Tipps und Beispiele

Wie kann ich mein Projektmanagemt optimieren? Tipps für Integromat

November 2021
Tipps für Projektmanagement mit Integromat

4 Tipps: So kannst du dein Projektmanagement mit Integromat automatisieren

Diese Frage stellen sich Projektmanager in jeder Branche: "Wie kann ich mein Projektmanagement automatisieren?" Integromat ist die neue, innovative Antwort auf diese Frage, nach der jedes Unternehmen gesucht hat. Lese dir unsere Anwendungsbeispiele durch und erfahre, wie dieses Tool dir helfen kann, Fehler zu vermeiden, Projekte zu erstellen und Abläufe besser als je zuvor zu verwalten.

Erste Methode: Hinzufügen von Dokumenten zu Projekten

Es kann verwirrend, ineffektiv und zeitaufwendig sein, jedes Dokument, das du findest, in das entsprechende Projekt zu übertragen. Glücklicherweise wurde Integromat entwickelt, um diesen Prozess von Anfang bis Ende zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern indem:

  • Jeder Dateianhang in dem von dir angegeben Dropbox/OneDrive/Google Drive/FTP-Ordner gespeichert wird, der an eine ausgewählte Aufgabe in Asana angehängt wurde.
  • Jede neue Datei in deinem gewünschten Google Drive-Ordner gespeichert wird, die in Podio hinzugefügt wurde.

Zweite Methode: Speichern der Projektdokumentation

Genaue Aufzeichnungen über die Projekte Ihres Unternehmens sind ebenso wichtig wie deren erfolgreicher Abschluss. Deshalb sind die Tools von Integromat so konzipiert, dass sie dich bei der Zentralisierung der Projektdokumentation unterstützen und sicherstellen, dass die Dateien organisiert bleiben, indem:

  • Alle Projektdateien an deinem bevorzugten Kommunikationskanal gespeichert, komprimiert und gesendet werde.
  • Jede neue Datei, die zu Podio hinzugefügt wird, in deinem gewünschten Google Drive-Ordner gespeichert wird.
  • Jeder Dateianhang in dem von dir angegeben Dropbox/OneDrive/Google Drive/FTP-Ordner gespeichert wird, der an eine ausgewählte Aufgabe in Asana angehängt wurde.

Dritte Methode: Projektnotizen erstellen

Wenn du dich regelmäßig fragst: "Wie kann ich mein Projektmanagement automatisieren?", dann brauchst du vielleicht einfach eine bessere Organisation. Überfüllte E-Mail-Postfächer und mehr können dazu führen, dass du den Überblick über deine Fortschritte verlierst, weshalb die Automatisierung von Integromat eine so wichtige Lösung ist. Unabhängig von deinen Anforderungen hilft dir das Tool garantiert dabei, Projekte einfach zu navigieren, indem:

  • Für jeden neuen Beitrag, der zu deinen “beobachteten” Tumblr-Blogs hinzugefügt wird, und/oder für jede auf Foursquare registrierten Check-In, Notizen in deinem gewünschten Evernote-Notizbuch erstellt werden.
  • Für jede neue Bestellung, die in WooCommerce erstellt wird, Notizen in SuiteCRM7 veröffentlicht werden.
  • Jeder Tweet, der von einem von dir ausgewählten Twitter-Nutzer hochgeladen wird, und/oder jeder Beitrag, der in deiner gewünschten Facebook-Gruppe hochgeladen wird, in deinem Evernote-Notizbuch gespeichert wird.

Vierte Methode: Projekte nach der Zahlung erstellen

Dein Unternehmen arbeitet jedes Jahr hart, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen - Du verdienst es, für diese Mühe bezahlt zu werden. Integromat hilft dir, unbezahlte Arbeit zu vermeiden, indem es Projekte erst dann erstellt, wenn deine Kunden ihre Rechnungen bezahlt haben. Während dieses Tool also deine Kontoauszüge via Raiffeisenbank-E-Mails verfolgt, kannst du deine Finanzen wieder in die Hand nehmen, indem du die innovative Lösung nutzt und:

  • Neue Projekte in Toggl erstellt werden, sobald dein Bank of America-Kontostand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt.
  • für jede WooCommerce-Bestellung, die platziert und vollständig bezahlt wird neue Projekte in Asana erstellt werden
  • für jede direkte Einzahlung von mehr als 1.000 $ auf dein Konto neue Projekte in VTiger CRM erstellt werden.

Wenn du diese 4 Tipps mit Integromat befolgst wirst du dich nie wieder fragen: "*Wie kann ich mein Projektmanagement automatisieren?"! *

Tipps für Projektmanagement mit Integromat

Tipps für Projektmanagement mit Integromat

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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