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Workflow Automation – ein schillernder Begriff, der mehr und mehr Einzug in den Alltag vieler Unternehmen hält. Woran denkst du als erstes, wenn du das Wort hörst? An teure Software? Lange Implementierungsprojekte und hochqualifizierte ITler, die nichts anderes tun, als den ganzen Tag Prozesse zu analysieren und zu automatisieren?
Genau diese drei Punkte widerlegt nämlich das Open Source Workflow Automation Tool (was ein Zungenbrecher) n8n. n8n möchte Workflow Automation für sämtliche Unternehmen wahr werden lassen – ohne große Vorkenntnisse, IT-Skills oder riesige Investitionen. Das Open Source Tool spricht dabei von “next-gen automation”. Wie das Ganze funktioniert, erfährst du hier.
Meistens liegt der Automatisierung eines zu Grunde: Prozesse. Diese sind unverzichtbar und müssen klar definiert sein, damit Automatisierung überhaupt wahr werden kann. Standardisierung ist hierbei ein weiteres Stichwort. Genau darum ist Automatisierung längst für viel mehr Unternehmen nutzbar und wichtig – dank der Digitalisierung. Denn auch digitale Prozesse können standardisiert werden und so automatisiert ablaufen. Hierfür braucht es in der Regel Automation Tools. Also Software, welche die Automatisierung möglich macht und durchführt.
Workflow-Automation will komplizierte Geschäftsprozesse einfacher machen und verwalten. Wenn beispielsweise Formular ausgefüllt, eine Useraktion oder ein definierter Auslöser stattfinden, können automatisierte Workflows Daten gemäß den gesetzten Regeln verschieben oder umwandeln.
Meistens liegt der Automatisierung eines zu Grunde: Prozesse. Diese sind unverzichtbar und müssen klar definiert sein, damit Automatisierung überhaupt wahr werden kann. Standardisierung ist hierbei ein weiteres Stichwort. Genau darum ist Automatisierung längst für viel mehr Unternehmen nutzbar und wichtig – dank der Digitalisierung. Denn auch digitale Prozesse können standardisiert werden und so automatisiert ablaufen. Hierfür braucht es in der Regel Automation Tools. Also Software, welche die Automatisierung möglich macht und durchführt.
Die meisten dieser Tools zur Workflow-Automation bieten eine visuelle Oberfläche, mit der du auch ohne IT-Kenntnisse oder Programmierung Workflows erstellen kannst. So auch die Open Source Workflow Automation n8n.
n8n zählt zu den sogenannten iPaaS Software, also Integration Platform as a Service. Das bedeutet, dass n8n eine visuelle Oberfläche, also Plattform, bereitstellt, auf der Integrationen erschaffen werden können. So unterstützt n8n (aktuell) über 200 Cloud-Anwendungen wie etwa Hubspot, Asana, GSuite oder Office356. All diese Apps können über die übersichtliche Flowchart Ansicht miteinander verknüpft werden und tauschen so ganz von selbst relevante Daten aus.
So setzen iPaaS Tools das Konzept Workflow Automation um. Das Ziel solcher Plattformen: Indem kleine, administrative und aufwändige Schritte automatisiert werden, haben die Menschen hinter dem Rechner mehr Zeit für andere, erfüllendere Aufgaben.
Die Einsatzmöglichkeiten dabei sind breit gefächert: Marketing, HR, CRM, Sales, Administration oder auch Buchhaltung können integriert werden und machen iPaaS somit für unzählige Unternehmen attraktiv. Und n8n schafft genau das als einziges Workflow Automation Tool auf Open Source Basis.
Über n8n.io ist der Source-Code von n8n frei zugänglich. So kannst du das Tool hosten, wo du willst und natürlich auch weiterentwickeln. Klar das mag nur für Profis was sein. Aber auch für Unternehmen hat das entscheidende Vorteile: Wenn n8n selbst gehostet wird, können hohe Anforderungen an Datenschutz und Compliance abgedeckt werden. So nutzt du Open Source Workflow Automation optimal. Obendrein ist n8n sogar fair-code lizensiert.
Klar, selbst hosten ist nicht für alle etwas. Darum gibt’s n8n auch in der Cloud. Über n8n.cloud kannst du das Tool sofort einsatzbereit nutzen und auf den Servern von n8n nutzen. Hier werden aktuell 200 Apps, wie Calendly, Clickup, Discord oder Google Drive, unterstützt.
Wie bei so vielen Open-Source Softwares ist auch bei n8n der Community Support großartig. Es gibt nicht nur überall im Web Hilfe bei Schwierigkeiten, sondern n8n selbst erhält regelmäßig wertvolles Feedback und Anregungen. So entwickelt sich der Code stetig weiter. Und mit einem frischen Funding im Rücken, hat n8n auch die Mittel, die Software schnell weiterzuentwickeln.
n8n macht schnelle Workflow Automations wirklich leicht. Ein Vorteil dabei ist die Ansicht als Flowchart. So wird ein übersichtlicher Prozess geschaffen, bei dem auch sofort die Beziehungen und Abhängigkeiten erkennbar sind.
Aktuell unterstützt n8n mehr als 200 Apps, Tendenz stark steigend. Auch hier kommt n8n der oben genannte Community Support und der Open Source Code zu Gute: Begeisterte Community-Mitglieder geben nicht nur Feedback und Anregungen, sondern entwickeln auch Apps selbst. So wächst das Angebot schnell weiter.
Außerdem ist der visuelle Builder leicht zu bedienen und erfordert keine technische Vorkenntnis. Wenn du eine App auswählst, wirst du direkt durchgeführt, wie du sie zu verbinden hast.
Wir finden, die Ansicht des Open Source Workflow Automation Tools gibt sofort einen guten Überblick über den Aufbau des Prozesses und ermöglicht es uns im zweiten Schritt, einzelne Module beziehungsweise Schritte flexibel auszutauschen. Durch diese Modularität ist die Entwicklung deutlich einfacher als über einen linearen Aufbau.
Wenn du nach Inspiration suchst, bietet n8n auf der eigenen Website zahlreiche Templates für Workflows. Diese können einfach kopiert und im n8n Editor über STRG + V eingefügt werden. Einfacher geht’s kaum. Im Anschluss müssen nur noch die eigenen Accounts konfiguriert werden und dein Workflow steht.
Der Workflow Automation Markt ist noch jung aber schon heute ist der Konkurrenzdruck hoch. Dabei verbindet n8n wichtige Punkte, die für Unternehmen in den kommenden Jahren zu einem riesigen Vorteil werden können:
Durch den Open Source Code erhältst du Sicherheit. Nicht nur, weil du ihn hosten kannst, wo du willst, sondern weil in der Regel der Community Support stark ist. Sollte n8n übermorgen Pleite gehen (wovon wir nicht ausgehen), dann kannst du trotzdem noch jahrelang den Service nutzen. Besonders wenn eine Vielzahl deiner Workflows integriert sind, ist das ein wichtiger Faktor.
Außerdem lässt dir n8n die Wahl zwischen Cloud und onPrem. Genau zwischen diesen zwei Welten befinden sich heute noch viele Unternehmen. n8n kommt diesem Dilemma entgegen und du musst dich nicht entscheiden. Wir gehen jedoch davon aus, dass sich der aktuelle Trend fortsetzt: Mehr Unternehmen werden vollständig in die Cloud migrieren.
n8n bietet einen großartigen Einstieg in die Welt der Open Source Workflow Automation. Es ist wichtig, dass die Barrieren nicht zu groß sind, damit du und dein Team auch wirklich von den Erleichterungen, die Automatisierung bieten kann, überzeugt seid. Wenn Teammitglieder dann sogar in der Lage sind, selbst kleine Integrationen zu erschaffen, kann die Akzeptanz steigen.
Wir finden, n8n macht einiges richtig. Wenn du Wert auf Open Source legst, dann bist du hier an der richtigen Stelle. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
Arrange a free cloud integration consultation now
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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