Was ist...?

Was ist Airtable: Wie funktioniert Airtable?

February 2, 2020
Was ist Airtable

Kommt dir das bekannt vor:  

Du hast dir über die Jahre alle Möglichkeiten von Excel zu eigen gemacht und hast für dich selbst zahlreiche Excel-Dateien so aufgearbeitet, dass du gar nicht verstehen kannst, wie andere Excel nicht auch lieben können. 

Oder du hast genau so eine Person im Team, die immer auf Excel setzt und alles dort umsetzen möchtest, findest das Tabellenkalkulationsprogramm aber überhaupt nicht intuitiv und musst bei jeder zweiten Funktion googeln, wie das nochmal ging.  

Tabellenkalkulationstools wie Airtable können wahre Power-Maschinen sein. Mit unzähligen verknüpften und mit Funktionen belegten Feldern lassen sich riesige relative Datenbanken bauen, die nahezu jede Information abbilden können. Das Problem: Diese sollte dann nur noch von den Profis angefasst werden. Denn neue Daten an der richtigen Stelle einzutragen, ohne Formatierungen oder Funktionen zu beeinträchtigen kann zum Minenfeld werden. 

Aber ist das wirklich zielführend? Komplexe Tabellen und Datenbanken, die jedoch kaum mehr bedient werden können? Letztendlich liegt es an dir, diese Frage zu beantworten. Wir finden jedoch, Datenbanken und Tabellen sollten für alle zugänglich, intuitiv und leicht bedienbar sein. Genau darum feiern wir Airtable so sehr.  

Das Tool verspricht, die Power einer Datenbank mit der Vertrautheit einer Tabellenkalkulation zu verbinden und wir können uns dieser Aussage nicht entziehen. Aber was ist Airtable genau? Wie funktioniert es? Und warum nutzen wir das Tool in nahezu jedem unserer Automatisierungsprojekte? 

Was ist Airtable? 

Airtable ist cloudbasiert, also lediglich über den Browser zu erreichen. Und das Beste: Die Anwendung hat eine API und kommt von Haus aus mit zahlreichen Automatisierungen. Dazu aber gleich mehr. In der Anwendung ist Airtable auf den ersten Blick wirklich sehr ähnlich wie bekannte Tabellenkalkulationen. Startest du eine neue Tabelle, eine sogenannte Base, dann hast du dort vorangelegte Spalten und kannst diese nach Belieben formatieren, benennen und anbauen. Auch können innerhalb einer Base mehrere Tabellen, Tables, angelegt werden. Auch das ist eine vertraute Funktion. Was jedoch auffällt: Die Ansicht ist wahrlich aufgeräumt, auf den ersten Blick könntest du fast denken, dass du nahezu keinerlei Funktionen umsetzen kannst: 

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Doch der Schein trügt. Airtable möchte nämlich gar nicht eine reine Tabellenkalkulation sein und zeigt das eindrücklich über die verschiedenen Ansichten. Denn neben der Grid Ansicht gibt es für jede Tabelle eine Kalendar-, Galerie, Kanban-, Gantt- oder sogar Formular-Ansicht. So kann die Plattform für verschiedenste Anwendungen verwendet sein. Unterstützt werden die Ansichten durch zahlreiche Filter-, Sortier- und Gruppierfunktionen, sodass die richtige Ansicht für jede Information einsehbar und auch abspeicherbar ist.  

Firmen Dashboard bauen – Alle Daten in einem Tool - Airtable als Dashboard

Airtable nennt sich selbst eine leistungsstarke Online-Plattform zur Erstellung und gemeinsamen Nutzung des Business Management Tools. Und tatsächlich, das Tool kann deutlich mehr, als einfach nur stupide Daten erfassen und Abhängigkeiten erzeugen. Über die verschiedenen Ansichten kannst du dir selbst ein Dashboard schaffen, das alle Informationen an einem zentralen Ort zeigt.  

Während Datenbanken unter Nicht-Programmierer:innen einen schlechten Ruf bekommen können, weil sie entmutigend und schwer zu bearbeiten sind, ist Airtable mit Integromat und Zapier die einfachste und individuelleste Entwicklung, die du erhalten kannst. Es ist farbenfroh, anwendungsfreundlich und erlaubt es allen, ein Unternehmensdashboard in Minutenschnelle zu erstellen, um Informationen über alles Mögliche zu speichern, zu organisieren und zusammenzuarbeiten - wie z.B. Mitarbeiterverzeichnisse, Produktbestände und sogar Wohnungssuche - ohne dass SQL erforderlich ist. 

Airtable Experten und Support auf Deutsch - Wemakefuture.

Wir finden: Airtable stellt die Datenbank mit einer benutzerfreundlichen Übersicht neu dar. Noch dazu bieten über 50 Vorlagen inklusive Automatisierungen für typische Unternehmensprozesse, Dienstleistungen und Anwendungen, die wir einfach importieren können, unzählige Möglichkeiten. So kann Airtable als Unternehmensdashboard und Datenbank genutzt werden.  

Firmen und Unternehmen automatisieren mit Airtable!

Wir haben es weiter oben kurz angesprochen und halten diese Eigenschaft für einen wahren Game-Changer: Airtable ist nicht nur freundlich in der Anwendung und erlaubt es allen, ein Unternehmensdashboard zu erstellen, Informationen über alles im Unternehmen zu speichern, organisieren und zusammenzuführen. Denn Airtable bietet bereits selbst Automatisierungen, die durch Zapier oder Integromat noch erweitert werden können.  

Denn wird Airtable automatisiert, kann sich dein Team auf die Arbeit zu konzentrieren, die wichtig ist. Durch integrierte Automations lässt dich Airtable Trigger, also Auslöser, auswählen, wie beispielsweise “Eintrag erfüllt gewisse Bedingungen” oder “Ein Eintrag wurde aktualisiert”. Aber auch andere Tools wie Google Sheets oder Outlook können durch solche Trigger verknüpft werden.  

Im Anschluss folgt dann eine Action, die Airtable ausführt, wie beispielsweise “E-Mail senden” oder “Run Script”. Ein denkbares Beispiel hierfür wäre, dass die verantwortlichen Mitarbeiter:innen immer automatisch eine E-Mail erhalten, wenn ein gewisser Eintrag in die Tabelle getätigt wurde. Doch zusätzlich zu diesen kleinen automatisierten Prozessabläufen geht bei Airtable noch viel mehr. 

Über die Automatisierung mit Zapier oder Integromat holen wir mehr aus Airtable raus. In nahezu jedem Projekt setzen wir Airtable an der ein oder anderen Stelle als Datenbank ein. Wieso? Weil es uns dieses Tool so unglaublich einfach macht, qualitativ wertvolle Daten automatisch in das Tool eintragen zu lassen und im Anschluss weiterzuverwenden. Hierfür ein Beispiel aus einem unserer kürzlich umgesetzten Projekte: 

Die Industriekund:innen des Unternehmens füllen zu Beginn des Prozesses ein Formular online aus. Dieses Formular ist extrem umfassend und fragt viele Details zum Thema Energieeinsparung und –effizienz ab. Allein das Ausfüllen dieses Formular benötigt (unter Anleitung) einige Zeit. Natürlich wäre es möglich, die Antworten dieses Formulars im Anschluss völlig unberührt auszuwerten. Aber bei rund 60 Fragen mit mehreren Auswahlmöglichkeiten möchten wir das niemandem antun. Darum haben wir das Formular, mit Airtable verknüpft.  

So werden zunächst alle Antworten automatisch in eine vorgefertigte Airtable Tabelle überführt. Hier könnte der Prozess stehen bleiben und wir uns einfach auf die oben genannte Übersichtlichkeit von Airtable verlassen. Aber nein. Im Anschluss werden die in Airtable strukturierten Daten nicht nur automatisch ausgewertet (über vordefinierte Scores von 0 bis 100), sondern auch das Tool Stacker überführt. Stacker baut auf Airtable auf und bietet eine noch bessere Visualisierung der Daten. Dort können sich die Industriekund:innen nun einloggen und ihr Ergebnis einsehen. Alle Daten aus Airtable wurden synchronisiert, ausgewertet und in verständlichen Formaten dargestellt. 

In unseren Augen ist Airtable aktuell das Non-Plus-Ultra, wenn es um automatisierte Datenbanken in der Cloud geht. Wenn du mit Daten arbeitest, und wir vermuten, das trifft auf fast alle Unternehmen zu, lohnt sich ein Blick auf das Tool. Wenn es doch etwas umfassender sein soll, bieten wir gerne eine kostenfreie Airtable Beratung an. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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