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SaaS Beratung – Integration und Skalierung

January 22, 2021
SaaS Beratung Integration und Skalierung

Jedes Unternehmen benötigt eine gewisse IT-Infrastruktur, um das Geschäftsmodell und die Abläufe zu unterstützen. Diese kann stark variieren, je nach Branche, Größe und Angebot. Die Suche nach einem geeigneten Tool kann dabei jedoch lang und beschwerlich sein. Immer mehr Anbieter:innen gesellen sich dazu, für nahezu jede Anforderung gibt es ein spezialisiertes Tool und viele Entscheidungen müssen getroffen werden. Hierfür kann eine SaaS Beratung hilfreich sein, um den Dschungel etwas zu lichten. Doch vor einer solchen SaaS Beratung scheint es sinnvoll, einige grundlegende Hintergründe zu SaaS, Funktionalitäten und zwei wichtige Punkte, die es zu beachten gilt, kennenzulernen. 

Software as a Service reiht sich ein in eine ganze Menge von “aaS” Begriffen: Es gibt IaaS, iPaaS, PaaS oder gar XaaS - Everything as a Service. Der gesamte Markt für SaaS wächst dabei beständig und es gibt unzählige Anbieter:innen solcher Tools mit ganz unterschiedlichen Funktionalitäten. Was der Zusatz “as a Service” meint, ist eine Software oder ähnliches, die cloudbasiert ist. 

Was ist SaaS?

Neben der Cloud-Funktion, die Software-as-a-Service liefert, ist SaaS vielmehr ein Geschäftsmodell. Die Anwendung wird den Nutzer:innen im Browser bereitgestellt und läuft häufig über ein Abo-Modell. Die Nutzer:innen können hierbei meist aus verschiedenen Tarifen mit verschiedenem Umfang und Funktionalitäten wählen. Dieses Geschäftsmodell weicht von den on-Premise Angeboten ab, welche häufig einen Kauf der Software mit einer anschließenden Installation vor Ort benötigten.  

Dadurch müssen Unternehmen keine Anwendungen mehr auf ihren eigenen Computern oder in ihren eigenen Rechenzentren ausführen. Lediglich eine Internetverbindung ist nötig.  

Warum Cloudbasiert und nicht on-Premise?

Cloudbasiert ist hierbei das Gegenteil von on-Premise. Ein Cloud-System muss, im Gegenteil zum on-Premise System, nicht auf den lokalen Geräten wie PC, Laptop oder Mobilgerät installiert werden. Die Nutzung geschieht über den Browser. Daraus ergeben sich einige Vorteile: 

Zeitersparnis: Die Software ist bereits installiert und konfiguriert, es sind keine Hardwareanschaffungen oder gesteuerte Installationen sind nötig 

Automatische Synchronisation von Daten: Alle wichtigen Infos stehen allen Nutzer:innen zeitgleich zur Verfügung 

Unabhängigkeit: Das gesamte Team kann auf die Plattform orts- und zeitunabhängig zugreifen. Besonders wenn unterwegs, etwa im Vertrieb, neueste Daten benötigt werden, können diese schnell eingesehen werden. 

Skalierung: Cloud-Systeme sind mit einem Klick erweiterbar und sind so enorm skalierbar und wachsen mit deinem Unternehmen mit 

Integration: SaaS Tools bieten sich in der Regel ideal an, um mit anderen Apps verbunden zu werden. Diesen Vorteil heben wir nachfolgend besonders hervor.  

Bei SaaS geht es also konkret um Software. Der Begriff Software ist aber sehr weitreichend und die SaaS-Branche wächst und wächst. Egal ob Projektmanagement, ERP, Marketing, CRM, Newsletter-Mailing oder Human-Resources, für alle Bereiche gibt es unzählig viele SaaS-Tools. Der Trend der letzten Jahre und Jahrzehnte ist eindeutig: Seit 20 Jahren werden jedes Jahr mehr und mehr Unternehmen gegründet, die ein SaaS-Geschäftsmodell verfolgen. Und der Umsatz der Branche wächst natürlich auch.

Für nahezu jede Funktion eines Unternehmens gibt es eine geeignete Software-as-a-Service:

Das mit Abstand größte SaaS-Unternehmen ist Salesforce. Salesforce bietet ein umfassendes CRM an mit eigenen, exklusiven Agenturen, die sich gänzlich der Implementierung und Entwicklung von Salesforce in und für Unternehmen verschrieben haben.  

Ein weiteres SaaS-Unternehmen, dass Vielen ein Begriff sein könnte, ist Shopify. Shopify ist eine Shop-SaaS, die es Nutzer:innen enorm erleichtert, einen eigenen Shop zu launchen, managen und skalieren.  

Workday ist eine Software-as-a-Service, die sich auf Human Capital Management und Finanzmanagement spezialisiert hat und ist ebenfalls eins der größten Unternehmen der Branche.  

SaaS Beratung: Integration und Skalierung 

Einer der entscheidenden Vorteile von SaaS ist die einfache Skalierung und Integration. Aber was genau meint das? 

Zum einen kann durch das zuvor beschriebene Abo-Model vieler Anbieter:innen ein Wachstum des Unternehmens schrittweise begleitet und abgebildet werden. Kommen beispielsweise mehr Teammitglieder dazu, kann das Abo erweitert werden und so mehr Nutzer:innen freigeschaltet werden. Dafür bedarf es einen Klick und die neuen Kolleg:innen genießen genau die gleichen Funktionen wie alle anderen – ohne Installation. 

Zum anderen bieten die meisten SaaS-Tools eine Möglichkeit zur Integration. So kann die Anwendung mit anderen Tools verknüpft werden und spart so wertvolle Zeit die an anderer Stelle verwendet werden kann. Dafür werden sogenannte “APIs” genutzt. APIs sind Programmierschnittstellen, die von der Software bereitgestellt wird. Bereits bei der Entwicklung der Software werden diese berücksichtigt und ermöglichen die Integration und Automatisierung. Was genau eine API ist und was API-Integration bedeutet, kannst du hier nachlesen. Warum ist diese Technologie so wichtig? 

Wahrscheinlich ist ein SaaS-Tool wie Salesforce nicht die einzige Software, die du in deinem Unternehmen nutzt. Es kommen noch weitere Anwendungen fürs Mailing, die Buchhaltung, Website oder interne Kommunikation hinzu. Und viele der dort verwendeten Daten werden auch an anderer Stelle genutzt.  

Ein simples Beispiel

Auf deiner Website gibt es ein simples Formular mit wenigen Feldern, dass deine Besucher:innen ausfüllen können. Dieses wird im Anschluss an dich per Mail völlig unformatiert gesendet. Du öffnest im Anschluss dein CRM, fügst die entsprechenden Informationen ein und sendest den Personen eine E-Mail mit dem weiteren Vorgehen. Um das ganze nachzuverfolgen und keine Leads zu verlieren trägst du das Datum der Kommunikation ebenfalls im CRM. Einige Tage später fällt dir auf, dass die Person nicht reagiert hat. Im CRM siehst du, dass die letzte Kontaktaufnahme 5 Tage her ist und beschließt eine zweite Erinnerungs-E-Mail hinterher zu schicken. 

Das sind ganz schön viele Schritte für eine einzige Person. Wenn mehr und mehr Personen hinzukommen, sind das viele Minuten jeden Tag, die hauptsächlich mit Kopieren und Einfügen sowie zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen verbracht werden.  

Aber was, wenn sämtliche Schritte automatisch ablaufen könnten? Genau das ist möglich: Wenn alle Programme, E-Mails (bspw. Office365 oder GMail), das CRM und die Website (bspw. Wordpress) eine API besitzen, können alle drei integriert, das heißt miteinander verknüpft werden. So wird das Formular in Zukunft automatisch weiterverarbeitet, in dein CRM übernommen, eine automatische und dennoch personalisierte E-Mail verschickt und du erhältst automatisch Rückmeldung, wenn die Person nach 5 Tagen nicht geantwortet hat.  

Dieser Prozess ist zudem völlig unabhängig von der Anzahl der Personen: Ob eine oder 100 Besucher:innen täglich das Formular ausfüllen - der Prozess ist stabil und läuft immer gleich ab.  

Die Integration deiner SaaS ist also maßgeblich, um nicht nur die Vorteile einer cloudbasierten Plattform zu genießen, sondern auch deine Abläufe zu optimieren und so viel Zeit einzusparen. 

SaaS Beratung – wo anfangen? 

Die Skalierung und Integration sind zwei Punkte, die es zu kennen und bei einer SaaS Beratung einzufordern gilt. Der SaaS Markt ist riesig, aber wenn du diese zwei Faktoren kennst, kann die Wahl für ein geeignetes Tool leichter fallen.  

Vor einer eventuellen SaaS Beratung kannst du dir ebenfalls folgende Fragen stellen, um die Auswahl weiter einzuschränken:  

Für welchen Bereich benötige ich eine neue Software? 

Soll ein bestehendes Tool ersetzt werden (Stichwort Datenmigration) oder ist es eine Neuanschaffung? 

Was ist mein Kerngeschäft? 

Mit welchen weiteren Tools arbeite ich am häufigsten? 

Welche bestehende IT-Infrastruktur habe ich? Wie fügt sich das SaaS-Tool dort ein? 

Der Weg zur perfekten Software kann lang und beschwerlich sein, muss es aber nicht. Wenn deine Anforderungen klar ausgearbeitet sind und du die richtigen Punkte beachtest sowie eine fundierte SaaS Beratung hinzuziehst, kann eine individuelle und somit optimale Lösung für dein Unternehmen gefunden werden. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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