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Unterschied zwischen Workflow Automatisierung und iPaaS – gibt es überhaupt einen?

February 2, 2021
Unterschied Workflow Automatisierung und ipaas

In der Welt der Automatisierung gibt es zahlreiche Begriffe und Technologien, die irgendwie immer genutzt aber selten wirklich definiert oder abgegrenzt werden. Zwei dieser Begriffe sind Workflow Automatisierung und iPaaS. Beide werden insbesondere im Kontext der Cloud-Automatisierung (wieder so ein Begriff) verwendet, manchmal sogar Synonym. Nichtsdestotrotz meinen beide Begriffe zwei unterschiedliche Dinge, die wir versuchen möchten, voneinander abzugrenzen. Dabei merken wir aber an, dass es durchaus eine große Schnittmenge gibt und es nicht immer möglich ist, beide Begriffe klar zu teilen. iPaaS kann schließlich nicht ohne Workflow Automatisierung. Wieso? Wir erklären’s.

Workflow Automatisierung – Was ist das? 

Ein Workflow ist schlichtweg ein Arbeitsablauf. Dieser kann, wenn er gewisse Voraussetzungen erfüllt, automatisiert werden, das heißt völlig eigenständig ablaufen. Was sind diese Voraussetzungen? 

Damit ein Workflow automatisiert werden kann, muss er... 

Digital ablaufen: Wenn an einem Punkt der Prozess von digitalen Anwendungen auf Papier übergeht, ist es zunächst nötig, diesen analogen Schritt zu digitalisieren. 

Standardisiert ablaufen: Wenn der Arbeitsablauf jedes Mal gänzlich anders abläuft (und mit “gänzlich anders” meinen wir nicht andere Daten oder Mitarbeiter:innen, die den Prozess durchführen, sondern andere Prozessschritte oder Anwendungen) muss er zunächst klar definiert und somit standardisiert werden. 

Wiederkehrend sein: Wir lieben Automatisierung, ja. Aber einen Workflow, der nur einmal auftritt zu automatisieren, ist dann wahrscheinlich doch Zeitverschwendung. Unsere Erfahrung zeigt uns jedoch, dass nahezu alle Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens wiederkehrend sind, selbst wenn nur einmal jährlich. 

Workflow Automatisierung – zwei Beispiele 

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann die Workflow Automatisierung erfolgen. Aber was genau meint nun Workflow Automatisierung? Werden die Daten eines Prozesses einfach von A nach B geschoben, also eine “Ablaufautomatisierung”, ist die Rede von Workflow Automatisierung. Hierzu ein vereinfachtes Beispiel: Mitarbeiter B reicht einen Urlaubsantrag ein, dieser wird von Mitarbeiterin A sowie Vorgesetzter C genehmigt. Der Urlaubsantrag wird also einfach verschoben. 

Workflow Automatisierung meint also, dass dieser Ablauf in sich automatisiert wird. Ein weiteres Beispiel hierzu sind die Power Apps von Microsoft: Diese sollen dabei helfen, schnell und mit wenig Code Apps zu entwickeln und zu teilen. Grundsätzlich ist es hierbei auch möglich, externe Tools zu solchen Power Apps hinzuzufügen, es ist jedoch nicht so einfach und erfordert viel Zeit und technische Kenntnisse. Die Power Apps sind vielmehr darauf ausgelegt, in sich geschlossen zu arbeiten und automatisierte Abläufe zu schaffen. 

iPaaS – Was ist das? 

Integration Platform as a Service ist ein Begriff oder vielmehr eine Technologie der Cloud-Automatisierung. Wie der Name schon sagt, ist hiermit eine Plattform gemeint, die es ermöglicht, Integrationen (also automatisierte Abläufe) zu entwickeln, auszuführen und zu überwachen. Dabei wird eine Vielzahl von Prozessen, Apps, Daten und Services integriert, sowohl innerhalb als auch außerhalb einer Organisation. Es gibt Software, die genau das, also iPaaS bietet. Zwei Anbieter:innen sind Zapier und Integromat. Beide Tools schaffen eine Oberfläche, auf der Daten und Anwendungen “zusammengesteckt” werden können und es uns so ermöglichen, ganze Prozesse nicht nur abzubilden, sondern auch zu modellieren. IPaaS kann aber noch viel mehr: Daten migrieren, komplexe Integrationen schaffen und eine komplexe Abfolge von Workflows (Arbeitsabläufen) automatisieren.  

Ein Beispiel zu iPaaS 

Ein gutes Beispiel was iPaaS im Vergleich zu Workflow Automatisierung schafft, ist das “Iterator” Modul in Integromat. Dieses Modul wird in einen Prozess eingebaut. Das sieht dann in etwa so aus:  

Workflow-Automatisierung-und-iPaas-Unterschied

Ein Iterator ermöglicht es uns, gebündelt eingehende Daten in mehrere Einzelteile aufzugliedern. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Du erhältst eine E-Mail mit drei Anhängen. Alle drei Anhänge müssen jedoch in unterschiedlichen Ordnern abgespeichert werden. Mit dem Iterator Modul können wir die E-Mail “einlesen”, erkennen, dass drei verschiedene Anhänge vorliegen und diese aufteilen. So kann im Anschluss jeder einzelne Datei-Anhang in dem dafür vorgesehenen Ordner gespeichert werden. 

Also, was ist der Unterschied von Workflow Automatisierung und iPaaS?

Die sogenannte Multikonnektivität von iPaaS ist deutlich höher als bei der Workflow Automatisierung. IPaaS ist in einer riesigen Landschaft aus Daten, Anwendungen, Prozessen und Services eingebettet und ermöglicht es uns dadurch, deutlich komplexere Szenarien abzubilden.  

Kurz gesagt: iPaaS ermöglicht es uns, komplexe Tools und Prozesse einfach anzubinden. Auf einer solchen Plattform ist es möglich, Integrationen zu anderen Tools zu bauen und DARIN ebenfalls Workflow Automatisierungen zu bauen. Das heißt, Workflow Automatisierung und iPaaS gehören zusammen, iPaaS kann nicht ohne Workflow Automatisierung, iPaaS kann aber noch deutlich mehr. 

Okay, das waren ganz schön viele Fachbegriffe. Wir bemühen uns, das ganze Thema Automatisierung verständlicher und dadurch greifbarer zu machen. Aber selbst bei der Definition von Fachbegriffen, kommen wir manchmal nicht drum rum, andere Fachbegriffe zu verwenden. Sollten bei dir immer noch oder noch mehr Fragezeichen auf der Stirn stehen, lass es uns wissen. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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