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Start up Software: Welche Software brauche ich wofür und wie bin ich zukunftsfähig aufgestellt?

December 4, 2020
Software start-up

Du stehst kurz davor, deine Idee zu verwirklichen und ein Unternehmen zu gründen aber bist lost auf der Suche nach geeigneten Tools? Oder du hast bereits gegründet aber das Thema IT immer nach hinten geschoben?

Wir wissen, wie schwer es ist, ein Unternehmen auf die Beine zu stellen. Die Wahl der richtigen IT ist enorm wichtig aber auch umfassend. Damit du nicht mehr Zeit als nötig in deine Start up Software investierst, haben wir dir ein Paket für deine Start up Software zusammengestellt, mit dem günstig und effizient alles Nötige abgedeckt ist. Denn bis auf die GSuite sind alle hier vorgestellten Tools in Free Versions erhältlich, die nach unseren Erfahrungen völlig ausreichend sind.

Zunächst möchten wir hier jedoch die Tools und Anwendungen vorstellen, die wir von Beginn an für Start ups für sinnvoll erachten. Hierbei legen wir einen klaren Fokus: Welche Tools sind zukunftsfähig und welche können nahtlos automatisiert werden?  

“Warum ist das wichtig? Automatisierung hat ja nun wirklich keine Priorität bei einer Unternehmensgründung” 

Falsch. Wenn du dich von Beginn an bei der Wahl deiner IT auf Cloud-Software, Anwendungen mit API-Anbindung und konkurrenzfähiger Architektur fokussierst, sparst du dir eine spätere, potenziell teure, Umstellung auf genau diese Tools. 

Eine umfassende Automatisierung deiner IT ist dann nicht nur günstiger, da du ja schon alle notwendigen Tools nutzt, sondern spart dir von Beginn an eine Menge Zeit. Besonders bei Neugründung fließt häufig sehr viel Zeit in die Kund*innenakquise, eventuell Marketing, Prozesse definieren und dein Business voranbringen. Deshalb sollte nicht noch mehr unnötige Zeit in repetitive, zeitaufwendige Aufgaben fließen, die du von Beginn an der Automatisierung überlassen kannst.

Don’t waste your time – Automate from scratch.

Somit ist dein Unternehmen ganz nebenbei auch noch enorm skalierfähig und deine IT ist wettbewerbsfähig aufgestellt. Automatisiert wird das ganze über Zapier, einer Cloud-Automatisierungs-Plattform, die wir dir als zertifizierte Zapier Experts aufsetzen. Du kennst Zapier noch nicht? Lies hier nach, was Zapier ist und wie es funktioniert.

Zu den Kategorien, welche Start up Software empfehlen wir wofür? 

  1. CRM: Hubspot
  2. Projektmanagement: Asana
  3. All-in-One: GSuite (bzw. Google Workspace)
  4. Buchhaltung: Lexoffice
  5. Newsletter-Marketing: MailChimp
  6. Kontaktformulare: Google Forms

Hubspot für dein Customer-Relation-Management 

Hubspot ist eine All-in-One Software für Marketing, Vertrieb und Kundenservice, das modular aufgebaut ist. All diese Funktionen können nach Belieben zugebucht werden, bauen jedoch komplett auf einem kostenfreien CRM-System auf. Somit sind die Produkte zwar einzeln erhältlich, jedoch nahtlos integrierbar und somit skalierbar. Für den Beginn reicht dir vielleicht das kostenlose CRM-Tool und wenn’s dann läuft, kannst du genau die Funktion zubuchen, die du noch benötigst.  

Was uns außerdem überzeugt: HubSpot CRM ist als App in Zapier automatisierbar. Somit kannst du Sales und CRM von Beginn an automatisieren: Beispielsweise bekommst du eine Nachricht oder Anfrage über deine Webseite oder ein Lead-Formular wurde ausgefüllt: Die Automatisierung antwortet darauf ganz automatisch und lädt den neuen Lead sofort zu einem Beratungsgespräch ein. 

Projektmanagement im Start up mit Asana  

Auch Asana gibt es in einer free und premium Version, wobei in unseren Augen die free Version (auch langfristig) völlig ausreicht. Das einzige Limit ist hierbei die Nutzer*innenzahl von 15 Personen. Ab dann wird’s kostenpflichtig. Hiermit können Aufgaben im Team verwaltet und verteilt werden, Projekte können angelegt werden, du kannst dir einen Überblick über den Stand der einzelnen Projektaufgaben verschaffen und Kollaborieren.  

Die Anwendung kannst du selbstverständlich automatisieren: Erstelle Aufgaben automatisch aus deinen Nachrichten heraus, erstelle Kalenderereignisse aus Asana Aufgaben, speichere abgeschlossene Asana Aufgaben in einem GoogleSheet (denn diese kannst du leider nachträglich nicht mehr in Asana einsehen) oder erstelle neue Projekte in Asana für neue Leads aus deinem Hubspot CRM. 

Verwalte dein Unternehmen in der GSuite (neuerdings Google Workspace)  

Zur GSuite gibt es wahrscheinlich nicht mehr viel zu sagen. Der Service ist wahrscheinlich den Meisten ein Begriff. Google Drive als Cloud-Speicher, GMail für deine E-Mails, Docs für jegliche Dokumente, Calendar für deine Termine und und und. Wir empfehlen stehts die konsistente Nutzung aller Services und nicht zwischendurch beispielsweise zu Microsoft OneDrive zu springen.

Somit ist es ebenfalls möglich,  deine G-Suite problemlos zu integrieren. Die Möglichkeiten hierbei sind wirklich umfassend.  

So kannst du automatisch E-Mail Anhänge im Google Drive speichern lassen oder Asana Aufgaben zu deinem Kalender hinzufügen. Besonders Google Sheets bietet als Datenbank unzählige Möglichkeiten um Daten zu qualifizieren und für weitere Anwendungen weiterzuverwenden.

Das notwendige Übel: Buchhaltung. Mit Lexoffice und Zapier aber easy automatisierbar 

Um die Buchhaltung kommt niemand vorbei. Wir empfehlen hierbei Lexoffice als Buchhaltungs-Software. Warum? Das liest du hier. Denn mit Zapier und Lexoffice sind vielfältige Automatisierungen möglich, die dir die Buchhaltung so leicht wie möglich machen und somit deutlich weniger Zeit für diese ungeliebte Aufgabe draufgeht. 

Mailchimp fürs Newsletter Marketing und mehr 

Es ist wichtig von Beginn an den Überblick über deine Leads zu behalten und deine Interessenten zu potenziellen Kund*innen zu machen. Darum erachten wir E-Mail-Marketing als unumgänglich. Im “Free Forever”-Plan von Mailchimp beispielsweise kannst du jeden Monat bis zu 12.000 Mails versenden und so bis zu 2.000 Abonnent*innen kostenlos erreichen. Auch Forms und Landing Pages sind hierbei enthalten. 

Integrierst du das ganze wieder mit Zapier kannst du beispielsweise neue MailChimp Abonnent*innen automatisch zu einem Google Sheet hinzufügen. Oder du verbindest MailChimp mit Hubspot und speicherst so Änderungen im Kund*innenstatus aus MailChimp direkt im CRM. Lass dir nie wieder einen Lead entgehen.

Kontaktformulare über Google Forms integrieren

Kontaktformulare sind mittlerweile eine etablierte Möglichkeit, damit deine Kund*innen mit dir in Kontakt treten, Dateien hochladen oder vordefinierte Fragen beantworten können. Die GSuite bietet mit Google Forms ein Cloud-Tool für ebendies, dass es uns ermöglicht, unabhängig deines Web-Hostings Formulare zu erstellen und zu automatisieren. So landen die gesendeten Daten nicht einfach in deinem E-Mail Postfach, sondern gelangen direkt dorthin, wo sie gebraucht werden: Ins CRM, in die Buchhaltung oder ins Newsletter Tool. Für Kontaktformulare gibt es verschiedenste Anbieter*innen, Google Forms ist allerdings in der GSuite enthalten und da wir diese sowieso empfehlen, bedeutet das keine Mehrkosten für dich.

Jetzt modulare Start up Software sichern und von Automatisierung profitieren

Die Modularität unseres Start up Pakets bietet die Flexibilität und Skalierbarkeit, die für Start ups besonders wichtig sind. Bei allen vorgestellten Tools können individuelle Pläne mit unterschiedlichen Kosten und Umfang ganz nach den eigenen Bedürfnissen ausgewählt werden. Dies erlaubt es uns, verschiedene Geschäftsmodelle und Anforderungen umzusetzen. Das Kernstück ist dabei die iPaaS Software Zapier, mit der wir alle Tools verbinden, um dein Business von Beginn an innovativ und state-of-the-art zu automatisieren. Für nur einmalig 79€ setzen wir die Automatisierung auf, verbinden deine Accounts und optimieren somit deine Prozesse.*

Du profitierst dadurch von einer Start up Software, die mitwächst und mit den wechselnden Anforderungen deines jungen Unternehmens mithalten kann. Nicht das passende für dich? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

*Bitte beachte, dass du die Kosten für die vorgestellten Tools sowie Zapier und deren monatliche Subscriptions selbst tragen musst.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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