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Wie du Workflow Automation für Effizienz, Produktivität und Wachstum nutzt: 3 Beispiele

June 1, 2021
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Wie oft am Tag kopierst du eigentlich Daten von A nach B? Oder du ärgerst dich, dass Informationen in einer Datenbank längst veraltet sind?

Wenn du dich bei diesen Fragen ertappt fühlst, lohnt es sich vielleicht über Workflow Automation nachzudenken. Denn diese übernimmt selbstständig digital ablaufende Aktionen und Aufgaben.  

Workflow Automation kann deinem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten, so die Produktivität zu steigern und nicht zuletzt Wachstum zu generieren. Klingt ganz schön hochtrabend, aber überzeug dich am besten selbst.  

Was ist Workflow Automation?

Workflow Automation ist, wenn eine Reihe von Aufgaben und Tätigkeiten miteinander verknüpft wird und selbstständig ablaufen kann. Dieser Arbeitsablauf folgt immer dem gleichen Schema. Hierfür muss der Prozess zunächst identifiziert und definiert werden. Es muss also klar sein, in welcher Reihenfolge welche Aufgaben erledigt werden und in welcher Qualität das passieren soll.  

Außerdem muss der Prozess gänzlich digital ablaufen.  

Das ist die grundlegendste Voraussetzung der Workflow Automation. Ist dieser Punkt abgehakt, dann kann über eine Automatisierung nachgedacht werden. Mittels geeigneter Technologien und Software können nämlich digital verarbeiteten Daten miteinander verknüpft werden. Denn häufig werden innerhalb eines Workflows ganz verschiedene Anwendungen verwendet, etwa E-Mails, eine Datenbank, vielleicht ein ERP-System oder ein CRM. Daten sind die Währung dieser Softwares.

Damit diese Datenübergabe gelingt, spielt die Standardisierung eine wichtige Rolle. Denn Workflow Automation lebt davon. Ein definierter Auslöser startet den Arbeitsablauf. Dieser löst dann weitere Aktionen aus, die zwar immer dem gleichen Schema folgen, aber mit zahlreichen “Wenn, dann” Funktionen oder Filtern versehen werden können. So können hochkomplexe und flexible Workflow Automations entstehen.  

Warum ist Workflow Automation von Bedeutung?

Verbraucher erwarten heute schnellere Ergebnisse und die Digitalisierung ist der einzige Weg, diese zu liefern. Durch die Automatisierung häufig auftretender Aufgaben können Unternehmen Zeit, Aufwand und Geld sparen. Und durch die schnelle sowie präzise Bereitstellung qualitativ hochwertiger Arbeit gewinnen Unternehmen einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die sich auf manuelle Prozesse verlassen. Um all dies zu erreichen, benötigen Sie jedoch eine effektive Software zur Workflow-Automatisierung.

Die Automatisierung folgt als logischer nächster Schritt der Digitalisierung. In einer Umfrage aus 2021 gaben 75% der befragten IT-Entscheider:innen an, dass sie steigender Komplexität im IT-Betrieb mit Automatisierung begegnen möchten. Zeitgleich gaben 70% an, dass der Ausbau der Digitalisierung und die Erhöhung der Effizienz (40%) die wichtigsten Anforderungen der Geschäftsleitung an die IT im kommenden Jahr sein werden. Die beiden Themen Digitalisierung und Automatisierung sind also nur schwer zu trennen. Workflow Automation verbindet genau das mit der angestrebten Effizienzerhöhung.

  • Effizienz erhöhen  

Workflow Automation übernimmt häufig nicht nur sich wiederholende Aufgaben, sondern auch sehr stumpfe Aufgaben. Beispielsweise das Kopieren und Einfügen von Daten. Informationen von der E-Mail ins CRM händisch übertragen war gestern. Genau diese kleinen Klicks unterbrechen aber häufig wichtigere und komplexere Aufgaben. Workflow Automation vermeidet das und steigert so die Effizienz der Arbeitsabläufe.  

  • Komplexität verringern  

Zugegeben, zu Beginn kann Workflow Automation komplex erscheinen. Schließlich muss der Arbeitsablauf mit all seinen Eventualitäten definiert werden. Daraus können komplexe Flowcharts, BPMNs oder Entscheidungsbäume entstehen. Doch ist dieser Schritt einmal getan und die Workflow Automation implementiert, wird die Komplexität in den täglichen Arbeitsabläufen deines Teams deutlich verringert.  

  • Geschwindigkeit erhöhen

Wir haben es erlebt, dass Workflows, die vorher Stunden gedauert haben, durch erfolgreiche Workflow Automation nur noch wenige Sekunden dauern. Beispielsweise die Erstellung eines Reportings. Müssen wir mehr zu diesem Punkt sagen?

  • Wachstum fördern

Das wahrscheinlich Beste an der Workflow Automation, dass sie stabil läuft - völlig unabhängig von der verarbeiteten Datenmenge. Der Automatisierung ist es egal, ob täglich 10 oder 100 Prozessabläufe stattfinden. Das bedeutet für dein Unternehmen, dass die Workflow Automation mit dir wächst. Wenn du plötzlich mehr Kapazitäten benötigst, liefert die Automatisierung sie.  

Wie weißt du, ob du einen Workflow automatisieren kannst?

Bei diesem Punkt helfen einige Fragen, die du dir selbst aber auch den Personen, die am Prozess beteiligt sind, stellen kannst:

Wie oft läuft der Prozess ab?

Wie lange dauert er durchschnittlich?

Wird er gerne gemacht oder ist er notwendiges Übel?

Braucht der Prozess Kreativität oder jedes Mal neue Entscheidungen?

Ist der Prozess an eine einzelne Person gebunden? Wenn ja, wieso?

Können scheinbar individuelle Abläufe standardisiert werden?

Unserer Erfahrung nach macht es vor allem Sinn, Workflow Automation für Prozesse zu verwenden, die regelmäßig stattfinden und ungeliebt sind. Auch Hilfstätigkeiten, wie etwa Daten in einem CRM erfassen, eignen sich hervorragend zur Automatisierung. Denn dein Vertriebsteam ist zwar dringend auf aktuelle Informationen aus dem CRM angewiesen, aber muss diese dafür nicht zwingend selbst händisch erfassen. Außerdem sollte Standardisierung nicht unterschätzt sein. Sie ist viel häufiger möglich, als du vielleicht denkst.  

Was sind häufig automatisierte Workflows?

Workflow Automation unterstützt dein Team häufig bei ihren täglichen Aufgaben. Sie erleichtert also die Arbeit, statt sie gänzlich zu ersetzen. So zum Beispiel standardisierte Kommunikation. Was bedeutet in diesem Falle standardisiert? Wenn du E-Mails mit identischem Inhalt an verschiedene Personen sendest, ist das standardisiert. Das kann etwa im Onboarding neuer Kund:innen der Fall sein. Nach Vertragsabschluss benötigst du gewisse Dokumente und Unterlagen. Diese Nachfrage kann per E-Mail automatisch versendet werden. Auslöser hierfür kann der Status in deinem CRM sein “Deal won”.  

Das Abfragen von Informationen und Daten ist ein weiterer häufig automatisierter Workflow. Mittlerweile ist es über Formulare extrem einfach geworden, erforderliche Daten abzufragen. Doch was passiert im Anschluss mit diesen Daten? Sie können in aller Regel direkt an der Stelle eingefügt werden, wo sie benötigt werden, beispielsweise in einer Datenbank. Auf Wunsch kann eine E-Mail über den erfolgreichen Upload verschickt werden. Dieser Datenupload kann außerdem wieder als Auslöser neuer Aktionen gelten. So kann beispielsweise ein PDF generiert werden, das die Informationen übersichtlich darstellt.  

Eine der Workflow Automations, die am häufigsten bei uns angefragt wird, befasst sich mit der Buchhaltung. So können Belege und Rechnungen, die als E-Mail bei dir eingehen, automatisch im richtigen Ordner und zusätzlich in deiner Buchhaltungssoftware abgelegt werden. Du kannst die Zahlungen direkt verbuchen und stellst sicher, dass die Belege an der richtigen Stelle archiviert werden.  

Workflow Automation als Allzweckwaffe? Nein

Wir haben jetzt viel von der Workflow Automation geschwärmt, zugegeben. Aber natürlich kommt auch diese Technologie an ihre Grenzen. Insbesondere dann, wenn der Aufwand den Nutzen übersteigt. Wenn ein Arbeitsablauf ein Mal pro Jahr 5 Minuten benötigt, ist der Aufwand, ihn zu automatisieren, wahrscheinlich kaum den Zeitgewinn wert. Nichtsdestotrotz lohnt es sich, über eigene Potenziale nachzudenken. Selbst wenn ein Prozess schlussendlich nicht automatisiert wird oder werden kann, ist die Standardisierung und Digitalisierung an sich meist schon ein Effizienzgewinn.

Wenn du mehr über das Thema Workflow Automation erfahren möchtest, grenzen wir den Begriff hier noch einmal gegen die iPaaS Technologie ab.

Oder du vereinbarst einen Beratungstermin, in dem wir deine Prozesse gemeinsam analysieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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