FastBill ist eine deutsche Buchhaltungssoftware, die Ordnung in deine Rechnungen und Belege bringen und so dein Business verbessern möchte. So kannst du dank des Tools deine Buchhaltung optimal für externe Steuerberater:innen vorbereiten und so weniger Zeit dafür aufwenden. Denn ja, Buchhaltung ist eine Pflicht für alle Unternehmen. Aber sie bedeutet nur selten Spaß. Darum ist auch die FastBill Integration dank der FastBill API ein wichtiger Punkt, um deine Buchhaltung noch weiter zu vereinfachen.
Dabei meinen wir in diesem Post etwas anderes als FastBill selbst. Denn überall auf der FastBill Webseite fällt das Wort Automatisierung: automatisierte Buchhaltung, automatisierte Abläufe, automatisch Belege sammeln oder automatisiert Zeit sparen. Damit spielt das Rechnungs-Tool hauptsächlich auf integrierte Funktionen an. So kannst du beispielsweise dein Bankkonto verknüpfen und Zahlungen werden automatisch erfasst. Aber die FastBill Integration, die wir meinen, geht weit darüber hinaus.
Denn die FastBill API lässt uns zahlreiche weitere Anwendungen wie E-Mails, Online-Shop, CRM oder Datenbank mit FastBill integrieren. So können völlig autonom relevante Daten ausgetauscht werden. Wir erklären in diesem Post ausführlicher, was sich dahinter verbirgt.
Aber nochmal kurz auf Anfang.
Bevor wir die FastBill Integration genauer betrachten, klären wir kurz was genau FastBill kann:
Kontaktverwaltung: Sämtliche Kontakte liegen an einer zentralen Stelle vor und sind so schnell abrufbar und abänderbar. Außerdem unterstützt dich FastBill dabei, die Zahlungsmoral der Kontakte zu ermitteln. Also wer zahlt in der Regel wann. Die richtigen Kontaktdaten bilden die Basis für alles Weitere.
Angebote und Rechnungen: Klar, das stellt die wohl grundlegendste Funktion einer Buchhaltungssoftware neben der Zahlungserfassung dar: Angebote und Rechnungen erstellen. Selbstverständlich können diese nach deiner Vorlage designt werden. Auch Mahnungen bei Zahlungsverzug sind kein Problem.
Buchhaltung: Um den Monatsabschluss vorzubereiten, kannst du alle Zahlungen in FastBill inklusive zugehörigem Rechnungsbeleg direkt verbuchen und kontieren.Neben Lieferantenrechnungen werden auch Buchungen deiner Rechnungen an Debitoren abgebildet. Natürlich alles gesetzeskonform. Dank der DATEV Schnittstelle gelangen im Anschluss alle Daten zu deinen Steuerberater:innen.
Banking: Integrierst du dein E-Banking mit FastBill, hast du sofort Überblick über deinen Finanzstatus und offene oder bezahlte Rechnungen. Diese Daten werden automatisch aktualisiert und können ebenso aus FastBill ans E-Banking übermittelt werden.
Zusätzlich bietet FastBill über den Premium Plan auch an, dass FastBill selbst deine Buchhaltung vorbereitet. Kontenabgleich, Finanzreports und Belege sammeln inklusive.
Jetzt aber wieder zurück zum Thema: Was genau bedeutet FastBill Integration? Der wichtigste Punkt hierfür ist die FastBill API. Diese Programmierschnittstelle stellt uns die Software freundlicherweise bereit. Sie erlaubt es uns, Daten aus FastBill aus- und wieder einzugeben. Genau das ist der Schlüssel zum Erfolg.
Warum Daten übergeben?
Viele Daten brauchst du selten nur an einer Stelle. Das einfachste Beispiel hierfür sind etwa deine Kontaktdaten. Wie kommen diese in FastBill? Sicherlich hast du die exakt gleichen Daten auch an anderer Stelle gespeichert, etwa in einem CRM oder einer Datenbank. Nun ist es einerseits mühsam, die identischen Daten doppelt einzutippen. Andererseits ist es wichtig, dass die Daten an allen Stellen stets aktuell vorliegen.
Durch die FastBill Integration können wir genau das gewährleisten. Denn so werden Daten in einer Software, in diesem Beispiel etwa deinem CRM, geändert oder eingepflegt. Passiert eine Änderung werden dank der FastBill Integration auch dort die Änderungen übernommen. Durch die Synchronisation von Daten schaffen wir so völlig selbstständige Datenflüsse.
Um die FastBill API zu nutzen, braucht es heutzutage keine Schnittstellen-Programmierung mehr. Diese Arbeit nehmen dir mittlerweile Automatisierungs-Plattformen, wie beispielsweise Make, ab. Sie stellen eine Oberfläche zur Verfügung auf der FastBill mit Hunderten anderer Apps ganz einfach verbunden werden. So kann die FastBill Integration deutlich schneller und einfacher Realität werden.
Um das zu verdeutlichen, helfen wahrscheinlich einige Beispiele am besten. Sie zeigen, was alles möglich ist. Durch die FastBill Integration mit weiteren Cloud Anwendungen eröffnen sich nämlich völlig neue Möglichkeiten, um Zeit für andere Dinge zu gewinnen.
Mahnungen versenden: Es passiert immer wieder: Deine Kontakte zahlen verspätet eine Rechnung. An sich kein Beinbruch, nur die Mahnungen oder Zahlungserinnerungen können Zeit rauben. Wenn du den Zahlstatus sowie das Rechnungsdatum aus FastBill mit einer Datenbank, beispielsweise Airtable, synchronisierst, dann können diese automatisch versendet werden. So wird jeden Tag oder auch jede Woche abgeprüft, ob eine Zahlung im Verzug ist und anhand einer Vorlage automatisch eine E-Mail an den betreffenden Kontakt versendet. Du brauchst gar nichts weiter tun.
E-Mail-Anhänge einpflegen: Per Mail gehen wichtige Dokumente deiner Buchhaltung, beispielsweise Rechnungen als Anhang, ein. Indem du die FastBill API nutzt, können genau diese Anhänge von selbst in FastBill eingepflegt werden. Optional kann diese FastBill Integration durch den nächsten Punkt ergänzt werden:
Dokumente im Cloud-Speicher ablegen: Egal ob OneDrive, GoogleDrive oder Dropbox, höchstwahrscheinlich speicherst du Rechnungen und Dokumente noch in einem eigens definierten Ordner zusätzlich zu FastBill ab. Dieser Schritt kann direkt aus deinen E-Mails erfüllt werden, bevor die Dokumente dann in FastBill hochgeladen werden. Zusätzlich kann automatisch jeden Monat oder jedes Quartal ein neuer Ordner erstellt werden, damit du den Überblick über deine Rechnungen behältst.
Kontakte aktuell halten: Die FastBill API erlaubt es uns außerdem, deine Kontakte immer aktuell zu halten. Wie schon weiter oben erwähnt, liegen die Infos dafür sicherlich auch an anderer Stelle vor. Integrierst du FastBill mit deinem CRM oder deiner Datenbank, dann sind alle Stammdaten stets aktuell und an allen wichtigen Stellen verfügbar.
Shop integrieren: Kauft eine Person in deinem Shop, beispielsweise Shopify, ein Produkt, wird nicht nur im Shop-System ein neuer Kund:innenaccount angelegt. Dieser triggert ebenfalls automatisch eine neue Person in FastBill.
Wir finden, je weniger Zeit für die Buchhaltung draufgeht, desto besser. Und die FastBill API ermöglicht uns genau das. Die obigen Beispiele sollen lediglich einen Überblick geben, selbstverständlich schneiden wir die FastBill Integration genau auf deine Bedürfnisse und Anwendungen zu. Dadurch sparst du Zeit, Aufwand und lästige Administration und kannst dich all den Aufgaben widmen, die du lieber tust als Buchhaltung. Uns fällt da so einiges ein.
Mache dich auf, dein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen und vereinbare gerne einen Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.
Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.
But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.
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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:
The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.
Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:
01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.
02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.
What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.
But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.
To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.
We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.
We explain the term SaaS in more detail here.
Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.
However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.
As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.
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