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Hotel Reservierungsautomatisierung
In dieser Fallstudie werden wir die Vorteile der Automatisierung für die Hotelbranche anhand eines realen Beispiels aufzeigen.
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Der Kunde in dieser Fallstudie ist eine Hotelgruppe, die die Automatisierung ihres Buchungsprozesses eingeführt hat. Wir werden erläutern, wie wir Make.com mit Apaleo, einem cloudbasierten Property Management System (PMS) für Hotels, integriert haben. Diese Integration ermöglicht es der Hotelgruppe, ihre Reservierungsdaten nahtlos zu aktualisieren, was zu einem effizienteren und strafferen Buchungsprozess geführt hat. Durch die Automatisierung ihres Buchungsprozesses hat die Hotelgruppe wertvolle Zeit und Geld gespart und gleichzeitig das Gäst*innenerlebnis verbessert.
Eine der größten Herausforderungen für Hotels, die mit Booking.com zusammenarbeiten, ist die Provisionsgebühr, die sie für jede Buchung zahlen müssen. Wenn ein Gast/eine Gästin zum Beispiel ein Zimmer für eine Woche zum Preis von 1000 € bucht, muss das Hotel 150 € als Provision an Booking.com zahlen. Das Problem entsteht jedoch, wenn Gäst*innen ihre Reservierung stornieren oder nicht im Hotel erscheinen. In solchen Fällen hätte das Hotel die Provision bereits an Booking.com gezahlt, was zu Einkommensverlusten führt. Dieses Problem kann gelöst werden, wenn die Provision erst dann gezahlt wird, wenn der Gast/ die Gästin den vollen Preis für das Zimmer bezahlt hat. Auf diese Weise zahlt das Hotel die Provision nur, wenn der Gast/die Gästin im Hotel bleibt, und das Risiko von Einkommensverlusten aufgrund von Stornierungen oder Nichterscheinen entfällt.
Apaleo ist ein cloudbasiertes Property Management System (PMS) für Hotels. Es wurde entwickelt, um Hotels dabei zu helfen, ihre Reservierungen, Gäst*inneninformationen und Abläufe effizienter zu verwalten. Es kann mit verschiedenen Buchungskanälen von Drittanbietern wie Booking.com integriert werden, damit Hotels alle ihre Reservierungen an einem Ort verwalten können. Die Hotels können Apaleo nutzen, um Aufgaben wie das Ein- und Auschecken von Gäst*innen, die Verwaltung des Zimmerbestands und die Erstellung von Berichten zu automatisieren. Außerdem können sie mit Apaleo individuelle Ratenpläne erstellen, Housekeeping- und Wartungsaufgaben verwalten und die Historie der Gäst*innen verfolgen. Insgesamt ist Apaleo eine umfassende Lösung, die Hotels dabei helfen kann, ihren Betrieb zu rationalisieren und das Gäst*innenerlebnis zu verbessern.
Wemakefuture hat eine Lösung entwickelt, die den Prozess effizienter als bisher gestalten kann. Wir bearbeiten ihre Booking.com-Reservierung. Wie funktioniert das richtig? Zu Beginn eines jeden Monats laden die Hotelmitarbeitenden die Berichte für jedes Hotel für den vorangegangenen Monat herunter. Sie würden also alle Daten übermitteln und jede Reservierung herunterladen, die über Booking.com an ein Hotel getätigt wurde. Wir automatisieren das über Make.com, eine No-Code-Integrations- und Automatisierungsplattform.
Das Szenario in Make.com automatisiert den Prozess des Abrufs von Reservierungsdaten von Booking.com und deren Aktualisierung im Apaleo-Konto des Hotels. Dies kann über APIs oder Webhooks geschehen, die es den beiden Systemen ermöglichen, in Echtzeit zu kommunizieren und Informationen auszutauschen.
Sobald die Reservierungsdaten in Apaleo eingelesen sind, können sie automatisch verarbeitet und aktualisiert werden, wie z. B. das Erstellen oder Aktualisieren von Gäst*innendatensätzen, die Aktualisierung der Zimmerverfügbarkeit und das Erstellen von Berichten. Diese Automatisierung kann Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern, da die Daten automatisch aktualisiert werden und keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Darüber hinaus können mit Make.com auch andere Aufgaben automatisiert werden, wie z. B. das Auslösen von E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen an Gäst*innen, das Versenden von Bestätigungs-E-Mails und sogar das Auslösen von Umfragen vor der Ankunft.
In diesem Szenario gibt es acht Hotels, was bedeutet, dass sie acht CSV-Dateien senden. Sobald wir diese Reservierungen haben, sammelt das Szenario die Dateien und teilt sie in kleinere Dateien auf. Aufgrund von Komplikationen mit großen Daten dauerte die Verarbeitung zu lange, und das Szenario wurde auf Eis gelegt. Deshalb haben wir es in Dateien mit jeweils nicht mehr als 500 Zeilen aufgeteilt.
Das nächste Szenario wird sich mit solchen Dateien befassen. Wenn Kund*innen nicht erscheinen oder aus einem anderen Grund, ist das Hotel nicht verpflichtet, die Provision an Booking.com zu zahlen. Diese Reservierung wird in eine Liste aller Booking.com-Reservierungen aufgenommen, die nicht vom Hotel bezahlt werden sollen.
Am Ende des Szenarios erstellen wir eine Datei mit allen fehlerhaften Reservierungen und senden einen Bericht an die Finanzabteilung des Hotels, um Zahlungsstreitigkeiten einzuleiten.
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Das Ergebnis der Umsetzung des Automatisierungsszenarios in dieser Fallstudie war für die Hotelgruppe von großer Bedeutung. Durch die Integration mit Apaleo konnte der Prozess des Abrufs von Reservierungsdaten von Booking.com automatisiert und im Apaleo-Konto des Hotels aktualisiert werden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich das Automatisierungsszenario für die Hotelgruppe als ein unschätzbares Werkzeug erwiesen hat. Es macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Reservierungen, Gäst*innendaten und Abläufe. Es hat auch dazu beigetragen, Einkommensverluste durch Provisionszahlungen für Reservierungen zu vermeiden, die später storniert wurden oder nicht erschienen sind. Das Szenario hat den gesamten Prozess effizienter, genauer und weniger zeitaufwändig gemacht.
Hat dir unser Beispiel gefallen und möchtest du Teil der großartigen No-Code-Community werden? Zögere nicht, Wemakefuture zu kontaktieren, denn gemeinsam gestalten wir die Zukunft.
