Eines der Hauptziele von BPM ist es, die Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern. Automatisierte Prozesse spielen dabei eine wichtige Rolle. Eine der wichtigsten Technologien der Digitalen Transformation ist die Prozessautomatisierung, die verspricht, die betriebliche Effizienz zu verbessern und durch eine Vielzahl von Automatisierungstechniken zusätzliche Kapazitäten zu schaffen. Es ist kein Wunder, dass dieses Thema die Marketing- und Geschäftswelt überrollt.
Um nicht auf billige Marketing-Slogans hereinzufallen, sollten Business Analysten und Abteilungsleiter aufpassen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Prozessautomatisierung umzusetzen. Deshalb musst du wissen, wann du welche Automatisierungsstrategie einsetzen solltest. Nur dann kann die Automatisierung die gewünschten Vorteile bringen.
Die Terminologie der Prozessautomatisierung und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung werden in diesem Blogartikel erläutert. Er soll dir helfen, deine Ziele bei der Prozessautomatisierung zu erreichen.
Es ist schon lange her, dass der Begriff "Robotic Process Automation (RPA)" geprägt wurde, und seitdem ist das Thema in aller Munde. Mit RPA, Makros oder Software übernehmen Bots die Ausführung bestimmter Prozessaufgaben oder sogar eine kurze Abfolge von Aktivitäten. Indem sie menschliches Verhalten in einem automatisierten Prozess simulieren, können diese Bots Routinearbeiten mit hoher Frequenz ausführen, die oft von geringerem Umfang und Größe sind. Dies ermöglicht eine Optimierung auf der "untersten" Ebene der Prozessarchitektur und damit eine bessere Leistung. Bots können Kapazitäten freisetzen, indem sie bestimmte Prozessaufgaben übernehmen, aber es gibt Grenzen, wie weit sie bei der Automatisierung des Prozesses gehen können.
ERP-Systeme hingegen gibt es schon viel länger und sie sind in vielen Unternehmen fest etabliert. Diese Art von System unterstützt seit langem die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen und ermöglicht es ihnen, Aufgaben in Bereichen wie Buchhaltung, Materialwirtschaft und Beschaffung zu erledigen. Doch trotz der vielen Vorteile, die sie bieten, haben ERP-Systeme auch ihre Schattenseiten. ERP-Systeme können durch hohe Anschaffungs- und Installationskosten, eine steile Lernkurve für die Benutzer/innen und erhebliche Mehrausgaben für laufende Anpassungen - vor allem bei Prozessänderungen - ihren anfänglichen Reiz verlieren.
Zwischen diesen beiden Extremen des Spektrums ist in den letzten Jahren eine immer größer werdende Lücke entstanden, die nun durch formularbasierte, codearme/codefreie Automatisierungsprozesse gefüllt werden kann. Mehrere Hersteller haben in letzter Zeit Lösungen auf den Markt gebracht, die es den Fachabteilungen ermöglichen, ihre Abläufe ohne die Hilfe der IT zu automatisieren.
Vor allem Supportvorgänge, die in praktisch jeder Branche zu finden sind und dafür sorgen sollen, dass das Hauptgeschäft des Unternehmens reibungsloser abläuft, werden oft mit Hilfe von Tabellen, Checklisten oder endlosen E-Mails verwaltet, was oft zu einer Reihe von Problemen und Komplikationen führt. Da die Zuständigkeiten oft unklar sind (und somit einzelne Aufgaben leicht unerledigt bleiben), führen nicht oder schlecht dokumentierte, intransparente und fehleranfällige Supportprozesse zu langen Wartezeiten, Verzögerungen und Prozessschleifen, was letztlich zu endlosen Durchlaufzeiten und Frustration bei allen Beteiligten führt. Außerdem sind sie manchmal schwer nachzuvollziehen, was den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erschweren kann.
Einige dieser Prozesse sind in Abteilungen wie Marketing, Personalwesen, Berichtswesen, IT, Recht oder Compliance angesiedelt, während andere, wie z. B. Bewerbungsverfahren, noch nicht in ein ERP-System integriert wurden, obwohl sie von einer Automatisierung profitieren könnten. Die formularbasierte oder no-code/low-code Methode "inspiriert" zum Nachdenken über die Automatisierung solcher Prozesse, da ihre Umsetzung häufig mit wenig oder gar keiner IT-Beteiligung durchgeführt werden kann, vergleichbar mit RPA - jedoch mit besseren Ergebnissen.
Daher stellt sich die Frage, wie Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Abläufe vorgehen sollten und wie sie das Beste aus ihren begrenzten Ressourcen herausholen können.
PDCA, der Process Management Life Cycle (PMLC) und andere Managementzyklen und -ansätze können genutzt werden, um die Automatisierung in bestehende Prozesse zu integrieren. Nachhaltige Prozessautomatisierung umfasst die Planung/Identifizierung, Gestaltung, Analyse und Optimierung sowie die Umsetzung, Ausführung und laufende Überwachung/Kontrolle.
Alle wichtigen Elemente der Prozessautomatisierung können mit Hilfe des Prozessautomatisierungs-Toolsets der BOC Group erledigt werden. Um sicherzustellen, dass du die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust, bietet dir das integrierte Toolset eine umfassende Sammlung von Werkzeugen, mit denen du nicht nur die richtigen Dinge, sondern auch die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust.
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