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Wemakefuture für Neue Räume: Automatisierung des Kund*innenmanagements
So haben wir das Kund*innenmanagement eines Unternehmens automatisiert
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Wemakefuture optimiert das Projektmanagement des Kunden Neue Räume mit Hilfe von automatisierter Kund*innenkommunikation, Aufgabenteilung und digitaler Stundenerfassung. Dadurch können die Mitarbeiter*innen sich um die wesentlichen Kundenbelange kümmern, während die Prozesse im Hintergrund durch unsere Arbeit wie von Zauberhand ablaufen.
Unser Kunde Neue Räume ist ein Produzent von exklusiven Einbauküchen. Für jeden Kunden/ jede Kundin gestaltet Neue Räume eine individuelle neue Küche, deren Einbau sie auch durchführen. Neue Räume bietet also nicht nur wunderschöne Küchen, sondern auch einen ausgezeichneten Kund*innenservice an. Insbesondere die Gestaltung sowie der Einbau der Küchen erfordern dabei eine sehr enge Abstimmung mit den Kund*innen. Zugleich muss sich auch das Team von Neue Räume untereinander abstimmen, weshalb Kommunikationstools für ein optimiertes Projektmanagement notwendig wurden.
Mit Make.com baute Wemakefuture mehrere Prozesse, die Neue Räume in allen Projektstadien eine Menge Arbeit abnehmen.
Zunächst einmal wird jedes potenzielle neue Projekt von Neue Räume im CRM-System Pipedrive als Deal angelegt. Sobald ein Sales-Manager dem Kunden/ der Kundin ein Angebot machen möchte, kann er den Deal in der Pipeline in die nächste Projektstufe verschieben. Dadurch wird automatisch ein neues Angebot in Lexoffice angelegt und an den Kunden/ die Kundin verschickt. Wenn der Kunde/ die Kundin das Angebot akzeptiert, bekommt er/ sie wiederum automatisch eine Auftragsbestätigung zugestellt.
Zur Entwicklung der jeweiligen Traumküche ist die enge Abstimmung zwischen den Küchenplaner*innen und dem Kunden/ der Kundin notwendig. Nach einem ersten Entwurf braucht es oftmals mehrere Abstimmungsschleifen, bis die Küche in allen Details geplant ist. Die Automatisierung der Kommunikation erleichtert diesen Prozess und stellt außerdem sicher, dass kein Kunde/ keine Kundin im Auftragstrubel untergeht. Sobald der Entwurf von Kund*innenseite abgesegnet ist, geht es an die Planung des Einbaus. Dafür muss insbesondere ein Datum festgelegt werden, an welchem der Einbau der Küche erfolgen soll. Durch die neue Prozessoptimierung wird unter anderem mit mehreren Erinnerungen sichergestellt, dass der Kunde/ die Kundin vor Ort ist. Zudem wird auch das Ressourcing der Handwerker*innen automatisiert sichergestellt.
Sobald der Einbau einer Küche erfolgt ist, darf die Relevanz eines eleganten Abschlusses nicht unterschätzt werden. Dabei muss natürlich die Leistung in Rechnung gestellt sowie sichergestellt werden, dass die gearbeiteten Stunden von Neue Räume bezahlt werden. Darüber hinaus soll der Kunde/ die Kundin auch auf den letzten Metern des Projektes eine optimale User Experience erfahren. Um das zu ermöglichen, soll er/ sie die Möglichkeit erhalten, Feedback an Neue Räume zu geben und allenfalls Mängel des Produkts auf einfachem Wege anmelden zu können.
Durch die neuen Automatisierungen ihrer Prozesse konnten wir gemeinsam mit Neue Räume den gesamten Administrationsaufwand erheblich verringern. Das wirkt sich positiv auf das Kund*innenerlebnis bei Neue Räume aus. Nun sind die Kund*innen nicht nur in Bezug auf ihre neue Traumküche in den besten Händen, sondern auch das optimierte Projektmanagement funktioniert reibungslos. So fühlt sich der Kunde/ die Kundin von A bis Z perfekt aufgehoben.
