Verbesserung der Online-Buchungen mit HubSpot und Google Sheets
Unser Kunde ist ein Stadtführungsunternehmen, das verschiedene Führungen in der Stadt Köln anbietet. Das Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, einzigartige und personalisierte Touren anzubieten, die die reiche Geschichte, Kultur und Tradition der Stadt zeigen. Sie bieten qualitativ hochwertige Touren an, die informativ, unterhaltsam und ansprechend sind. Ihre Führer sind sachkundig, freundlich und begeistern sich für die Stadt und ihre Geschichte. Sie bieten auch private Führungen für Gruppen und maßgeschneiderte Touren für bestimmte Interessen oder Bedürfnisse an.
Ein Reiseveranstalter stand vor der Herausforderung, seine Online-Buchungen zu verwalten. Es gab ein Online-Formular, mit dem Kund*innen eine Tour buchen konnten, aber es war zeitaufwändig, alle Informationen manuell in einem Google Sheet zu bearbeiten. Außerdem mussten sie mit Kunde*innen und Reiseleiter*innen getrennt kommunizieren, was zu Missverständnissen und Verwirrung führte. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die den Buchungsprozess automatisieren, alle Tourinformationen verwalten und die Kommunikation rationalisieren konnte.
Herausforderung im Reisebuchungsprozess
Die größte Herausforderung bestand darin, die Reisebuchungen effizient und genau zu verwalten. Der Reiseveranstalter erhielt viele Buchungsanfragen über sein Online-Formular, das er über ein Google Sheet verwaltete. Die manuelle Bearbeitung der Tourinformationen in dem Blatt war zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu Fehlern bei den Buchungen führte. Außerdem war die getrennte Kommunikation mit Kunde*innen und Reiseleiter*innen verwirrend und führte zu Missverständnissen, was wiederum die Kund*innenzufriedenheit beeinträchtigte.
Lösung mit HubSpot und Google Sheets zur Vereinfachung der Reisebuchung
Das Reiseunternehmen nutzte HubSpot und Google Sheets, um den Online-Buchungsprozess für Touren zu rationalisieren. Sobald ein*e Kund*in das Webformular ausfüllte, wurde ein neuer Deal in HubSpot erstellt, der alle erforderlichen Tourinformationen, einschließlich Zusatzgebühren und Gesamtpreis, enthielt. Im selben Prozess erhielt der/die Kund*in auch eine Bestätigung, dass das Unternehmen die Anfrage erhalten hat. Wenn der/die Kund*in die Anfrage über eine Schaltfläche in dieser E-Mail akzeptierte, wurde sie an alle möglichen Reiseleiter*innen gesendet. Sobald der erste Reiseleiter die Tour akzeptierte, erhielt der/die Kund*in ein offizielles Angebot. Und sobald der/die Kund*in die Tour bestätigt hatte, wurde in sevDesk eine Rechnung erstellt und an die Kund*in geschickt, die alle zusätzlichen Kosten als separate Posten enthielt. Die Tour wurde auch als Termin in einem Google-Kalender eingetragen, was die Verwaltung des Zeitplans erleichtert.
Um Fehler im Buchungsprozess zu vermeiden, erstellte das Reiseunternehmen ein Google Sheet mit allen möglichen Touren und den notwendigen Informationen für jede Tour. Das Blatt enthielt Informationen wie die Anzahl der teilnehmenden Personen, verfügbare Führungszeiten, spezielle Eintrittspreise und zusätzliche Gebühren für Führungen in einer anderen Sprache. Diese Informationen wurden verwendet, um in HubSpot ein Angebot zu erstellen. Auf diese Weise wurde sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen zur Tour korrekt und aktuell waren.
Ergebnis: Verbesserte Effizienz und Kund*innenzufriedenheit mit HubSpot und Google
Durch die Straffung des Online-Reisebuchungsprozesses konnte das Reiseunternehmen seine Effizienz und Kund*innenzufriedenheit verbessern. Die Automatisierung des Buchungsprozesses reduzierte den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Buchungen, während genaue Informationen das Risiko von Fehlern verringerten. Die Integration mit sevDesk und Google Calendar verbesserte den Arbeitsablauf weiter und erleichterte die Buchungsverwaltung. Der Reiseveranstalter optimierte seinen Online-Reisebuchungsprozess und bot seinen Kund*innen ein besseres Erlebnis, was letztlich zu einer höheren Kund*innenzufriedenheit führte.
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