Wenn du ein*e Projektmanager*in bist und nach Möglichkeiten suchst, dein Arbeitspensum zu rationalisieren und deine Produktivität zu steigern, hast du dich wahrscheinlich schon gefragt, wie du dein Projektmanagement automatisieren kannst. Make ist eine innovative Lösung, mit der du genau das erreichen kannst. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen kannst du mit Make Zeit sparen und manuelle Fehler reduzieren, sodass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst – den erfolgreichen Abschluss von Projekten.
In diesem Artikel geben wir dir vier Tipps, wie du deine Projektverwaltung mit Make automatisieren kannst. Vom Erstellen von Aufgaben bis zur Synchronisation von Kalendern zeigen wir dir, wie du dieses leistungsstarke Tool optimal nutzen kannst.
Das Erstellen und Aktualisieren von Aufgaben ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Make ermöglicht es dir, diesen Prozess zu automatisieren und zu beschleunigen. Verbinde dazu einen E-Mail-Dienst deiner Wahl, wie Gmail, mit deinem Projektmanagement-Tool, beispielsweise Asana. Erstelle dann ein Szenario, bei dem neue E-Mails in deinem Posteingang überprüft werden und anschließend neue Aufgaben in Asana in dem jeweiligen Projekt erstellt werden.
Dabei kannst du die Bedingungen flexibel festlegen: Entweder entnimmt Make aus allen eingegangen E-Mails die Informationen und erstellt daraus Aufgaben, oder es werden nur E-Mails berücksichtigt, die bestimmte Kriterien erfüllen, wie beispielsweise E-Mails mit der Bezeichnung “Asana” oder solche, die einen bestimmten Begriff in der Betreffzeile enthalten.
So reduzierst du die manuelle Übertragung von Informationen zwischen Tools und sorgst dafür, dass keine Aufgaben in deinem Projekt vergessen werden.
Verbinde dein Projektmanagement-Tool mit einem E-Mail-Dienst oder Kollaborationstool, um dein Team stets auf dem Laufenden zu halten. So kannst du beispielsweise Asana mit Slack verknüpfen und ein Szenario erstellen, das dein Team benachrichtigt, wenn Aufgaben, bis zum nächsten Tag erledigt werden müssen. Alternativ kannst du auch ein Szenario einrichten, das alle überfälligen Aufgaben aus Microsoft To Do auflistet und als Slack-Nachricht an dein Team versendet.
So hältst du dein Team informiert und verbesserst dadurch die Kommunikation, Transparenz und Zusammenarbeit, ohne dass manuelle Status-Updates erforderlich sind.
Automatisiere die Zeiterfassung in deinem Projekt, indem du Berichte aus Zeiterfassungstools wie Toggl in Notion-Datenbanken oder Airtable importierst. Dies ermöglicht es dir, die aufgewendete Zeit einzelner Teammitglieder für verschiedene Projekte detailliert zu erfassen und zu analysieren, was zu einer besseren Ressourcenplanung und effizienteren Projektverwaltung beitragen kann.
Alternativ kannst du Zeiteinträge aus Clockify direkt nach Google Sheets exportieren. So erhältst du nicht nur eine präzise Übersicht über die aufgewendete Zeit in deinem Projekt, sondern kannst auch einfacher Berichte und Analyse erstellen.
Schließlich erleichtert dir Make auch die Synchronisation verschiedener Kalender. Erstelle dafür Szenarien, die neue Veranstaltungen aus Eventbrite oder Calendly automatisch zu deinem Google Calendar hinzufügen. So kannst du auch problemlos wichtige Meetings planen. Nutze Make zum Beispiel, um Zoom-Meetings für Google Calendar-Veranstaltungen zu erstellen, und diese schließlich mit dem erstellten Zoom-Link zu aktualisieren.
Darüber hinaus kannst du Szenarien einrichten, um automatisierte E-Mails mit einer Zusammenfassung neuer Kalenderereignisse an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden. Make hilft dir dabei, den Überblick über Meetings und Veranstaltungen zu behalten, sodass du in deinen Projekten immer alles im Blick hast.
Durch die geschickte Nutzung der Funktionen von Make kannst du in deinen Projekten Zeit sparen, Fehler reduzieren und deine Produktivität steigen. Die oben genannten vier Anwendungsfälle sind nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten, die Make bietet. Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du das Beste aus diesem leistungsstarken Tool herausholen und bessere Ergebnisse in deinem Projektmanagement erzielen.
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