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Workato Review: Was kann das iPaaS Tool?

March 2, 2021
Workato Review

Die Szene der Cloud-Automatisierung steckt noch in den Kinderschuhen, das merken wir an verschiedenen Stellen immer wieder. Das Thema beziehungsweise vielmehr die Technologie ist noch nicht bei vielen Unternehmen angekommen, obwohl es so viel Potenzial bietet für unterschiedlichste Branchen, Größen und Geschäftsmodelle. Nichtsdestotrotz wächst der Markt und es kommen immer wieder neue Tools dazu, so auch Workato. Ein Grund also, warum wir uns hiermit einer Workato Review widmen möchten.

Workato ist eine Low-Code Plattform, die, ähnlich wie viele der Konkurrent:innen, verspricht, ohne viel Programmieren automatisierte Workflows und Prozessabläufe zu schaffen. “Automate the w*rk out of everything” ist der Slogan, der dahintersteckt und Workflow Automatisierung (Was ist Workflow Automatisierung) mit Künstlicher Intelligenz und Bots anreichern möchte. 

Wir haben das Tool mal einem Test unterzogen und möchten das Ergebnis nicht nur hier darstellen, sondern auch punktuell mit anderen Tools wie Zapier, Integromat oder PowerAutomate vergleichen. Da der Markt solcher iPaaS Tools im stetigen Wandel und hart umkämpft ist, können solche Vergleiche besonders interessant sein. Aber los geht unsere Workato Review natürlich mit der Frage, was Workato überhaupt ist.

Was ist Workato? 

Workato ist eine iPaaS Software, aber was genau bedeutet das? iPaaS oder auch Integration Platform as a Service ist eine Technologie der Cloud Integration. Cloud Integration meint, dass Daten und Informationen durch geschickte Verknüpfung automatisch von Cloud-Anwendung zu Cloud-Anwendung geschoben werden und so automatisierte Prozessabläufe (oder auch Workflows) schafft. So können wiederkehrende und standardisierte Prozesse von Bots übernommen werden und müssen nicht mehr händisch ausgeführt werden.  

Cloud Integration ist aber eher als Überbegriff zu verstehen, es braucht Technologien, die dieses Konzept umsetzen. Und hier kommt iPaaS ins Spiel. 

IPaaS Software bietet eine zentrale Konsole zur Verwaltung, Steuerung und Integration cloud-basierter Anwendungen. Sie lassen also Cloud Integration wahr werden, indem auf einer Plattform die benötigten Cloud-Anwendungen miteinander verknüpft werden. So werden Daten ausgetauscht und Tools, die eigentlich nicht die gleiche Sprache sprechen, können Informationen selbstständig austauschen. Deutlicher wird dies durch ein Beispiel: 

Du erhältst per E-Mail die Information eines Kunden, dass sich dessen Firmenanschrift geändert hat. Statt händisch dein CRM und deine Buchhaltungssoftware zu öffnen und dort die Änderungen zu übernehmen oder die verantwortlichen Kolleg:innen zu informieren, übernimmt das iPaaS für dich. Durch einen vordefinierten Auslöser (auch “Trigger”), in diesem Fall “Adressänderung”, startet der Prozess und die Informationen werden aus deinem E-Mail-Tool (etwa Outlook oder GMail) automatisch ans CRM (bspw. Pipedrive oder Hubspot) und die Buchhaltung (Lexoffice oder auch sevDesk) übertragen. 

Durch solch ein banales Beispiel, das nur drei Anwendungen und sehr wenige Klicks beinhaltet, möchten wir verdeutlichen, dass iPaaS täglich in ganz unterschiedlichen Prozessen helfen kann. Hochgerechnet über das gesamte Team, zahlreiche Prozesse und einen längeren Zeitraum wird dadurch nicht nur mehr Zeit für Datenpflege gespart, sondern auch stattdessen mehr Zeit gewonnen, für weniger stumpfe Aufgaben. 

Workato ist also eine solche iPaaS Plattform. Wie die Konkurrent:innen auch, können in Workato Auslöser (Trigger) und anschließende Actions definiert werden. Das alles geschieht in einer zugegeben, sehr ansehnlichen Ansicht, auf welcher der Prozess “zusammengesteckt” werden kann. Workatos Versprechen dabei ist, sowohl IT-Teams, als aber auch Geschäftsteams schnelle Integrationen zu ermöglichen. Die Schnellichkeit soll insbesondere über vorgefertigte Prozesse (Workato nennt das Rezepte) und die Unterstützung von mehr als 1000 SaaS Tools geschehen. 

Workato-Review-Prozess
Ansicht eines Workflows in Workato

Das besondere an Workato ist, dass es sowohl die Technologie iPaaS (die cloudbasiert arbeitet) und RPA (Robotic Process Automation, die mit on-prem Technologien arbeitet) verbindet. Wir erklären in diesem Blogpost, wo der Unterschied zwischen iPaaS und RPA liegt. So möchte Workato das Beste aus beiden Welten vereinbaren und eine umfassende Lösung, auch für große Enterprises, bereitstellen. 

Workato Review: unser Test mit der iPaaS Plattform 

Erster Eindruck 

Auf den ersten Eindruck ist es etwas schwierig, dem Funnel auf der Seite zu folgen und sich ein Testkonto zu erstellen. Denn statt eines Buttons "Jetzt Testversion starten", wie es viele Konkurrent:innen wie Zapier, Integromat oder PowerAutomate machen, zeigt uns Workato lediglich die Option “Book a Demo” hinter der sich ein Formular zur Buchung einer Demo verbirgt. Für diese Demo muss nicht nur Name und E-Mail, sondern auch die Telefonnummer angegeben werden. Um das zu umgehen, gibt es die Option, sich mit dem eigenen Office365, Google oder Slack Account einzuloggen. Wird diese Option ausgewählt, gelangst du direkt Probe-Abo.

Hierbei fällt direkt ein Unterschied zu anderen Tools wie Zapier oder Integromat auf: Es gibt kein kostenloses Basis-Modell, sondern lediglich ein kostenfreies Testkonto für 30 Tage. Darauf gehen wir unter dem Punkt Pricing näher ein. 

Workato unterstützt zudem mehr als 1000 Apps, was wirklich solide ist und mit den gängigsten Tools mithalten kann. Durch die eingebauten Audits und Compliance sollen höchste DSGVO und SOC Anforderungen erfüllt werden. Ein Punkt, den wir sehr gerne erwähnen, da der Datenschutz bei der Integration zahlreicher Anwendungen ein gerne übersehener aber immens wichtiger Punkt ist.  

Hast du dir ein Testkonto erstellt, kannst du auch direkt loslegen mit der Integration. Das Layout ist in unseren Augen sehr einfach und klar gehalten, wodurch schnell ein guter Überblick entsteht. Durch die vorgefertigten Prozesse, sogenannte Recipes, erhältst du direkt Vorschläge, welche Prozesse wie automatisiert werden könnten. Wir waren sehr angetan von dieser Ansicht und glauben, dass auch absoluten Automation-Beginnern der Start mit Workato nicht schwerfällt. Neben den zur Verfügung gestellten Recipes kannst du dir auch eigene Recipes, also im Prinzip Templates, bauen und speichern.  

Das Tolle ist, dass die Seite "Entwicklung" einen Produktions- und einen Testbereich für die Szenarien hat. So bekommt man einen besseren Überblick über die durchgeführten Tests und deren Ergebnis. Ein Feature, das wir als Developer dankend annehmen.

Layout und Bedienung 

Das Layout ist in etwa vergleichbar mit dem Layout von Zapier, also linear aufgebaut. In unserem kleinen Test haben wir natürlich auch Airtable, eine unserer Lieblingsapps für Datenbanken, genutzt. Airtable selbst macht es dir schon sehr leicht, die Anwendung zu integrieren. Doch Workato selbst holt noch mal mehr aus dem Tool raus. Über einen generierten API-key wird Airtable verknüpft und die dort vorliegenden Bases (also Tabellen) liegen nicht nur in alphabetischer Reihenfolge vor (oh yeah, das ist wirklich nicht selbst verständlich) und sind ebenfalls durchsuchbar (ebenfalls nicht selbstverständlich). Tatsächlich, solche kleinen Details begeistern uns. 

Ansicht von Workatos Dashboard
Verknüpfung von Apps in Workato

Die Bedienung ist intuitiv und sehr ähnlich wie bei Integromat. Im Dashboard-Reiter siehst du zudem eine einfache Übersicht über alle Automatisierungen sowie eine Übersicht über deine angeschlossenen Apps. 

Unterstützte Apps 

Eine Herausforderung für die Anbieter:innen von iPaaS Tools könnte nicht zuletzt sein, wer schneller bei der Integration von weiteren API-Endpunkten ist. Hier haben wir beispielsweise bei Workato einige Features entdeckt, auf die wir bei anderen Tools noch hoffnungsfroh warten. Auch die umfassende und stabile Integration der großen Softwares wie SAP oder Microsoft kann ein riesen Vorteil sein, da sie selbst sehr stark in die Infrastruktur eines Unternehmens integriert sind und viele User haben.  

Ganz klare Marktführerin bei der quantitativen Anbindung der Apps ist Zapier. Mit mittlerweile mehr als 3000 Apps (und es werden täglich mehr), kann Workato mit rund 1000 Apps nicht mithalten. Nichtsdestotrotz sind die wichtigsten Anwendungen vertreten: Amazon Lambda/S3, Asana/Jira, Cisco Webex, Dropbox, DocuSign, die gesamte GSuite, MailChimp oder auch MySQL werden von Workato unterstützt. Somit sind einige der größten und gängigsten Cloud-Apps integriert, um Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.  

Workato Review: Pricing 

Fürs Pricing bietet Workato zwei Optionen: Einerseits “Workato for your Business” und andererseits “Workato for your Product”. Workato for your Business gliedert sich in zwei Stufen auf: Required und As needed. Required, also notwendig ist der Start mit dem eigenen Workspace, der Unlimited Apps, unlimited Connections und unlimited Users beinhaltet. Obendrauf, also as needed, kannst du noch deine eigenen Recipes packen. Diese können individuell oder als Paket von 10, 25, 50 oder 100 Recipes erworben werden. Workato verspricht hier Zugriff auf mehr als 400.000 Recipes. Und was kosten diese beiden Optionen nun? 

Nunja, das verrät Workato nicht. Denn statt eines Preisschilds, wie es viele Konkurrent:innen wie Zapier, Integromat oder PowerAutomate machen, zeigt uns Workato lediglich die Option “Get a Quote” hinter der sich die zuvor genannte Buchung einer Demo verbirgt. Füllst du das Formular aus, wirst du zunächst per E-Mail kontaktiert, um weitere Erwartungen und Wünsche zu klären. das 30-Day-Trial ist also durchaus etwas versteckt auf der Seite.

Workato-Review-Pricing-Business
Quelle: https://www.workato.com/pricing

“Workato for your Product” bietet Integrationen über ein eingebettetes Angebot von Workato. So können Unternehmen Workflow-Automatisierungen in ihr Produkt einbringen - mit minimalem bis gar keinem technischen Aufwand. Auch hier kann lediglich eine Demo vereinbart werden. Kein Preisschild, keine Preisspanne.  

Workato-Review-Pricing-Product
Quelle: https://www.workato.com/pricing

Eine solche Pricing Strategie lässt darauf schließen, dass Workatos Zielgruppe Großunternehmen und Enterprises sind, die gewillt sind, ohne vorherige Informationen eine solche Demo anzufragen. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zu Tools wie Zapier oder Integromat, die von Anfang an transparent die verschiedenen Subscriptions und Preise kommunizieren. Natürlich bieten auch diese beiden Tools individuelle Preisanfragen für große und größte Unternehmen an, die man in einem engen Austausch erarbeiten kann.  

In unseren Augen ist das aufwendige Anlegen eines Test-Accounts jedoch eher abschreckend. Zumindest der Free-Trial sollte deutlich einfacher abzuschließen sein, damit sich Interessent:innen ein Bild von Workato machen können, bevor eine Preisanfrage gestellt wird. Besonders vor dem Hintergrund, dass Cloud-Automatisierung noch am Anfang steht, finden wir solche Features immens wichtig, um mehr und mehr Menschen dafür zu begeistern.  

Fazit unserer Workato Review: Was kann das Tool?

Workatos technische Möglichkeiten und übersichtliche Umgebung haben uns im Test definitiv überzeugt. Hier muss sich das Tool nicht vor Zapier oder Integromat verstecken, sondern existiert auf Augenhöhe. Schwieriger wird jedoch der Vergleich der Tools, wenn es um das Pricing geht. Workato fährt hier eine ganz andere Strategie, die, wie bereits erwähnt, eher auf Enterprises und Corporates abzielt. Vor diesem Hintergrund und unter dem Aspekt, dass Workato auch RPA unterstützt, könnte Workato eher mit Automation Hero verglichen werden.

Automation Hero möchte ebenfalls eine zentrale Plattform für iPaaS, RPA und KI abbilden mit der klaren Zielgruppe Konzerne. In unseren Augen ist das kein schlechtes Geschäftsmodell aber bringt auch ganz andere Anforderungen insbesondere bezüglich Datenschutz und Compliance mit sich. Angesichts dieser Strategie können wir Workato für KMUs aktuell nicht empfehlen. Für die erforderlichen Integrationen können Tools wie Zapier oder Integromat für standardisierte und planbare Subscriptions den gleichen Mehrwert bringen. Nichtsdestotrotz sind wir froh, dass mehr und mehr Tools den Automation Markt bereichern und auch vor Enterprises als Zielgruppe nicht zurückschrecken.

Wir hoffen natürlich, diese Workato Review hat dir weitergeholfen. Für alle, die jedoch schnell Cloud Automatisierung wahr werden lassen möchten, empfehlen wir Integromat oder Zapier. Diese Tools sind insbesondere für KMUs aber auch für Großunternehmen bewährt und erfolgreich. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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