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Wann ist eine Aufgabe automatisierbar?

January 9, 2021
Wann ist eine Aufgabe automatisierbar

Du erhältst eine automatische Auftragsbestätigung nach erfolgreichem Kauf in einem Online-Shop? Die Versandbestätigung deines Pakets erfolgt in Echtzeit mit anschließender Paketverfolgung? Eine Terminerinnerung erscheint 15 Minuten vor deinem Kalenderereignis? All das sind kleine Beispiele für erfolgreiche Automatisierung. 

Doch bei der Frage, ob die eigene Aufgabe automatisierbar ist oder zumindest Teile davon automatisiert werden können, sieht es häufig schon anders aus. Das Thema scheint komplex und die Möglichkeit, Zeit zu sparen, mit viel Aufwand im Voraus verbunden. Wie entscheidest du, was automatisiert werden soll? Und überhaupt, ist eine Aufgabe automatisierbar? Wo fängst du am besten an?

Als Leitfaden für all diese Fragen gibt es ein paar Gemeinsamkeiten, die leicht automatisierbare Aufgaben teilen. Wir erklären, was du im Voraus beachten solltest, falls du dir die Frage stellst: "Ist diese Aufgabe automatisierbar?"


Ist die Aufgabe automatisierbar? Ja, wenn...

1. Die Aufgabe häufig oder nach einem Zeitplan erledigt werden muss

Wenn du entscheiden möchtest, welche Aspekte deiner Arbeit automatisiert werden sollten, ist eine gute erste Frage: Welche Aufgaben führst du am häufigsten aus? Aufgaben, die häufig oder nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt werden müssen, eignen sich perfekt für eine Automatisierung, da die Vorteile sofort spürbar sind. So verbringst du jeden Tag weniger Zeit mit sich wiederholenden Arbeiten, die schnell lästig oder ärgerlich werden können. 

Auch Aufgaben, die nicht täglich, sondern nur einmal jährlich anfallen, bieten sich hervorragend zur Automatisierung an. Sobald Aufgaben  wiederkehrend sind und immer auf die gleiche Art und Weise erledigt werden, solltest du Sie sich bemühen, diese zu automatisieren.

Hinzu kommt, dass solche Aufgaben häufig wenig Spaß machen oder gar frustrierend sind. Identifiziere jene Aufgaben und versuche, diese als erstes zu automatisieren.  
 
Denn seien wir mal ehrlich: Kopieren und Einfügen ist zeitaufwändig und furchtbar langweilig. Das gilt natürlich auch für andere manuelle Methoden zum Verschieben von Daten, z. B. das Exportieren von CSV-Dateien aus einer App und das anschließende Importieren in eine Andere. Und wenn du den Vorgang im Laufe eines Tages oder einer Woche mehrmals wiederholen musst, ist er schnell nicht mehr zu handhaben.
Besonders Aufgaben, bei denen Daten zwischen Apps verschoben werden, eignen sich perfekt für die Automatisierung. Du kannst beispielsweise neue Leads in deinem CRM erstellen, wenn jemand ein Formular auf deiner Website ausfüllt oder eine E-Mail-Marketingkampagne abonniert.

2. Die Aufgabe langweilig ist und  kein komplexes Denken erfordert

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, ob eine Aufgabe überhaupt menschliche Interaktion benötigt. Braucht es Kreativität, Fähigkeiten zur Problemlösung oder emotionale Intelligenz? Solche Aufgaben solltest du möglicherweise nicht automatisieren.

Wenn es sich jedoch um eine langweilige, einfache Aufgabe handelt, die kein komplexes Denken erfordert, kann sie von einer Automatisierungsplattform wie Zapier oder Integromat problemlos erledigt werden. 

Identifiziere Aufgaben, die du lieber nicht erledigen möchtest. Sind jedes Mal die gleichen Schritte notwendig? Würdest du lieber etwas anderes anstatt dieser Aufgabe tun?

3. Die Aufgabe dich von dem abhält, was du wirklich tun möchtest und Mehrwert bringt.

Das ist wahrscheinlich der bedeutendste Punkt: Automatisiere Aufgaben, die dich von dem abhalten, was du wirklich tun möchtest. Wichtiges, Bedeutsames, Mehrwert-Schaffendes.

Wenn du die Aufgaben stundenlang vor dir her schiebst, gerne abtreten würdest oder während ihrer Ausübung an viele andere Dinge denkst, wird es höchstwahrscheinlich Zeit, diese zu automatisieren.

Überzeugt, aber du weißt nicht wie Automatisierung für dich funktioniert?

Unser Tipp: Lies dich gerne noch zu deinen Möglichkeiten ein. Auf unserem Blog stellen wir Tools vor, die sich vielleicht für dich lohnen, aber auch überall sonst im Internet gibt es eine wachsende Community zur Automatisierung. Ein Tool, was besonders für Einsteiger:innen geeignet ist, ist Integromat. Was genau Integromat ist, liest du hier.

Klingt zwar alles ganz nett, aber du hast wenig Zeit dafür? Oder deine Aufgaben übersteigen die hier vorgestellten Punkte um einiges? Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren. Mache dich auf, dein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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