7 Schritte zur erfolgreichen Automatisierung von Prozessen

Fällt es dir schwer, deinen Prozess erfolgreich zu automatisieren? Hier sind die 7 notwendigen Schritte, damit dein Prozess perfekt automatisiert wird. Lies weiter und erfahre mehr!

Eines der Hauptziele von BPM ist es, die Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern. Automatisierte Prozesse spielen dabei eine wichtige Rolle. Eine der wichtigsten Technologien der Digitalen Transformation ist die Prozessautomatisierung, die verspricht, die betriebliche Effizienz zu verbessern und durch eine Vielzahl von Automatisierungstechniken zusätzliche Kapazitäten zu schaffen. Es ist kein Wunder, dass dieses Thema die Marketing- und Geschäftswelt überrollt.
Um nicht auf billige Marketing-Slogans hereinzufallen, sollten Business Analysten und Abteilungsleiter aufpassen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Prozessautomatisierung umzusetzen. Deshalb musst du wissen, wann du welche Automatisierungsstrategie einsetzen solltest. Nur dann kann die Automatisierung die gewünschten Vorteile bringen.
Die Terminologie der Prozessautomatisierung und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung werden in diesem Blogartikel erläutert. Er soll dir helfen, deine Ziele bei der Prozessautomatisierung zu erreichen.

Es ist schon lange her, dass der Begriff "Robotic Process Automation (RPA)" geprägt wurde, und seitdem ist das Thema in aller Munde. Mit RPA, Makros oder Software übernehmen Bots die Ausführung bestimmter Prozessaufgaben oder sogar eine kurze Abfolge von Aktivitäten. Indem sie menschliches Verhalten in einem automatisierten Prozess simulieren, können diese Bots Routinearbeiten mit hoher Frequenz ausführen, die oft von geringerem Umfang und Größe sind. Dies ermöglicht eine Optimierung auf der "untersten" Ebene der Prozessarchitektur und damit eine bessere Leistung. Bots können Kapazitäten freisetzen, indem sie bestimmte Prozessaufgaben übernehmen, aber es gibt Grenzen, wie weit sie bei der Automatisierung des Prozesses gehen können.

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP-Systeme hingegen gibt es schon viel länger und sie sind in vielen Unternehmen fest etabliert. Diese Art von System unterstützt seit langem die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen und ermöglicht es ihnen, Aufgaben in Bereichen wie Buchhaltung, Materialwirtschaft und Beschaffung zu erledigen. Doch trotz der vielen Vorteile, die sie bieten, haben ERP-Systeme auch ihre Schattenseiten. ERP-Systeme können durch hohe Anschaffungs- und Installationskosten, eine steile Lernkurve für die Benutzer/innen und erhebliche Mehrausgaben für laufende Anpassungen - vor allem bei Prozessänderungen - ihren anfänglichen Reiz verlieren.

Prozessautomatisierung ohne Informationstechnologie

Zwischen diesen beiden Extremen des Spektrums ist in den letzten Jahren eine immer größer werdende Lücke entstanden, die nun durch formularbasierte, codearme/codefreie Automatisierungsprozesse gefüllt werden kann. Mehrere Hersteller haben in letzter Zeit Lösungen auf den Markt gebracht, die es den Fachabteilungen ermöglichen, ihre Abläufe ohne die Hilfe der IT zu automatisieren.
Vor allem Supportvorgänge, die in praktisch jeder Branche zu finden sind und dafür sorgen sollen, dass das Hauptgeschäft des Unternehmens reibungsloser abläuft, werden oft mit Hilfe von Tabellen, Checklisten oder endlosen E-Mails verwaltet, was oft zu einer Reihe von Problemen und Komplikationen führt. Da die Zuständigkeiten oft unklar sind (und somit einzelne Aufgaben leicht unerledigt bleiben), führen nicht oder schlecht dokumentierte, intransparente und fehleranfällige Supportprozesse zu langen Wartezeiten, Verzögerungen und Prozessschleifen, was letztlich zu endlosen Durchlaufzeiten und Frustration bei allen Beteiligten führt. Außerdem sind sie manchmal schwer nachzuvollziehen, was den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erschweren kann.

Abteilungen, die für den oben genannten Prozess verantwortlich sind

Einige dieser Prozesse sind in Abteilungen wie Marketing, Personalwesen, Berichtswesen, IT, Recht oder Compliance angesiedelt, während andere, wie z. B. Bewerbungsverfahren, noch nicht in ein ERP-System integriert wurden, obwohl sie von einer Automatisierung profitieren könnten. Die formularbasierte oder no-code/low-code Methode "inspiriert" zum Nachdenken über die Automatisierung solcher Prozesse, da ihre Umsetzung häufig mit wenig oder gar keiner IT-Beteiligung durchgeführt werden kann, vergleichbar mit RPA - jedoch mit besseren Ergebnissen.
Daher stellt sich die Frage, wie Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Abläufe vorgehen sollten und wie sie das Beste aus ihren begrenzten Ressourcen herausholen können.
PDCA, der Process Management Life Cycle (PMLC) und andere Managementzyklen und -ansätze können genutzt werden, um die Automatisierung in bestehende Prozesse zu integrieren. Nachhaltige Prozessautomatisierung umfasst die Planung/Identifizierung, Gestaltung, Analyse und Optimierung sowie die Umsetzung, Ausführung und laufende Überwachung/Kontrolle.

Um das Methodenmodell für die Prozessautomatisierung zu erklären, beachte bitte die folgenden sieben Schritte:

• Erkenne die Möglichkeiten zur Automatisierung
  Beurteile das Automatisierungspotenzial deines Prozessportfolios anhand der Art der Prozesse oder der festgelegten Prozessparameter wie Komplexität, Häufigkeit der Ausführung, Grad der Einheitlichkeit und Ähnlichem. Die vorhandene Prozessdokumentation ist für viele dieser Unternehmen hilfreich. Es ist einfacher, zusätzliche Faktoren wie beteiligte Systeme, Gefahren und den Einfluss auf vor- und nachgelagerte Prozesse zu berücksichtigen, wenn die Dokumentation gründlicher ist.
• Analysiere und verbessere deinen Arbeitsablauf
  Achte darauf, dass du die von dir gewählten Prozesse vor der Automatisierung genau unter die Lupe nimmst und gravierende Mängel sofort behebst. Ineffiziente oder fehlerhafte Prozesse bleiben auch nach der Automatisierung ineffizient oder fehlerhaft und können diese Probleme sogar noch verstärken. Bestimme, wie viel effizienter der automatisierte TO-BE-Prozess im Vergleich zum bestehenden AS-IS-Verfahren sein wird. Es ist wichtig zu wissen, wie viel Geld du sparen und wie viel Geld du verlieren wirst, wenn du in dieser Situation eine Prozesssimulation durchführst.
• Definieren des ausführbaren Verfahrens
  Erstelle ein Flussdiagramm mit der Ausführungslogik für deinen gestrafften Prozess. Dieses Diagramm wird in der Regel erweitert, um neue Aufgaben oder Ereignisse für die Ausführung einzubeziehen, anstatt sich nur auf manuelle Aktionen oder Entscheidungen zu verlassen. Das endgültige Ausführungsdiagramm wird erstellt, nachdem du die technischen Details über die Ausführung der einzelnen Schritte aufgenommen hast. Die von dir gewählte Automatisierungsplattform und die Integrationsanforderungen für andere Systeme können hier unterschiedliche Erweiterungen erfordern. In den meisten Fällen sind für einfache Aktivitäten keine Programmierkenntnisse erforderlich.
• Erstelle die benötigten Formulare und Eingabemasken
  Während der ausführbare Prozess erstellt wird, kannst du mit der Arbeit an den Formularen beginnen. Die Formulare sollten frühzeitig entworfen werden, damit Änderungen am Prozessdiagramm und an den Formularen schnell umgesetzt werden können, was normalerweise empfohlen wird. Dieser frühe Entwurf der Formulare ermöglicht auch die Validierung durch die Endnutzer, was die Qualität des Prozesses und seine Akzeptanz in der Regel deutlich erhöht.
• Stell dein Team zusammen
  Überprüfe während der Einführungsphase oder in Vorbereitung darauf, ob alle technischen Aktivitäten, die für ein effektives Änderungsmanagement und den Go-Live notwendig sind, abgeschlossen sind.
• Führe das Verfahren aus
  Geschafft! Das neue Verfahren ist nun für die Mitarbeiter/innen zugänglich, die es mit Hilfe von Arbeitsabläufen in die Tat umsetzen können. Ob du möchtest, dass dein automatisiertes Verfahren sofort für alle zugänglich ist, die damit in Berührung kommen, oder ob du es anfangs in kleinerem Rahmen "testen" willst, um erste praktische Erkenntnisse zu sammeln, steht an dieser Stelle noch zur Debatte.
• Überwache die Ergebnisse
  Überwache die KPIs, die mit den Projektzielen und Kosten-Nutzen-Überlegungen zusammenhängen. In der Anfangsphase eines neuen automatisierten Prozesses solltest du besonders auf die Qualität der Prozessausführung achten, vor allem darauf, wie häufig Ad-hoc-Aufgaben eingeführt oder alternative Prozesswege genutzt werden. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um das Prozessdesign zu bestätigen und, falls erforderlich, Verbesserungen vorzunehmen. Mit anderen Worten: Die Überwachungsergebnisse können als Sprungbrett für weitere Prozessverbesserungen genutzt werden. In den kommenden Jahren ist mit einer stetigen Zunahme der Prozessautomatisierung zu rechnen. Fast alle Unternehmen haben einen Automatisierungsgrad, der im niedrigen zweistelligen Prozentbereich liegt. Um diese Herausforderung zu meistern, musst du als Entscheidungsträger oder Betroffener nicht nur die vielen Möglichkeiten der Automatisierung kennen, sondern auch die passende Methodik und die dazugehörigen Werkzeuge.

Prozessautomatisierung in der Zukunft

Alle wichtigen Elemente der Prozessautomatisierung können mit Hilfe des Prozessautomatisierungs-Toolsets der BOC Group erledigt werden. Um sicherzustellen, dass du die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust, bietet dir das integrierte Toolset eine umfassende Sammlung von Werkzeugen, mit denen du nicht nur die richtigen Dinge, sondern auch die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust.

Wenn du dir immer noch unsicher bist oder gerne einen persönlichen Beratungstermin mit uns, Wemakefuture, hättest, dann klicke einfach hier und du wirst zu unserem Kontaktformular weitergeleitet.