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Wenn du ein*e Projektmanager*in bist und nach Möglichkeiten suchst, dein Arbeitspensum zu rationalisieren und deine Produktivität zu steigern, hast du dich wahrscheinlich schon gefragt, wie du dein Projektmanagement automatisieren kannst. Glücklicherweise ist Make eine neue und innovative Lösung, mit der du genau das erreichen kannst. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen kannst du mit Make Zeit sparen und Fehler reduzieren, so dass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst - den erfolgreichen Abschluss von Projekten.
In diesem Artikel geben wir dir vier Tipps, wie du deine Projektverwaltung mit Make automatisieren kannst. Vom Hinzufügen von Dokumenten zu Projekten bis hin zum Erstellen von Projekten nach der Zahlung zeigen wir dir, wie du dieses leistungsstarke Tool optimal nutzen kannst.
Eine der zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Aufgaben für Projektmanager*innen ist das Übertragen von Dokumenten in das entsprechende Projekt. Mit Make ist dieser Prozess von Anfang bis Ende automatisiert. Gib einfach den Dropbox/OneDrive/Google Drive/FTP-Ordner an, in dem deine Dateien gespeichert sind, und jeder Dateianhang, der an eine ausgewählte Aufgabe in Asana angehängt wird, wird automatisch gespeichert. Ebenso wird jede neue Datei, die zu Podio hinzugefügt wird, in deinem gewünschten Google Drive-Ordner gespeichert. Durch die Automatisierung dieses Prozesses reduziert Make Fehler und verbessert die Produktivität, so dass du dich auf andere Aspekte des Projektmanagements konzentrieren kannst.
Genaue Aufzeichnungen über die Projekte deines Unternehmens sind entscheidend für deren Erfolg. Die Werkzeuge von Make helfen dir dabei, die Projektdokumentation zu zentralisieren und sicherzustellen, dass die Dateien organisiert bleiben. Mit Make werden alle Projektdateien gespeichert, komprimiert und über den von dir bevorzugten Kommunikationskanal versandt. Darüber hinaus wird jede neue Datei, die zu Podio hinzugefügt wird, in dem von dir gewünschten Google Drive-Ordner gespeichert, und jeder Dateianhang, der an eine ausgewählte Aufgabe in Asana angehängt wird, wird automatisch gespeichert. Durch die Automatisierung des Prozesses zum Speichern von Projektdokumentation erleichtert Make den Überblick über wichtige Dateien und sorgt für Ordnung.
Wenn es dir schwerfällt, den Überblick über deinen Fortschritt zu behalten und organisiert zu bleiben, kann Make dir helfen. Mit seinen Automatisierungswerkzeugen kann Make automatisch Projektnotizen zu verschiedenen Ereignissen erstellen, z. B. zu neuen Beiträgen in deinen "beobachteten" Tumblr-Blogs, zu auf Foursquare registrierten Check-Ins und zu Tweets, die von ausgewählten Twitter-Nutzer*innen hochgeladen wurden. Make kann auch jeden Beitrag, der in die von dir gewünschte Facebook-Gruppe hochgeladen wird, in deinem Evernote-Notizbuch speichern. Für jeden neuen Auftrag, der in WooCommerce erstellt wird, werden Notizen in SuiteCRM7 veröffentlicht. Durch die automatische Erstellung von Projektnotizen erleichtert Make die Organisation und das Behalten von wichtigen Informationen.
Es ist wichtig, dass du für deine harte Arbeit bezahlt wirst. Make kann dir dabei helfen, unbezahlte Arbeit zu vermeiden, indem es Projekte erst dann anlegt, wenn deine Kund*innen ihre Rechnungen bezahlt haben. Mit Make kannst du deine Kontoauszüge über Raiffeisenbank-E-Mails verfolgen und neue Projekte in Toggl erstellen, sobald dein Kontostand bei der Bank of America unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. Außerdem werden für jede WooCommerce-Bestellung, die aufgegeben und vollständig bezahlt wird, neue Projekte in Asana angelegt. Schließlich werden für jede direkte Einzahlung von mehr als 1.000 Dollar auf dein Konto neue Projekte in VTiger CRM erstellt. Durch die Automatisierung des Prozesses der Projekterstellung nach der Zahlung kann Make dir helfen, die Kontrolle über deine Finanzen zurückzugewinnen und sich auf den erfolgreichen Abschluss von Projekten zu konzentrieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass du durch die Automatisierung deines Projektmanagements mit Make Zeit sparen, Fehler reduzieren und deine Produktivität steigern kannst. Wenn du diese vier Tipps befolgst, kannst du das Beste aus diesem leistungsstarken Tool herausholen und bessere Ergebnisse im Projektmanagement erzielen. Zögere nicht, Make auszuprobieren und zu sehen, wie es deine Arbeitsweise verändern kann!
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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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