Erleichterung des Leadmanagements
So haben wir das Kund*innenmanagement automatisiert und in Rekordzeit Investitionen wieder reingeholt
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Scentia unterstützt Personen, die nebenberuflich promovieren möchten, beim Einschreibungsverfahren an der Universität und auf dem Weg zum Doktortitel. Bis vor Kurzem erledigte Scentia von der Willkommens-Email zu Terminbuchung alles händisch. Ein enormer Aufwand, den wir mit unserem automatisierten Leadmanagement deutlich reduzieren konnten.
Scentia begleitet ihre PhD-Studierenden von der ersten Einschreibung an der Universität bis zu ihrem Doktortitel. Die Begleitung umfasst viel Kommunikation mit den Doktorand*innen auf verschiedenen Kanälen – von einer Begrüßungsemail bis zu persönlichen Gesprächen. Die gesamte Kommunikation frisst, wenn sie händisch wie bisher getätigt wurde, eine Menge Arbeitszeit. Das führt schlussendlich auf Verzögerungen in der Kommunikation und kann zum Vergessen einzelner Anfragen führen. Um dem Vorzubeugen musste also möglichst schnell ein professionelles Lead-Management her, bei dem wir Scentia gerne behilflich waren.
Der Schlüssel zur Lösung war die Einführung eines CRM-Systems. Im Falle von Scentia fiel unsere Wahl auf Pipedrive, da es die Begleitung eines Studierenden in mehreren Stufen problemlos ermöglicht.
Wichtig war in einem ersten Schritt, die einzelnen Stufen in der Pipeline zu definieren. Das ermöglicht einerseits die Übersicht auf den ersten Blick, in welchem Stadium sich welcher Lead befindet. Andererseits können klare Automatisierungen definiert werden, wenn eine bestimmte Stage im Prozess erreicht wird. So kann beispielsweise nach erfolgreicher Einschreibung automatisiert eine Willkommensemail versenden werden oder zum richtigen Zeitpunkt die Rechnung für die Immatrikulationsgebühr verschickt werden.
Darüber hinaus ermöglicht Pipedrive das Speichern der gesamten Kommunikation – keine Mails gehen mehr verloren und der Verlauf kann jederzeit abgerufen werden. Dies geht Hand in Hand mit der Möglichkeit, dass Kund*innen von Scentia vertrauliche Unterlagen abgesichert in ein Portal hochladen können. Es besteht damit keine Gefahr, dass vertrauliche Informationen an unbefugte Personen gelangen.
Die gesamte Automation kostete Scentia einen mittleren fünfstelligen Betrag. Da aber umfangreiche Teile der Administration durch die Automatisierungen wegfielen, konnte Scentia zugleich drei Vollzeitstellen einsparen. Bereits nach einem halben Jahr hatte sich damit die Investition in ihr Prozessmanagement für das Unternehmen amortisiert.
