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Effizienz steigern und Produktivität erhöhen in Unternehmensberatungen - Best Practice IMAP GmbH

June 6, 2020
Effizienz steigern Unternehmensberatung
Effizienz steigern Unternehmensberatung

„Mit der Hilfe von wemakefuture konnten wir unsere Produktivität der Arbeit deutlich erhöhen und unsere Effizienz nachhaltig steigern. Wir konnten repetitive Arbeiten automatisieren, unsere Kapazitäten besser nutzen und erreichten eine Effizienzsteigerung um zehn bis 15 Prozent. Dafür bleibt mehr Zeit, uns wieder auf das wirklich Wichtige zu fokussieren: Unseren Kund*innen helfen, Veränderungen zu meistern und dadurch zukunftsorientiert und nachhaltig erfolgreich zu sein.“ 

- Bülent Arslan, Geschäftsführer der Unternehmensberatung IMAP GmbH in Düsseldorf
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Geschäftsführer Bülent Arslan

Umfassende Automatisierung führt zu Zeitersparnis von bis zu 84% 

Mit IMAP verbindet uns eine lange Partnerschaft. Wir konnten der erfolgreichen Unternehmensberatung aus Düsseldorf dabei helfen, weite Teile ihrer Arbeitsprozesse zu automatisieren: Von der Angebotserstellung, bei der wir eine Zeitersparnis von 75% erreichen konnten, über die Projektabrechnung und das Terminmanagement bis hin zum Billing oder der internen Kommunikation – alles auf Grundlage von Integromat.  Lesen Sie nachfolgend die gesamte Success Story der IMAP GmbH.

Success Story als PDF

Durch diese enormen Zeiteinsparungen können sich die Mitarbeiter*innen der Berater-Agentur wieder auf ihre Kernaufgaben fokussieren und zeitaufwendige, repetitive Aufgaben abgeben. Der Bot übernimmt administrative Aufgaben schafft so die Grundlage für ein zukunftsfähiges, digitales Unternehmen.

Cloud-basierte Infrastruktur schaffte die Grundlage zur Automatisierung von 58% der Prozessabläufe 

Um IMAP die bestmögliche Lösung für ihre individuellen Prozessabläufe bieten zu können, führten wir im ersten Schritt eine umfassende Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur durch. Hierbei legen wir großen Wert auf die enge Zusammenarbeit mit unseren Kund*innen, denn sie wissen schließlich am besten über ihre internen Abläufe Bescheid. Wir verstehen uns als Teil des Teams, das gemeinsam die effizienteste und beste Lösung sucht und realisiert. Die erste und größte Herausforderung stellte die lokale Serverstruktur der IMAP GmbH dar. Die Unternehmensberatung arbeitete zuvor nicht cloud-basiert, die Infrastruktur musste somit grundlegend erneuert werden, um zukunftsfähig und wegweisend aufgestellt zu sein. 

Der erste Schritt auf dem Weg der Automatisierung war demnach die Implementierung aller notwendigen Web-Applikationen. Dies stellte die Grundvoraussetzung für die anschließende Automatisierung von 58% der bestehenden Prozessabläufe dar. Die Brückenaufgaben in der internenen Kommunikation, wie etwa Reminder zur Zeiterfassung zu versenden, konnten wir gar zu 100% automatisieren.

Kontakt zu Wemakefuture

Effizienz steigern - repetitive Aufgaben automatisieren

Durch die Automatisierung der internen Kommunikation können kostspielige Unterbrechungen der eigenen Arbeit effizient vermieden werden und die Produktivität erhöht werden. Vor allem die Angebotserstellung ist eine zeitaufwendige, wiederkehrende Aufgabe für Unternehmensberatungen. Durch deren Automatisierung haben die Mitarbeiter*innen wieder mehr Zeit, sich der Kund*innenbetreuung und –beratung zu widmen. Die Effizienz steigern und Ressourcen effizienter verteilen sind nur zwei, der sich ergebenden Vorteile. Im Falle von IMAP konnte die Dauer der Angebotserstellung von ein bis zwei Tagen für größere Projekte auf inzwischen 30 bis 60 Minuten gesenkt werden.

Auch aufwendige Reportings und Zeiterfassungen gehören bei der Düsseldorfer Unternehmensberatung nun der Vergangenheit an. Die automatisierten Dokumentationen der Projekte verlaufen schneller und nachhaltiger. Der so erzeugte, wöchentliche Projektüberblick verschafft dem Team einen detaillierten Überblick über den aktuellen Projektstand und dessen Verlauf, ohne, dass sich Mitarbeiter*innen mit einem zeitaufwendigen Reporting auseinandersetzen müssen. Somit ist die Transparenz über den Verlauf eines Projektes gewahrt und eventuell auftretende Probleme werden frühzeitig erkannt und behoben.

Effizienz steigern - Personalkosten senken

Um wettbewerbsfähig für die Zukunft aufgestellt zu sein, wird es für viele Unternehmen immer wichtiger, Megatrends frühzeitig zu erkennen und ihre Ressourcen effizient einzusetzen. Automatisierung und Industrie 4.0 sind nur zwei der kommenden Disruptionen des Arbeitsmarktes. Hierdurch können nicht zuletzt auch die Personalkosten gesenkt werden. Vor allem in der personalintensiven Branche der Unternehmensberatung ist dies eine wichtige Stellschraube, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die IMAP GmbH ist diesen Schritt erfolgreich gegangen und somit als Unternehmensberatung Vorreiter in Sachen Digitalisierung und Automatisierung.

“Wir waren uns nicht bewusst, wie viel Potenzial in unseren Prozessen steckt. Der Automatisierung durch wemakefuture haben wir es zu verdanken, dass zeitaufwendige und teilweise lästige Aufgaben nicht länger unsere Zeit in Anspruch nehmen. Das kommt auch unseren Kund*innen zu Gute."

- Bülent Arslan, Geschäftsführer der Unternehmensberatung IMAP GmbH

Die Covid19-Krise hat gezeigt, wie viel in diesen Themengebieten noch vor uns liegt: Eine umfassende Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategie macht Ihr Unternehmen krisenfest und erfolgreich. Machen auch Sie sich auf, Ihr Unternehmen in die Zukunft zu führen und vereinbaren Sie noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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