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Pipedrive Integration: CRM einbinden und Beispiele

March 9, 2021
pipedrive integration imgblog

Jedes Unternehmen kann von einem CRM profitieren - obwohl stark verallgemeinert, glauben wir an diese Aussage. Höchstwahrscheinlich sind wir damit aber auch nicht sehr allein. Eine CRM-Software ist bei den allermeisten Unternehmen schon auf der Prio-Liste angekommen. Darum wollen wir hier niemanden groß überzeugen, ein CRM zu nutzen. Viel eher soll es darum gehen, dass CRM-Systeme und Pipedrive im Besonderen nicht nur einfach Daten managen können, sondern über eine Pipedrive Integration noch viel mehr Möglichkeiten entstehen.

So kann das CRM in einer Vielzahl von Prozessen echten Mehrwert schaffen und weiterführende Prozesse und Anwendungen unterstützen. Pipedrive ist in unseren Augen besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen, die gerade über ein CRM nachdenken oder ihr CRM wechseln möchten. Aber erst mal von vorne:

Natürlich, zu Beginn erklären wir die obligatorischen Vorteile eines CRMs, ganz ohne geht es dann doch nicht. Im Anschluss stellen wir Pipedrive vor. Anhand von konkreten Beispielen stellen wir dann Möglichkeiten der Pipedrive Integration vor, um zu verdeutlichen, dass Automatisierung für nahezu jedes Unternehmen, egal welche Branche, Größe oder zusätzlich genutzten Anwendungen, von Vorteil sein kann.

Inhalt:

  • Wieso ein CRM?
  • Pipedrives Funktionen und wieso wir das CRM lieben
  • API Integration Pipedrive
  • Pipedrive Integration: Beispiele und Nutzen
  • Beispiele für die Pipedrive Integration
  • Nutzen einer Pipedrive Integration

Wieso ein CRM?

Ein CRM ist dafür gemacht, alle wichtigen Informationen auf Abruf und gut strukturiert an einem zentralen Ort parat zu haben. So können die Beziehungen zu wichtigen Unternehmen, Personen, Kund:innen, Lieferant:innen oder Stakeholdern übersichtlich und zielführend gemanagt werden. Doch diese Informationen sind sehr vielseitig: Notizen, Bestellungen, Statistiken, Infos über die Kommunikation, Präferenzen, vergangene Deals... das alles führt schnell zu einer großen Datenmenge.

Auch wenn viele CRMs darauf abzielen: Eine solche Software wird selten ausschließlich vom Vertriebs-Team genutzt. Denn die dort gespeicherten Daten sind, zumindest in Teilen, auch für andere Abteilungen wertvoll und zumindest eine Datenabfrage findet ab und zu statt. Dabei geht es nicht nur darum, bestehende Kund:innen zu pflegen, sondern auch neue Zielgruppen anzusprechen, Qualitätsmanagement durchzuführen oder proaktiv erfolgreiche Beziehungen zu gestalten.

Daraus ergeben sich dann Reportings, visualisierte Daten für einen besserenÜberblick, Service und Support, eine vereinfachte Zusammenarbeit im Team oder eine einzigartige Customer Journey. Aber gerade weil ein CRM meist das Herzstück vieler Prozesse ist, oder zumindest an sehr vielen Prozessen beteiligt, spielt die Integration mit weiteren, genutzten Tools eine wichtige Rolle.

Pipedrives Funktionen und wieso wir das CRM lieben

Pipedrive ist auf den ersten Blick ein Tool, wie viele andere: Eine bunte aber moderne Website verspricht die Lösung aller Probleme und das CRM gibt's in vier verschiedenen Paketen für einen monatlichen Preis zu kaufen. Dabei wird zwischen verschiedenen Anforderungen unterschieden und zwei Add-Ons, Webbesucher und LeadBooster, können individuell obendrauf gebucht werden. Natürlich kann über eine kostenlose Testversion das CRM erst mal ausprobiert werden. So weit, so gut.

Die Funktionen von Pipedrive reichen von der Verwaltung über die Nachverfolgung der Kommunikation, mobile Apps und Reportings und Berichte bis hin zu Integrationen und Automatisierungen.

Aber was macht Pipedrive nun besonders? Kleiner Hinweis: obendrüber steht es schon. Denn natürlich, flexible Pakete sind sehr hilfreich, bei der Anpassung ans Unternehmen und dessen Wachstum. Aber ein riesiger Hebel, der dir hilft, dein Unternehmen schnell und erfolgreich an Veränderungen anzupassen, ist Automatisierung und die Pipedrive Integration. Und hier besticht Pipedrive im Vergleich zu zahlreichen anderen CRMs. Denn über die API von Pipedrive (Was ist eine API?), die Zapier sowie die Integromat Unterstützung von Pipedrive können wir unzählige Prozesse und Workflows ganz automatisch ablaufen lassen, sodass du viel Zeit für die Administration und Pflege deiner Daten im CRM sparst.

Noch dazu ist Pipedrive cloud-basiert. Dadurch braucht es keine lokale Installation oder regelmäßige Updates - alles geschieht im Browser. Das, gepaart mit der API und Zapier sowie Integromat Unterstützung macht Pipedrive zu einer ideale Software für Cloud-Automation. Wir zeigen Beispiele, wie die Piepdrive Integration gelingt und Mehrwert schafft.

API Integration Pipedrive

Wir haben es oben kurz angeschnitten: Pipedrive wird von Zapier als auch Integromat unterstützt. Beides sind Integrations-Plattformen, die es uns ermöglichen, Hunderte und Tausende von Tools und Apps zu verbinden. Hierbei werden unterschiedliche Funktionen und Auslöser zur Verfügung gestellt, die Tools zueinander sprechen lassen und so einen automatischen Datenaustausch ermöglichen. Das alles basiert auf Programmier-Schnittstellen, sogenannten APIs, die von den Cloud-Tools zur Verfügung gestellt werden.

Wir haben hier ausführlicher erklärt, wie Zapier funktioniert. Oder hier, wie genau Integromat funktioniert. Du kannst aber auch direkt heute mit Integromat starten.

Pipedrive anbinden: Beispiele und Nutzen

Höchstwahrscheinlich ist dein CRM nicht das einzige Tool, das du nutzt. Wir wetten, du hast mindestens noch ein E-Mail- und Buchhaltungs-Tool im Portfolio. Vielleicht auch ein Tool fürs Marketing und einen Kalender-Planer für wichtige Termine. Anhand von Beispielen zeigen wir Möglichkeiten, die für ganz unterschiedliche Unternehmen und Prozesse passend sind.

Beispiele für die Pipedrive Integration

E-Mails sind ein ständiger Begleiter für uns. In nahezu jedem Projekt automatisieren wir an irgendeinem Punkt des Prozesses E-Mails. Denn nichts ist wohl mehr Zeitverschwendung als die immer gleichen E-Mail Texte zu immer gleichen Zeitpunkten zu versenden.

So ist es kein Wunder, dass eine sehr simple aber umso angenehmere Automatisierung zu Beginn kommt: Neue Kontakte aus deinen Mails kannst du ganz einfach in Pipedrive integrieren. So musst du nicht mehr händisch sämtliche Daten in dein CRM übertragen. Wenn du noch weitere Tools, wie etwa die Buchhaltung, anknüpfst, dann sparst du dir auch dort das repetitive Eingeben von Daten.

Vielleicht nutzt du ein Tool wie Asana oder ClickUp für dein internes Aufgaben- und Projektmanagement. Auch dann kannst du Pipedrive ganz easy damit verbinden. So werden neue Aufgaben, Boards oder Projekte automatisch angelegt, sobald ein neuer Kontakt oder Deal in Pipedrive angelegt wird.

Neben den üblichen Daten deiner Kontakte, können diese durch eine Pipedrive Integration mit Daten aus sozialen Netzwerken wie Linkedin oder Facebook angereichert werden. Durch diese Verbindung können Kontakt-Informationen zu einem Unternehmen in Pipedrive hinzugefügt werden.

Tools für die Online-Terminvereinbarung sind längst keine Neuigkeit mehr und die meisten bieten integrierte E-Mails wie etwa Terminbestätigung oder Reminder an. Doch bucht sich über Tools wie Calendly oder Harmonizely einen Termin bei dir, können die Kontaktangaben ganz einfach ins Pipedrive CRM integriert werden. So geht kein Lead mehr verloren und du kannst dich optimal aufs Gespräch vorbereiten.

Beim E-Mail-Marketing ist Personalisierung ein Schlüssel zum Erfolg. Was einen scheinbaren Widerspruch erzeugt, sind doch die meisten Newsletter-Tools dafür da, große Mengen an Personen zu kontaktieren und diese erhalten dann die identische E-Mail (nur weil der Name eingefügt ist, heißt das nicht, dass die Mail personalisiert wurde). Über die Pipedrive Integration kannst du aber noch viel spezifischere Mailing Listen in Newsletter-Tools wie etwa ActiveCampaign erzeugen: Über den Kund:innenstatus in Pipedrive weißt du stets, in welcher Phase sich ein Lead befindet. Hieran angepasst können die Infos in ActiveCampaign übergeben werden und angepasste Mails versendet werden.

In einer exzellenten Customer Journey geht's immer darum, die Bedürfnisse der Kund:innen zu identifizieren und zu adressieren. Hierbei wird häufig von verschiedenen Phasen ausgegangen, die du über die Pipedrive Integration besser verstehen kannst: Nutzt du beispielsweise auf deiner Wordpress Website oder über Typeform Formulare und befragst somit Interessent:innen und potenzielle Kund:innen, können die Antworten und Einträge in Pipedrive integriert werden. So weißt du Bescheid, wie du die Customer Journey an die individuellen Bedürfnisse deiner Leads anpassen kannst.  

Pipedrive Schnittstelle: Nutzen einer Pipedrive Integration

Die vorherigen Beispiele sind wirklich simpel. Fast alle erfordern lediglich einen zweischrittigen Prozess in Integromat oder Zapier. Aber bereits bei einer solch niedrigen Komplexität spart die Pipedrive Integration viele kleine Klicks am Tag, die einfach nur daraus bestehen, die gleichen Daten von A nach B zu schieben. Natürlich, diese Klicks und Daten sind enorm wichtig, um zu gewährleisten, dass das gesamte Team immer auf dem neuesten Stand ist, dein Vertrieb richtig arbeiten kann und keine Kund:innendaten verloren gehen. Nichtsdestotrotz ist das Kopieren und Einfügen eine stupide und wiederkehrende Aufgabe. Genau deshalb ist die Automatisierung solcher Tätigkeiten so gewinnbringend:

Statt viele Minuten am Tag mit dem verschieben von Daten zu verbringen, haben du und dein Team mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Aufgaben.

Selbstverständlich sind auch viel komplexere Pipedrive Integrationen denkbar und möglich. Meistens besteht dein Unternehmens-Ökosystem aus zahlreichen Anwendungen, in die sich Piepdrive integriert. Denkbar sind auch viel komplexere Prozess-Automatisierungen: Ein umfassendes Reporting kann beispielsweise zu vordefinierten Zeitpunkten ausgegeben und visuell ansprechend gestaltet werden, um so dein Team über den aktuellen Projektstatus zu informieren. Aber auch ein umfassendes Customer-Onboarding, vom Erstkontakt bis zum Projektauftrag, kann automatisiert werden.

Die Möglichkeiten hierbei sind wirklich zahlreich und tragen dazu bei, dass Arbeitszeit für Dinge genutzt wird, die Mehrwert bringen. Das kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen. Ob auch deine Prozesse und Tools integrierbar sind, finden wir gerne gemeinsam heraus. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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