Ausbildung
Erleichterung des Leadmanagements
So haben wir das Leadmanagement unseres Kunden automatisiert und seine Kommunikationsprozesse beschleunigt und optimiert.
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Unser Kunde war ein Unternehmen, das Personen, die nebenberuflich promovieren wollten, beim Einschreibungsverfahren an der Universität und auf dem Weg zum Doktortitel unterstützte. Bis vor Kurzem erledigte das Unternehmen alles händisch, von der Willkommens-Email bis zur Terminbuchung. Ein enormer Aufwand, den wir mit unserem automatisierten Leadmanagement deutlich reduzieren konnten.
Im Prinzip war das Unternehmen unseres Kunden dazu konzipiert, PhD-Studierende von der ersten Einschreibung an der Universität bis zu ihrem Doktortitel zu begleiten. Die Begleitung umfasste viel Kommunikation mit den Doktorand*innen auf verschiedenen Kanälen – von einer Begrüßungsemail bis zu persönlichen Gesprächen. Da der gesamte Kommunikationsprozess vollständig manuell durchgeführt wurde, beanspruchte er auch sehr viel Arbeitszeit. Dies führte schlussendlich zu Verzögerungen in der Kommunikation und demnach auch zum Vergessen einzelner Anfragen. Um dies zu verhindern, wurde also so schnell wie möglich ein professionelles Lead-Management-System benötigt, bei dem wir unserem Kunden gerne behilflich waren.
Der Schlüssel zu diesem Problem war die Einführung eines CRM-Systems. Im Falle unseres Kunden fiel unsere Wahl auf Pipedrive, da es die Begleitung eines Studierenden in mehreren Stufen problemlos ermöglichte.
Wichtig war in einem ersten Schritt, die einzelnen Stufen in der Pipeline zu definieren. Das ermöglichte einerseits die Übersicht auf den ersten Blick, in welchem Stadium sich welcher Lead befindet. Andererseits konnten klare Automatisierungen definiert werden, wenn ein bestimmtes Stadium im Prozess erreicht wurde. So konnte beispielsweise nach erfolgreicher Einschreibung automatisiert eine Willkommens-Email versendet werden oder zum richtigen Zeitpunkt die Rechnung für die Immatrikulationsgebühr verschickt werden.
Darüber hinaus ermöglichte Pipedrive das Speichern der gesamten Kommunikation – keine Mails gingen mehr verloren und der Verlauf konnte jederzeit abgerufen werden. Dies ging Hand in Hand mit der Möglichkeit, dass Kund*innen unseres Klienten vertrauliche Unterlagen abgesichert in ein Portal hochladen konnten. Es bestand damit keine Gefahr, dass vertrauliche Informationen an unbefugte Personen gelangen.
Die gesamte Automation kostete unseren Kunden einen mittleren fünfstelligen Betrag. Da aber umfangreiche Teile der Administration durch die Automatisierungen wegfielen, konnte unser Kunde zugleich drei Vollzeitstellen einsparen. Bereits nach einem halben Jahr hatte sich damit die Investition in ihr Prozessmanagement für das Unternehmen ausgezahlt.
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