Jedes Unternehmen benötigt eine gewisse IT-Infrastruktur, um das Geschäftsmodell und die Abläufe zu unterstützen. Diese kann stark variieren, je nach Branche, Größe und Angebot. Die Suche nach einem geeigneten Tool kann dabei jedoch lang und beschwerlich sein. Immer mehr Anbieter:innen gesellen sich dazu, für nahezu jede Anforderung gibt es ein spezialisiertes Tool und viele Entscheidungen müssen getroffen werden. Hierfür kann eine SaaS Beratung hilfreich sein, um den Dschungel etwas zu lichten. Doch vor einer solchen SaaS Beratung scheint es sinnvoll, einige grundlegende Hintergründe zu SaaS, Funktionalitäten und zwei wichtige Punkte, die es zu beachten gilt, kennenzulernen.
Software as a Service reiht sich ein in eine ganze Menge von “aaS” Begriffen: Es gibt IaaS, iPaaS, PaaS oder gar XaaS - Everything as a Service. Der gesamte Markt für SaaS wächst dabei beständig und es gibt unzählige Anbieter:innen solcher Tools mit ganz unterschiedlichen Funktionalitäten. Was der Zusatz “as a Service” meint, ist eine Software oder ähnliches, die cloudbasiert ist.
Neben der Cloud-Funktion, die Software-as-a-Service liefert, ist SaaS vielmehr ein Geschäftsmodell. Die Anwendung wird den Nutzer:innen im Browser bereitgestellt und läuft häufig über ein Abo-Modell. Die Nutzer:innen können hierbei meist aus verschiedenen Tarifen mit verschiedenem Umfang und Funktionalitäten wählen. Dieses Geschäftsmodell weicht von den on-Premise Angeboten ab, welche häufig einen Kauf der Software mit einer anschließenden Installation vor Ort benötigten.
Dadurch müssen Unternehmen keine Anwendungen mehr auf ihren eigenen Computern oder in ihren eigenen Rechenzentren ausführen. Lediglich eine Internetverbindung ist nötig.
Cloudbasiert ist hierbei das Gegenteil von on-Premise. Ein Cloud-System muss, im Gegenteil zum on-Premise System, nicht auf den lokalen Geräten wie PC, Laptop oder Mobilgerät installiert werden. Die Nutzung geschieht über den Browser. Daraus ergeben sich einige Vorteile:
Zeitersparnis: Die Software ist bereits installiert und konfiguriert, es sind keine Hardwareanschaffungen oder gesteuerte Installationen sind nötig
Automatische Synchronisation von Daten: Alle wichtigen Infos stehen allen Nutzer:innen zeitgleich zur Verfügung
Unabhängigkeit: Das gesamte Team kann auf die Plattform orts- und zeitunabhängig zugreifen. Besonders wenn unterwegs, etwa im Vertrieb, neueste Daten benötigt werden, können diese schnell eingesehen werden.
Skalierung: Cloud-Systeme sind mit einem Klick erweiterbar und sind so enorm skalierbar und wachsen mit deinem Unternehmen mit
Integration: SaaS Tools bieten sich in der Regel ideal an, um mit anderen Apps verbunden zu werden. Diesen Vorteil heben wir nachfolgend besonders hervor.
Bei SaaS geht es also konkret um Software. Der Begriff Software ist aber sehr weitreichend und die SaaS-Branche wächst und wächst. Egal ob Projektmanagement, ERP, Marketing, CRM, Newsletter-Mailing oder Human-Resources, für alle Bereiche gibt es unzählig viele SaaS-Tools. Der Trend der letzten Jahre und Jahrzehnte ist eindeutig: Seit 20 Jahren werden jedes Jahr mehr und mehr Unternehmen gegründet, die ein SaaS-Geschäftsmodell verfolgen. Und der Umsatz der Branche wächst natürlich auch.
Für nahezu jede Funktion eines Unternehmens gibt es eine geeignete Software-as-a-Service:
Das mit Abstand größte SaaS-Unternehmen ist Salesforce. Salesforce bietet ein umfassendes CRM an mit eigenen, exklusiven Agenturen, die sich gänzlich der Implementierung und Entwicklung von Salesforce in und für Unternehmen verschrieben haben.
Ein weiteres SaaS-Unternehmen, dass Vielen ein Begriff sein könnte, ist Shopify. Shopify ist eine Shop-SaaS, die es Nutzer:innen enorm erleichtert, einen eigenen Shop zu launchen, managen und skalieren.
Workday ist eine Software-as-a-Service, die sich auf Human Capital Management und Finanzmanagement spezialisiert hat und ist ebenfalls eins der größten Unternehmen der Branche.
Einer der entscheidenden Vorteile von SaaS ist die einfache Skalierung und Integration. Aber was genau meint das?
Zum einen kann durch das zuvor beschriebene Abo-Model vieler Anbieter:innen ein Wachstum des Unternehmens schrittweise begleitet und abgebildet werden. Kommen beispielsweise mehr Teammitglieder dazu, kann das Abo erweitert werden und so mehr Nutzer:innen freigeschaltet werden. Dafür bedarf es einen Klick und die neuen Kolleg:innen genießen genau die gleichen Funktionen wie alle anderen – ohne Installation.
Zum anderen bieten die meisten SaaS-Tools eine Möglichkeit zur Integration. So kann die Anwendung mit anderen Tools verknüpft werden und spart so wertvolle Zeit die an anderer Stelle verwendet werden kann. Dafür werden sogenannte “APIs” genutzt. APIs sind Programmierschnittstellen, die von der Software bereitgestellt wird. Bereits bei der Entwicklung der Software werden diese berücksichtigt und ermöglichen die Integration und Automatisierung. Was genau eine API ist und was API-Integration bedeutet, kannst du hier nachlesen. Warum ist diese Technologie so wichtig?
Wahrscheinlich ist ein SaaS-Tool wie Salesforce nicht die einzige Software, die du in deinem Unternehmen nutzt. Es kommen noch weitere Anwendungen fürs Mailing, die Buchhaltung, Website oder interne Kommunikation hinzu. Und viele der dort verwendeten Daten werden auch an anderer Stelle genutzt.
Auf deiner Website gibt es ein simples Formular mit wenigen Feldern, dass deine Besucher:innen ausfüllen können. Dieses wird im Anschluss an dich per Mail völlig unformatiert gesendet. Du öffnest im Anschluss dein CRM, fügst die entsprechenden Informationen ein und sendest den Personen eine E-Mail mit dem weiteren Vorgehen. Um das ganze nachzuverfolgen und keine Leads zu verlieren trägst du das Datum der Kommunikation ebenfalls im CRM. Einige Tage später fällt dir auf, dass die Person nicht reagiert hat. Im CRM siehst du, dass die letzte Kontaktaufnahme 5 Tage her ist und beschließt eine zweite Erinnerungs-E-Mail hinterher zu schicken.
Das sind ganz schön viele Schritte für eine einzige Person. Wenn mehr und mehr Personen hinzukommen, sind das viele Minuten jeden Tag, die hauptsächlich mit Kopieren und Einfügen sowie zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen verbracht werden.
Aber was, wenn sämtliche Schritte automatisch ablaufen könnten? Genau das ist möglich: Wenn alle Programme, E-Mails (bspw. Office365 oder GMail), das CRM und die Website (bspw. Wordpress) eine API besitzen, können alle drei integriert, das heißt miteinander verknüpft werden. So wird das Formular in Zukunft automatisch weiterverarbeitet, in dein CRM übernommen, eine automatische und dennoch personalisierte E-Mail verschickt und du erhältst automatisch Rückmeldung, wenn die Person nach 5 Tagen nicht geantwortet hat.
Dieser Prozess ist zudem völlig unabhängig von der Anzahl der Personen: Ob eine oder 100 Besucher:innen täglich das Formular ausfüllen - der Prozess ist stabil und läuft immer gleich ab.
Die Integration deiner SaaS ist also maßgeblich, um nicht nur die Vorteile einer cloudbasierten Plattform zu genießen, sondern auch deine Abläufe zu optimieren und so viel Zeit einzusparen.
Die Skalierung und Integration sind zwei Punkte, die es zu kennen und bei einer SaaS Beratung einzufordern gilt. Der SaaS Markt ist riesig, aber wenn du diese zwei Faktoren kennst, kann die Wahl für ein geeignetes Tool leichter fallen.
Vor einer eventuellen SaaS Beratung kannst du dir ebenfalls folgende Fragen stellen, um die Auswahl weiter einzuschränken:
Für welchen Bereich benötige ich eine neue Software?
Soll ein bestehendes Tool ersetzt werden (Stichwort Datenmigration) oder ist es eine Neuanschaffung?
Was ist mein Kerngeschäft?
Mit welchen weiteren Tools arbeite ich am häufigsten?
Welche bestehende IT-Infrastruktur habe ich? Wie fügt sich das SaaS-Tool dort ein?
Der Weg zur perfekten Software kann lang und beschwerlich sein, muss es aber nicht. Wenn deine Anforderungen klar ausgearbeitet sind und du die richtigen Punkte beachtest sowie eine fundierte SaaS Beratung hinzuziehst, kann eine individuelle und somit optimale Lösung für dein Unternehmen gefunden werden.
Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen in einem kostenlosen Beratungsgespräch individuell auf die Unternehmensprozesse ein.
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