Knowledge

SaaS Beratung ‚Äď Integration und Skalierung

22.1.2021
SaaS Beratung: Integration und Skalierung

SaaS Beratung: Integration und Skalierung
SaaS Beratung: Integration und Skalierung

SaaS Beratung Integration und Skalierung

Jedes Unternehmen ben√∂tigt eine gewisse IT-Infrastruktur, um das Gesch√§ftsmodell und die Abl√§ufe zu unterst√ľtzen. Diese kann stark variieren, je nach Branche, Gr√∂√üe und Angebot. Die Suche nach einem geeigneten Tool kann dabei jedoch lang und beschwerlich sein. Immer mehr¬†Anbieter:innen¬†gesellen sich dazu, f√ľr nahezu jede Anforderung gibt es ein spezialisiertes Tool und viele Entscheidungen m√ľssen getroffen werden.¬†Hierf√ľr kann eine SaaS Beratung hilfreich sein, um den Dschungel etwas zu lichten.¬†Doch vor einer solchen SaaS Beratung scheint es sinnvoll, einige grundlegende Hintergr√ľnde zu SaaS, Funktionalit√§ten und zwei wichtige Punkte, die es zu beachten gilt, kennenzulernen.¬†

Software¬†as¬†a Service¬†reiht sich ein in eine ganze Menge von ‚ÄúaaS‚Ä̬†Begriffen: Es gibt IaaS, iPaaS, PaaS¬†oder gar¬†XaaS¬†-¬†Everything¬†as¬†a Service.¬†Der gesamte Markt f√ľr SaaS w√§chst dabei best√§ndig und es gibt unz√§hlige¬†Anbieter:innen¬†solcher Tools mit ganz unterschiedlichen Funktionalit√§ten.¬†Was der Zusatz ‚Äúas¬†a Service‚ÄĚ meint,¬†ist¬†eine Software¬†oder √§hnliches, die cloudbasiert ist.¬†

‚Äć

Was ist SaaS?

Neben der Cloud-Funktion, die Software-as-a-Service liefert, ist SaaS vielmehr ein Gesch√§ftsmodell. Die Anwendung wird den¬†Nutzer:innen¬†im Browser¬†bereitgestellt¬†und l√§uft h√§ufig √ľber ein¬†Abo-Modell. Die¬†Nutzer:innen¬†k√∂nnen hierbei meist¬†aus verschiedenen Tarifen mit verschiedenem Umfang und Funktionalit√§ten w√§hlen. Dieses Gesch√§ftsmodell weicht von den on-Premise¬†Angeboten ab, welche h√§ufig einen Kauf der Software mit einer anschlie√üenden Installation vor Ort ben√∂tigten.¬†¬†

Dadurch m√ľssen Unternehmen keine Anwendungen mehr auf ihren eigenen Computern oder in ihren eigenen Rechenzentren ausf√ľhren. Lediglich eine Internetverbindung ist n√∂tig.¬†¬†

‚Äć

Warum Cloudbasiert und nicht on-Premise?

Cloudbasiert ist hierbei das Gegenteil von on-Premise.¬†Ein Cloud-System muss, im Gegenteil zum on-Premise¬†System, nicht auf den lokalen Ger√§ten wie PC, Laptop oder Mobilger√§t installiert werden. Die Nutzung geschieht √ľber den Browser. Daraus ergeben sich einige Vorteile:¬†

Zeitersparnis: Die Software ist bereits installiert und konfiguriert, es sind keine Hardwareanschaffungen oder gesteuerte Installationen sind nötig 

Automatische Synchronisation von Daten: Alle wichtigen Infos stehen allen¬†Nutzer:innen¬†zeitgleich zur Verf√ľgung¬†

Unabhängigkeit: Das gesamte Team kann auf die Plattform orts- und zeitunabhängig zugreifen. Besonders wenn unterwegs, etwa im Vertrieb, neueste Daten benötigt werden, können diese schnell eingesehen werden. 

Skalierung: Cloud-Systeme sind mit einem Klick erweiterbar und sind so enorm skalierbar und wachsen mit deinem Unternehmen mit 

Integration: SaaS Tools bieten sich in der Regel ideal an, um mit anderen Apps verbunden zu werden. Diesen Vorteil heben wir nachfolgend besonders hervor.  

Bei SaaS geht es also konkret um Software. Der Begriff Software ist aber sehr weitreichend und die SaaS-Branche w√§chst und w√§chst. Egal ob Projektmanagement,¬†ERP, Marketing, CRM, Newsletter-Mailing oder¬†Human-Resources, f√ľr alle¬†Bereiche gibt es unz√§hlig viele SaaS-Tools.¬†Der Trend der letzten Jahre und Jahrzehnte ist eindeutig: Seit 20 Jahren werden jedes Jahr¬†mehr und mehr Unternehmen gegr√ľndet, die ein SaaS-Gesch√§ftsmodell verfolgen. Und der Umsatz der Branche w√§chst nat√ľrlich auch.

F√ľr nahezu jede Funktion eines Unternehmens gibt es¬†eine geeignete Software-as-a-Service:

Das mit Abstand gr√∂√üte SaaS-Unternehmen ist Salesforce. Salesforce bietet ein umfassendes CRM an mit eigenen, exklusiven Agenturen, die sich g√§nzlich der Implementierung und Entwicklung von Salesforce in und f√ľr Unternehmen verschrieben haben.¬†¬†

Ein weiteres SaaS-Unternehmen, dass Vielen ein Begriff sein könnte, ist Shopify. Shopify ist eine Shop-SaaS, die es Nutzer:innen enorm erleichtert, einen eigenen Shop zu launchen, managen und skalieren.  

Workday ist eine Software-as-a-Service, die sich auf Human Capital Management und Finanzmanagement spezialisiert hat und ist ebenfalls eins der größten Unternehmen der Branche.  

‚Äć

SaaS Beratung: Integration und Skalierung 

Einer der entscheidenden Vorteile von SaaS ist die einfache Skalierung und Integration. Aber was genau meint das? 

Zum einen kann durch das zuvor beschriebene Abo-Model vieler¬†Anbieter:innen¬†ein Wachstum des Unternehmens schrittweise begleitet und abgebildet werden. Kommen beispielsweise mehr Teammitglieder dazu, kann das Abo erweitert werden und so mehr¬†Nutzer:innen¬†freigeschaltet werden. Daf√ľr bedarf es einen Klick und die neuen¬†Kolleg:innen¬†genie√üen genau die gleichen Funktionen wie alle anderen ‚Äď ohne Installation.¬†

Zum anderen bieten die meisten SaaS-Tools eine M√∂glichkeit zur Integration. So kann die Anwendung mit anderen Tools verkn√ľpft werden und¬†spart so wertvolle¬†Zeit¬†die an anderer Stelle verwendet werden kann. Daf√ľr werden sogenannte ‚ÄúAPIs‚ÄĚ genutzt. APIs sind¬†Programmierschnittstellen, die von der Software bereitgestellt wird.¬†Bereits bei der Entwicklung der Software werden diese ber√ľcksichtigt und erm√∂glichen die Integration und Automatisierung.¬†Was genau eine API ist und was API-Integration bedeutet, kannst du hier nachlesen.¬†Warum ist diese Technologie so wichtig?¬†

Wahrscheinlich ist ein SaaS-Tool wie Salesforce nicht die einzige Software, die du in deinem Unternehmen nutzt. Es kommen noch weitere Anwendungen f√ľrs Mailing, die Buchhaltung, Website oder interne Kommunikation hinzu. Und viele der dort verwendeten¬†Daten werden auch an anderer Stelle genutzt.¬†¬†

Ein simples Beispiel

Auf deiner Website gibt es ein simples Formular mit wenigen Feldern, dass deine¬†Besucher:innen¬†ausf√ľllen k√∂nnen. Dieses wird im Anschluss an dich per Mail v√∂llig unformatiert gesendet. Du √∂ffnest im Anschluss dein CRM, f√ľgst die entsprechenden Informationen ein und sendest den Personen eine E-Mail mit dem weiteren Vorgehen.¬†Um das ganze nachzuverfolgen und keine Leads zu verlieren tr√§gst du das Datum der Kommunikation ebenfalls im CRM. Einige Tage sp√§ter f√§llt dir auf,¬†dass¬†die Person nicht reagiert hat. Im CRM siehst du, dass die letzte Kontaktaufnahme 5 Tage her ist und beschlie√üt eine zweite Erinnerungs-E-Mail hinterher¬†zu schicken.¬†

Das sind ganz sch√∂n viele Schritte f√ľr eine einzige Person. Wenn mehr und mehr Personen¬†hinzukommen, sind das viele Minuten jeden Tag, die haupts√§chlich mit Kopieren und Einf√ľgen sowie zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen verbracht werden.¬†¬†

Aber was, wenn¬†s√§mtliche¬†Schritte automatisch ablaufen k√∂nnten?¬†Genau das ist m√∂glich: Wenn alle Programme, E-Mails (bspw. Office365 oder¬†GMail), das CRM und die¬†Website¬†(bspw.¬†Wordpress) eine API besitzen, k√∂nnen alle drei integriert, das hei√üt miteinander verkn√ľpft werden.¬†So wird das Formular in Zukunft automatisch weiterverarbeitet, in dein CRM √ľbernommen, eine automatische und dennoch personalisierte E-Mail verschickt und du erh√§ltst automatisch R√ľckmeldung, wenn die Person nach 5 Tagen nicht geantwortet hat.¬†¬†

Dieser Prozess ist zudem v√∂llig unabh√§ngig von der Anzahl der Personen: Ob eine oder 100¬†Besucher:innen¬†t√§glich das Formular ausf√ľllen - der Prozess ist stabil und l√§uft immer gleich ab.¬†¬†

Die Integration deiner SaaS ist also maßgeblich, um nicht nur die Vorteile einer cloudbasierten Plattform zu genießen, sondern auch deine Abläufe zu optimieren und so viel Zeit einzusparen. 

‚Äć

SaaS¬†Beratung ‚Äď wo anfangen?¬†

Die¬†Skalierung und Integration sind¬†zwei Punkte, die es zu kennen und bei einer SaaS Beratung einzufordern gilt.¬†Der SaaS Markt ist riesig, aber wenn du diese zwei Faktoren kennst, kann die Wahl f√ľr ein geeignetes Tool leichter fallen.¬†¬†

Vor einer eventuellen SaaS Beratung kannst du dir ebenfalls folgende Fragen stellen, um die Auswahl weiter einzuschränken:  

F√ľr welchen Bereich ben√∂tige ich eine neue Software?¬†

Soll ein bestehendes Tool ersetzt werden (Stichwort Datenmigration) oder ist es eine Neuanschaffung? 

Was ist mein Kerngeschäft? 

Mit welchen weiteren Tools arbeite ich am häufigsten? 

Welche bestehende IT-Infrastruktur habe ich? Wie f√ľgt sich das¬†SaaS-Tool¬†dort ein?¬†

Der Weg zur perfekten Software kann lang und beschwerlich sein, muss es aber nicht. Wenn deine Anforderungen klar ausgearbeitet sind und du die richtigen Punkte beachtest sowie eine fundierte SaaS Beratung hinzuziehst, kann eine individuelle und somit optimale L√∂sung f√ľr dein Unternehmen gefunden werden. Wir unterst√ľtzen gerne bei der Analyse und anschlie√üenden Automatisierung von Gesch√§ftsprozessen, erkl√§ren M√∂glichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

Arrange a free cloud integration consultation now

What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

flgkhdxlkbgkjdfngl

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

Arrange a free cloud integration consultation now

To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
‚Äć
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC ‚Äď who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

Arrange a free cloud integration consultation now

Automatisierungsberatung. Automate. Improve. Succeed.

Wir beraten dich unabhängig und bieten unsere Expertise an.
wemakefuture abonnieren
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Featured

Kategorien

Automatisierungsberatung. Automate. Improve. Succeed.

Wir beraten dich unabhängig und bieten unsere Expertise an.
Close
Oops! Something went wrong while submitting the form.