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Workato Review: Was kann das iPaaS Tool?

2.3.2021
Workato Review: Was kann das iPaaS Tool im Vergleich?

Workato Review: Was kann das iPaaS Tool im Vergleich?
Workato Review: Was kann das iPaaS Tool im Vergleich?

Die Szene der Cloud-Automatisierung steckt noch in den Kinderschuhen, das merken wir an verschiedenen Stellen¬†immer wieder.¬†Das Thema beziehungsweise vielmehr die Technologie ist noch nicht bei vielen Unternehmen angekommen, obwohl es so viel Potenzial bietet f√ľr unterschiedlichste Branchen, Gr√∂√üen und Gesch√§ftsmodelle. Nichtsdestotrotz w√§chst der Markt und es kommen immer wieder neue Tools dazu, so auch¬†Workato.¬†Ein Grund also, warum wir uns hiermit einer Workato Review widmen m√∂chten.

Workato¬†ist eine Low-Code Plattform, die, √§hnlich wie viele der¬†Konkurrent:innen, verspricht, ohne viel Programmieren automatisierte Workflows und Prozessabl√§ufe zu schaffen. ‚ÄúAutomate¬†the¬†w*rk out¬†of¬†everything‚ÄĚ ist der Slogan, der¬†dahintersteckt¬†und Workflow Automatisierung (Was ist Workflow Automatisierung) mit K√ľnstlicher Intelligenz und Bots anreichern m√∂chte.¬†

Wir haben das¬†Tool mal einem Test unterzogen und¬†m√∂chten das Ergebnis nicht nur hier darstellen, sondern auch punktuell mit anderen Tools wie Zapier, Make oder PowerAutomate vergleichen. Da der Markt solcher iPaaS Tools im stetigen Wandel und hart umk√§mpft ist, k√∂nnen solche Vergleiche besonders interessant sein. Aber los geht unsere Workato Review nat√ľrlich mit der Frage, was Workato √ľberhaupt ist.

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Was ist Workato? 

Workato¬†ist eine iPaaS Software, aber was genau bedeutet das? iPaaS oder auch¬†Integration¬†Platform¬†as¬†a Service ist eine Technologie der Cloud Integration. Cloud Integration meint, dass Daten und Informationen durch geschickte Verkn√ľpfung automatisch¬†von Cloud-Anwendung zu Cloud-Anwendung geschoben werden und so automatisierte Prozessabl√§ufe (oder auch Workflows) schafft. So k√∂nnen wiederkehrende und standardisierte Prozesse von Bots √ľbernommen werden und m√ľssen nicht mehr h√§ndisch ausgef√ľhrt werden.¬†¬†

Cloud Integration ist aber eher als Überbegriff zu verstehen, es braucht Technologien, die dieses Konzept umsetzen. Und hier kommt iPaaS ins Spiel. 

IPaaS Software bietet eine zentrale Konsole zur Verwaltung, Steuerung und Integration¬†cloud-basierter Anwendungen. Sie lassen also Cloud Integration wahr werden, indem auf einer Plattform die ben√∂tigten Cloud-Anwendungen miteinander verkn√ľpft werden. So werden Daten ausgetauscht und Tools, die eigentlich nicht die gleiche Sprache sprechen, k√∂nnen Informationen selbstst√§ndig austauschen. Deutlicher wird dies durch ein Beispiel:¬†

Du erh√§ltst per E-Mail die Information eines Kunden, dass sich dessen Firmenanschrift ge√§ndert hat. Statt h√§ndisch dein CRM und deine Buchhaltungssoftware zu √∂ffnen und dort die √Ąnderungen zu √ľbernehmen oder die verantwortlichen¬†Kolleg:innen¬†zu informieren, √ľbernimmt das iPaaS f√ľr dich. Durch einen vordefinierten Ausl√∂ser (auch ‚ÄúTrigger‚ÄĚ), in diesem Fall ‚ÄúAdress√§nderung‚ÄĚ, startet der Prozess und die Informationen werden aus deinem E-Mail-Tool (etwa Outlook oder¬†GMail) automatisch ans CRM (bspw.¬†Pipedrive¬†oder¬†Hubspot) und die Buchhaltung (Lexoffice oder auch¬†sevDesk) √ľbertragen.¬†

Durch solch ein banales Beispiel, das nur drei Anwendungen und sehr wenige Klicks beinhaltet, m√∂chten wir verdeutlichen, dass iPaaS t√§glich in ganz unterschiedlichen Prozessen helfen kann. Hochgerechnet √ľber das gesamte Team, zahlreiche Prozesse und einen l√§ngeren Zeitraum wird dadurch nicht nur mehr Zeit f√ľr Datenpflege gespart, sondern auch stattdessen mehr Zeit gewonnen, f√ľr weniger stumpfe Aufgaben.¬†

Workato¬†ist also eine solche iPaaS Plattform. Wie die Konkurrent:innen auch, k√∂nnen in¬†Workato¬†Ausl√∂ser (Trigger) und anschlie√üende Actions definiert werden.¬†Das alles geschieht in einer zugegeben, sehr ansehnlichen Ansicht, auf welcher der Prozess ‚Äúzusammengesteckt‚ÄĚ werden kann.¬†Workatos¬†Versprechen dabei ist, sowohl¬†IT-Teams,¬†als aber auch Gesch√§ftsteams schnelle Integrationen zu erm√∂glichen. Die¬†Schnellichkeit¬†soll insbesondere √ľber vorgefertigte Prozesse (Workato¬†nennt das Rezepte) und die Unterst√ľtzung von mehr als 1000 SaaS Tools geschehen.¬†

Workato-Review-Prozess
Ansicht eines Workflows in Workato

Das besondere an¬†Workato¬†ist, dass es sowohl die Technologie iPaaS (die cloudbasiert arbeitet) und RPA (Robotic¬†Process¬†Automation, die mit on-prem¬†Technologien arbeitet) verbindet. Wir erkl√§ren in diesem Blogpost, wo der Unterschied zwischen iPaaS und RPA liegt. So m√∂chte¬†Workato¬†das Beste aus beiden Welten vereinbaren und eine umfassende L√∂sung, auch f√ľr gro√üe Enterprises, bereitstellen.¬†

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Workato Review: unser Test mit der iPaaS Plattform 

Erster Eindruck 

Auf den ersten Eindruck ist es etwas schwierig, dem¬†Funnel¬†auf der Seite zu folgen und sich ein Testkonto zu erstellen. Denn statt eines Buttons "Jetzt Testversion starten", wie es viele Konkurrent:innen wie Zapier, Make oder¬†PowerAutomate¬†machen, zeigt uns¬†Workato¬†lediglich die Option ‚ÄúBook a Demo‚ÄĚ hinter der sich¬†ein Formular zur Buchung einer Demo verbirgt.¬†F√ľr diese Demo muss nicht nur Name und E-Mail, sondern auch die Telefonnummer angegeben werden.¬†Um das zu umgehen, gibt es die Option, sich mit dem eigenen Office365, Google oder Slack Account einzuloggen. Wird diese Option ausgew√§hlt, gelangst du direkt Probe-Abo.

Hierbei f√§llt direkt ein Unterschied zu anderen Tools wie¬†Zapier¬†oder¬†Make auf: Es gibt kein kostenloses Basis-Modell, sondern lediglich ein kostenfreies Testkonto f√ľr 30 Tage. Darauf gehen wir unter dem Punkt Pricing n√§her ein.¬†

Workato¬†unterst√ľtzt zudem mehr als 1000 Apps, was wirklich solide ist und mit den g√§ngigsten Tools mithalten kann. Durch die eingebauten Audits und Compliance sollen h√∂chste DSGVO und SOC Anforderungen erf√ľllt werden. Ein Punkt, den wir sehr gerne erw√§hnen, da der Datenschutz bei der Integration zahlreicher Anwendungen ein gerne √ľbersehener aber immens wichtiger Punkt ist.¬†¬†

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Hast du dir ein Testkonto erstellt, kannst du auch direkt loslegen mit der Integration. Das Layout ist in unseren Augen sehr einfach und klar gehalten, wodurch schnell ein guter √úberblick entsteht. Durch die vorgefertigten Prozesse, sogenannte¬†Recipes, erh√§ltst du direkt Vorschl√§ge, welche Prozesse wie automatisiert werden k√∂nnten. Wir waren sehr angetan von dieser Ansicht und¬†glauben, dass auch absoluten Automation-Beginnern der Start mit¬†Workato¬†nicht¬†schwerf√§llt. Neben den zur Verf√ľgung gestellten¬†Recipes kannst du dir auch eigene¬†Recipes, also im Prinzip Templates, bauen und speichern.¬†¬†

Das Tolle ist, dass die Seite "Entwicklung" einen Produktions- und einen Testbereich f√ľr die Szenarien hat. So bekommt man einen besseren √úberblick √ľber die durchgef√ľhrten Tests und deren Ergebnis. Ein Feature, das wir als Developer dankend annehmen.

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Layout und Bedienung 

Das Layout ist in etwa vergleichbar mit dem Layout von¬†Zapier, also¬†linear aufgebaut. In unserem kleinen Test haben wir nat√ľrlich auch¬†Airtable, eine unserer¬†Lieblingsapps¬†f√ľr Datenbanken, genutzt.¬†Airtable¬†selbst macht es dir schon sehr leicht, die Anwendung zu integrieren. Doch¬†Workato¬†selbst holt noch mal mehr aus dem Tool raus. √úber einen generierten API-key¬†wird¬†Airtable¬†verkn√ľpft und die dort vorliegenden Bases (also Tabellen) liegen nicht nur in alphabetischer Reihenfolge vor (oh¬†yeah, das ist wirklich nicht selbst verst√§ndlich) und sind ebenfalls¬†durchsuchbar (ebenfalls nicht selbstverst√§ndlich).¬†Tats√§chlich, solche kleinen Details begeistern uns.¬†

Ansicht von Workatos Dashboard
Verkn√ľpfung von Apps in Workato

Die Bedienung ist intuitiv und sehr √§hnlich wie bei¬†Make.¬†Im Dashboard-Reiter siehst du zudem eine einfache √úbersicht √ľber alle Automatisierungen sowie eine √úbersicht √ľber deine angeschlossenen Apps.¬†

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Unterst√ľtzte Apps¬†

Eine Herausforderung f√ľr die¬†Anbieter:innen¬†von iPaaS Tools k√∂nnte nicht zuletzt sein,¬†wer schneller bei der Integration von¬†weiteren¬†API-Endpunkten ist.¬†Hier haben wir beispielsweise bei¬†Workato¬†einige Features entdeckt, auf die wir bei anderen Tools noch hoffnungsfroh warten.¬†Auch die¬†umfassende und stabile¬†Integration der gro√üen¬†Softwares¬†wie SAP oder Microsoft kann ein¬†riesen¬†Vorteil sein, da sie selbst sehr stark in die Infrastruktur¬†eines Unternehmens¬†integriert sind und viele¬†User haben.¬†¬†

Ganz klare Marktf√ľhrerin bei der quantitativen Anbindung der Apps ist¬†Zapier. Mit mittlerweile mehr als 3000 Apps (und es werden t√§glich mehr), kann¬†Workato¬†mit rund 1000 Apps nicht mithalten. Nichtsdestotrotz sind die wichtigsten Anwendungen vertreten:¬†Amazon Lambda/S3,¬†Asana/Jira,¬†Cisco¬†Webex,¬†Dropbox,¬†DocuSign, die gesamte¬†GSuite,¬†MailChimp¬†oder auch¬†MySQL werden von¬†Workato¬†unterst√ľtzt. Somit sind einige¬†der¬†gr√∂√üten und g√§ngigsten¬†Cloud-Apps integriert, um Automatisierungen f√ľr¬†wiederkehrende¬†Aufgaben zu erstellen.¬†¬†

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Workato Review: Pricing 

F√ľrs Pricing bietet¬†Workato¬†zwei Optionen: Einerseits ‚ÄúWorkato¬†for¬†your¬†Business‚ÄĚ und andererseits ‚ÄúWorkato¬†for¬†your¬†Product‚ÄĚ.¬†Workato¬†for¬†your¬†Business gliedert sich in zwei Stufen¬†auf:¬†Required¬†und As¬†needed.¬†Required, also notwendig ist der Start mit dem eigenen Workspace, der¬†Unlimited Apps,¬†unlimited¬†Connections und¬†unlimited¬†Users beinhaltet. Obendrauf, also¬†as¬†needed, kannst du noch deine eigenen¬†Recipes¬†packen. Diese k√∂nnen individuell oder als Paket von 10, 25, 50 oder 100¬†Recipes¬†erworben werden.¬†Workato¬†verspricht hier Zugriff auf mehr als 400.000¬†Recipes.¬†Und was kosten diese beiden Optionen nun?¬†

Nunja, das verr√§t¬†Workato¬†nicht. Denn statt eines Preisschilds, wie es viele¬†Konkurrent:innen¬†wie¬†Zapier,¬†Make oder¬†PowerAutomate¬†machen, zeigt uns¬†Workato¬†lediglich die Option ‚ÄúGet¬†a Quote‚ÄĚ hinter der sich¬†die zuvor genannte Buchung einer Demo verbirgt.¬†F√ľllst du das Formular aus, wirst du zun√§chst per E-Mail kontaktiert, um weitere Erwartungen und W√ľnsche zu kl√§ren. das 30-Day-Trial ist also durchaus etwas versteckt auf der Seite.

Workato-Review-Pricing-Business
Quelle: https://www.workato.com/pricing

‚ÄúWorkato¬†for¬†your¬†Product‚ÄĚ bietet Integrationen √ľber ein eingebettetes Angebot von¬†Workato. So k√∂nnen Unternehmen¬†Workflow-Automatisierungen in¬†ihr¬†Produkt¬†einbringen - mit minimalem bis gar keinem technischen Aufwand.¬†Auch hier kann lediglich eine Demo vereinbart werden. Kein Preisschild, keine Preisspanne.¬†¬†

Workato-Review-Pricing-Product
Quelle: https://www.workato.com/pricing

Eine solche Pricing Strategie l√§sst darauf schlie√üen, dass¬†Workatos¬†Zielgruppe Gro√üunternehmen und Enterprises sind, die gewillt sind, ohne vorherige Informationen eine solche Demo anzufragen. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zu Tools wie¬†Zapier¬†oder¬†Make, die von Anfang an transparent die verschiedenen¬†Subscriptions¬†und Preise kommunizieren. Nat√ľrlich bieten auch diese beiden Tools individuelle Preisanfragen f√ľr gro√üe und gr√∂√üte Unternehmen an, die man in einem engen Austausch erarbeiten kann.¬†¬†

In unseren Augen ist das aufwendige Anlegen eines Test-Accounts jedoch eher abschreckend. Zumindest der Free-Trial sollte deutlich einfacher abzuschlie√üen sein, damit sich¬†Interessent:innen¬†ein Bild von¬†Workato¬†machen k√∂nnen, bevor eine Preisanfrage gestellt wird. Besonders vor dem Hintergrund,¬†dass Cloud-Automatisierung noch am Anfang steht, finden wir solche Features immens wichtig, um mehr und mehr Menschen daf√ľr zu begeistern.¬†¬†

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Fazit unserer Workato Review: Was kann das Tool?

Workatos technische M√∂glichkeiten und √ľbersichtliche Umgebung haben uns im Test definitiv √ľberzeugt. Hier muss sich das Tool nicht vor Zapier oder Make verstecken, sondern existiert auf Augenh√∂he. Schwieriger wird jedoch der Vergleich der Tools, wenn es um das Pricing geht. Workato f√§hrt hier eine ganz andere Strategie, die, wie bereits erw√§hnt, eher auf Enterprises und Corporates abzielt. Vor diesem Hintergrund und unter dem Aspekt, dass Workato auch RPA unterst√ľtzt, k√∂nnte Workato eher mit Automation Hero verglichen werden.

Automation Hero m√∂chte ebenfalls eine zentrale Plattform f√ľr iPaaS, RPA und KI abbilden mit der klaren Zielgruppe Konzerne. In unseren Augen ist das kein schlechtes Gesch√§ftsmodell aber bringt auch ganz andere Anforderungen insbesondere bez√ľglich Datenschutz und Compliance mit sich. Angesichts dieser Strategie k√∂nnen wir Workato f√ľr KMUs aktuell nicht empfehlen. F√ľr die erforderlichen Integrationen k√∂nnen Tools wie Zapier oder Make f√ľr standardisierte und planbare Subscriptions den gleichen Mehrwert bringen. Nichtsdestotrotz sind wir froh, dass mehr und mehr Tools den Automation Markt bereichern und auch vor Enterprises als Zielgruppe nicht zur√ľckschrecken.

Wir hoffen nat√ľrlich, diese Workato Review hat dir weitergeholfen. F√ľr alle, die jedoch schnell Cloud Automatisierung wahr werden lassen m√∂chten, empfehlen wir Make oder Zapier. Diese Tools sind insbesondere f√ľr KMUs aber auch f√ľr Gro√üunternehmen bew√§hrt und erfolgreich. Wir unterst√ľtzen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, M√∂glichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
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02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC ‚Äď who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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