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7 Schritte zur erfolgreichen Automatisierung von Prozessen

29.3.2022
So automatisierst du deinen Prozess in 7 Schritten!
Fällt es dir schwer, deinen Prozess erfolgreich zu automatisieren? Hier sind die 7 notwendigen Schritte, damit dein Prozess perfekt automatisiert wird. Lies weiter und erfahre mehr!

Eines der Hauptziele von BPM ist es, die Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern. Automatisierte Prozesse spielen dabei eine wichtige Rolle. Eine der wichtigsten Technologien der Digitalen Transformation ist die Prozessautomatisierung, die verspricht, die betriebliche Effizienz zu verbessern und durch eine Vielzahl von Automatisierungstechniken zusätzliche Kapazitäten zu schaffen. Es ist kein Wunder, dass dieses Thema die Marketing- und Geschäftswelt überrollt.
Um nicht auf billige Marketing-Slogans hereinzufallen, sollten Business Analysten und Abteilungsleiter aufpassen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Prozessautomatisierung umzusetzen. Deshalb musst du wissen, wann du welche Automatisierungsstrategie einsetzen solltest. Nur dann kann die Automatisierung die gewünschten Vorteile bringen.
Die Terminologie der Prozessautomatisierung und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung werden in diesem Blogartikel erläutert. Er soll dir helfen, deine Ziele bei der Prozessautomatisierung zu erreichen.

Was sind die potenziellen Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

So automatisierst du deinen Prozess in 7 Schritten!

Es ist schon lange her, dass der Begriff "Robotic Process Automation (RPA)" geprägt wurde, und seitdem ist das Thema in aller Munde. Mit RPA, Makros oder Software übernehmen Bots die Ausführung bestimmter Prozessaufgaben oder sogar eine kurze Abfolge von Aktivitäten. Indem sie menschliches Verhalten in einem automatisierten Prozess simulieren, können diese Bots Routinearbeiten mit hoher Frequenz ausführen, die oft von geringerem Umfang und Größe sind. Dies ermöglicht eine Optimierung auf der "untersten" Ebene der Prozessarchitektur und damit eine bessere Leistung. Bots können Kapazitäten freisetzen, indem sie bestimmte Prozessaufgaben übernehmen, aber es gibt Grenzen, wie weit sie bei der Automatisierung des Prozesses gehen können.

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP-Systeme hingegen gibt es schon viel länger und sie sind in vielen Unternehmen fest etabliert. Diese Art von System unterstützt seit langem die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen und ermöglicht es ihnen, Aufgaben in Bereichen wie Buchhaltung, Materialwirtschaft und Beschaffung zu erledigen. Doch trotz der vielen Vorteile, die sie bieten, haben ERP-Systeme auch ihre Schattenseiten. ERP-Systeme können durch hohe Anschaffungs- und Installationskosten, eine steile Lernkurve für die Benutzer/innen und erhebliche Mehrausgaben für laufende Anpassungen - vor allem bei Prozessänderungen - ihren anfänglichen Reiz verlieren.

Prozessautomatisierung ohne Informationstechnologie

Zwischen diesen beiden Extremen des Spektrums ist in den letzten Jahren eine immer größer werdende Lücke entstanden, die nun durch formularbasierte, codearme/codefreie Automatisierungsprozesse gefüllt werden kann. Mehrere Hersteller haben in letzter Zeit Lösungen auf den Markt gebracht, die es den Fachabteilungen ermöglichen, ihre Abläufe ohne die Hilfe der IT zu automatisieren.
Vor allem Supportvorgänge, die in praktisch jeder Branche zu finden sind und dafür sorgen sollen, dass das Hauptgeschäft des Unternehmens reibungsloser abläuft, werden oft mit Hilfe von Tabellen, Checklisten oder endlosen E-Mails verwaltet, was oft zu einer Reihe von Problemen und Komplikationen führt. Da die Zuständigkeiten oft unklar sind (und somit einzelne Aufgaben leicht unerledigt bleiben), führen nicht oder schlecht dokumentierte, intransparente und fehleranfällige Supportprozesse zu langen Wartezeiten, Verzögerungen und Prozessschleifen, was letztlich zu endlosen Durchlaufzeiten und Frustration bei allen Beteiligten führt. Außerdem sind sie manchmal schwer nachzuvollziehen, was den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erschweren kann.

Abteilungen, die für den oben genannten Prozess verantwortlich sind

Einige dieser Prozesse sind in Abteilungen wie Marketing, Personalwesen, Berichtswesen, IT, Recht oder Compliance angesiedelt, während andere, wie z. B. Bewerbungsverfahren, noch nicht in ein ERP-System integriert wurden, obwohl sie von einer Automatisierung profitieren könnten. Die formularbasierte oder no-code/low-code Methode "inspiriert" zum Nachdenken über die Automatisierung solcher Prozesse, da ihre Umsetzung häufig mit wenig oder gar keiner IT-Beteiligung durchgeführt werden kann, vergleichbar mit RPA - jedoch mit besseren Ergebnissen.
Daher stellt sich die Frage, wie Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Abläufe vorgehen sollten und wie sie das Beste aus ihren begrenzten Ressourcen herausholen können.
PDCA, der Process Management Life Cycle (PMLC) und andere Managementzyklen und -ansätze können genutzt werden, um die Automatisierung in bestehende Prozesse zu integrieren. Nachhaltige Prozessautomatisierung umfasst die Planung/Identifizierung, Gestaltung, Analyse und Optimierung sowie die Umsetzung, Ausführung und laufende Überwachung/Kontrolle.

So automatisierst du deinen Prozess in 7 Schritten!

7 Schritte zur Automatisierung von Prozessen

Um das Methodenmodell für die Prozessautomatisierung zu erklären, beachte bitte die folgenden sieben Schritte:

  • Erkenne die Möglichkeiten zur Automatisierung
    Beurteile das Automatisierungspotenzial deines Prozessportfolios anhand der Art der Prozesse oder der festgelegten Prozessparameter wie Komplexität, Häufigkeit der Ausführung, Grad der Einheitlichkeit und Ähnlichem. Die vorhandene Prozessdokumentation ist für viele dieser Unternehmen hilfreich. Es ist einfacher, zusätzliche Faktoren wie beteiligte Systeme, Gefahren und den Einfluss auf vor- und nachgelagerte Prozesse zu berücksichtigen, wenn die Dokumentation gründlicher ist.
  • Analysiere und verbessere deinen Arbeitsablauf
    Achte darauf, dass du die von dir gewählten Prozesse vor der Automatisierung genau unter die Lupe nimmst und gravierende Mängel sofort behebst. Ineffiziente oder fehlerhafte Prozesse bleiben auch nach der Automatisierung ineffizient oder fehlerhaft und können diese Probleme sogar noch verstärken. Bestimme, wie viel effizienter der automatisierte TO-BE-Prozess im Vergleich zum bestehenden AS-IS-Verfahren sein wird. Es ist wichtig zu wissen, wie viel Geld du sparen und wie viel Geld du verlieren wirst, wenn du in dieser Situation eine Prozesssimulation durchführst.
  • Definieren des ausführbaren Verfahrens
    Erstelle ein Flussdiagramm mit der Ausführungslogik für deinen gestrafften Prozess. Dieses Diagramm wird in der Regel erweitert, um neue Aufgaben oder Ereignisse für die Ausführung einzubeziehen, anstatt sich nur auf manuelle Aktionen oder Entscheidungen zu verlassen. Das endgültige Ausführungsdiagramm wird erstellt, nachdem du die technischen Details über die Ausführung der einzelnen Schritte aufgenommen hast. Die von dir gewählte Automatisierungsplattform und die Integrationsanforderungen für andere Systeme können hier unterschiedliche Erweiterungen erfordern. In den meisten Fällen sind für einfache Aktivitäten keine Programmierkenntnisse erforderlich.
  • Erstelle die benötigten Formulare und Eingabemasken
    Während der ausführbare Prozess erstellt wird, kannst du mit der Arbeit an den Formularen beginnen. Die Formulare sollten frühzeitig entworfen werden, damit Änderungen am Prozessdiagramm und an den Formularen schnell umgesetzt werden können, was normalerweise empfohlen wird. Dieser frühe Entwurf der Formulare ermöglicht auch die Validierung durch die Endnutzer, was die Qualität des Prozesses und seine Akzeptanz in der Regel deutlich erhöht.
  • Stell dein Team zusammen
    Überprüfe während der Einführungsphase oder in Vorbereitung darauf, ob alle technischen Aktivitäten, die für ein effektives Änderungsmanagement und den Go-Live notwendig sind, abgeschlossen sind.
  • Führe das Verfahren aus
    Geschafft! Das neue Verfahren ist nun für die Mitarbeiter/innen zugänglich, die es mit Hilfe von Arbeitsabläufen in die Tat umsetzen können. Ob du möchtest, dass dein automatisiertes Verfahren sofort für alle zugänglich ist, die damit in Berührung kommen, oder ob du es anfangs in kleinerem Rahmen "testen" willst, um erste praktische Erkenntnisse zu sammeln, steht an dieser Stelle noch zur Debatte.
  • Überwache die Ergebnisse
    Überwache die KPIs, die mit den Projektzielen und Kosten-Nutzen-Überlegungen zusammenhängen. In der Anfangsphase eines neuen automatisierten Prozesses solltest du besonders auf die Qualität der Prozessausführung achten, vor allem darauf, wie häufig Ad-hoc-Aufgaben eingeführt oder alternative Prozesswege genutzt werden. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um das Prozessdesign zu bestätigen und, falls erforderlich, Verbesserungen vorzunehmen. Mit anderen Worten: Die Überwachungsergebnisse können als Sprungbrett für weitere Prozessverbesserungen genutzt werden. In den kommenden Jahren ist mit einer stetigen Zunahme der Prozessautomatisierung zu rechnen. Fast alle Unternehmen haben einen Automatisierungsgrad, der im niedrigen zweistelligen Prozentbereich liegt. Um diese Herausforderung zu meistern, musst du als Entscheidungsträger oder Betroffener nicht nur die vielen Möglichkeiten der Automatisierung kennen, sondern auch die passende Methodik und die dazugehörigen Werkzeuge.

Prozessautomatisierung in der Zukunft

Alle wichtigen Elemente der Prozessautomatisierung können mit Hilfe des Prozessautomatisierungs-Toolsets der BOC Group erledigt werden. Um sicherzustellen, dass du die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust, bietet dir das integrierte Toolset eine umfassende Sammlung von Werkzeugen, mit denen du nicht nur die richtigen Dinge, sondern auch die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust.

Wenn du dir immer noch unsicher bist oder gerne einen persönlichen Beratungstermin mit uns, Wemakefuture, hättest, dann klicke einfach hier und du wirst zu unserem Kontaktformular weitergeleitet.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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