Eines der Hauptziele von BPM ist es, die Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern. Automatisierte Prozesse spielen dabei eine wichtige Rolle. Eine der wichtigsten Technologien der Digitalen Transformation ist die Prozessautomatisierung, die verspricht, die betriebliche Effizienz zu verbessern und durch eine Vielzahl von Automatisierungstechniken zusätzliche Kapazitäten zu schaffen. Es ist kein Wunder, dass dieses Thema die Marketing- und Geschäftswelt überrollt.
Um nicht auf billige Marketing-Slogans hereinzufallen, sollten Business Analysten und Abteilungsleiter aufpassen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Prozessautomatisierung umzusetzen. Deshalb musst du wissen, wann du welche Automatisierungsstrategie einsetzen solltest. Nur dann kann die Automatisierung die gewünschten Vorteile bringen.
Die Terminologie der Prozessautomatisierung und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung werden in diesem Blogartikel erläutert. Er soll dir helfen, deine Ziele bei der Prozessautomatisierung zu erreichen.
Es ist schon lange her, dass der Begriff "Robotic Process Automation (RPA)" geprägt wurde, und seitdem ist das Thema in aller Munde. Mit RPA, Makros oder Software übernehmen Bots die Ausführung bestimmter Prozessaufgaben oder sogar eine kurze Abfolge von Aktivitäten. Indem sie menschliches Verhalten in einem automatisierten Prozess simulieren, können diese Bots Routinearbeiten mit hoher Frequenz ausführen, die oft von geringerem Umfang und Größe sind. Dies ermöglicht eine Optimierung auf der "untersten" Ebene der Prozessarchitektur und damit eine bessere Leistung. Bots können Kapazitäten freisetzen, indem sie bestimmte Prozessaufgaben übernehmen, aber es gibt Grenzen, wie weit sie bei der Automatisierung des Prozesses gehen können.
ERP-Systeme hingegen gibt es schon viel länger und sie sind in vielen Unternehmen fest etabliert. Diese Art von System unterstützt seit langem die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen und ermöglicht es ihnen, Aufgaben in Bereichen wie Buchhaltung, Materialwirtschaft und Beschaffung zu erledigen. Doch trotz der vielen Vorteile, die sie bieten, haben ERP-Systeme auch ihre Schattenseiten. ERP-Systeme können durch hohe Anschaffungs- und Installationskosten, eine steile Lernkurve für die Benutzer/innen und erhebliche Mehrausgaben für laufende Anpassungen - vor allem bei Prozessänderungen - ihren anfänglichen Reiz verlieren.
Zwischen diesen beiden Extremen des Spektrums ist in den letzten Jahren eine immer größer werdende Lücke entstanden, die nun durch formularbasierte, codearme/codefreie Automatisierungsprozesse gefüllt werden kann. Mehrere Hersteller haben in letzter Zeit Lösungen auf den Markt gebracht, die es den Fachabteilungen ermöglichen, ihre Abläufe ohne die Hilfe der IT zu automatisieren.
Vor allem Supportvorgänge, die in praktisch jeder Branche zu finden sind und dafür sorgen sollen, dass das Hauptgeschäft des Unternehmens reibungsloser abläuft, werden oft mit Hilfe von Tabellen, Checklisten oder endlosen E-Mails verwaltet, was oft zu einer Reihe von Problemen und Komplikationen führt. Da die Zuständigkeiten oft unklar sind (und somit einzelne Aufgaben leicht unerledigt bleiben), führen nicht oder schlecht dokumentierte, intransparente und fehleranfällige Supportprozesse zu langen Wartezeiten, Verzögerungen und Prozessschleifen, was letztlich zu endlosen Durchlaufzeiten und Frustration bei allen Beteiligten führt. Außerdem sind sie manchmal schwer nachzuvollziehen, was den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erschweren kann.
Einige dieser Prozesse sind in Abteilungen wie Marketing, Personalwesen, Berichtswesen, IT, Recht oder Compliance angesiedelt, während andere, wie z. B. Bewerbungsverfahren, noch nicht in ein ERP-System integriert wurden, obwohl sie von einer Automatisierung profitieren könnten. Die formularbasierte oder no-code/low-code Methode "inspiriert" zum Nachdenken über die Automatisierung solcher Prozesse, da ihre Umsetzung häufig mit wenig oder gar keiner IT-Beteiligung durchgeführt werden kann, vergleichbar mit RPA - jedoch mit besseren Ergebnissen.
Daher stellt sich die Frage, wie Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Abläufe vorgehen sollten und wie sie das Beste aus ihren begrenzten Ressourcen herausholen können.
PDCA, der Process Management Life Cycle (PMLC) und andere Managementzyklen und -ansätze können genutzt werden, um die Automatisierung in bestehende Prozesse zu integrieren. Nachhaltige Prozessautomatisierung umfasst die Planung/Identifizierung, Gestaltung, Analyse und Optimierung sowie die Umsetzung, Ausführung und laufende Überwachung/Kontrolle.
Alle wichtigen Elemente der Prozessautomatisierung können mit Hilfe des Prozessautomatisierungs-Toolsets der BOC Group erledigt werden. Um sicherzustellen, dass du die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust, bietet dir das integrierte Toolset eine umfassende Sammlung von Werkzeugen, mit denen du nicht nur die richtigen Dinge, sondern auch die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tust.
Wenn du dir immer noch unsicher bist oder gerne einen persönlichen Beratungstermin mit uns, Wemakefuture, hättest, dann klicke einfach hier und du wirst zu unserem Kontaktformular weitergeleitet.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
Hör jetzt nicht auf sondern starte richtig durch! Buche jetzt deinen kostenlosen Beratungstermin und lass uns dir zeigen was du alles automatisieren kannst!
