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Vergleich: Workato vs Integromat: Was ist besser?

September 1, 2021
Workato vs Integromat

Prozesse völlig eigenständig ablaufen lassen, Skalierung und Effizienz realisieren und das alles ohne (viel) Programmieren dank Low Code und No Code – das klingt nach vielen Versprechungen und blumigen Aussichten.  

Cloud-Automatisierung kann und will diese Versprechungen einhalten: mit intuitiven Oberflächen, zahlreichen Ressourcen und viel Reichweite. So wundert es nicht, dass der Markt für Automatisierungsplattformen, auch iPaaS genannt, wächst. Die Konkurrenz steigt und so kommen wir nicht drum rum, die wichtigsten Anwendungen miteinander zu vergleichen.  

Denn besonders für Einsteiger:innen können viele der Anwendungen sehr ähnlich erscheinen. Wir möchten aber die Unterschiede herausarbeiten und schicken Workato vs Integromat in die Arena. Der Vergleich deckt die technischen und inhaltlichen Funktionalitäten, die Preisgestaltung und die Nutzerfreundlichkeit ab.  

TL;TR: Workato vs Integromat

Workato

4/5

Integromat

4,2/5

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Workato vs. Integromat: Unterschiede auf den ersten Blick

Die erste Hürde bei Workato stellt das Erstellen eines Testaccounts dar. Denn auf der Landing Page findest du zunächst nur die Buttons “Login” oder “Contact Sales”. Du kannst dich über den Login allerdings mit deinem Office356, GSuite, Salesforce, Slack oder Wrike Account einloggen. So kannst du dir die Automatisierungsplattform zunächst in Ruhe anschauen.  

Bei Integromat findest du hingegen direkt den “Sign up” Button auf der Webseite und kannst sofort loslegen.  

Bist du eingeloggt, fallen dir direkt wahrscheinlich zahlreiche Begriffe ins Auge, die sehr unterschiedlich bei Workato vs Integromat ausfallen. Was das gleiche meint, heißt nämlich bei beiden iPaaS Plattformen unterschiedlich:

Integromat Workato Bedeutung
Scenario Recipe Ein automatisierter Prozess von Auslöser bis Ende
Operations Transactions Aufgewendete Vorgänge innerhalb eines Prozesses
Runs Jobs Einzelne Durchläufe eines Scenarios oder Recipes

Workato vs. Integromat Funktionalitäten

Zusätzlich dazu hat Workato eine Hierarchieebenen mehr als Integromat: Du kannst einzelne Projekte erstellen, in denen wiederum Ordner angelegt werden, die dann deine Recipes enthalten. Integromat bietet keine Projektebene, sondern erlaubt das Sortieren deiner Prozesse in Ordnern.  

Somit bietet Workato etwas mehr Übersichtlichkeit.  

Hierbei können dann aber bei Workato verschiedene Projekte ausgewählt werden, was wiederum zu mehr Übersichtlichkeit führt. Hier wird Integromat in seiner Version 2.0 aber dafür sorgen, dass mit Foldern und unterschiedlichen Strukturen eine bessere Übersichtlichkeit garantiert werden kann.  

Startest du ein neues Scenario oder Recipe (wir nennen beides hier vereinfacht Prozess), dann ist natürlich zunächst die Verknüpfung mit deinen gewünschten und verwendeten Applikationen nötig.  

Für den besseren Vergleich der Oberfläche und einiger technischer Möglichkeiten haben wir im Workato vs Integromat Vergleich versucht, den exakt gleichen Prozess zu bauen. Daran zeigen wir, wo die Unterschiede liegen.  

Als erstes wählen wir Airtable als Auslöser aus. Airtable ist eine intuitive Datenbank, die sich perfekt für Automatisierungen eignet. Es ist üblich, dass es andere und weniger Auslösefunktionen für unterstütze Anwendungen gibt, als es Aktionen mitten in einem Prozess gibt. Integromat bietet für Airtable insgesamt neun Auslösehandlungen. Workato hingegen zwei.

Workato vs Integromat: Trigger Integromat
Integromat bietet für Airtable neun Trigger
Workato vs Integromat: Trigger Workato
Workato hingegen bietet 2 Auslösehandlungen für Airtable

Im Anschluss muss der Airtable Account über den API Key verknüpft werden. Das ist bei beiden Plattformen denkbar einfach. Im anschließenden Setup muss dann noch die richtige Tabelle und der Eintrag ausgewählt werden, der als Auslöser dient.  

Bei beiden Plattformen kann jetzt schon die Komplexität steigen, denn für eine bessere Filterung können Formeln verwendet werden. Diese sind wirklich mächtig und können deine automatisierten Prozesse bis ins kleinste Detail vervollständigen.  

Workato vs Integromat: Funktionen Integromat
Workato vs Integromat: Funktionen Workato

Auch wie der Prozess nach dem Auslöser weiter verläuft, kann individuell gestaltet werden. Beide Plattformen bieten Abzweigungen, “wenn, dann...” Funktionen, Error Handlers oder Filter, damit der Ablauf besser modelliert wird.  

Allerdings gibt es hierbei kleine Unterschiede: Funktionen wie Aggregieren oder ein sogenannter Human-in-the-loop sind in Workato, zumindest standardmäßig, nicht vorgesehen. In unseren Augen ist Integromat hier mit seinen Logiken näher an der realen Welt und kann somit deutlich komplexere Integrationen oder Prozessautomatisierung im Vergleich zu Workato abbilden.

In unserem Setup entscheiden wir uns für einen denkbar simplem Ablauf und verknüpfen Hubspot als CRM. Hier wird ein neuer Kontakt erstellt, sobald ein neuer Eintrag in Airtable erstellt wird. Im Anschluss lassen wir uns darüber in Microsoft Teams benachrichtigen.

Die so entstandenen, zugegeben sehr kleinen, Prozesse sehen dann in der Oberfläche beider iPaaS Plattformen recht unterschiedlich aus.

Workato vs Integromat im Preisvergleich

Bei der Preisgestaltung könnten die beiden Anwendungen nicht unterschiedlicher sein. Workato bietet fürs Pricing zwei Optionen:  “Workato for your Business” und “Workato for your Product”.  

Bei Workato for your Business bildet “Required” die Basis. Unlimited Apps, unlimited Connections und unlimited Users gibts somit für deinen Workspace. Nach Bedarf kommen obendrauf noch deine eigenen Recipes. Diese können individuell oder als Paket von 10, 25, 50 oder 100 Recipes erworben werden. Workato verspricht hier Zugriff auf mehr als 400.000 vorgefertigte Recipes.

Workato vs Integromat Pricing Workato
Quelle: workato.com/pricing

Einen Preis verrät Workato für beide Optionen hingegen nicht. Du kannst lediglich ein Angebot anfordern. Hierfür ist es notwendig, eine Demo zu vereinbaren.  

Auch bei der zweiten Option, “Workato for your Product” steht kein Preissschild am Paket. Dieses Paket ist für SaaS Anbieter:innen relevant, die ihre Software über Integrationen mit weiteren Anwendungen verbinden möchten. Also für den Vergleich Workato vs Integromat weniger relevant.  

Integromat hingegen kommuniziert die Preisstrategie sehr transparent, wie du es sicherlich von vielen anderen Anwendungen kennst.  

Workato vs Integromat Pricing Integromat
Quelle: Integromat.com/pricing

Eine kostenfreie Version gibt es mit bis zu 1.000 Operations. Diese sind maßgeblich für die benötigte Subscription. Von 9$ über 29$ bis hin zu Custom und Enterprise Solutions bietet Integromat für jeden Bedarf ein Paket. Zudem kannst du jederzeit 10.000 Operations für 9$ flexibel hinzubuchen, ohne dass du direkt das Paket wechseln musst.  

Workatos Pricing Strategie lässt durchblicken, wer die Zielgruppe ist: Großunternehmen und Enterprises. Die kann auch Integromat bedienen, deckt allerdings auch Selbstständige und KMUs ab.  Von Zapier oder Dell Boomi reden wir hier erstmal nicht.

Sicherheit und Compliance

Für Enterprises ist insbesondere der Aspekt der Compliance von großer Bedeutung. Rollen, Rechte und Sicherheit müssen gewährleistet sein. Integromat for Enterprise bietet dabei zahlreiche Funktionen, welche die Sicherheit erhöhen sollen, zum Beispiel:

  • Unterstütztes Single-Sign-On: SAML, 2FA
  • GDPR-Konformität
  • Definition von Berechtigungsrollen
  • Modus "Daten sind vertraulich" zum Verstecken/Maskieren ausgeführter Daten
  • Hosting-Umgebung und physische Sicherheit
  • Authentifizierung
  • Sicherheit des Netzwerks
  • Aufbewahrung von Transaktionsdaten und Schutz im Ruhezustand
  • Interne Revision und Mitarbeiterkontrolle
  • App-Entwicklung und -Tests

Selbstverständlich bietet auch Workato Maßnahmen, welche die strengen Vorgaben an Datenschutz, Sicherheit und Compliance erfüllen sollen: Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Hilfe einer Authentifizierungs-App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator, Integration mit SAML-kompatiblen Single Sign-On (SSO)-Systemen von Drittanbietern, Hosting in ausgewählten Nicht-US-Regionen, regelmäßige Schwachstellen- und Penetrationstests oder natürlich die Vergabe von Rechten und Rollen.

Ihr wollt mehr zu Integromat wissen und euch beraten lass?  Mehr hier dazu.  

Nutzerfreundlichkeit von Workato im Vergleich zu Integromat

Zugegeben, die Nutzerfreundlichkeit zu bewerten, fällt uns zumindest bei Integromat etwas schwerer, da wir die Plattform täglich nutzen und dadurch bestens vertraut sind. Dennoch möchten wir uns in die Lage von Neueinsteiger:innen versetzen.  

Login & Dashboard

Ja, bei Workato ist der Free Trial etwas versteckt. Aber das ist auch so gewollt, schließlich werden Kaufentscheidungen in großen Unternehmen selten an einem Tag von einer Person getroffen. Darum klammern wir diesen Aspekt in diesem Vergleich aus, für Neugierige ist es bei Integromat jedoch deutlich leichter, sich einen kostenlosen Account zum Ausprobieren anzulegen.

Nach dem Login landest du bei beiden iPaaS-Plattformen auf dem Dashboard. Und hier punktet ganz klar Workato. Workatos geradliniges Design schafft sofort Überblick über die relevanten Daten. Genau hierfür ist ein Dashboard schließlich gedacht.  

Neben der Anzahl deiner Recipes siehst du auch die Anzahl der erfolgreichen Durchläufe (Jobs) wie auch fehlgeschlagene Jobs und die Anzahl der genutzten Tasks – alles aufgeschlüsselt pro Tag. Außerdem kannst du nach Zeit, Projekt und Recipe filtern.  

Eine weitere Ansicht, der Dependency Graph, zeigt, wie deine verschiedenen Prozesse in Verbindung stehen. Diese Funktion ist hervorragend, wenn du nicht den Überblick über mehrere Hunderte Recipes verlieren möchtest.

Bei Integromat hingegen fällt das Dashboard sehr schlank aus. Neben deinen Einstellungen findest du hier einen Graphen, der dir anzeigt, wie viele Operations du in den letzten 30 Tagen pro Tag verwendet hast und welche Datenmenge dabei übermittelt wurde. That’s it. Die Erkenntnisse daraus sind, nunja, dürftig. Abgesehen davon, dass uns das Design nicht zusagt.  

Prozesse & Automatisierungen anlegen

Zu diesem Schritt haben wir weiter oben schon Vergleiche aufgezeigt. Beide iPaaS Plattformen, Workato & Integromat, führen dich durch das Anlegen neuer Prozesse Schritt für Schritt. Grundlegende Automatisierungen können so im Handumdrehen angelegt werden.  

Komplizierter wird es, wenn du die zahlreichen Funktionen, Filter und Bedingungen nutzen möchtest, die beide Tools bieten. Denn die Möglichkeiten sind wirklich zahlreich. Sowohl bei Integromat als auch bei Workato brauchen Anfänger:innen in unseren Augen einige Zeit, um reinzukommen. Dabei unterstützen beide Anbieter jedoch mit Videos und Schulungsmaterial.  

Konnektivität von Workato vs Integromat

Eine Plattform, die verschiedene Anwendungen miteinander verknüpfen möchte, lebt natürlich davon, dass ebendiese Anwendungen auch ausreichend unterstützt werden. Darum ist zum einen die simple Anzahl der unterstützten Apps wichtig, aber auch weitergehende Möglichkeiten über die API-Schnittstellen.  

Auf Seiten von Workato ist die Kompatibilität in Richtung Enterprise Applikationen aktuell höher. Auch sogenannte On-Premise Konnektoren werden standardmäßig mitgeliefert. Integromat hingegen bietet sogenannte Gateways und Open Source Gateways, die im Falle einer On-Premise Software auf der jeweiligen Infrastruktur installiert und darüber angebunden werden können.  

Abseits von On-Premise bietet Integromat aber einen entscheidenden Vorteil: Fast jede Applikation kann über HTTP Calls oder API Calls angebunden werden. Das bedeutet, dass nicht nur bereits definierte Endpunkte (beispielsweise “Send an E-Mail") genutzt werden können, sondern auch weitere Endpunkte angebunden werden können (beispielsweise “Get an E-Mail"). Auch im Bereich Enterprise Applications möchte Integromat mit der nächsten Version nachziehen und eine verbesserte Integrationsmöglichkeit für diese Zielgruppe bieten.

Damit erlaubt Integromat im Vergleich zu Workato eine bessere Integrationsmöglichkeiten über verschiedenste Anwendungen hinweg.  

Fazit: Sowohl Workato als auch Integromat mit Verbesserungspotenzial

Im Duell Workato vs. Integromat liegen beide iPaaS Plattformen eng beieinander. Zugegebenermaßen sind sie nicht 1:1 miteinander vergleichbar, da sie den Fokus aktuell auf unterschiedliche Zielgruppen legen. Workato punktet im Enterprise Bereich, dafür deckt Integromat eine breitere Masse an Nutzer:innen ab.  

Insgesamt finden wir die Bedienung, insbesondere für Einsteiger:innen, bei Workato einfacher und selbsterklärender. Auch das Dashboard bietet mehr Übersichtlichkeit, als Integromat es aktuell tut.  

Über die Formeln gewinnen deine Prozessautomatisierungen an Komplexität. Wir finden, bei beiden Anwendungen braucht es hierfür Übung und Erfahrung, um das volle Potenzial auszuschöpfen. Dennoch punktet Integromat mit etwas mehr Funktionen, die noch umfassendere Prozesse abbilden können und so näher an der Realität sind.  

Auch bei der Konnektivität punktet Integromat leicht, zumindest bei den Cloud-Anwendungen. Hier gibt es einfach mehr Möglichkeiten, Anwendungen anzubinden.  

Allerdings mangelt es Integromat aktuell noch an Enterprise Konnektoren und Apps. Diese werden jedoch in den nächsten drei bis sechs Monaten flächendeckend ausgerollt. Ab dann wird Integromat im Vergleich zu Workato die technologisch überlegene Plattform.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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