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Digitale Workflows in 2021: Was kommt danach?

May 12, 2021
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Der Schritt von analogen Prozessen auf Papier hin zu digitalen Workflows ist der Kern des Begriffs Digitalisierung. Abläufe und Aufgaben die zuvor mit Zettel und Stift durchgeführt und eventuell in dicken Aktenordnern abgeheftet wurden, laufen nun digital ab, dank der Hilfe von Software. In diesem Zuge hat auch der Begriff Workflow aus dem englischen Einzug gehalten, der nichts anderes als Prozessablauf meint. Aber seien wir ehrlich: Wir alle können den Begriff Digitalisierung wahrscheinlich kaum noch hören. Seit Jahrzehnten begleitet er uns und ist nun wirklich kein Geheimtipp mehr. Darum möchten wir vorausblicken:

Was ist der nächste Schritt nach digitalen Workflows? Wie kommen Unternehmen voran, wenn sie längst den Großteil ihrer Prozesse digitalisiert haben?

Auch Digitale Workflows haben Schwachstellen

Die Versprechungen sind meistens eindeutig: mehr Effizienz, Kosteneinsparung ja, vielleicht sogar eine positivere Umweltbilanz. Alles dank digitaler Workflows. Falls du jemals die digitale Transformation in einem Unternehmen miterlebt hast, weißt du wahrscheinlich wie viel mehr dahintersteckt. Denn mit mal eben schnell die alten Akten einscannen ist es meistens nicht getan. Es steckt viel mehr dahinter: Die richtige IT-Infrastruktur wählen (Cloud oder Server?), eine gute Software-Auswahl treffen und nicht zuletzt auch das Team davon überzeugen, dass diese “neue” digitale Welt ganz großartig ist.  

Aber das soll nicht das Thema sein. Wir springen in der Zeit und nehmen an, dein Unternehmen ist zum Großteil digitalisiert. Du nutzt E-Mails, natürlich. Wahrscheinlich auch einen Cloud-Speicher wie etwa Sharepoint oder Google Drive. Seit Corona rückte auch das Thema Kommunikation in den Mittelpunkt: Teams, Slack oder vielleicht auch Google Hangouts werden mehr genutzt denn je. Außerdem gibt’s da noch eine Datenbank, vielleicht eine CRM-Software, die Buchhaltung nutzt außerdem noch diese eine andere Software. Ganz zu schweigen von der Personalabteilung, die kämpft wie immer mit Datev.  

Du merkst es vielleicht: Es kann sich ein riesiges Geflecht aus verschiedensten Softwares ergeben, das nach und nach ergänzt wird, dadurch aber nur noch komplexer wird. Für nahezu jedes Bedürfnis gibt es eine neue Anwendung, die Lösungen verspricht. Weißt du wirklich genau, wie viele Tools in deinem Unternehmen genutzt werden? Und genau das ist das Problem: Die versprochene Effizienz der digitalen Workflows wird ausgehebelt, wenn die exakt gleichen Daten an fünf verschiedenen Stellen eingegeben werden. Oder wenn niemand mehr genau weiß, wo genau jetzt diese eine Information gefunden werden kann.  

Was kommt als nächster Schritt nach digitalen Workflows?

Machen wir’s kurz: Automatisierung. Automatisierung ist der nächste Schritt nach digitalen Workflows, der die oben angesprochene Herausforderung lösen kann. Um genau zu sein die Prozessautomatisierung. Denn das ist der Begriff, der nichts anderes meint als digitale Workflows völlig autonom ablaufen zu lassen. Und zwar durch die Verknüpfung von all den oben genannten, alleinstehenden Softwares. Das machen wir am besten Anhand eines Beispiels deutlich.

Beispiel für einen digitalen Workflow: Angebotserstellung

Dieses Beispiel ist aus einem kürzlichen Projekt von uns. Es zeigt, dass auch ein scheinbar hoch individueller Workflow automatisiert werden kann: Und zwar die Angebotserstellung.  

Das Kundenunternehmen ist eine Agentur für Investor Relations. Um den Kund:innen ein individuelles Angebot zu erstellen, sind eine Menge Informationen nötig, welche die Berater:innen im Gespräch einholen. Durch den automatisierten Workflow sieht der Prozess nun wie folgt aus:

Über ein Formular auf der passwortgeschützten Wordpress-Webseite können die Berater:innen auswählen, welche Leistungsbausteine im Angebot enthalten sein sollen. Aus über 90 Feldern ergibt sich so nach und nach ein hoch individuelles Dokument. Einige Bausteine sind verpflichtend, andere hingegen optional. Das ist in der Formularabfrage berücksichtigt.  

Im nächsten Schritt werden diese Informationen “versendet”. In einer Datenbank sind die zugehörigen Textbausteine hinterlegt, die den Auswahlfeldern aus dem Formular zugeordnet sind. So wissen wir: wenn Baustein C angewählt wird, muss im Angebot folgender Satz stehen. Auf Grundlage dieser Daten wird im Anschluss automatisch ein Word-Dokument nach einer Vorlage erzeugt. So erscheint das Angebot im Briefpapier des Unternehmens. Je nach Wunsch, wird das Dokument den Berater:innen zur Kontrolle gesendet oder direkt an die Kund:innen versendet.  

Ein Ablauf, der zuvor zwar digitalisiert, aber sehr zeitaufwändig war, läuft nun in Sekunden ab.  

Ist mein digitaler Workflow automatisierbar?

Alles schön und gut, aber woher sollst du wissen, ob sich dein digitaler Workflow für die Automatisierung eignet? Etwas ausführlicher sind wir auf die Frage, wann eine Aufgabe automatisierbar ist, in diesem Blogpost eingegangen.  Darum hier die Kurzfassung:

Ein Prozess ist automatisierbar, wenn

  1. Er häufig oder nach einem Zeitplan erledigt werden muss
  1. Er langweilig ist oder kein komplexes Denken erfordert
  1. Er standardisiert werden kann
  1. Er dich von Aufgaben abhält, die du lieber tun möchtest und in denen du mehr Sinn siehst

Am obigen Beispiel ist erkennbar, dass selbst Punkt 3, die Standardisierung, gar keine so große Hürde ist, wie vielleicht eingangs gedacht. Viele Prozesse lassen sich standardisieren, es wurde einfach nur bisher noch nicht in Betracht gezogen.  

Die Vorteile automatisierter Workflows

Wir erinnern uns: mehr Effizienz, Kosteneinsparung, eine positivere Umweltbilanz: Das sind die Versprechungen, die digitale Workflows häufig gegeben haben. Und klar, wir könnten diese drei Punkte einfach für automatisierte Workflows wiederholen. Sie können zu mehr Effizienz, Kosteneinsparung und ja, vielleicht auch einer positiveren Umweltbilanz führen. Aber das trifft eigentlich nicht den Kern.  

Automatisierung übernimmt Prozesse, die heute schon in Unternehmen durchgeführt werden. Sie ergänzt also an gewissen Punkten die Menschen in ihren Aufgaben. Und hier liegt das Stichwort: Ergänzung.  

Automatisierung kann helfen, wiederkehrende, häufig zeitaufwändige Prozesse abzubilden und dadurch stark zu verkürzen. Aber was tun mit der gewonnenen Zeit? Was machen die Berater:innen aus dem oben genannten Kundenunternehmen denn nun, wenn die zeitaufwändige Angebotserstellung wegfällt? Sie beschäftigen sich mit dem eigentlichen Kern des Vertriebs: Kund:innenpflege. Neue Kund:innen ansprechen, die bestehenden intensiver betreuen, Projektarbeiten, strategische Weiterentwicklung.  

Denn eins wird die Automatisierung in naher Zukunft nicht ergänzen: Empathie und soziale Fähigkeiten. Und genau die sind es, die Unternehmen auch in den nächsten Jahrzehnten erfolgreich machen werden. Besonders Dienstleister:innen, B2B Unternehmen und kleine und mittelständische Unternehmen.  

Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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