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Digitale Prozessautomatisierung und -optimierung: 4 Schritte

January 21, 2021
Digitale Prozessautomatisierung und -optimierung

Das folgende Zitat ist dir sicher schonmal über den Weg gelaufen:

"Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess."

Thorsten Dirks, CEO von Telefónica Deutschland, 2015

Dieses Zitat könnten wir genauso gut abwandeln in:

"Wenn du einen Scheißprozess automatisierst, dann hast du einen scheiß automatisierten Prozess."

wemakefuture, CEO von wemakefuture, 2021

Und das ist genau der Grund, wieso digitale Prozessautomatisierung nicht ohne vorgeschaltete Prozessoptimierung gelingen kann. Was dieses Zitat impliziert ist, dass nur um der Automatisierungswillen digitale Prozesse nicht zwingend automatisiert werden sollten. Prozessautomatisierung kann, wenn sie richtig vorbereitet und begleitet wird, Effizienz steigern, Zeit einsparen und Abläufe fehlerfrei und schlank abbilden. Doch das bringt nichts, wenn die Prozesse, um die es geht, nicht zuvor einmal gründlich betrachtet, analysiert und optimiert wurden.

Am Beispiel unseres eigenen, internen Ablaufs stellen wir dar, wie digitale Prozessautomatisierung durch Optimierung gelingen kann und was es zu beachten gilt.

Schritt 1: Prozesse identifizieren  

Klar, der erste Schritt ist immer, den Prozess zu identifizieren. Allerdings ist das unserer Erfahrung nach manchmal leichter gesagt als getan. Denn vielleicht hast du die Idee, einen gewissen Arbeitsablauf zu automatisieren, jedoch unterschätzt, was damit alles zusammenhängt.

Geschäftsprozesse sind selten völlig alleinstehend und losgelöst, sondern nahezu immer mit anderen Prozessen verknüpft. An manchen Stellen wird auf die gleiche Software zugegriffen, manche Schritte tauchen vielleicht sogar identisch in ganz anderen Arbeitsabläufen auf. Vielleicht hängen aber auch Schritte am Prozess ran, die dir vorher gar nicht bewusst waren.

Bei diesem ersten Schritt wird häufig deutlich, dass der Umfang viel größer als anfangs geschätzt ist. Doch diese Erkenntnis ist notwendig, damit der Prozess im nächsten Schritt gründlich definiert werden kann und fehlerfrei sowie nachhaltig automatisiert werden kann.

Schritt 2: Prozesse definieren

Nun da wir den Prozess und den Umfang analysiert haben, gilt es den Prozess gründlich und detailliert zu definieren. Dazu gehören zahlreiche Punkte, wie etwa:

  • Zeitlicher Ablauf
  • Involvierte Personen / Abteilungen
  • Ziel des Prozesses
  • Verwendete Software und Anwendungen
  • Start- und Endpunkt
  • Abzweigungen und deren Bedingungen
  • Skalierbarkeit

Besonders der letzte Punkt ist uns besonders wichtig. Denn gute und zukunftsfähige Prozesse sollten vor der digitalen Prozessautomatisierung auf ihre Skalierbarkeit geprüft werden: Funktionieren die Abläufe so auch noch, wenn neue Mitarbeiter:innen oder Anwendungen hinzu kommen? Wenn unser Unternehmen wie prognostiziert wächst, ist diese Vorgehensweise dann immer noch umsetzbar?

Wenn du dir die Mühe aller hier vorgestellten Schritte machst, dann sollte das Ergebnis natürlich auch langfristig sein. Darum schließen wir diesen letzten Punkt in die Prozessdefinition ein.

Auch Abzweigungen und deren (eventuelle) Bedingungen sind für eine Automatisierung enorm wichtig: Gibt es innerhalb des Prozesses eine Ja, Nein oder Wenn, dann... Entscheidung? Diese Pfade können auch digital abgebildet werden und in die Prozessautomatisierung aufgenommen werden, müssen dafür aber natürlich überhaupt erst mit klaren Kriterien versehen sein.

Für alle Aspekte empfehlen wir, den Prozess oder die Prozesse aufzuzeichnen. Wir nutzen hierfür BPMN, eine Prozesssprache, die alle oben genannten Punkte darstellen und verständlich machen kann. Aber welches Tool du hierfür genau nutzt, bspw. auch ein Flow-Chart, ist nebensächlich, solange die Prozesse detailliert und exakt visualisiert werden.

Schritt 3: Prozesse optimieren

Dieser Schritt verschmilzt häufig mit dem vorangegangenen Schritt. Häufig wird ein Prozess überhaupt zum aller ersten Mal visualisiert und sich dahingehend Gedanken gemacht, ob die Abläufe, die sich im Unternehmen etabliert haben, überhaupt sinnig und effizient sind. Häufig ist die Antwort hierfür "Nein", zumindest in Teilen. Einzelne Schritte sind eventuell überflüssig oder doppeln sich. Vielleicht sind sie auch extrem fehleranfällig und durch eine Umstrukturierung können diese Fehler minimiert werden. Eventuell ist ein Prozess aber auch zu abhängig von nur einer Person.

Die Gründe für einen solchen Optimierungsbedarf sind wirklich vielfältig. Darum ist es enorm wichtig, über Prozesse zu sprechen und sich hierfür auch externen Rat zur Seite zu holen. Personen, die nicht in den Prozessen arbeiten, erkennen Optimierungsbedarf manchmal schneller (Tipp: Frag immer auch neue Mitarbeiter:innen, ob ihnen Verbesserungspotenziale auffallen, denn diese sind noch nicht "betriebsblind").

Die Prozessoptimierung kann häufig viel Zeit in Anspruch nehmen, da Änderungen natürlich auch mit den betroffenen Personen abgesprochen werden müssen. Vielleicht müssen für einige Änderungen auch neue Tools angeschafft werden, dann gilt es diese zu identifizieren und das beste für sich auszuwählen (hierbei unterstützen wir übrigens auch gerne).

Aber egal, wie lange oder auch beschwerlich dieser Schritt ist, er lohnt sich. Durch eine weitreichende Analyse und Optimierung ist eine digitale Prozessautomatisierung von Anfang an gut vorbereitet und wird wahrscheinlicher allen erhofften Vorteilen gerecht.

Schritt 4: Digitale Prozessautomatisierung mit iPaaS

Und dann ist es endlich soweit, die digitale Prozessautomatisierung findet statt. Nach der ausführlichen Definition, der Benennung der erforderlichen Tools, der Abzweigungen und Bedingungen sowie der Skalierbarkeit kann die Automatisierung erfolgreich erfolgen. Und genau hierfür ist iPaaS die optimale Wahl.

iWas? iPaaS - kurz für Integration Platform as a Service. Eine solche Software bietet eine Oberfläche, um Prozesse "zusammenzustecken" und so eine digitale Prozessautomatisierung real werden zu lassen. Tools wie Zapier oder Integromat ermöglichen es, Prozessschritte, Apps und Bedingungen auf einer Plattform zu verbinden und so den zuvor identifizierten Prozess zu automatisieren. Die Technologie arbeitet mit API-Schnittstellen und schafft es so, verschiedenste Anwendungen, wie beispielsweise Mail, Cloud-Speicher, CRM, Buchhaltungstool, E-Mail-Marketing und vieles mehr zu integrieren.

Klingt ganz schön komplex? Keine Sorge, ist es nicht, besonders, wenn die vorherigen Schritte befolgt werden. Dennoch kann es hierfür helfen, Rat von Expert:innen einzuholen. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren. In einem Erstgespräch beleuchten wir hierfür alle nötigen Schritte und Informationen. Wir freuen uns drauf!

Und in der Zwischenzeit kannst du gerne über unseren Affiliate Link kostenlos mit Integromat starten.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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