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easybill API Integration: Wie du easybill mit all deinen Tools verbindest

May 27, 2021
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easybill ist eine deutsche Rechnungssoftware, die verspricht, deine Buchhaltung einfacher und schneller zu machen. Denn eins weiß easybill: Kaum jemand mag Buchhaltung. Je weniger Zeit dafür drauf geht, umso besser. Da die Buchhaltung aber nun mal eine Pflicht ist, beschäftigt sie alle Unternehmen. Kein Wunder also, dass besonders in dieser Branche viel mit Zeitersparnis und Effizienz geworben wird. Ein Punkt, der deine Buchaltung aber wirklich einfacher und schneller macht, ist die easybill API Integration.  

Das bedeutet nichts anderes, als dass deine Buchhaltung mit weiteren Anwendungen wie E-Mails, Online-Shop, CRM oder Datenbank verbunden wird und selbstständig relevante Daten austauscht.  

Auf der Webseite von easybill fällt der Begriff “Automatisierung” immer wieder: Automatisch Rechnungen speichern, automatisiertes Mahnverfahren und auch Automatisierung per API. Letzteres ist das, was die easybill Integration erst möglich macht. Denn durch die easybill API kann deine Buchhaltung mit anderen Anwendungen integriert werden, etwa deinen Mails, deinem CRM oder deinem Online-Shop. Damit meinen wir nichts anderes, als dass easybill mit tausenden anderen Tools wie Office356, GSuite, Pipedrive oder Shopify verknüpft wird. So werden Daten automatisch übergeben und deine Buchhaltung erhält immer alle relevanten Daten.  

Die Vorteile deiner easybill API Integration:

  • Spare Zeit für administrative Aufgaben  
  • Gewinne Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten    
  • Verbessere die Kund:innenenzufriedenheit durch nahtlose und weniger fehleranfällige Prozesse    
  • Schlanke und optimierte Geschäftsprozesse  
  • Enormes Wachstumspotenzial durch Skalierung
  • Innovation und nachhaltige Geschäftsprozesse

easybill API Integration dank vielfältiger Funktionen

Angebote und Rechnungen: Das ist wahrscheinlich die Funktion, die du am ehesten hinter einer Buchhaltungssoftware vermutest. Rechtskonforme Angebote und Rechnungen werden in easybill mit deinem Briefpapier erstellt und per E-Mail versendet. Für deine Kund:innen ist die Rechnung dann auch online abrufbar. Auch Serienrechnungen, Mahnungen, Rabatte oder Stornos sind kein Problem.  

Buchhaltung und Belege: Klar, darum dreht sich alles bei easybill. Belegerfassung, Buchungsvorschläge, DatevConnect, Belegexport und die direkte Verbindung zur Steuerberater:in. Außerdem ein automatischer Zahlungsabgleich und somit deine Liquidität zu sichern.  

Projektverwaltung: easybill bildet sogar Projektmanagement ab, wenn ein eigens darauf spezialisiertes Tool zu viel des Guten für dich ist. Budgets, Stundensätze und Zusatzinformationen können erfasst werden und auch Aufgaben und To-Dos können in easybill erfasst werden. Getoppt wird das alles noch durch die Zeiterfassung, die automatisch zu Rechnungen weitergeführt werden kann.  

Die easybill API Integration erklärt

Was kannst du dir also unter der easybill API Integration vorstellen? Das Buchhaltungstool bietet eine umfassende API, eine Programmierschnittstelle. Diese API erlaubt es uns, Daten aus easybill aus- und in easybill einzugeben. Denn die Informationen, die für deine Buchhaltung relevant sind, liegen oft auch an anderer Stelle vor. So sind wichtige Kontaktdaten häufig auch in deinem CRM abgelegt, Rechnungen erreichen dich per E-Mail oder erstellen sich aus deinen Shop-Bestellungen. All diese Anwendungen können wir verknüpfen.

Das geschieht in dem wir die Automatisierungsplattform Integromat nutzen. So sind wir in der Lage, die easybill API Integration noch umfänglicher und somit noch effizienter abzubilden. Moment, werden sich die Profis unter euch fragen. Integromat unterstützt easybill doch noch gar nicht? Stimmt. Darum haben wir das selbst übernommen. Mit unserer Integromat easybill App können wir eine Vielzahl von Funktionen abbilden.  

Am besten erklären wir das, anhand von Beispielen. Die verdeutlichen besser, was alles möglich ist. Durch die easybill Integration mit weiteren Cloud Anwendungen eröffnen sich nämlich völlig neue Möglichkeiten, um Zeit für andere Dinge zu gewinnen.

Möglichkeiten und Beispiele der easybill API Integration

Zusätzlich zu diesen (wenigen) Beispielen, ist nahezu jede Integration mit Integromat denkbar. Gerne beraten wir dich hierzu in einem kostenfreien Gespräch.

Rechnungen automatisch erfassen: Häufig erreichen dich wichtige Dokumente für die Buchhaltung per E-Mail ein, etwa Rechnungen als Anhang. Statt diese Anhänge manuell zu downloaden, in easybill und dem richtigen Ordner wieder hochzuladen, geht das dank der easybill API ganz automatisch. Erfüllt eine E-Mail gewisse Kriterien oder wird an eine spezifische Adresse geschickt, dann werden die Anhänge automatisch in easybill hochgeladen. Das geht selbst dann, wenn der Beleg nicht im Anhang, sondern im E-Mail-Text vorliegt.  

E-Commerce integrieren: Kauft eine Person in deinem Shop, beispielsweise Shopify oder WooCommerce, ein Produkt, wird nicht nur im Shop System ein neuer Kund:innenaccount angelegt. Dieser triggert ebenfalls automatisch eine neue Person in easybill. Außerdem können selbstverständlich auch Rechnungen aus deinem Shop an easybill übergeben werden.  

Dokumente aktualisieren: Ja, auch das ist automatisch möglich. So kann es etwa sein, dass du in deinem CRM wie Hubspot oder Pipedrive den Status deiner Kund:innen änderst. Das Projekt wurde gecancelt, vielleicht ist das Unternehmen sogar insolvent gegangen. Auch ein ganz anderer Status ist denkbar. So oder so: Auf Grundlage dieses Status wird die Rechnung in easybill abgeändert. Das kann heißen sie wird storniert oder einfach aktualisiert, da neue Informationen vorliegen.  

Belege hochladen: Häufig ist es notwendig, dass Belege nicht nur in easybill, sondern auch beispielsweise in OneDrive oder GoogleDrive vorliegen. Damit alle Belege ordentlich archiviert werden, können die Dokumente automatisch in deinen workflow integriert werden. Aufbauend auf dem ersten Beispiel kann die easybill API einfach mit deinem Cloud-Speicher verbunden werden und im Anschluss werden die neuen Dokumente sofort in easybill hochgeladen.  

CRM mit easybill integrieren: Deine Kontaktdaten liegen meist auch im CRM vor. Indem ein CRM wie beispielsweise Hubspot mit easybill integriert wird, werden sämtliche Kontaktänderungen oder neue Kund:innen automatisch synchronisiert. Das Selbe geht natürlich auch mit Pipedrive, Salesforce oder anderen CRM Softwares.

Newsletter Marketing: Über die easybill API ist auch die Integration mit Newsletter Tools wie etwa Sendgrid oder Mailchimp möglich. So können etwa neue oder aktualisierte Personen aus easybill automatisiert als Subscriber:in für eine Newsletter Liste hinzugefügt werden. So bleibt dein E-Mail-Marketing immer auf dem aktuellsten Stand und kein:e Kund:in erhält eine E-Mail, die eigentlich gar nicht für sie bestimmt ist.  

Mit der easybill API Integration mehr Zeit gewinnen und Buchhaltung automatisieren

Also, auch wir schließen uns der Buchhaltung-Marketing Szene an: Weniger Zeit für Buchhaltung ist in aller Regel wünschenswert. Und die easybill API ermöglicht uns genau das. Die obigen Beispiele sollen lediglich einen Überblick geben, selbstverständlich schneiden wir die easybil Integration genau auf deine Bedürfnisse und Anwendungen zu. Dadurch sparst du Zeit, Aufwand und lästige Administration und kannst dich all den Aufgaben widmen, die du lieber tust als Buchhaltung. Uns fällt da so einiges ein.  

Möchtest du ebenfalls den nächsten Schritt gehen und dein Unternehmen zukunftsfähig aufstellen? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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