„Mit der Hilfe von wemakefuture konnten wir unsere Produktivität der Arbeit deutlich erhöhen und unsere Effizienz nachhaltig steigern. Wir konnten repetitive Arbeiten automatisieren, unsere Kapazitäten besser nutzen und erreichten eine Effizienzsteigerung um zehn bis 15 Prozent. Dafür bleibt mehr Zeit, uns wieder auf das wirklich Wichtige zu fokussieren: Unseren Kund*innen helfen, Veränderungen zu meistern und dadurch zukunftsorientiert und nachhaltig erfolgreich zu sein.“
- Bülent Arslan, Geschäftsführer der Unternehmensberatung IMAP GmbH in Düsseldorf
Mit IMAP verbindet uns eine lange Partnerschaft. Wir konnten der erfolgreichen Unternehmensberatung aus Düsseldorf dabei helfen, weite Teile ihrer Arbeitsprozesse zu automatisieren: Von der Angebotserstellung, bei der wir eine Zeitersparnis von 75% erreichen konnten, über die Projektabrechnung und das Terminmanagement bis hin zum Billing oder der internen Kommunikation – alles auf Grundlage von Make. Lesen Sie nachfolgend die gesamte Success Story der IMAP GmbH.
Durch diese enormen Zeiteinsparungen können sich die Mitarbeiter*innen der Berater-Agentur wieder auf ihre Kernaufgaben fokussieren und zeitaufwendige, repetitive Aufgaben abgeben. Der Bot übernimmt administrative Aufgaben schafft so die Grundlage für ein zukunftsfähiges, digitales Unternehmen.
Um IMAP die bestmögliche Lösung für ihre individuellen Prozessabläufe bieten zu können, führten wir im ersten Schritt eine umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur durch. Hierbei legen wir großen Wert auf die enge Zusammenarbeit mit unseren Kund*innen, denn sie wissen schließlich am besten über ihre internen Abläufe Bescheid. Wir verstehen uns als Teil des Teams, das gemeinsam die effizienteste und beste Lösung sucht und realisiert. Die erste und größte Herausforderung stellte die lokale Serverstruktur der IMAP GmbH dar. Die Unternehmensberatung arbeitete zuvor nicht cloud-basiert, die Infrastruktur musste somit grundlegend erneuert werden, um zukunftsfähig und wegweisend aufgestellt zu sein.
Der erste Schritt auf dem Weg der Automatisierung war demnach die Implementierung aller notwendigen Web-Applikationen. Dies stellte die Grundvoraussetzung für die anschließende Automatisierung von 58% der bestehenden Prozessabläufe dar. Die Brückenaufgaben in der internenen Kommunikation, wie etwa Reminder zur Zeiterfassung zu versenden, konnten wir gar zu 100% automatisieren.
Durch die Automatisierung der internen Kommunikation können kostspielige Unterbrechungen der eigenen Arbeit effizient vermieden werden und die Produktivität erhöht werden. Vor allem die Angebotserstellung ist eine zeitaufwendige, wiederkehrende Aufgabe für Unternehmensberatungen. Durch deren Automatisierung haben die Mitarbeiter*innen wieder mehr Zeit, sich der Kund*innenbetreuung und –beratung zu widmen. Die Effizienz steigern und Ressourcen effizienter verteilen sind nur zwei, der sich ergebenden Vorteile. Im Falle von IMAP konnte die Dauer der Angebotserstellung von ein bis zwei Tagen für größere Projekte auf inzwischen 30 bis 60 Minuten gesenkt werden.
Auch aufwendige Reportings und Zeiterfassungen gehören bei der Düsseldorfer Unternehmensberatung nun der Vergangenheit an. Die automatisierten Dokumentationen der Projekte verlaufen schneller und nachhaltiger. Der so erzeugte, wöchentliche Projektüberblick verschafft dem Team einen detaillierten Überblick über den aktuellen Projektstand und dessen Verlauf, ohne, dass sich Mitarbeiter*innen mit einem zeitaufwendigen Reporting auseinandersetzen müssen. Somit ist die Transparenz über den Verlauf eines Projektes gewahrt und eventuell auftretende Probleme werden frühzeitig erkannt und behoben.
Um wettbewerbsfähig für die Zukunft aufgestellt zu sein, wird es für viele Unternehmen immer wichtiger, Megatrends frühzeitig zu erkennen und ihre Ressourcen effizient einzusetzen. Automatisierung und Industrie 4.0 sind nur zwei der kommenden Disruptionen des Arbeitsmarktes. Hierdurch können nicht zuletzt auch die Personalkosten gesenkt werden. Vor allem in der personalintensiven Branche der Unternehmensberatung ist dies eine wichtige Stellschraube, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die IMAP GmbH ist diesen Schritt erfolgreich gegangen und somit als Unternehmensberatung Vorreiter in Sachen Digitalisierung und Automatisierung.
“Wir waren uns nicht bewusst, wie viel Potenzial in unseren Prozessen steckt. Der Automatisierung durch wemakefuture haben wir es zu verdanken, dass zeitaufwendige und teilweise lästige Aufgaben nicht länger unsere Zeit in Anspruch nehmen. Das kommt auch unseren Kund*innen zu Gute."
- Bülent Arslan, Geschäftsführer der Unternehmensberatung IMAP GmbH
Die Covid19-Krise hat gezeigt, wie viel in diesen Themengebieten noch vor uns liegt: Eine umfassende Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie macht Ihr Unternehmen krisenfest und erfolgreich. Machen auch Sie sich auf, Ihr Unternehmen in die Zukunft zu führen und vereinbaren Sie noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.
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