mehr Workflows (heißt bei Zapier Tasks) pro Monat. Wenn Zapier im kostenlosen Plan nur 100 Aufgaben pro Monat ausführt, kannst du bei n8n dank opensource unendlche viele Flows ausführen.
N8N Cons
Für N8N gibt es im Prinzip einen riesen Nachteil und dieser ist auch der Grund, warum wir das Tool für unsere Kund*innen nicht anbieten: Die limitierte Anzahl an Apps. Wenn fundamentale Anwendungen wie OneDrive oder Salesforce fehlen, ist automate.io für nahezu alle Kund*innen unattraktiv und sowohl Zapier als auch Make bieten genau das
Außerdem sind die Sprünge zwischen den einzelnen Paketen sehr groß. Wenn wir bei Zapier den Professional Plan für 49$ (jährlich abgerechnet) guten Gewissens für Kund*innen aktivieren, kommen wir mit der Startup Version von N8N für den gleichen Preis (monatlich abgerechnet) nicht annähernd so weit
IFTTT ist der kostenlose Weg, technische Erlebnisse zu personalisieren, indem alle deine Geräte und Apps miteinander verbunden werden und kommunizieren. Amazon Alexa, Philipps Hue, Instagram, Sprachassistent*innen, die beworbenen Anwendungsmöglichkeiten sind vielseitig und mit Smart Home konzentriert sich IFTTT auf ein Feld, was so kein anderes der vorgestellten Tools bespielt. Außerdem konzentriert sich IFTTT auf Fintech Kund*innen, was ebenfalls ein Alleinstellungsmerkmal in dieser Liste darstellt.
Lasst euch nicht verwirren von den 199$ Developers Plan: Das ist der Preis, wenn du deine App oder Dienstleistung über IFTTT anbieten möchtest und nicht der Betrag, den du als Anwender*in zahlst. Denn die Preisgestaltung für IFTTT ist auf den ersten Blick sehr simpel: es ist kostenlos. Punkt.
Naja, fast. Für Privatanwender*innen ist die Zapier Alternative kostenlos. Doch für gewerbliche Kund*innen gibt es keine schlanke Preisübersicht wie bei den anderen Tools. Das liegt daran, dass sich das Tool aktuell noch hauptsächlich an private Nutzer*innen richtet.
IFTTT Pros
Unbegrenzte Applets – Was bei Zapier Zaps heißt, heißt bei IFTTT Applets und die sind tatsächlich unbegrenzt. In der free Zapier Version sind es fünf…
Smart Home ist, wie gesagt, ein Feld was so kaum eine Automation Plattform bespielt und mit IFTTT umfassend abgedeckt wird: Kühlschränke, Geschirrspüler, Wäschetrockner und andere Haushaltsgeräte lassen sich zentral verbinden und steuern
Über 600 Dienste, darunter Apps, Geschäftstools, Cloud-Plattformen und E-Mail-Anbieter sowie die eben genannten physischen Geräte, können mit IFTTT angesteuert und verbunden werden
IFTTT Cons
Das Dashboard ist nicht sehr intuitiv, neue Applets zu erstellen benötigt etwas Eingewöhnung
Solltest du kein passendes Applet finden, besteht die Möglichkeit selbst eins zu Erstellen. Das ist jedoch, besonders im Vergleich zu Zapier, gar keine so leichte Aufgabe
Änderst du deine Zugangsdaten, Passwort, E-Mail, Benutzername o.ä., kann es tatsächlich zu Fehlern bei der Ausführung kommen. Das gleiche kann passieren, wenn einer der verknüpften Dienste seinen API-Zugriff verändert oder gar komplett einstellt. Eine unangenehme Überraschung
Power Automate stellt die Cloud-Automatisierungs Software von und für Microsoft Anwendungen dar. Was früher Microsoft Flow hieß, ist heute eben Power Automate mit einem klaren Fokus auf alle Office365 Anwendungen. Da aber viele Unternehmen genau diese Anwendungen tagein tagaus nutzen, verdient Power Automate einen Platz in diesem Vergleich. Bemerkenswert ist auch die Komplexität der möglichen Automatisierungen. Mit Bedingungen wie “For-Each” und “Do-While” oder “If-then-else” sind komplexe Automatisierungen ohne Code möglich.
Im Gegensatz zu den Preistabellen der vorigen Tools, zahlst du bei Power Automate pro Benutzer*in. Für diese Person stehen dann aber auch uneingeschränkte aktive Flows (also Workflows) zur Verfügung. Es wird außerdem deutlich, dass die Benutzer*innen ihre Flows selbst erstellen können, je nach individuellen Wünschen und Anforderungen. Das setzt natürlich voraus, dass die Benutzer*innen auch das technische Verständnis hierfür haben. Alternativ setzen Dienstleister, wie wir es sind, die entsprechenden Integrationen für die Kund*innen auf.
Als einzige in dieser Liste bietet Power Automate auch (wie sie es so nett nennnen: beaufsichtigte) RPA an. Das schlägt deutlich teurer zu Buche als der Plan ohne RPA und bestärkt uns wieder darin, warum Cloud-Automation RPA in jedem Falle vorzuziehen ist.
Als letztes gibt es auch die Möglichkeit für fünf Flows pro Monat 500$ zu zahlen. Hier sind dann auch unbegrenzt Benutzer*innen vorgesehen, was natürlich vor allem für personalstarke Unternehmen Sinn macht.
Alles in allem fällt die Preisgestaltung bei Power Automate anders aus, als bei Zapier und den anderen Zapier Alternativen, weshalb sich die Preise nicht so direkt vergleichen lassen. Allerdings seid ihr mit Zapier, Automate.io oder Make für 500$ monatlich schon deutlich umfassender aufgestellt und kaum noch limitiert in der Anzahl der Workflows, Nutzer*innen oder Actions, was Power Automate sicherlich zu einem der kostspieligsten Tools dieser Liste macht.
Power Automate Pros
Power Automate bietet tausende von Vorlagen, mit denen ihr direkt rein starten könnt. Natürlich werden auch Anwendungen außerhalb der Microsoft Umgebung, wie etwa Facebook, integriert
Power Automate hat eine wirklich brauchbare Mobile App für iOS und Android mit der ihr eure Automatisierungen überall überwachen könnt
Nutzt du die Lizenz pro Benutzer, kannst du sofort eine unbegrenzte Zahl an Flows erstellen, was bei einer oder weniger Personen für 15$ im Monat und sehr vielen Flows sicherlich ein guter Deal ist
Power Automate Cons
Obwohl sich Power Automate auf Anwender*innen ohne technische Kenntnisse fokussiert, wird es bei komplexen Szenarien sehr schnell sehr komplex. Je nach technischem Wissensstand werden hier nicht alle Anwender*innen glücklich
Ähnlich wie Automate.io kann Power Automate der schieren Anzahl an Apps von Zapier nichts entgegen setzen
Am Besten entscheidest du das natürlich für dich selbst. Dieser Blogpost sollte neue Denkanstöße und Erfahrungswerte geben. Die Alternative zu Zapier heißt Make und empfehlen es dir als Alternative. Hierbei haben beide Tools für unterschiedliche Projekte und Kund*innen unterschiedliche Vorteile. Wir entscheiden meist von Auftrag zu Auftrag, welches Tool sich besser eignet, nachdem wir die genauen Anforderungen kennen.
Power Automate ist für die Microsoft Umgebung extrem ausgereift und mächtig. Aber genau dann eröffnen sich für unsere Kund*innen meist auch die Grenzen dieser Zapier Alternative: Da sowohl Zapier als auch Make Office365 als individuelle Anwendungen unterstützen, aber zusätzlich noch viele weitere, fällt die Wahl zumeist dann doch zu deren Gunsten aus. Sorry for that.
Wie bereits gesagt bietet n8n zum jetzigen Zeitpunkt einfach nicht genug Anwendungen, die unterstützt werden. Gleiches gilt für Power Automate. Hier sind sowohl Zapier als auch Make schon deutlich weiter, sodass die Tools keine wirkliche Zapier Alternative für uns darstellen.
IFTTT ist für den privaten Gebrauch und Technik-Geeks eine wirklich grandiose Spielerei. Genau hier liegt auch der Fokus der Anwendung. Das Business Modell ist noch nicht ausgereift, weshalb auch das keine Zapier Alternative zum jetzigen Zeitpunkt darstellt. Hier sind wir jedoch gespannt, was in der nächsten Zeit noch von den Entwickler*innen kommt. Wir behalten ein Auge darauf.
Falls du dich nach diesem Post dafür entschieden hast, Zapier oder eine Zapier Alternative wie Make oder Power Automate von Profis implementieren zu lassen, stehen wir gerne zur Verfügung. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind. Vereinbare einfach noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Oder schreib uns eine Nachricht.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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