Prozesse können theoretisch immer und überall digitalisiert und automatisiert werden. Wenn du jedoch einen ineffizienten Prozess automatisierst, hast du im Endeffekt immer noch einen ineffizienten automatisierten Prozess. Was dies impliziert ist, dass nur um der Automatisierungswillen digitale Prozesse nicht zwingend automatisiert werden sollten. Prozessautomatisierung kann Effizienz steigern, Zeit einsparen und Abläufe fehlerfrei und schlank abbilden, doch auch, nur wenn die Prozesse, um die es geht, zuvor einmal gründlich betrachtet, analysiert und optimiert wurden.
Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Relevanz und Vorteile der digitalen Prozessautomatisierung und stellen eine schrittweise Anleitung zur erfolgreichen Prozessautomatisierung dar.
Im Grunde genommen bedeutet Prozessautomatisierung, dass repetitive Aufgaben oder Abläufe in einem Unternehmen automatisiert werden. Hierbei erledigen Computerprogramme oder spezielle Software bestimmte Schritte oder Handlungen eigenständig und automatisch, ohne dass menschliche Eingriffe erforderlich sind.
Die Prozessautomatisierung ist ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen mit einer Vielzahl von Vorteilen, die sich in einer insgesamt effizienteren Arbeitsweise und messbaren KPIs wie Produktionskosten oder -zeiten widerspiegeln.
Der erste Schritt ist immer, den Prozess klar zu identifizieren. Allerdings ist das manchmal leichter gesagt als getan. Denn vielleicht hast du die Idee, einen gewissen Arbeitsablauf zu automatisieren, jedoch unterschätzt, was damit alles zusammenhängt.
Geschäftsprozesse sind selten völlig alleinstehend und losgelöst, sondern nahezu immer mit anderen Prozessen verknüpft. An manchen Stellen wird auf die gleiche Software zugegriffen, manche Schritte tauchen vielleicht sogar identisch in ganz andern Arbeitsabläufen auf. Vielleicht hängen aber auch Schritte am Prozess ran, die dir vorher gar nicht bewusst waren.
Bei diesem ersten Schritt wird häufig deutlich, dass der Umfang viel größer als anfangs geschätzt ist. Doch diese Erkenntnis ist notwendig, damit der Prozess im nächsten Schritt gründlich definiert werden kann und fehlerfrei sowie nachhaltig automatisiert werden kann.
Nun da wir den Prozess und den Umfang identifiziert haben, gilt es den Prozess gründlich und detailliert zu definieren. Dazu gehören zahlreiche Punkte, wie etwa:
Besonders der letzte Punkt ist uns besonders wichtig. Denn gute und zukunftsfähige Prozesse sollten vor der digitalen Prozessautomatisierung auf ihre Skalierbarkeit geprüft werden: Funktionieren die Abläufe so auch noch, wenn neue Mitarbeiter*innen oder Anwendungen hinzukommen? Wenn unser Unternehmen wie prognostiziert wächst, ist diese Vorgehensweise dann immer noch umsetzbar?
Auch Abzweigungen und deren (eventuelle) Bedingungen sind für eine Automatisierung enorm wichtig: Gibt es innerhalb des Prozesses eine Ja, Nein oder Wenn, dann… Entscheidung? Für alle Aspekte empfehlen wir, den Prozess oder die Prozesse aufzuzeichnen. Welches Tool du hierfür genau nutzt, ist nebensächlich, solange die Prozesse detailliert und exakt visualisiert werden.
Dieser Schritt verschmilzt häufig mit dem vorangegangenen Schritt. Häufig wird ein Prozess überhaupt zum allerersten Mal visualisiert und sich dahingehend Gedanken gemacht, ob die Abläufe, die sich im Unternehmen etabliert haben, überhaupt sinnig und effizient sind. Einzelne Schritte sind eventuell überflüssig oder sind extrem fehleranfällig. Durch eine Umstrukturierung könnten diese Fehler dann minimiert werden.
Dazu kann es sich auch lohnen, externen Rat zur Seite zu holen. Personen, die nicht in den Prozessen arbeiten, erkennen Optimierungsbedarf manchmal schneller (Tipp: Frag immer auch neue Mitarbeiter*innen, ob ihnen Verbesserungspotenziale auffallen, denn diese sind noch nicht „betriebsblind“).
Die Prozessoptimierung kann häufig viel Zeit in Anspruch nehmen, da Änderungen natürlich auch mit den betroffenen Personen abgesprochen werden müssen. Vielleicht müssen für einige Änderungen auch neue Tools angeschafft werden, dann gilt es diese zu identifizieren und das beste für sich auszuwählen (hierbei unterstützen wir übrigens auch gerne).
Aber egal, wie lange oder auch beschwerlich dieser Schritt ist, er lohnt sich. Durch eine weitreichende Analyse und Optimierung ist eine digitale Prozessautomatisierung von Anfang an gut vorbereitet und wird wahrscheinlicher allen erhofften Vorteilen gerecht.
Dann ist es endlich so weit. Nach der ausführlichen Definition, der Auswahl der erforderlichen Tools, und der Prozessoptimierung kann die Automatisierung erfolgen. Und genau hierfür ist iPaaS die optimale Wahl.
iPaaS – kurz für Integration Platform as a Service – ist eine Software, die eine Oberfläche bietet, um Prozesse „zusammenzustecken“ und so eine digitale Prozessautomatisierung zu realisieren. Tools wie Make oder Zapier ermöglichen es, Prozessschritte, Apps und Bedingungen auf einer Plattform zu verbinden und so den zuvor identifizierten Prozess zu automatisieren. Die Technologie arbeitet mit API-Schnittstellen und schafft es so, verschiedenste Anwendungen, wie beispielsweise E-Mail-Marketing, Cloud-Speicher, CRM, Buchhaltungstools und vieles mehr zu integrieren.
Damit ist die Prozessautomatisierung jedoch noch lange nicht abgeschlossen. Hierbei handelt es sich nämlich um einen fortlaufenden Prozess, der auch kontinuierlich überwacht sowie regelmäßig angepasst und verbessert werden muss.
Um sicherzustellen, dass der Prozess wie gewünscht funktioniert und du somit deine gesetzten Ziele erreichst, ist es sinnvoll die Leistung des Prozesses konstant zu bewerten. Definiere dazu KPIs, anhand derer du den Erfolg messen kannst, und sammle Feedback von Nutzer*innen und Mitarbeiter*innen. Auf diese Weise lassen sich spezifische Bereiche für weitere Optimierungen identifizieren.
Klingt ganz schön komplex? Keine Sorge, ist es nicht, besonders, wenn die vorherigen Schritte befolgt werden. Dennoch kann es hierfür helfen, Rat von Expert*innen einzuholen. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren. In einem Beratungsgespräch beleuchten wir alle nötigen Schritte und Informationen.
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