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Personio Integration: Wie es dir gelingt Personio anzubinden - 3 Tipps

February 6, 2021
Personio Integration

HR ist ein breites Feld, dass durch eine noch breitere Tool-Landschaft abgebildet wird. Für nahezu jede HR-Aufgabe gibt’s zahlreiche Anwendungen: Recruiting, Lohnabrechnung (okay, an DATEV geht kein Weg vorbei), Administration, Zeitbuchungen, Reisekostenabrechnungen, Performance messen... Und natürlich, je mehr Tools verwendet werden, desto mehr Daten können verloren gehen, sich doppeln oder fehlerhaft vorliegen. Eine Software, die Abhilfe schaffen möchte, ist Personio, eine etablierte All-in-One Software für alle oben genannten Aufgaben: Personalverwaltung, Recruiting und Payroll. 

Personio wirbt nicht nur damit, dass die gesamte HR an einem zentralen Ort verwaltet wird, sondern bietet zudem eine weitere Personio Integration von spezialisierteren Tools. Doch seien wir ehrlich: HR ist höchstwahrscheinlich nicht die einzige Aufgabe, die dein Unternehmen ausführt. Im Gegenteil, für einen Großteil der Unternehmen ist HR eine Stabsstelle, die alle anderen Abteilungen und Funktionen unterstützt.  

Das heißt, HR kann eigentlich nicht alleinstehend betrachtet werden, sondern ist stark mit dem Unternehmensaufbau und dem Geschäftsmodell verknüpft. Genau deshalb haben wir einen Blick darauf geworfen, wie die Personio Integration abseits der HR Abteilung deine Unternehmensabläufe optimiert und dir so eine Menge Arbeit abnehmen kann. Hierfür haben wir unsere eigene Personio Integration entwickelt, die wahlweise mit Integromat oder Zapier umgesetzt werden kann. 

Überblick über die Funktionen: Personio Schnittstellen

Recruiting: Recruiting ist längst mehr, als nur Stellen ausschreiben und warten, bis etwas passiert. Viele Unternehmen haben auf Active-Sourcing umgestellt, ob intern oder durch einen externen Dienstleister. Personio bietet die Möglichkeit zur Stellenausschreibung und bildet einen umfassenden und strukturieren Bewerbungsprozess ab. 

Administration: Personaldaten und –dokumente pflegen ist nicht nur die grundlegendste, sondern auch die zentralste Aufgabe der HR. Ohne korrekte Daten geht nichts. Auch das kann natürlich in Personio abgebildet werden und so können Onboarding Prozesse, Zeiterfassung oder Abwesenheiten gepflegt werden. 

Lohnabrechnung: Da alle relevanten Stammdaten in Personio an einem Ort vorliegen, kommt es bei der anschließenden Lohnabrechnung zu weniger Reibung. Mit der DATEV Integration von Personio werden die Lohndaten im Anschluss nahtlos übermittelt.   

Personalentwicklung: Sowohl Performance Messungen als auch Feedback werden in Personio abgebildet. So können Performance-Gespräche dokumentiert werden und die Entwicklung des Personals nachverfolgt werden. Auch die Zielsetzung wird hier erfasst und macht so Verbesserungen sichtbar.   

Was meint Personio Integration und Automatisierung? Personio Schnittstellen Integration

Auf der Website von Personio schwirren die Wörter Integration und Automatisierung herum. Dabei bezieht sich Personio insbesondere auf die zahlreichen inklusiv-Funktionen, die selbstverständlich den Datenaustausch untereinander ermöglichen (weil sie eben schon im selben Tool vorliegen). Aber auch weitere HR-Funktionen liegen als Personio Integration vor: Ob Honeypot, Firstbird oder HeyJobs fürs Recruiting, DATEV für die Lohnabrechnung, Boomr für die Anwesenheiten oder Leapsome für die Performance, Personio bietet eine breite Ergänzung ihrer eigenen Software durch die Integration anderer, etablierter Anbieter:innen. 

Wie genau? Über eine API (Was ist eine API?). Genauer gesagt, über eine REST-API mit vier Endpunkten: Mitarbeiterstammdaten, Anwesenheiten, Abwesenheiten und Recruiting. Und genau diese API ist der Schlüssel zur weiteren Personio Integration. Denn nicht nur Produktpartner:innen von Personio können diese API nutzen, um ihre Dienste zu integrieren, auch weitere Tools können hier andocken. Genau das haben wir standardisiert umgesetzt.

Darauf spezialisierte iPaaS Software wie Integromat oder Zapier bieten in ihrem umfassenden Katalog jedoch noch keine standardisierte Integration (bei Zapier steht lediglich “coming soon”). Doch das heißt nicht, dass wir Personio nicht trotzdem mit anderen Tools sprechen lassen können. 

Denn durch die API von Personio können wir selbstverständlich dennoch in Personio vorliegende Daten weiterverwenden und mit anderen Tools integrieren. Wir zeigen Möglichkeiten auf, wozu dies sinnvoll und genutzt werden kann.  

Unsere Personio Integration: Möglichkeiten und Potenziale der API Anbindung für Persionio

E-Mail: Höchstwahrscheinlich kommt irgendwann der Punkt, an dem doch einmal per E-Mail mit Bewerber:innen kommuniziert wird. Denn eine geschlossene Plattform für den gesamten Bewerbungsprozess und die Kommunikation ist für die wenigsten Unternehmen umsetzbar oder bezahlbar. Das heißt aber natürlich nicht, dass die Kommunikation per E-Mail an Personio vorbeiläuft.  

E-Mails zu integrieren ist wahrscheinlich eine unserer leichtesten Aufgaben. Nicht nur die Kommunikation mit Personen, die sich gerade im Bewerbungsprozess befinden, kann mit Personio integriert und somit nachverfolgt werden. Auch Personen, die bereits erfolgreich rekrutiert wurden und bald ihren ersten Arbeitstag haben, können über automatisierte E-Mails über den bevorstehenden Arbeitsbeginn informiert werden. Relevante Dateien und Unterlagen, die nach erfolgreicher Einstellung eingepflegt und übermittelt werden müssen, können ebenfalls in Personio integriert werden, sollten diese per E-Mail eingehen. 

Personal-Newsletter: In knappen Arbeitsmärkten ist es auch von Bedeutung, dass potenzielle Arbeitnehmer:innen adressiert werden und so vielleicht in Zukunft gewonnen werden können. Vielleicht ist es bei einer aktuellen Stellenausschreibung nichts geworden, das heißt aber nicht zwingend, dass diese Bewerber:innen nie wieder für dein Unternehmen in Frage kommen. Im Gegenteil, fürs Employer-Branding kann ein individualisierter Newsletter Gold wert sein. Aber was heißt individualisiert? Wir erklären’s an einem Beispiel: (Bemerkung: Alle hier ausgeführten Möglichkeiten setzen natürlich voraus, dass die Person einem solchen Newsletter zugestimmt hat.) 

Das finale Bewerbungsgespräch lief hervorragend, die Person ist für die Stelle bestens geeignet und passt auch persönlich ins Team. Dennoch, eine andere Person war noch ein bisschen überzeugender oder vielleicht sagt der:die Bewerber:in selbst ab. Sowas kann passieren, heißt aber nicht, dass eine Zusammenarbeit für immer ausgeschlossen ist. In einer persönlichen E-Mail oder in einem Telefonat geht ihr im Guten auseinander (“Wir können ja Freunde bleiben”).  

In Personio markierst du den Bewerbungsprozess für diese Person als beendet, ohne dass eine Einstellung erfolgt ist. Diese Information wird weitergegeben an ein Newsletter Tool, wie etwa Active Campaign oder SendGrid. Zwei Wochen nach der Absage bekommt darum die Person eine E-Mail, die nochmals das Bedauern ausdrückt, aber über aktuelle (Personal-)Themen rund ums Unternehmen auf dem Laufenden hält.

Mit diesem Startpunkt kann eine individuelle Customer Journey geschaffen werden, die in regelmäßigen Abständen die Person an das eigene Unternehmen erinnert, über Neuigkeiten informiert und so das Employer Branding maßgeblich unterstützt. Da deine Bewerber:innen den Bewerbungsprozess aber meist asynchron durchlaufen, macht es Sinn die Newsletter E-Mails nicht zeitgleich an alle Empfänger:innen zu versenden, sondern an die individuelle Phase anzupassen. 

Kurzer Exkurs: Datenschutz

Abschließend möchten wir noch kurz das Thema Datenschutz anschneiden, was bei Personaldaten natürlich höchste Priorität hat (oder haben sollte). Uns liegt dieses Thema ebenfalls sehr am Herzen. Personio ist ein deutsches Unternehmen und unterliegt somit der DSGVO. Nach eigenen Angaben werden Datenschutz und Informationssicherheit mit höchster Priorität behandelt und gewährleisten so deren Einhaltung.  

Alle hier vorgeschlagenen Integrationsmöglichkeiten sollen diesen Standard natürlich ebenfalls erfüllen. Dafür empfehlen wir für die Personio Integration Integromat als Software der Wahl. Integromat unterliegt als tschechisches Unternehmen ebenfalls der DSGVO und wir haben hier ausgeführt, welche Bedeutung Datenschutz für Integromat spielt. (Disclaimer: Dieser Vorschlag stellt keine Rechtsberatung, sondern lediglich einen redaktionellen Beitrag dar. Wir sind keine Anwälte und führen lediglich eine IT-technische Bewertung anhand des EuGH-Urteils und öffentlich zugänglichen Daten durch. Wir übernehmen keinerlei Haftung für Inhalte oder abgeleitete Handlungsempfehlungen.)

Alle weiteren Tools, die hier thematisiert wurden, also beispielsweise Mails, Newsletter oder Administration müssen individuell auf ihre Datensicherheit geprüft werden. Aber natürlich gibt es auch dort mittlerweile eine große Auswahl an datenschutzkonformen Anwendungen.

Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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